Dejar de permitir que el Correo electrónico controle su jornada de trabajo
Por Paul A. Argenti
Harvard Business Review
Gestión del tiempo
Una de las primeras conferencias que doy cada año a los nuevos estudiantes de MBA es acerca de la gestión del tiempo. Cuando llegan a mi salón de clases, son dos días para el término de otoño, y ya puedo ver que algunos de ellos apenas están manteniendo la cabeza por encima del agua.
Veo esta conferencia como un control de la realidad y un soplo de aire fresco. Nunca obtendrán todo hecho, pero pueden conseguir las cosas importantes hechas. Simplemente darles permiso para tomar el control de sus prioridades - centrándose en la "gestión" parte de la gestión del tiempo - parece levantar parte de la tensión de la habitación.
El correo electrónico en particular es un contribuyente importante a las percepciones de los empleados de sentirse estresado o abrumado, según un estudio de 2011. En su investigación, los autores concluyeron que la bandeja de entrada de correo electrónico se ha convertido en un símbolo de estrés y sobrecarga. Combine eso con un informe de McKinsey de 2012 que dice que los empleados gastan aproximadamente el 28% de su tiempo en la oficina para responder, leer o componer correos electrónicos. La persona promedio chequea su correo electrónico más de setenta veces al día, y en el extremo superior ese número se acerca a 350 veces! Las empresas necesitan prestar atención. Los empleados que se sienten más control sobre sus días son generalmente más satisfechos en el trabajo. Y no debe sorprendernos que altos niveles de estrés, percibidos o no, se correlacionen con un menor rendimiento.
Claramente, tenemos que aprender a hacer que el correo electrónico funcione para nosotros y volver a enmarcarlo como una herramienta para ejecutar en nuestras prioridades. Pero el primer paso es tener claras prioridades.
¿Cuáles son sus prioridades?
Harvard Business Review
Gestión del tiempo
Una de las primeras conferencias que doy cada año a los nuevos estudiantes de MBA es acerca de la gestión del tiempo. Cuando llegan a mi salón de clases, son dos días para el término de otoño, y ya puedo ver que algunos de ellos apenas están manteniendo la cabeza por encima del agua.
Veo esta conferencia como un control de la realidad y un soplo de aire fresco. Nunca obtendrán todo hecho, pero pueden conseguir las cosas importantes hechas. Simplemente darles permiso para tomar el control de sus prioridades - centrándose en la "gestión" parte de la gestión del tiempo - parece levantar parte de la tensión de la habitación.
El correo electrónico en particular es un contribuyente importante a las percepciones de los empleados de sentirse estresado o abrumado, según un estudio de 2011. En su investigación, los autores concluyeron que la bandeja de entrada de correo electrónico se ha convertido en un símbolo de estrés y sobrecarga. Combine eso con un informe de McKinsey de 2012 que dice que los empleados gastan aproximadamente el 28% de su tiempo en la oficina para responder, leer o componer correos electrónicos. La persona promedio chequea su correo electrónico más de setenta veces al día, y en el extremo superior ese número se acerca a 350 veces! Las empresas necesitan prestar atención. Los empleados que se sienten más control sobre sus días son generalmente más satisfechos en el trabajo. Y no debe sorprendernos que altos niveles de estrés, percibidos o no, se correlacionen con un menor rendimiento.
Claramente, tenemos que aprender a hacer que el correo electrónico funcione para nosotros y volver a enmarcarlo como una herramienta para ejecutar en nuestras prioridades. Pero el primer paso es tener claras prioridades.
¿Cuáles son sus prioridades?
Lo primero que hay que hacer es hacer un inventario de todas las tareas que componen su día, desde contestar llamadas telefónicas a abordar ese gran proyecto. Divida los elementos grandes en los más pequeños. Por ejemplo, si usted tiene que escribir un informe para su jefe sobre cómo reclutar más mujeres para el directorio corporativo, puede empezar por dividirlo en segmentos más pequeños: Usted podría comenzar con la búsqueda de investigación sobre el número de mujeres que actualmente prestan servicios en empresas tableros, reclutadores que se especializan en encontrar a mujeres superiores para los asientos de la tabla, y las mujeres superiores en su industria. Entonces usted podría comenzar a escribir un informe o una presentación con la información que usted ha encontrado y refinarla antes de la reunión siguiente con su jefe.
Una vez que tenga este inventario, puede comenzar a categorizarlo. La matriz de gestión del tiempo de Covey es una buena herramienta para esto. Covey ubica las tareas en cuatro cuadrantes:
Una vez que tenga este inventario, puede comenzar a categorizarlo. La matriz de gestión del tiempo de Covey es una buena herramienta para esto. Covey ubica las tareas en cuatro cuadrantes:
- Cuadrante I: tareas urgentes e importantes. Estas tareas incluirían responder a crisis o plazos difíciles.
- Cuadrante II: tareas que son importantes pero no urgentes. Piense en la construcción de relaciones, planificación y preparación.
- Cuadrante III: tareas urgentes pero no importantes. Aquí es donde caen muchos de nuestros correos electrónicos, así como interrupciones, y algunas reuniones.
- Cuadrante IV: tareas que no son ni urgentes ni importantes. Esto es bastante auto-explicativo.
Gran parte de nuestro tiempo se ocupa de los cuadrantes I y III (la zona de correo electrónico). Si está pasando demasiado tiempo en el cuadrante IV, tiene un problema serio. Deshacerse de tantas de estas tareas como sea posible. Sin embargo, el Cuadrante II no recibe suficiente atención. Estas son las tareas que requieren que usted tome su tiempo, tal vez para pensar en silencio y planificar sus próximos pasos. Aparte de los beneficios obvios de simplemente estar mejor preparado, hay un beneficio real para alejarse y sumergirse en una tarea mentalmente desafiante o de futuro.
Refinar sus prioridades
Refinar sus prioridades
El beneficio de hacer este inventario y categorización es que te prepara para hacer listas de tareas significativas y responder mejor a la pregunta, "¿Cómo es mi tiempo mejor gastado ahora?"
También hace que las conversaciones con colegas acerca de la carga de trabajo sean mucho más productivas. Una vez que sepa cuáles son sus prioridades, puede utilizar la contribución de otras personas para refinarlas. Si bien simplemente diciendo "no tengo tiempo ahora mismo" puede parecer despectivo, enmarcar las respuestas a las solicitudes en términos de prioridades comienza una conversación. Si se enfrentan a tomar otro proyecto, su equipo será más eficaz si todos saben cuáles son las prioridades de otros compañeros de equipo. Los proyectos multifuncionales y basados en equipos son cada vez más comunes, por lo que este tipo de discusión franca puede conducir a menos problemas en el futuro.
Comprender sus prioridades también puede ayudar en las discusiones relacionadas con su desempeño. Si usted y su supervisor no están de acuerdo con sus prioridades, es un problema mejor dirigido con franqueza y frecuencia. No espere su revisión anual. Esta conversación puede suceder en la forma de un correo electrónico semanal simplemente esbozar lo que está trabajando y cómo usted está rompiendo su tiempo. Que devuelve esta discusión al correo electrónico.
Tener una estrategia de comunicación para ejecutar sus prioridades
También hace que las conversaciones con colegas acerca de la carga de trabajo sean mucho más productivas. Una vez que sepa cuáles son sus prioridades, puede utilizar la contribución de otras personas para refinarlas. Si bien simplemente diciendo "no tengo tiempo ahora mismo" puede parecer despectivo, enmarcar las respuestas a las solicitudes en términos de prioridades comienza una conversación. Si se enfrentan a tomar otro proyecto, su equipo será más eficaz si todos saben cuáles son las prioridades de otros compañeros de equipo. Los proyectos multifuncionales y basados en equipos son cada vez más comunes, por lo que este tipo de discusión franca puede conducir a menos problemas en el futuro.
Comprender sus prioridades también puede ayudar en las discusiones relacionadas con su desempeño. Si usted y su supervisor no están de acuerdo con sus prioridades, es un problema mejor dirigido con franqueza y frecuencia. No espere su revisión anual. Esta conversación puede suceder en la forma de un correo electrónico semanal simplemente esbozar lo que está trabajando y cómo usted está rompiendo su tiempo. Que devuelve esta discusión al correo electrónico.
Tener una estrategia de comunicación para ejecutar sus prioridades
Con tus prioridades y metas claras, tu lista de tareas pendientes y tu calendario se sienten un poco más como las tuyas, es hora de acudir a la bandeja de entrada. Antes de entrar en la forma de hacer que su correo electrónico funcione para usted, hay algunos truismos sobre el correo electrónico que informará a sus próximos pasos.
La mayor parte de la energía en una conversación del email está con el remitente. Un correo electrónico no enviado no requiere una respuesta, y un correo electrónico enviado inicia una serie de acciones o inacciones (posiblemente tan activa como una decisión) por parte del destinatario. Está claro que necesitamos reestructurar el correo electrónico: no es realmente como una conversación cara a cara, por ejemplo, dada la naturaleza asincrónica de la interacción. Tampoco es una forma larga de comunicación, sino más bien un sistema de entrega de información. Y finalmente, definitivamente no es la mejor opción para todas sus comunicaciones diarias, aunque la mayoría de nosotros lo tratan como tal. Más que cualquier otra cosa, es una herramienta de comunicación que se despliega en la ejecución de la estrategia. Y la comunicación estratégica es esencial para ejecutar puntos más amplios de la estrategia.
Considere este escenario: Quiero ponerse en contacto con mi hija de 30 años para hacerle una pregunta. ¿Voy a enviarle por correo electrónico un memorándum con puntos de bala y preguntas numeradas al final? No si quiero cualquier tipo de respuesta. Mi mejor apuesta va a ser para enviar un mensaje de texto rápido (o tal vez un Snap Chat!) Y, posiblemente, el seguimiento con una llamada telefónica si no oigo de nuevo.
Cuando envía un correo electrónico relacionado con el trabajo, debe pasar por un proceso de pensamiento similar y pensar en términos de estrategia de comunicación: ¿Quién es mi público, qué mensaje necesito transmitir, qué respuesta deseo y qué canal es mejor para llegar a esta audiencia? Estos son temas discretos a considerar, pero cada uno informa al otro. El mensaje correcto enviado a través del canal equivocado es poco probable que obtenga la respuesta que necesita, y el mensaje equivocado a la persona correcta es simplemente una pérdida de tiempo. Vamos a discutir cada uno de estos - audiencia, mensaje, respuesta y canal - y cómo el cambio de nuestros hábitos de correo electrónico relacionados con cada uno puede mejorar nuestra gestión del tiempo.
Audiencia. Antes de considerar cualquier otra cosa, piense con quién está intentando comunicarse. Sea preciso al venir con esta lista, y sea pensativo. ¿Está transmitiendo información de la que estas personas necesitan estar conscientes, o está seguro de que va a la persona adecuada para su pregunta?
Con la idea de enviar menos correos electrónicos para obtener menos correos electrónicos, sea especialmente reflexivo sobre quién se copia. La creación de normas dentro de su organización con respecto a "a" y "cc" líneas es una conversación que vale la pena tener. Indique explícitamente que los que se encuentran en el campo cc se incluyen únicamente con fines de información y no se espera - en realidad se desalientan - que participen en discusiones posteriores. Esto simultáneamente reduce la afluencia de correos electrónicos y quita presión a los que están en la línea cc para responder.
Mensaje. Hay una regla de oro para los correos electrónicos: escribir correos electrónicos de la manera que le gustaría leerlos. Nadie responde bien a un bloque masivo de texto. Como con su audiencia, sea preciso con su mensaje y particularmente la línea de asunto. Piense en el diseño del documento: ponga los mensajes importantes y las preguntas al principio, donde está seguro de que al menos se desnatado.
Canal. Hubo un tiempo en que los correos electrónicos eran emocionantes. Era un mundo nuevo y una nueva forma de comunicarse. La bandeja de entrada era novedosa, la frase "tienes correo" emocionada y encantada.
No más. Pues usted considera qué poner en un email ya quién debe ser enviado, considere esto también: ¿debe usted incluso enviar el email? Uno de los problemas con el correo electrónico es que la satisfacción obtenida de golpear "enviar" es unilateral. El remitente es absuelto de cualquier culpa asociada con tener un pendiente de tareas pendientes y puede ser libre de recurrir a tareas de cuadrante II, pero el receptor se interrumpe de repente con una tarea de cuadrante I o III. Como se discutió anteriormente, esta falta de control por parte del receptor puede conducir a la percepción de falta de control y por lo tanto de estrés.
¿No sería más eficiente enviar un texto, hacer una llamada rápida, o incluso caminar por el pasillo para dirigir una pregunta en persona? Recuerde, esta discusión no se trata de hacer sus correos electrónicos mejor; se trata de administrar su tiempo y sus prioridades. Si la comunicación a través de un canal diferente significa que usted es más eficiente, podría ser hora de volver a pensar haciendo clic en enviar.
Respuesta. Finalmente, sea preciso en lo que usted espera como respuesta. Sabiendo lo que haces acerca de tu audiencia y el mensaje que quieres enviar, ¿cómo quieres que cada destinatario responda?
Teniendo en cuenta lo anterior, especialmente como gerente, tenga en cuenta las preocupaciones y prioridades de sus informes directos. Si bien es posible que envíe un correo electrónico rápido el sábado por la mañana, usarlo más como recordatorio para el lunes, su empleado podría verlo y pensar que debe ser abordado de inmediato. Usted puede haber arruinado sin querer su fin de semana, traído el resentimiento en la relación, y comenzado la semana que viene mal ya, todo porque usted pensó de algún artículo de la tarea sobre su café de sábado por la mañana.
Y aquí es donde regresamos a la audiencia, y luego mensaje, canal y respuesta. Pensar estratégicamente sobre su comunicación le ayudará a mantenerse al tanto de su tiempo y sus prioridades. Al considerar todos estos, aquí hay algunas claves para llevar.
La mayor parte de la energía en una conversación del email está con el remitente. Un correo electrónico no enviado no requiere una respuesta, y un correo electrónico enviado inicia una serie de acciones o inacciones (posiblemente tan activa como una decisión) por parte del destinatario. Está claro que necesitamos reestructurar el correo electrónico: no es realmente como una conversación cara a cara, por ejemplo, dada la naturaleza asincrónica de la interacción. Tampoco es una forma larga de comunicación, sino más bien un sistema de entrega de información. Y finalmente, definitivamente no es la mejor opción para todas sus comunicaciones diarias, aunque la mayoría de nosotros lo tratan como tal. Más que cualquier otra cosa, es una herramienta de comunicación que se despliega en la ejecución de la estrategia. Y la comunicación estratégica es esencial para ejecutar puntos más amplios de la estrategia.
Considere este escenario: Quiero ponerse en contacto con mi hija de 30 años para hacerle una pregunta. ¿Voy a enviarle por correo electrónico un memorándum con puntos de bala y preguntas numeradas al final? No si quiero cualquier tipo de respuesta. Mi mejor apuesta va a ser para enviar un mensaje de texto rápido (o tal vez un Snap Chat!) Y, posiblemente, el seguimiento con una llamada telefónica si no oigo de nuevo.
Cuando envía un correo electrónico relacionado con el trabajo, debe pasar por un proceso de pensamiento similar y pensar en términos de estrategia de comunicación: ¿Quién es mi público, qué mensaje necesito transmitir, qué respuesta deseo y qué canal es mejor para llegar a esta audiencia? Estos son temas discretos a considerar, pero cada uno informa al otro. El mensaje correcto enviado a través del canal equivocado es poco probable que obtenga la respuesta que necesita, y el mensaje equivocado a la persona correcta es simplemente una pérdida de tiempo. Vamos a discutir cada uno de estos - audiencia, mensaje, respuesta y canal - y cómo el cambio de nuestros hábitos de correo electrónico relacionados con cada uno puede mejorar nuestra gestión del tiempo.
Audiencia. Antes de considerar cualquier otra cosa, piense con quién está intentando comunicarse. Sea preciso al venir con esta lista, y sea pensativo. ¿Está transmitiendo información de la que estas personas necesitan estar conscientes, o está seguro de que va a la persona adecuada para su pregunta?
Con la idea de enviar menos correos electrónicos para obtener menos correos electrónicos, sea especialmente reflexivo sobre quién se copia. La creación de normas dentro de su organización con respecto a "a" y "cc" líneas es una conversación que vale la pena tener. Indique explícitamente que los que se encuentran en el campo cc se incluyen únicamente con fines de información y no se espera - en realidad se desalientan - que participen en discusiones posteriores. Esto simultáneamente reduce la afluencia de correos electrónicos y quita presión a los que están en la línea cc para responder.
Mensaje. Hay una regla de oro para los correos electrónicos: escribir correos electrónicos de la manera que le gustaría leerlos. Nadie responde bien a un bloque masivo de texto. Como con su audiencia, sea preciso con su mensaje y particularmente la línea de asunto. Piense en el diseño del documento: ponga los mensajes importantes y las preguntas al principio, donde está seguro de que al menos se desnatado.
Canal. Hubo un tiempo en que los correos electrónicos eran emocionantes. Era un mundo nuevo y una nueva forma de comunicarse. La bandeja de entrada era novedosa, la frase "tienes correo" emocionada y encantada.
No más. Pues usted considera qué poner en un email ya quién debe ser enviado, considere esto también: ¿debe usted incluso enviar el email? Uno de los problemas con el correo electrónico es que la satisfacción obtenida de golpear "enviar" es unilateral. El remitente es absuelto de cualquier culpa asociada con tener un pendiente de tareas pendientes y puede ser libre de recurrir a tareas de cuadrante II, pero el receptor se interrumpe de repente con una tarea de cuadrante I o III. Como se discutió anteriormente, esta falta de control por parte del receptor puede conducir a la percepción de falta de control y por lo tanto de estrés.
¿No sería más eficiente enviar un texto, hacer una llamada rápida, o incluso caminar por el pasillo para dirigir una pregunta en persona? Recuerde, esta discusión no se trata de hacer sus correos electrónicos mejor; se trata de administrar su tiempo y sus prioridades. Si la comunicación a través de un canal diferente significa que usted es más eficiente, podría ser hora de volver a pensar haciendo clic en enviar.
Respuesta. Finalmente, sea preciso en lo que usted espera como respuesta. Sabiendo lo que haces acerca de tu audiencia y el mensaje que quieres enviar, ¿cómo quieres que cada destinatario responda?
Teniendo en cuenta lo anterior, especialmente como gerente, tenga en cuenta las preocupaciones y prioridades de sus informes directos. Si bien es posible que envíe un correo electrónico rápido el sábado por la mañana, usarlo más como recordatorio para el lunes, su empleado podría verlo y pensar que debe ser abordado de inmediato. Usted puede haber arruinado sin querer su fin de semana, traído el resentimiento en la relación, y comenzado la semana que viene mal ya, todo porque usted pensó de algún artículo de la tarea sobre su café de sábado por la mañana.
Y aquí es donde regresamos a la audiencia, y luego mensaje, canal y respuesta. Pensar estratégicamente sobre su comunicación le ayudará a mantenerse al tanto de su tiempo y sus prioridades. Al considerar todos estos, aquí hay algunas claves para llevar.
- Sea considerado. Mientras que usted está manejando sus prioridades, también lo son sus colegas. Piense en eso antes de volar un correo electrónico a las 6 pm en un viernes.
- Sea deliberado. Fije sus prioridades y considere cómo sus acciones se alinean con realizarlas.
- Sea protector. Darse cuenta de sus puntos de estrés y distracción, y hacer lo que pueda para protegerse de ellos. Apague su programa de correo electrónico cuando esté profundamente en su trabajo. Comuníquese con su equipo para hacerles saber cuando no va a comprobar el correo electrónico - y se adhieren a ella.
Como profesionales, muchos de nosotros facturar tiempo por hora. Nos pagan por nuestra experiencia, nuestra capacidad de identificar problemas y formular soluciones. Y sin embargo, cuando se enfrentan a este problema básico de cómo manejar nuestros días, estamos flummoxed.
En una era de oficinas rápidas, gratificación instantánea y acceso constante, una de las cosas más importantes que podemos hacer personal y profesionalmente es dar un paso atrás. Tomando el tiempo para ser reflexivo acerca de nuestras acciones y respuestas en última instancia, puede dejarnos con más tiempo y más ancho de banda para hacer bien nuestro trabajo - y ser más feliz fuera del trabajo también.
Paul Argenti es profesor de Comunicación Corporativa en la Tuck School of Business de Dartmouth College.
En una era de oficinas rápidas, gratificación instantánea y acceso constante, una de las cosas más importantes que podemos hacer personal y profesionalmente es dar un paso atrás. Tomando el tiempo para ser reflexivo acerca de nuestras acciones y respuestas en última instancia, puede dejarnos con más tiempo y más ancho de banda para hacer bien nuestro trabajo - y ser más feliz fuera del trabajo también.
Paul Argenti es profesor de Comunicación Corporativa en la Tuck School of Business de Dartmouth College.
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