Doxa 2400

Termina el año con fuerza con una semana de cierre de equipo
Cómo preparar el terreno para un nuevo comienzo

Por Frans van Loef
Motivando a la gente
Harvard Business Review

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Resumen. La mayoría de los consejos de liderazgo sobre productividad se centran en cómo empezar un nuevo año. Pero los comienzos se forjan con los finales. Si cierras el año con un propósito y reflexión, permites que tu equipo termine con una sensación de logro y comience con energía, no agobiado por asuntos pendientes. Aquí te explicamos cómo iniciar el ritual de una "Semana de Cierre" con tu equipo.

Cada enero, los ejecutivos esperan empezar el año con energía y concentración. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los equipos regresan de las vacaciones agotados en lugar de renovados. En lugar de sentirse con energías renovadas, los empleados reportan agotamiento, trabajo inacabado e incluso tensión en casa por trabajar durante las fiestas.

Esta es la paradoja de la productividad de fin de año: las últimas semanas de diciembre, cuando la energía es más baja, están sobrecargadas de plazos, reuniones y obligaciones de última hora. Las investigaciones muestran que el 41 % de las personas experimentan un mayor estrés durante este período, lo que provoca ineficiencia, trabajo desbordado y agotamiento.

La paradoja no se trata solo de productividad; también se trata de memoria. Los psicólogos lo llaman el efecto cumbre-fin: las personas juzgan una experiencia principalmente por cómo termina. Si el año termina en caos, los empleados recuerdan todo el año como agotador, sin importar cuán equilibrados hayan sido los meses anteriores. Ese recuerdo distorsionado se extiende hasta enero, minando la motivación y el impulso.

La Semana Anual de Resumen
Basándome en mi trabajo con equipos ejecutivos, he introducido un ritual simple pero poderoso para cambiar esta dinámica: la Semana Anual de Resumen.

Imagínelo como una parada en boxes de Fórmula 1. Los autos no ganan corriendo sin parar; ganan porque las paradas en boxes los mantienen competitivos. Una Semana de Resumen es la parada en boxes organizacional que previene el agotamiento, crea un cierre y prepara el terreno para un nuevo comienzo.

El principio es simple: cierra ciclos, no abras nuevos. Al terminar tareas, tu cerebro puede liberarlas de la atención activa, liberando espacio mental. Al abrir nuevas, saturas tu memoria y generas estrés. Al cerrar ciclos ahora y posponer otros nuevos, generas el espacio mental, la sensación de logro y la energía colectiva que hacen que un verdadero resumen de fin de año sea significativo.

Cómo empezar el ritual de la Semana de Resumen
Aquí tienes un marco práctico para lanzar la Semana de Resumen en tu organización, junto con ejemplos de mis clientes que han iniciado el ritual con éxito. (Sus nombres se han cambiado por privacidad).
Establece expectativas

Sienta las bases para el éxito. Empieza explicando a tu equipo por qué estás introduciendo este nuevo ritual: para reducir el estrés, proteger la energía y empezar el nuevo año con energía. Y luego, establece estos parámetros durante la Semana de Resumen de tu equipo:

• Prioriza terminar sobre empezar. Dale permiso a tu equipo para identificar qué realmente necesita completarse y qué puede posponerse. Gran parte de la actividad frenética en las organizaciones es falsa urgencia: ajetreo que no conduce a un progreso significativo.
• Prohíbe la mayoría de las reuniones. Anne, una clienta mía, implementó una prohibición de reuniones y su equipo liberó más del 40% de su tiempo. 
• Fomente la publicación de respuestas automáticas fuera de la oficina. Este es un ejemplo de cómo podría ser una respuesta automática fuera de la oficina: Gracias por su mensaje. Estoy priorizando el trabajo enfocado ahora mismo, ya que nos acercamos a las vacaciones y podría tardar más en responder a los correos electrónicos. Volveré a revisar mi bandeja de entrada con más frecuencia el lunes 5 de enero.

Identifique qué tareas priorizar durante la semana.
Estas cuatro preguntas les ayudarán a usted y a los miembros de su equipo a determinar dónde centrar su atención. Pregúntense:

1. ¿Qué decisiones de doble vía han estado posponiendo?
Amazon popularizó el concepto de "doble vía": decisiones que pueden revertirse si es necesario. Estas a menudo se posponen innecesariamente.

Steve, un ejecutivo de ventas, había retrasado dos decisiones de este tipo: una sobre un miembro del equipo que no había cumplido con las expectativas y otra sobre la descontinuación de un producto en declive. Durante la Semana de Resumen, finalmente tuvo la tranquilidad de actuar en ambas. El alivio fue inmediato.

2. ¿Qué tareas pendientes te darían la mayor satisfacción al terminarlas?
Aquí tienes otros dos ejemplos de clientes que ilustran la gran diferencia que puede suponer dedicar tu tiempo y energía a algo que has querido tachar de tu lista.

Mia, jefa de personal, se enfrentaba a miles de correos electrónicos sin respuesta. En lugar de revisarlos a fondo, borró todos los que tenían más de tres meses (con la ayuda de IA para detectar excepciones). El alivio fue inmediato y la energía la impulsó al nuevo año.

Julia, vicepresidenta de marketing, y sus colegas se enfrentaron al caos en los canales de comunicación. Se utilizaban siete herramientas de mensajería diferentes indistintamente. Se comprometió a reducirlas a tres, con directrices claras para cada una. La Semana de Resumen le dio el espacio necesario para preparar su propuesta para la primera reunión del equipo de liderazgo en enero.

3. ¿Qué conversación pendiente has estado dejando de lado?
Muchos líderes posponen conversaciones que anticipan como incómodas. La Semana de Resumen es el momento de afrontarlas.

Lillian, fundadora de una marca de consumo de rápido crecimiento, se enfrentaba a un dilema. Su jefe de compras y comercialización destacaba en la gestión de las demandas de una rápida expansión, pero parecía estar abrumado por el ritmo diario. La reflexión estratégica sobre cómo debería organizarse la función para los próximos años se estaba posponiendo. Lillian dudó en plantear el tema; después de todo, el ejecutivo y su equipo ya estaban sobrecargados. Pero al reconocer que el crecimiento futuro dependía del desarrollo de la capacidad organizativa, supo que debía tener la conversación. La Semana de Resumen finalmente le dio el tiempo que necesitaba para hablar con su colega, y resultó ser una conversación muy constructiva, que dio lugar a un nuevo enfoque proactivo para el crecimiento estratégico.

4. ¿Qué reuniones, informes o actividades podrían eliminarse o reducirse drásticamente en el nuevo año? 

Una de las actividades más estimulantes de la Semana de Cierre es liberar tiempo de las tareas que consumen tiempo para crear espacio para nuevas áreas de enfoque o intensificar las existentes. Con demasiada frecuencia, las reuniones e informes rutinarios se incorporan automáticamente al nuevo año sin mayor dificultad.

Patrick, líder de una unidad de negocio, revisó todas las reuniones rutinarias programadas para enero con su asistente. Identificaron dónde podía ausentarse, dónde asistiría solo bajo demanda y dónde se podía reducir la frecuencia o la duración. El resultado: una reducción del 30 % en el tiempo dedicado a las reuniones rutinarias.

Kevin, gerente de planta de una planta de producción farmacéutica, había acordado con su equipo ejecutivo ajustar la agenda de una reunión de equipo quincenal; todos sentían que se dedicaba demasiado tiempo a los asuntos cotidianos y muy poco al crecimiento del negocio. La Semana de Cierre le dio tiempo para reflexionar y, junto con un miembro clave del equipo, redactaron una nueva agenda, ajustaron la lista de asistentes y la duración de las reuniones futuras.
Celebrar el ritual

Para integrar la Semana de Cierre como un ritual estratégico, finalice con una celebración. Reúne a tu equipo, compartan los tres mejores resúmenes de la semana y destaquen un aprendizaje clave. Luego, pregúntales:

En una escala del 1 al 5, ¿cómo regresan a casa para las fiestas en comparación con el año pasado?
(5 = significativamente mejor, menos estresado; 1 = más estresado).

Esta sencilla reflexión refuerza el valor del ritual y genera impulso para el año que comienza.
 

Por qué cerrar es más importante que empezar
La mayoría de los consejos de liderazgo sobre productividad se centran en cómo comenzar un nuevo año. Pero los comienzos se forman con los finales. Si cierras el año de forma diferente, con resolución y reflexión intencionales, permites que tu equipo termine con una sensación de logro y comience con energía, no agobiado por asuntos pendientes.

Introducir un nuevo ritual no solo cambia la experiencia de fin de año; investigaciones en diversas disciplinas han demostrado que los rituales son vitales en tiempos de transición y pueden ofrecer significado, cierre y energía colectiva.
 

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Frans van Loef es un coach ejecutivo con sede en Ámsterdam y experto en la gestión de la capacidad humana en las organizaciones. Trabaja con líderes y equipos para acelerar la ejecución de la estrategia con dos enfoques clave: la descarga de responsabilidades y el desarrollo de capacidades. Su nuevo libro, "Offload", se publicará en otoño de 2026. También preside el consejo asesor del Instituto de Finanzas de Ámsterdam. Conéctese con él en LinkedIn.