Doxa 240

Lo que aprendí sobre el coaching después de perder la capacidad de hablar

Por Mark Rosen
Harvard Business Review
Comunicación

Me diagnosticaron ALS (enfermedad de Lou Gehrig) en 2001. Para el año 2003 ya no podía hablar inteligiblemente ni caminar, y cualquier control muscular se hizo más difícil a medida que progresaba la enfermedad. Sabía que no podía seguir facilitando reuniones de equipo y ofreciendo presentaciones estratégicas - productos básicos de los servicios de consultoría que había proporcionado durante muchos años. Pero todavía amaba mi trabajo y necesitaba mantenerse activo, y mis clientes estaban abiertos a intentar un nuevo enfoque, así que empecé a gestionar mis relaciones de coaching exclusivamente a través del diálogo escrito en mensajes instantáneos, correos electrónicos y otros documentos electrónicos.

Esto comenzó como un experimento tentativo. Mis clientes y yo éramos escépticos en el mejor de los casos sobre cómo iría. Asumimos que la falta de interacción en persona atraparía el diálogo abierto. Pero eso no ha sido el caso - en absoluto. De hecho, hemos descubierto varias ventajas inesperadas. Los describiré y compartiré algunas pautas prácticas para que otros puedan cosecharlos en una variedad de contextos de entrenamiento -desde el desarrollo del liderazgo hasta la consultoría organizacional y la mentoría profesional- aunque no estén limitados por una desventaja.
¿Por que hacerlo?

Como usted podría imaginar, la comunicación escrita mejora la accesibilidad, porque la gente puede disparar un correo electrónico y luego programar una sesión de chat de seguimiento si se necesita. Las ganancias son tanto tangibles (retroalimentación más rápida y acción para solucionar problemas sensibles al tiempo) como intangibles (el aumento de la confianza y la paz mental que vienen con el sentimiento inmediatamente oído y validado).

Pero hay algunos beneficios sorprendentes, también. Por un lado, el coaching a través de la escritura puede aumentar la seguridad psicológica, lo que conduce a una mayor divulgación y genera confianza. Antes de mi diagnóstico de ALS, a menudo tomaba de dos a tres meses de reuniones y llamadas telefónicas para establecer una conexión estrecha. Ahora los clientes se abren más rápidamente. Por ejemplo, al entrenar a varios equipos de directivos de un gran banco de inversión, descubrí que las personas compartieron historias personales (algunas graciosas, algunas vergonzosas, algunas desgarradoras), discutieron problemas espinosos que estaban teniendo con sus gerentes (a menudo mis clientes mayores ), y planteó sensibles cuestiones de gestión de carrera - todo dentro de un mes de sesiones semanales de mensajes instantáneos. Los clientes constantemente me dicen que el diálogo escrito hace que sea más fácil ser sincero con lo que están luchando. Sin que alguien los mire, se sienten más libres de expresarse y menos preocupados por la crítica.

Comunicarse completamente a través de la escritura también inhibe los estereotipos sobre la base del atractivo físico, cómo la gente habla y se presenta, su lenguaje corporal, y así sucesivamente. Incluso cuando me dicen que un nuevo cliente es unlikable o unapproachable o francamente negativo, puedo construir una conexión fuerte. Lo atribuyo en gran parte al ruido interpersonal limitado. La mensajería instantánea (IM) se acerca al 100% del contenido (aunque los emojis y los estilos de escritura tratan de aproximarse al lenguaje corporal ya la inflexión vocal). Alrededor, hay menos "empaquetado" para sesgar su o la percepción de su cliente de los mensajes intercambiados. Aunque juzguemos a otros sobre cómo escriben, un medio casual como MI puede mitigar esto. Hacemos concesiones para la gente en la interacción escrita informal.

Y muchos de nosotros hacemos un mejor trabajo de escuchar por escrito (siempre y cuando hagamos un esfuerzo), tanto en tiempo real como después de la reflexión. Sin las distracciones visuales o auditivas - o la presión - de tener a la otra persona en la sala, podemos concentrarnos mejor en lo que se dice. Inicialmente esperaba que la mensajería instantánea pudiera ser demasiado lenta. Pero los clientes dicen que les gusta tener más tiempo para escuchar, absorber, pensar y responder durante una conversación, incluso en culturas que premian la velocidad y la urgencia. Hace la comunicación más precisa, lo que evita la confusión y malentendidos más tarde y acelera la alineación para la resolución eficaz de problemas. Por supuesto, tanto el entrenador como el cliente deben sentirse cómodos con respuestas como "hmm, estoy pensando" y "¿puedes aclarar?" Durante las sesiones de IM, pero eso viene con la práctica como respeto mutuo y confianza crecer.

En mi experiencia, el coaching a través de la escritura puede ayudar a las personas a manejar emociones altamente cargadas. Tomemos, por ejemplo, mis intercambios de IM con un gerente de tecnología de una firma de servicios financieros. Quería avanzar en su carrera, pero pensó que su tormentosa relación con su jefe lo estaba reteniendo. Necesitábamos desarrollar una estrategia para cómo podría comprometerse mejor con su gerente y resaltar el valor de sus contribuciones. Pero para entrar en un estado de ánimo constructivo, tuvo que desahogarse primero, y MI resultó ser una gran herramienta para eso. El acto de escribir sus frustraciones y mirar las palabras en la pantalla parecían ayudarlo a moverse más allá de ellos. Era casi como un ejercicio de diario: leí y reconocí cómo se sentía, pero sin juzgarlo. ("Escuchar" por escrito también permitió más paciencia de mi parte que si nos hubiéramos encontrado en persona.) Cuando terminó de descargar, estaba listo para ir a trabajar.

Por último, hay un impacto en la rendición de cuentas: las investigaciones demuestran que es más probable que alcancemos nuestras metas cuando las escribamos. El poder de la declaración escrita puede parecer fugaz en la mensajería instantánea, pero las notas reflejan la "verdad objetiva" actual y hacen más difícil olvidar o distorsionar más tarde lo que se dijo. Los clientes me dicen que en realidad acogen con satisfacción estas conversaciones que se sienten más en el expediente, porque desean progresar en sus metas, y el "expediente" puede ayudar a medir eso. Cada conversación se documenta automáticamente, por lo que los detalles son más fáciles de recordar sin el tipo de seguimiento, "sólo para recapitular" las notas que pueden hacer que la gente se sienten mal entendido o criticado. Además, como los clientes han señalado, el registro escrito también me hace responsable de las reglas básicas que hemos establecido y los compromisos de seguimiento que he hecho.
Cómo hacerlo

Si simplemente desea aumentar la cantidad de entrenamiento que hace a través de la escritura para cosechar estos beneficios o ha decidido ir all-in debido a las circunstancias de la vida, como he hecho, aquí hay algunos principios que he recogido en el pasado 14 años. Aunque estas pautas básicas se pueden aplicar a todas las relaciones de negocio, me han ayudado especialmente en mi trabajo alejado con los clientes.

Señal de acceso abierto y flexibilidad. En la parte delantera de cualquier relación de coaching, es esencial para transmitir un compromiso creíble y el cuidado. Hago esto de varias maneras: Antes de una primera sesión, envío mi biografía y una propuesta de agenda, y luego dejo tiempo suficiente para que un nuevo cliente me pregunte acerca de mis antecedentes, mi perspectiva de coaching y mi experiencia en el uso de IM. Invito a la gente a hacer preguntas personales, también. A continuación, digo que estoy disponible en cualquier momento, para señalar mi compromiso con un acuerdo impulsado por las necesidades (en función del calendario) que permite la retroalimentación oportuna, la resolución de problemas, los compromisos de acción y el aprendizaje. Coaching a través de la escritura hace que sea más fácil cumplir con esa promesa, y hacerme siempre disponible proporciona tranquilidad para el cliente. El mensaje principal que estoy enviando es "Oye, estoy aquí para ti y totalmente comprometido contigo". Siempre quiero saber si un cliente me necesita (o piensa que lo hacen) más allá de nuestras reuniones programadas. Si surgiera un patrón de dependencia problemática de mí (nunca lo ha hecho), la comunicación por mensajería instantánea y otra comunicación escrita me ayudaría a identificar ese patrón y abordarlo.

Administrar la confidencialidad. He observado que los clientes se preocupan menos por los problemas de confidencialidad cuando son entrenados a través de intercambios escritos, y creo que eso tiene mucho que ver con establecer expectativas claras. Nunca hago una promesa general de mantener a mi madre. Más bien, al comienzo de un compromiso le pido al cliente que confíe en mi juicio para compartir todo lo que veo como una victoria potencial para ellos. Pero también digo que si el cliente quiere que algo específico se mantenga entre nosotros, cumpliré esa petición. Usted podría pensar que la gente se sentiría vulnerable en un arreglo como ese, pero la mayoría dicen que se sienten cómodos me da latitud para hacer llamadas de juicio, y se vuelven más y más a medida que la relación se desarrolla. Ellos saben que depende de ellos para señalar algo que no está destinado a ser compartido, y lo hacen.

Administrar el flujo de retroalimentación. Como consultor de equipo y entrenador para los miembros individuales del equipo, ayudo a las personas a construir fuertes relaciones interpersonales y de trabajo. En el proceso, aprendo lo que piensan unos de otros. Por lo tanto, desde el principio, dejo claro que parte de mi papel es mejorar el flujo de retroalimentación dentro del grupo, porque eso permitirá una mayor cohesión del equipo y crecimiento individual y desarrollo. Dado que gran parte de lo que la gente comparte conmigo es sensible, sin embargo, soy muy cuidadoso con lo que transmito ya quién. Las cuestiones pueden ser políticamente calientes e incluso explosivas si se manejan mal.

Cuando los colegas escriben cosas positivas unas sobre otras, yo paso esa retroalimentación literalmente, porque el impacto emocional es más fuerte de esa manera. Cuando los comentarios son negativos, mis intervenciones pueden ser muy diferentes. A veces guardo información para mí como un contexto importante, especialmente para tratar con los conflictos que pueden surgir más tarde. Y a veces "tradujo" las críticas emocionalmente evocadoras, enmarcándolas más constructivamente para disminuir la potencialidad defensiva y maximizar el aprendizaje. Si la cultura es aquella en la que las personas ven a sus compañeros negativamente y son reacios a hablar por su cuenta, puedo tratar de servir de catalizador para "discutir lo indiscutible", usar la teoría del comportamiento organizacional Chris Argyris, instando al equipo crítico miembro para tener una discusión directa con la otra parte. Incluso puedo ofrecer para facilitar un intercambio a través de tres vías de mensajería instantánea.

Hone su voz escrita. Lenguaje informal en la escritura puede construir la camaradería, pero sólo si se siente natural. Imagine en su cabeza cómo las palabras sonarán al receptor, y después escriba cómo usted las hablaría. Se necesita tiempo para desarrollar esta habilidad y para hacer el pensamiento extra, pero le obliga a empatizar con la gente, y van a recoger en eso. La ortografía y la mecánica no importan mucho en la mensajería instantánea, porque estos errores son fácilmente perdonados y olvidados en los chats en tiempo real, pero en los correos electrónicos y otros documentos formales, atender a esos detalles es esencial para la credibilidad.

En las primeras etapas de un compromiso de coaching, por lo general se adhieren a un lenguaje descriptivo (en lugar de evaluativo). Los nuevos clientes son generalmente más receptivos a "Esto es lo que veo sucediendo" que a "Esto es lo que creo que deberían estar haciendo de manera diferente", y les muestra, por ejemplo, cómo pensar menos crítico y más objetivamente. Una vez que haya construido una relación más fuerte, tendrá más latitud en ofrecer críticas constructivas; la gente será menos probable que lo perciba como un ataque. Aún así, pide permiso primero, y tal vez enmarcarlo como "Si estuviera en tus zapatos, podría ..." La crítica escrita puede demorarse en malentendidos; una vez que se escribe, es más difícil de recuperar que un comentario hablado. La disciplina de las comunicaciones será bien vale la pena el esfuerzo.

Siéntase cómodo con la revelación personal. Esta puede ser la parte más importante de desarrollar y mantener una relación abierta y confiada. Sabemos por la teoría del intercambio social y estudios sobre la comunicación interpersonal que si un individuo revela abiertamente pensamientos y sentimientos a otros, es más probable que la otra parte se abra también. Como mencioné anteriormente, la distancia percibida de coaching a través de la escritura no pone paredes; en realidad permite un diálogo más libre, con menos límites, lo que fomenta la confianza. El entrenador y el cliente pueden participar en una búsqueda más amplia y más robusta de las causas raíz de los problemas, por ejemplo, o pueden comunicarse con más franqueza sobre lo que el cliente necesita hacer.

Además, una relación productiva de divulgación requiere autenticidad - en ambos lados. Si modelas eso como un entrenador, y es reciprocado, los clientes pueden transferir lo que han aprendido de ti a todo tipo de situaciones y relaciones, tanto comerciales como personales.

Mark Rosen es un consultor de gestión que trabaja con ejecutivos y sus equipos en estrategia, liderazgo y cambio organizacional.


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