Antes de establecer nuevas metas, piense en lo que va a dejar de hacer
Por Elizabeth Grace Saunders
Harvard Business Review
Productividad
¿Recuerdas las resoluciones de tu nuevo año? ¿Todavía los estás haciendo?
Si la respuesta es "no", lo más probable es que caigas en la trampa que impide que la mayoría de las personas logren sus resoluciones: no retirando conscientemente las actividades viejas de su agenda para dejar espacio a las nuevas. Es el equivalente a intentar meter más papeles en un cajón de archivos que ya está bien ajustado o endeudarse para cubrir compras adicionales. Puede aguantar un poco, pero pronto se estira demasiado y necesita recalibrar para volver a un estilo de vida sostenible (o sistema de archivo).
Hacer una pausa para considerar lo que debe eliminarse de su agenda lleva tiempo. Pero marca la diferencia entre estar ocupado y ser efectivo. Aquí hay algunas estrategias que pueden ayudarlo a optimizar su agenda y crear espacio para completar sus nuevos objetivos y resoluciones.
Pregunta todos tus compromisos laborales. En muchos entornos de trabajo, las tareas y proyectos se acumulan sin un sentido claro de prioridades o capacidad de tiempo. El comienzo de un nuevo año marca el momento perfecto para limpiar la casa y reevaluar lo que está haciendo y cómo lo está haciendo.
Comience revisando sus proyectos actuales y hágase algunas preguntas: ¿Completar este proyecto aún tiene sentido? ¿Soy la persona correcta para trabajar en este proyecto? ¿Sería más realista mover este proyecto a un trimestre diferente? Dependiendo de su posición, puede o no tener la capacidad de tomar decisiones unilaterales. Pero si se ha tomado el tiempo para dar un paso atrás y considerar el panorama general, al menos tiene la oportunidad de discutir las posibilidades con su jefe y su equipo. Una de las maneras más rápidas de completar un proyecto es decidir que no se está haciendo.
Si está luchando para evaluar sus compromisos laborales, puede ser útil trazar sus compromisos profesionales. Por ejemplo, en mi libro The 3 Secrets to Effective Time Investment, recomiendo un cuadro que incluya columnas para el nombre de la actividad, tipo (es decir, constante o variado), horas / mes, importancia profesional, satisfacción personal, opcional y duración del plazo. Puede obtener un cuadro similar con encabezados de columna adaptados a su situación para evaluar sus compromisos profesionales. Luego, use esta información para determinar cuál es el valor más alto para conservar y qué es lo mejor para soltar.
Una vez que hayas determinado lo que tal vez quieras dividir en tu agenda, comienza a hacer los cambios en lo que estás haciendo. Puede llevar un tiempo obtener la aprobación para eliminar, retrasar o delegar proyectos, pero a lo largo de algunas semanas o meses puede ver que su agenda comienza a abrirse.
Reevalúa tu estilo de trabajo. Después de evaluar el "qué", dirija su atención hacia "cómo" logra el trabajo. La reducción de reuniones puede ser una fuerza poderosa para crear espacio para el trabajo enfocado. Pregunta si necesitas reuniones para ciertos proyectos, así como su duración y frecuencia. Por ejemplo, pasar de una reunión semanal de 60 minutos a una reunión quincenal de 45 minutos puede ahorrarle a cada asistente de reunión 2.5 horas al mes. Multiplique eso en varias reuniones, y podría recuperar los días de su semana de trabajo.
Por otro lado, si se ve interrumpido a lo largo del día por preguntas de paso, considere establecer horarios de oficina o sesiones individuales donde esté disponible intencionalmente. Luego, defina otras veces en las que cierra la puerta, o como uno de mis clientes de coaching de administración del tiempo encontró que era efectivo, casi todo está cerrado. Señala a las personas que no entren si no es realmente urgente. Esto disminuye el tiempo que pasa lidiando con las interrupciones y la transición de vuelta a la tarea en cuestión.
Finalmente, considere si hay formas en que puede interactuar menos con la tecnología de mensajería. Disminuir la cantidad de tiempo que se pasa en el correo electrónico, las redes sociales u otros canales de comunicación puede aumentar drásticamente la cantidad de tiempo que tiene para realizar el trabajo, así como la velocidad a la que puede completarlo. Para mí, me ha resultado útil limitar el tiempo que puedo dedicar al correo electrónico todos los días. También verifico las notificaciones de las redes sociales una vez al día, limito estrictamente las notificaciones a mi teléfono y evito deliberadamente adoptar cada nueva tecnología. Cuando no estás en algo, no necesitas verificarlo.
Agregue nuevos objetivos estratégicamente. Una vez que intencionalmente creas espacio, puedes agregar estratégicamente las actividades que deseas en tu vida. A veces eso significa simplemente tener la capacidad de tomar un descanso durante el día y no trabajar a un ritmo frenético, o puede significar avanzar en un proyecto importante que ha descuidado durante meses. O puede significar que puedes reducir tus horas, así que en vez de trabajar el segundo turno por la noche, estás yendo al gimnasio o pasando tiempo con tu familia o amigos.
Para decir "sí" a lo nuevo, debe decir "no" a algunos de los anteriores. Al eliminar algunas de las actividades de su calendario que ya no son el mejor uso de su tiempo, finalmente puede avanzar en sus resoluciones. Siga los consejos anteriores para hacer espacio y agregar intencionalmente lo que es realmente importante para usted.
Elizabeth Grace Saunders es coach de gestión del tiempo y fundadora de Real Life E Time Coaching & Speaking. Ella es autora de Cómo invertir su tiempo como dinero y Divine Time Management. Obtenga más información en www.ScheduleMakeover.com.
Harvard Business Review
Productividad
¿Recuerdas las resoluciones de tu nuevo año? ¿Todavía los estás haciendo?
Si la respuesta es "no", lo más probable es que caigas en la trampa que impide que la mayoría de las personas logren sus resoluciones: no retirando conscientemente las actividades viejas de su agenda para dejar espacio a las nuevas. Es el equivalente a intentar meter más papeles en un cajón de archivos que ya está bien ajustado o endeudarse para cubrir compras adicionales. Puede aguantar un poco, pero pronto se estira demasiado y necesita recalibrar para volver a un estilo de vida sostenible (o sistema de archivo).
Hacer una pausa para considerar lo que debe eliminarse de su agenda lleva tiempo. Pero marca la diferencia entre estar ocupado y ser efectivo. Aquí hay algunas estrategias que pueden ayudarlo a optimizar su agenda y crear espacio para completar sus nuevos objetivos y resoluciones.
Pregunta todos tus compromisos laborales. En muchos entornos de trabajo, las tareas y proyectos se acumulan sin un sentido claro de prioridades o capacidad de tiempo. El comienzo de un nuevo año marca el momento perfecto para limpiar la casa y reevaluar lo que está haciendo y cómo lo está haciendo.
Comience revisando sus proyectos actuales y hágase algunas preguntas: ¿Completar este proyecto aún tiene sentido? ¿Soy la persona correcta para trabajar en este proyecto? ¿Sería más realista mover este proyecto a un trimestre diferente? Dependiendo de su posición, puede o no tener la capacidad de tomar decisiones unilaterales. Pero si se ha tomado el tiempo para dar un paso atrás y considerar el panorama general, al menos tiene la oportunidad de discutir las posibilidades con su jefe y su equipo. Una de las maneras más rápidas de completar un proyecto es decidir que no se está haciendo.
Si está luchando para evaluar sus compromisos laborales, puede ser útil trazar sus compromisos profesionales. Por ejemplo, en mi libro The 3 Secrets to Effective Time Investment, recomiendo un cuadro que incluya columnas para el nombre de la actividad, tipo (es decir, constante o variado), horas / mes, importancia profesional, satisfacción personal, opcional y duración del plazo. Puede obtener un cuadro similar con encabezados de columna adaptados a su situación para evaluar sus compromisos profesionales. Luego, use esta información para determinar cuál es el valor más alto para conservar y qué es lo mejor para soltar.
Una vez que hayas determinado lo que tal vez quieras dividir en tu agenda, comienza a hacer los cambios en lo que estás haciendo. Puede llevar un tiempo obtener la aprobación para eliminar, retrasar o delegar proyectos, pero a lo largo de algunas semanas o meses puede ver que su agenda comienza a abrirse.
Reevalúa tu estilo de trabajo. Después de evaluar el "qué", dirija su atención hacia "cómo" logra el trabajo. La reducción de reuniones puede ser una fuerza poderosa para crear espacio para el trabajo enfocado. Pregunta si necesitas reuniones para ciertos proyectos, así como su duración y frecuencia. Por ejemplo, pasar de una reunión semanal de 60 minutos a una reunión quincenal de 45 minutos puede ahorrarle a cada asistente de reunión 2.5 horas al mes. Multiplique eso en varias reuniones, y podría recuperar los días de su semana de trabajo.
Por otro lado, si se ve interrumpido a lo largo del día por preguntas de paso, considere establecer horarios de oficina o sesiones individuales donde esté disponible intencionalmente. Luego, defina otras veces en las que cierra la puerta, o como uno de mis clientes de coaching de administración del tiempo encontró que era efectivo, casi todo está cerrado. Señala a las personas que no entren si no es realmente urgente. Esto disminuye el tiempo que pasa lidiando con las interrupciones y la transición de vuelta a la tarea en cuestión.
Finalmente, considere si hay formas en que puede interactuar menos con la tecnología de mensajería. Disminuir la cantidad de tiempo que se pasa en el correo electrónico, las redes sociales u otros canales de comunicación puede aumentar drásticamente la cantidad de tiempo que tiene para realizar el trabajo, así como la velocidad a la que puede completarlo. Para mí, me ha resultado útil limitar el tiempo que puedo dedicar al correo electrónico todos los días. También verifico las notificaciones de las redes sociales una vez al día, limito estrictamente las notificaciones a mi teléfono y evito deliberadamente adoptar cada nueva tecnología. Cuando no estás en algo, no necesitas verificarlo.
Agregue nuevos objetivos estratégicamente. Una vez que intencionalmente creas espacio, puedes agregar estratégicamente las actividades que deseas en tu vida. A veces eso significa simplemente tener la capacidad de tomar un descanso durante el día y no trabajar a un ritmo frenético, o puede significar avanzar en un proyecto importante que ha descuidado durante meses. O puede significar que puedes reducir tus horas, así que en vez de trabajar el segundo turno por la noche, estás yendo al gimnasio o pasando tiempo con tu familia o amigos.
Para decir "sí" a lo nuevo, debe decir "no" a algunos de los anteriores. Al eliminar algunas de las actividades de su calendario que ya no son el mejor uso de su tiempo, finalmente puede avanzar en sus resoluciones. Siga los consejos anteriores para hacer espacio y agregar intencionalmente lo que es realmente importante para usted.
Elizabeth Grace Saunders es coach de gestión del tiempo y fundadora de Real Life E Time Coaching & Speaking. Ella es autora de Cómo invertir su tiempo como dinero y Divine Time Management. Obtenga más información en www.ScheduleMakeover.com.
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