Doxa 1159

¿Qué combinación de tiempo de oficina y de la FMH es la adecuada para usted?

Cómo resolverlo por ti mismo - y convencer a tu jefe.

Por Robert C. Pozen y Alexandra Samuel

Gestión del tiempo

Harvard Business Review

Resumen. Muchos profesionales elegirán un enfoque híbrido para trabajar después de la pandemia, a veces trabajando desde casa, a veces desde la oficina. Pero cómo decidir dónde pasar cada día no siempre es tan obvio como parece. Los autores describen un proceso basado en datos para comprender dónde es más productivo en qué tipo de tareas, y cómo convencer a su jefe de que el plan resultante también es mejor para sus intereses.

Durante el año pasado, muchos de nosotros hemos descubierto cosas que nos encantan de trabajar desde casa, como la  flexibilidad, la capacidad de concentración y la falta de desplazamientos. Ahora que las oficinas están comenzando a reabrirse, es posible que empieces a recordar que también hay mucho que te encanta de la oficina: la interacción social, el placer de la colaboración y, por supuesto, esa taza de café interminable.

Muchas empresas tienen la intención de brindarnos lo mejor de ambos mundos al permitir que los empleados dividan su tiempo entre el hogar y el lugar de trabajo. Pero solo le brindará lo mejor de ambos mundos si descubre cómo combinar el tiempo en el hogar y la oficina de una manera que maximice su productividad y bienestar personal. Eso significa averiguar qué días pasar en casa, qué días pasar en la oficina y, lo que es igualmente crucial, cómo vender a su jefe en ese plan.

La clave es identificar qué partes de su trabajo se realizan mejor y dónde. Esto parece bastante simple: para las tareas que requieren colaboración, póngase a trabajar; para tareas que requieran concentración prolongada, quédese en casa. Y, es cierto, una revisión de la investigación sobre equipos virtuales informó varios estudios que muestran que el trabajo altamente interdependiente puede ser difícil de abordar cuando está separado de sus colegas. Pero uno de los estudios también encontró que la colaboración cercana a distancia en realidad fortaleció las relaciones y el compromiso entre colegas porque les exigió mejorar su comunicación y apoyo mutuo.

Y también hay otros factores en juego. Por ejemplo, tal vez haga su mejor trabajo de redacción en casa, pero necesita la colaboración de sus colegas para desarrollar un esquema inicial. O tal vez le resulte más fácil hacer una lluvia de ideas durante una llamada telefónica, ya que es más creativo mientras camina por la habitación. (También puede encontrar la colaboración remota más efectiva una vez que adopte algunos de los enfoques amigables a distancia que describimos en nuestro nuevo libro Remote, Inc.: Cómo prosperar en el trabajo... donde quiera que esté )

Independientemente de los factores que más le afecten, querrá evitar perder tiempo crítico al ir a la oficina un día en el que hubiera sido mejor quedarse en casa, o viceversa. Para crear un plan de trabajo híbrido que le permita aprovechar al máximo cada día, primero haga un seguimiento y analice su trabajo para averiguar qué factores afectan su productividad. Luego, haga coincidir sus hallazgos con sus próximas tareas y responsabilidades. Finalmente, resuma su plan para que su jefe obtenga su aceptación.

Seguimiento de las métricas que importan

Para realizar un seguimiento de su productividad en cada ubicación, primero debe determinar qué medir. Tendemos a pensar en la productividad en términos de horas trabajadas, pero una medida más eficaz son los resultados reales de su trabajo. Para métricas precisas, busque algunas medidas de salida (palabras escritas, correos electrónicos respondidos, tareas marcadas), así como datos sobre cómo se usa su tiempo (nos gustan los rastreadores de tiempo automáticos como Timing.app o ManicTime). Para métricas suaves, considere registrar tanto su estado de ánimo como su sentido de logro al final de cada día (use una escala del 1 al 5); también puede utilizar elementos como el correo electrónico o la mensajería grupal para realizar un seguimiento de los comentarios de otras personas. Ninguno de estos indicadores es perfecto, pero juntos presentan una imagen útil.

Configure una hoja de cálculo en la que pueda consolidar todas sus métricas en una sola vista. El enfoque más simple es enumerar las fechas en la primera columna de la izquierda y luego asignar una columna a cada métrica clave, como palabras escritas, estado de ánimo, logros y tareas completadas. (Puede usar nuestra plantilla Coda como punto de partida). También puede querer hacer un seguimiento de cuánto tiempo está perdiendo en distracciones (compras en línea, búsqueda de memes, juegos), cuánto tiempo dedica a reuniones y cómo mucho tiempo que pasa en aplicaciones que indican que está trabajando con diligencia (como su procesador de texto o aplicación de hoja de cálculo).

Luego, durante un período limitado, aproximadamente uno o dos meses, realice un seguimiento de su productividad diaria a lo largo de cada una de las métricas que haya definido. Puede comenzar este proceso incluso antes de regresar a la oficina: realice un seguimiento de sus métricas de productividad mientras trabaja de forma remota, y cuando regrese a su oficina tendrá una línea de base que facilitará la comparación rápida de su productividad en cada espacio. Durante su período de seguimiento, también marque la hoja de cálculo todos los días para anotar si está trabajando de forma remota o en la oficina (o si se compromete con un horario específico); de lo contrario, no tendrá forma de detectar los patrones que separan los días de oficina de los de casa.

Busque patrones

Una vez que sea el momento de hacer los números, simplemente mirar las columnas de su hoja de cálculo le dará una idea de dónde necesita profundizar en los números. Si su tiempo productivo o su estado de ánimo varían enormemente de un día a otro, por ejemplo, puede buscar algo que parezca correlacionarse con esas variaciones, tal vez la cantidad de tiempo que pasa en las reuniones o sus horas de sueño.

Para realizar un análisis más profundo, cree una tabla o gráfico que amplíe la relación entre las variaciones en su estado de ánimo o salida, y los factores que cree que pueden explicar esas variaciones. Tal vez consiga completar más tareas en días con menos reuniones... a menos que las reuniones tengan lugar en las dos horas posteriores al almuerzo, cuando, de todos modos, tiene dificultades para concentrarse en el trabajo. Quizás los días con más tiempo “perdido” sean también los días en los que genere la mayor cantidad de trabajo escrito porque todas esas pequeñas distracciones son la forma en que reinicia entre páginas, documentos o párrafos.

Busque especialmente las divergencias entre sus días de hogar y sus días de oficina. ¿Hay ciertos tipos de tareas que completa más rápidamente en casa o en la oficina? ¿Las reuniones tienen el mismo impacto en su estado de ánimo o productividad cuando son cara a cara, en lugar de tenerlas por video? ¿Sus tiempos de trabajo más productivos difieren dependiendo de cuándo está trabajando?

La respuesta puede depender tanto del flujo de la vida en el hogar como de las distracciones de la oficina.

Una vez que sepa qué tipo de tareas hace mejor en casa y en la oficina, estará en una mejor posición para juzgar cómo gastar cada día. Y también puede tener una idea del panorama general: revise sus responsabilidades actuales y determine qué parte de su carga de trabajo se maneja mejor en cada ubicación para tener una idea de cuánto tiempo querrá pasar en casa en comparación con la oficina. Este es un proceso que quizás deba revisar periódicamente: Quizás el gran proyecto de este trimestre implique la planificación de una conferencia, que es un proceso muy colaborativo que se beneficiará de más tiempo en la oficina. Pero el próximo trimestre está produciendo el informe anual de la compañía, que requerirá más tiempo en casa para que pueda escribir y revisar de manera enfocada.

Argumentos a favor de su plan híbrido

Saber dónde quiere pasar su tiempo está muy bien, pero no ayudará si su jefe no apoya su plan de trabajo híbrido. Afortunadamente, todos los datos que ha recopilado sobre su productividad le brindan un excelente lugar para comenzar a defender su caso. Resuma sus hallazgos en una nota concisa que muestre las principales responsabilidades en su plato divididas en las partes que se manejan mejor en la oficina y las partes que se manejan mejor en casa. Respalde sus conclusiones con datos que demuestren que escribe más palabras, responde a más correos electrónicos o crea presentaciones de manera más eficiente los días que está en casa.

Dependiendo de su gerente, también puede resultarle útil estimar la cantidad específica de tiempo que probablemente requiera cada parte de su trabajo.

Por ejemplo, si sus próximas responsabilidades incluyen liderar el trabajo en ese informe anual, su plan híbrido podría incluir lo siguiente:

Informe anual (68 hrs)

Tareas de oficina (24 hrs)

• Entrevistar a las partes interesadas (12 horas)
• Lluvia de ideas sobre mensajes de informe (1 hora)
• Informe de esquema (2 horas)
• Revisar/solucionar problemas de borradores de informes (6 horas)
• Diseñador breve y actualizado (3 hrs)

Tareas remotas (44 horas)

• Investigación de antecedentes para el contenido (14 horas)
• Contenido del borrador del informe (16 horas)
• Búsqueda de imágenes para el diseño de informes (4 horas)
• Revisar/editar el informe final (10 horas)

Según este desglose, aproximadamente un tercio de su tiempo en este proyecto debe dedicarse a la oficina, y dos tercios se pueden realizar mejor en casa. Si sus otras responsabilidades tienen un desglose similar, podría proponer pasar tres días a la semana trabajando de forma remota y dos días a la semana en la oficina, con esos días programados para facilitar sus entrevistas con las partes interesadas y las reuniones del proyecto.

Si su jefe aún se muestra escéptico sobre el valor del trabajo remoto, sugiera un período de prueba de aproximadamente un mes en el que seguirá la combinación propuesta de días en casa y días en la oficina. Al final del mes, sus excelentes resultados deberían convencer a su jefe. Eso es lo que le sucedió a Maggie Crowley Sheehan, quien fue la primera empleada de la empresa de software Unbounce que se volvió remota, mucho antes de la pandemia. Cuando su esposo consiguió un trabajo en las Bahamas, el supervisor de Sheehan acordó convertirla en un caso de prueba para el trabajo remoto. Sus resultados fueron tan sólidos que cuando el resto de la empresa se alejó durante Covid, uno de los colegas de Sheehan dijo: "Todos vamos a ser un 80% más productivos ahora, ¡solo mira lo que sucedió con Maggie!"

Al pensar en la combinación de trabajo en el hogar y la oficina que le permitirá ser el más productivo, evitará la frustración en ambos lugares y le demostrará a su jefe su capacidad para hacerse cargo de sus propias condiciones de trabajo y productividad en el nuevo híbrido. lugar de trabajo.

Robert C. Pozen, ex presidente de Fidelity Investments, es profesor titular de la Sloan School of Management del MIT en Cambridge, Massachusetts, y miembro principal no residente de Brookings Institution. Es coautor de  Remote, Inc.: Cómo prosperar en el trabajo... donde quiera que esté  (con Alexandra Samuel).

Alexandra Samuel es una oradora de tecnología y periodista de datos que crea informes y talleres basados ​​en datos para empresas de todo el mundo. Es coautora de  Remote, Inc.: Cómo prosperar en el trabajo… Donde quiera que estés  (con Robert C. Pozen) y autora de Trabaja de forma más inteligente con las redes sociales de HBR . Síguela en Twitter en  @awsamuel.