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Lista de verificación de viajes internacionales para empleadores estadounidenses

Por Rebecca Knight

Políticas de personal

Harvard Business Review

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Resumen. Los viajes de negocios internacionales siempre han conllevado desafíos logísticos, pero el cambiante panorama político actual está impulsando a muchas empresas a reevaluar cuándo, dónde y por qué envían a empleados estadounidenses al exterior, así como cómo los empleados internacionales entran y salen de Estados Unidos.

“Los gestores de viajes corporativos tienen lo que se conoce como 'obligación de diligencia': la responsabilidad fiduciaria de garantizar el paradero, la seguridad y el cumplimiento de los requisitos federales de sus empleados”, afirma Vik Krishnan, socio principal de McKinsey, quien asesora a empresas de los sectores de la aviación y los viajes. “Ningún gestor de viajes quiere problemas para ningún empleado, por lo que establece normas que consideran el mínimo común denominador de riesgo”.

Esto se complica mucho más cuando los riesgos de base son elevados y las normas y requisitos cambian a diario. La nueva prohibición de viajes del presidente Trump es un claro ejemplo. Desde el 9 de junio, los ciudadanos de 12 países, entre ellos Irán, Somalia y Afganistán, tienen prohibido visitar Estados Unidos, mientras que los de otras siete naciones enfrentan restricciones.

Podrían avecinarse más cambios, afirma Malcolm Goeschl, abogado principal de Goeschl Law, un bufete con sede en San Francisco especializado en asesoramiento sobre inmigración empresarial. «No sería sorprendente que en el futuro se anuncien nuevas prohibiciones de viaje de mayor alcance, es decir, que se apliquen a más nacionalidades o categorías de personas», afirma. De hecho, al momento de redactar este artículo, los informes sugieren que el gobierno está considerando prohibir la entrada a hasta 36 países adicionales , la mayoría de los cuales se encuentran en África.

A medida que las organizaciones se enfrentan a un entorno global cada vez más impredecible, los expertos recomiendan crear una lista de verificación que abarque tanto las políticas de viajes técnicas como las relacionadas con el personal. Aquí te explicamos cómo empezar.

Aclarar qué empleados están trabajando bajo autorización temporal

Obtener una visión clara de su fuerza laboral en EE. UU., incluyendo qué empleados tienen visas patrocinadas o estatus de trabajo a corto plazo, y monitorear las próximas fechas límite de renovación, es un buen punto de partida. "La mayoría de las empresas ya registran esta información, por lo que las consideraciones en este entorno no son necesariamente más complejas de lo habitual", afirma Krishnan.

Goeschl también recomienda aconsejar a los extranjeros que formen parte de su personal y que puedan haber infringido su estatus migratorio que hablen con la empresa antes de cualquier viaje. Cualquier persona que no sea ciudadana estadounidense y haya tenido problemas legales, ya sean penales como conducir bajo los efectos del alcohol o drogas, o un delito menor, podría tener dificultades para entrar y salir del país. Esto también podría aplicarse a los titulares de visas que se han pronunciado sobre temas políticos, ya sea en la prensa, en redes sociales o en otros medios, añade Goeschl. "Comuníquese con los extranjeros y asegúrese de que sepan qué esperar, incluyendo sus derechos, o la falta de ellos, en los puertos de entrada".

Establecer un marco para sopesar la necesidad de cada viaje

Krishnan recomienda implementar un proceso para evaluar las oportunidades de viaje según la importancia del viaje y si existen otras maneras de satisfacer la misma necesidad. En otras palabras, afirma: "¿Es este viaje de cara al cliente y crucial para el crecimiento de los ingresos? ¿Estar presente marcará la diferencia entre ganar un contrato o perderlo ante la competencia?". ¿O bastaría con una reunión por Zoom?

Otros factores influyen, como la equidad y la justicia, añade Krishnan. Imaginemos a dos gerentes de ventas: uno tiene un pasaporte estadounidense que le permite viajar libremente, mientras que el otro tiene un pasaporte de otro país que podría no ofrecerle el mismo privilegio. "¿Ambos tienen el mismo acceso para realizar su trabajo y alcanzar su máximo potencial?"

Las soluciones no siempre son sencillas, y los líderes deben ser flexibles. Krishnan compara la situación con lo ocurrido durante la pandemia de COVID-19, cuando algunas fronteras permanecieron abiertas mientras que otras cerraron. « Las empresas tuvieron que adaptarse : ajustar los mecanismos de recompensa, realizar ajustes puntuales e incluso redefinir las jurisdicciones territoriales para garantizar la igualdad de oportunidades entre los empleados».

Informar a los empleados sobre los requisitos de ingreso y brindarles orientación sobre los posibles desafíos.

Si los empleados visitan EE. UU. por negocios, la ley les exige tener la documentación adecuada, que podría incluir una visa o un Sistema Electrónico de Autorización de Viaje (ESTA) válido , según el país de origen.

Los agentes de control fronterizo siempre han tenido la autoridad de rechazar a los visitantes que no cuentan con la documentación requerida, y las empresas deben preparar a sus empleados para casos excepcionales, como la posibilidad de ser rechazados en la frontera debido a una aplicación más estricta de la ley, afirma Krishnan. "Lo que antes se consideraban escenarios poco probables ahora forman parte del proceso de planificación", afirma. "Las empresas están extremando las precauciones".

De hecho, en medio de la creciente tensión geopolítica, los viajes internacionales pueden ser más complicados para algunos empleados, señala Goeschl. Por ejemplo, las personas procedentes de países con relaciones tensas con EE. UU. podrían tener dificultades en la frontera estadounidense. Incluso los empleados de países con exención de visado pueden tener problemas con las autoridades de inmigración estadounidenses, añade.

Goeschl recomienda desarrollar directrices para ayudar a los empleados a saber qué esperar al viajar, incluyendo cualquier complicación que puedan enfrentar, incluso si el riesgo es bajo. Describa las estructuras de apoyo de la empresa, como los recursos legales y los contactos de RR. HH., para ayudar a los empleados si se cuestiona su estatus o si cambian las políticas de viaje. Y ofrezca orientación sobre cómo prepararse para los controles fronterizos.

Algunas empresas podrían ser reacias a compartir este tipo de información, temerosas de generar pánico. Pero existen riesgos reales, como que los teléfonos de los empleados sean confiscados e inspeccionados, afirma Goeschl. Es importante prepararse y tener en cuenta que la situación está evolucionando.

Diseñar planes de contingencia para cambios de políticas que afecten los viajes

Muchas empresas traen rutinariamente a sus principales líderes de todo el mundo para reuniones internas en Estados Unidos. Pero si esos empleados de repente no pueden ingresar al país, necesitará un Plan B.

“Las reuniones más pequeñas son más fáciles de reubicar, pero ciertas reuniones y conferencias, simplemente por la escala, la cantidad de visitantes, la cantidad de habitaciones de hotel necesarias y la logística, son relativamente difíciles de reubicar”, dice Krishnan.

Cuando es necesario viajar , los líderes suelen encontrar maneras de gestionar el riesgo. Los enfoques varían, afirma Goeschl. Por ejemplo, los líderes podrían dirigir a los empleados a través de ciudades como Dublín, donde pueden pasar por el control de inmigración estadounidense antes de embarcar. De esta manera, los problemas se abordan desde el principio, no después de haber volado al otro lado del mundo, añade Goeschl.

La nueva prohibición de viajes complica aún más la situación. Prohíbe la entrada a Estados Unidos de personas provenientes de Afganistán, Myanmar (Birmania), Chad, la República del Congo, Guinea Ecuatorial, Eritrea, Haití, Irán, Libia, Somalia, Sudán y Yemen. La orden también impone restricciones más estrictas a los visitantes de Burundi, Cuba, Laos, Sierra Leona, Togo, Turkmenistán y Venezuela.

La prohibición de viajes tiene un alcance más limitado que las implementadas durante el primer mandato de Trump, señala Goeschl. No restringe a las personas de dichos países que sean titulares de la tarjeta verde, que se encuentren actualmente en EE. UU. o que ya tengan una visa válida para el país. Aun así, Goeschl afirma que la nueva norma subraya la importancia de obtener visas con anticipación para que los empleados reduzcan el riesgo de verse afectados por futuras prohibiciones. Goeschl afirma que también ha observado que se rechazan o retrasan más solicitudes de ESTA, por lo que recomienda presentarlas con bastante anticipación.

Equilibrar la conciencia cautelosa con la toma de decisiones práctica

Las organizaciones deben ser pragmáticas y conscientes de que algunos empleados podrían enfrentar problemas en las fronteras estadounidenses, como ser detenidos o rechazados. Sin embargo, los expertos también enfatizan la importancia de mantener la calma. "Ajustando el riesgo individual, la mayoría de los viajeros enfrentan un riesgo mínimo", afirma Krishnan.

Y ser demasiado conservador no siempre es la mejor estrategia. "Es como si un médico te dijera que no salgas de casa sin traje de protección, mascarilla y gafas protectoras durante la temporada de gripe", dice Goeschl. "Es importante que los líderes no sean demasiado paranoicos, porque eso podría afectar su capacidad para hacer negocios".

Goeschl recomienda planificar con cuidado, sin dejarse dominar por el miedo. Su objetivo como líder es encontrar el equilibrio perfecto entre la cautela y la toma de decisiones práctica.

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Rebecca Knight es una periodista que escribe sobre todo lo relacionado con la naturaleza cambiante de las carreras profesionales y el entorno laboral. Sus ensayos y reportajes han aparecido en The Boston Globe, Business Insider, The New York Times, la BBC y The Christian Science Monitor. Fue preseleccionada como becaria del Instituto Reuters en la Universidad de Oxford en 2023. Anteriormente, trabajó durante una década como editora y reportera en el Financial Times en Nueva York, Londres y Boston.