Cómo hacer su lista de tareas pendientes cuando está siempre en reuniones
Por Elizabeth Grace Saunders
Gestión del tiempo
Harvard Business Review
Cada mañana, escribe enfáticamente en la parte superior de su lista de tareas pendientes, “¡Trabaje en la presentación!” Tal vez incluso lo subraya una o dos veces para enfatizar. Pero al final del día, su resolución se ha convertido en consternación: una vez más, pasó la mayor parte del tiempo en las reuniones. Y cuando tuvo un poco de tiempo entre ellos, no hizo ningún progreso en su presentación.
Así que sigues esperando el "momento perfecto" para sentarte y anular todo el proyecto de una sola vez. Pero las reuniones siguen interfiriendo y su presentación languidece en su lista de tareas pendientes, pesando mucho en su mente hasta que no pueda escapar de ella por más tiempo. En una ráfaga de actividad, trabajas día y noche para hacerlo. Cumple con la fecha límite, pero sufre en el proceso y teme la próxima vez que necesite terminar otra tarea importante.
Este ciclo de conocer cuál es su prioridad más importante, pero sentir que las reuniones le impiden hacerlo, puede ser increíblemente frustrante. Pero como asesor de gestión del tiempo, he visto que incluso si esta forma de trabajar ha sido su patrón de toda la vida, puede desarrollar un enfoque más sostenible y menos estresante para los proyectos. Estos son algunos consejos sobre cómo realizar el trabajo del proyecto, incluso cuando necesita comenzar y detenerse para las reuniones.
En primer lugar, quiero desafiar la idea de que hay un tiempo "perfecto" para avanzar en los proyectos. Un día sin reunión o incluso medio día puede ser su ideal, pero es posible que nunca tenga este tipo de tiempo. Esperar una parte del proyecto nirvana evita que comiences cuando puedas. Un mejor enfoque es aceptar y trabajar dentro de la realidad de que las reuniones ocurren.
A continuación, para comprender cómo trabajar en grandes proyectos en los espacios más pequeños entre reuniones, divida el elemento más grande en partes más pequeñas. Puede usar su lista de verificación como una guía para hacer un progreso incremental cuando tiene un descanso de 30 minutos entre las reuniones. Por ejemplo, para preparar una presentación, puede escribir:
Otra estrategia es proteger algunos periodos de tiempo ininterrumpidos en su programación, poniendo el tiempo del proyecto como un evento recurrente. Por ejemplo, algunos de mis clientes de coaching bloquearán una hora o dos cada mañana para un trabajo enfocado. Algunos otros tienen dos bloques de tiempo de dos horas por las tardes cada semana marcados como "ocupado". Insertar en el tiempo del proyecto para darle al menos una hora para hacer las cosas cada día, preferiblemente más, le permite desarrollar un poco de impulso. -por día y semana por semana. Es probable que la gente intente programar reuniones durante esos momentos, pero cuando pueda, manténgase firme en esos límites.
El tiempo de protección de los proyectos como un evento recurrente comienza a abrir espacio entre las reuniones. Pero para realmente hacer el trabajo del proyecto, debe haber decidido previamente qué hará durante esos tiempos abiertos. Si no lo haces, el camino de menor resistencia te llevará a lo primero que se te ocurra, como responder un correo electrónico.
Puede acercarse a tomar decisiones sobre cómo llenar el tiempo del proyecto de diferentes maneras. Una estrategia es programar en los proyectos a medida que los reciba. Por ejemplo, cuando una reunión está programada para presentar los últimos datos de su nuevo proyecto de construcción a la junta directiva, puede editar inmediatamente algunos de los bloques de tiempo del proyecto en su calendario para designar la preparación que deberá realizar. Puede tener dos o tres bloques de trabajo del proyecto marcados para trabajar en la presentación de PowerPoint y luego otro bloque de trabajo del proyecto designado para practicar frente a sus colegas antes de la reunión. Utilizo esta estrategia de programación a menudo: poner tiempo para escribir artículos, crear programaciones para clientes, etc., en mi calendario tan pronto como tenga conocimiento del proyecto y la fecha límite.
Otra forma de abordar los bloques del calendario del proyecto es evaluar sus prioridades semanalmente. Puede hacerlo por su cuenta, aunque en algunos entornos de trabajo tiene más sentido hacer esta planificación en equipo. Una vez que se decidan sus prioridades, colóquelas en los bloques de tiempo abiertos en su agenda. Esto le dará una imagen realista de lo que realmente encajará, y le dará una claridad avanzada sobre lo que necesita lograr para evitar otra semana de poco o ningún progreso. Luego, cuando se siente a trabajar en un proyecto, consulte su lista de verificación de tareas más pequeñas. Realice los primeros y luego use los últimos cinco o 10 minutos antes de su próxima reunión para consultar el correo electrónico.
Además, asegúrese de guardar lo que ha completado y de dejar una nota de dónde se detuvo exactamente y qué es lo próximo. Puede escribir cualquier actualización en su lista de tareas, por ejemplo, "correo de voz izquierdo para el administrador de proyectos del edificio, hacer un seguimiento si no se ha recibido una respuesta antes del viernes". Y, por supuesto, marque o elimine los elementos cuando los complete con éxito.
Si bien puede esperar la perfección de un día libre de reuniones, aún puede terminar el trabajo del proyecto cuando lo interrumpen las reuniones. Utilice estas estrategias para comenzar a avanzar en sus proyectos ahora.
Elizabeth Grace Saunders es entrenadora de gestión del tiempo y fundadora de Real Life E Time Coaching & Speaking. Es autora de Cómo invertir su tiempo como dinero y Divine Time Management. Obtenga más información en www.ScheduleMakeover.com.
Gestión del tiempo
Harvard Business Review
Cada mañana, escribe enfáticamente en la parte superior de su lista de tareas pendientes, “¡Trabaje en la presentación!” Tal vez incluso lo subraya una o dos veces para enfatizar. Pero al final del día, su resolución se ha convertido en consternación: una vez más, pasó la mayor parte del tiempo en las reuniones. Y cuando tuvo un poco de tiempo entre ellos, no hizo ningún progreso en su presentación.
Así que sigues esperando el "momento perfecto" para sentarte y anular todo el proyecto de una sola vez. Pero las reuniones siguen interfiriendo y su presentación languidece en su lista de tareas pendientes, pesando mucho en su mente hasta que no pueda escapar de ella por más tiempo. En una ráfaga de actividad, trabajas día y noche para hacerlo. Cumple con la fecha límite, pero sufre en el proceso y teme la próxima vez que necesite terminar otra tarea importante.
Este ciclo de conocer cuál es su prioridad más importante, pero sentir que las reuniones le impiden hacerlo, puede ser increíblemente frustrante. Pero como asesor de gestión del tiempo, he visto que incluso si esta forma de trabajar ha sido su patrón de toda la vida, puede desarrollar un enfoque más sostenible y menos estresante para los proyectos. Estos son algunos consejos sobre cómo realizar el trabajo del proyecto, incluso cuando necesita comenzar y detenerse para las reuniones.
En primer lugar, quiero desafiar la idea de que hay un tiempo "perfecto" para avanzar en los proyectos. Un día sin reunión o incluso medio día puede ser su ideal, pero es posible que nunca tenga este tipo de tiempo. Esperar una parte del proyecto nirvana evita que comiences cuando puedas. Un mejor enfoque es aceptar y trabajar dentro de la realidad de que las reuniones ocurren.
A continuación, para comprender cómo trabajar en grandes proyectos en los espacios más pequeños entre reuniones, divida el elemento más grande en partes más pequeñas. Puede usar su lista de verificación como una guía para hacer un progreso incremental cuando tiene un descanso de 30 minutos entre las reuniones. Por ejemplo, para preparar una presentación, puede escribir:
- Busque el correo electrónico del jefe sobre los puntos clave que quiere cubrir.
- Mira las notas de la última reunión
- Hable con el gerente del proyecto de construcción.
- Piensa a través de la estructura de la presentación.
- Escribir la cubierta
- Insertar tablas
- Doble control de citas
- Editar para los errores tipográficos y el flujo
- Enviar al jefe para su aprobación
- Programe una reunión para revisar la cubierta internamente antes de la reunión de la junta
- Hacer ediciones
- Escribir agenda de reunión
- Distribuir la cubierta y la agenda de la reunión el día anterior.
Otra estrategia es proteger algunos periodos de tiempo ininterrumpidos en su programación, poniendo el tiempo del proyecto como un evento recurrente. Por ejemplo, algunos de mis clientes de coaching bloquearán una hora o dos cada mañana para un trabajo enfocado. Algunos otros tienen dos bloques de tiempo de dos horas por las tardes cada semana marcados como "ocupado". Insertar en el tiempo del proyecto para darle al menos una hora para hacer las cosas cada día, preferiblemente más, le permite desarrollar un poco de impulso. -por día y semana por semana. Es probable que la gente intente programar reuniones durante esos momentos, pero cuando pueda, manténgase firme en esos límites.
El tiempo de protección de los proyectos como un evento recurrente comienza a abrir espacio entre las reuniones. Pero para realmente hacer el trabajo del proyecto, debe haber decidido previamente qué hará durante esos tiempos abiertos. Si no lo haces, el camino de menor resistencia te llevará a lo primero que se te ocurra, como responder un correo electrónico.
Puede acercarse a tomar decisiones sobre cómo llenar el tiempo del proyecto de diferentes maneras. Una estrategia es programar en los proyectos a medida que los reciba. Por ejemplo, cuando una reunión está programada para presentar los últimos datos de su nuevo proyecto de construcción a la junta directiva, puede editar inmediatamente algunos de los bloques de tiempo del proyecto en su calendario para designar la preparación que deberá realizar. Puede tener dos o tres bloques de trabajo del proyecto marcados para trabajar en la presentación de PowerPoint y luego otro bloque de trabajo del proyecto designado para practicar frente a sus colegas antes de la reunión. Utilizo esta estrategia de programación a menudo: poner tiempo para escribir artículos, crear programaciones para clientes, etc., en mi calendario tan pronto como tenga conocimiento del proyecto y la fecha límite.
Otra forma de abordar los bloques del calendario del proyecto es evaluar sus prioridades semanalmente. Puede hacerlo por su cuenta, aunque en algunos entornos de trabajo tiene más sentido hacer esta planificación en equipo. Una vez que se decidan sus prioridades, colóquelas en los bloques de tiempo abiertos en su agenda. Esto le dará una imagen realista de lo que realmente encajará, y le dará una claridad avanzada sobre lo que necesita lograr para evitar otra semana de poco o ningún progreso. Luego, cuando se siente a trabajar en un proyecto, consulte su lista de verificación de tareas más pequeñas. Realice los primeros y luego use los últimos cinco o 10 minutos antes de su próxima reunión para consultar el correo electrónico.
Además, asegúrese de guardar lo que ha completado y de dejar una nota de dónde se detuvo exactamente y qué es lo próximo. Puede escribir cualquier actualización en su lista de tareas, por ejemplo, "correo de voz izquierdo para el administrador de proyectos del edificio, hacer un seguimiento si no se ha recibido una respuesta antes del viernes". Y, por supuesto, marque o elimine los elementos cuando los complete con éxito.
Si bien puede esperar la perfección de un día libre de reuniones, aún puede terminar el trabajo del proyecto cuando lo interrumpen las reuniones. Utilice estas estrategias para comenzar a avanzar en sus proyectos ahora.
Elizabeth Grace Saunders es entrenadora de gestión del tiempo y fundadora de Real Life E Time Coaching & Speaking. Es autora de Cómo invertir su tiempo como dinero y Divine Time Management. Obtenga más información en www.ScheduleMakeover.com.
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