Cómo gastar mucho menos tiempo en el correo electrónico todos los días
Por Matt Plummer
Gestión del tiempo
Harvard Business Review
De acuerdo con un análisis de McKinsey, el profesional promedio gasta el 28% de la jornada laboral leyendo y respondiendo el correo electrónico. Para el trabajador promedio de tiempo completo en los Estados Unidos, eso equivale a 2.6 horas pasadas y 120 mensajes recibidos por día.
La mayoría de los profesionales han recurrido a uno de los dos mecanismos de afrontamiento extremos como un último intento de sobrevivir al ataque sin fin: en un extremo, están los devotos de la bandeja de entrada cero que compulsivamente mantienen sus bandejas de entrada claras, y, en el otro, están aquellos que esencialmente se han rendido. Los correos electrónicos entran en su bandeja de entrada y permanecen.
Frente a estos dos extremos, algunos han abogado por un enfoque más moderado: simplemente, revise el correo electrónico con menos frecuencia.
Nuestro equipo en Zarvana, una compañía que enseña prácticas de gestión del tiempo respaldadas por la investigación, se dispuso a ver si existe una forma basada en datos para reducir las 2.6 horas diarias dedicadas al correo electrónico sin sacrificar la eficacia. Lo que nos sorprendió incluso a nosotros: nos dimos cuenta de que podríamos ahorrar más de la mitad del tiempo que actualmente gastamos en el correo electrónico, o una hora y 21 minutos por día.
Aquí están las cinco maneras en que perdemos innecesariamente este tiempo y cómo recuperarlo:
Revisar los desperdicios de correo electrónico 21 minutos por día. En promedio, los profesionales revisan su correo electrónico 15 veces al día, o cada 37 minutos. ¿La mayoría de las personas esperan una respuesta dentro de ese plazo? No. De hecho, solo el 11% de los clientes y el 8% de los compañeros de trabajo esperan una respuesta en menos de una hora. Pero aproximadamente el 40% de las personas esperan una respuesta en aproximadamente una hora. Si las personas revisaran su correo electrónico cada hora en lugar de cada 37 minutos, podrían eliminar seis cheques de correo electrónico de su día.
¿Qué impacto tendría eso? Algunas investigaciones sugieren que las personas pueden tardar hasta 23 minutos y 15 segundos en recuperarse completamente después de una interrupción, como un descanso para revisar el correo electrónico. Si bien no dudamos de la verdad en este hallazgo, a los efectos de calcular el ahorro de tiempo, utilizamos los resultados mucho más conservadores de un estudio de la Universidad de Loughborough, que concluyó que las personas necesitan 64 segundos para volver a trabajar al mismo ritmo. lo dejaron
Los viajes a la bandeja de entrada no son la única forma en que las personas "verifican" el correo electrónico. Muchos también leen las notificaciones que surgen en la esquina de las pantallas de sus computadoras cada vez que llega un correo electrónico, perdiendo varios segundos cada vez.
Y estas interrupciones tienen costes añadidos. La investigadora Sophie Leroy, de la Universidad de Washington, describe lo que sucede: “Como todavía estoy pensando en la Tarea A al intentar realizar la Tarea B, no tengo la capacidad cognitiva para procesar esas dos tareas al mismo tiempo y hacer un trabajo perfecto en ambos."
Por lo tanto, entre revisar el correo electrónico seis veces más de lo necesario, dejar que las notificaciones nos interrumpan y tomar tiempo para volver a encarrilarnos, perdemos 21 minutos por día.
La solución es simple, sin embargo. Desactive las notificaciones y programe el tiempo (aproximadamente 5 a 8 minutos) cada hora para consultar el correo electrónico. Para algunos roles en algunas profesiones, esto no es viable. Y puede ser muy incómodo para aquellos que están acostumbrados a estar al tanto de todo lo que viene y responder en cuestión de minutos. Pero la mayoría de los que lo intentan encuentran que sus rápidos tiempos de respuesta han sido innecesarios.
Bandejas de entrada llenas de residuos 27 minutos por día. Muchos han argumentado que ya no hay una razón para mover los correos electrónicos de la bandeja de entrada porque la funcionalidad de búsqueda de las aplicaciones de correo electrónico comunes es lo suficientemente potente como para facilitar la búsqueda de un mensaje entre cientos o incluso miles. Tienen razón, pero solo en parte. La búsqueda es la forma más rápida de encontrar correos electrónicos antiguos, pero las bandejas de entrada llenas nos cuestan tiempo por otra razón.
Cuando revisamos una bandeja de entrada llena de gente, volvemos a leer los correos electrónicos una y otra vez. No podemos evitarlo; Si están ahí, los leemos. En promedio, los profesionales tienen más de 200 correos electrónicos en su bandeja de entrada y reciben 120 nuevos cada día, pero responden a solo el 25% de ellos. Sin un plan de limpieza consciente, la acumulación de datos sigue creciendo. Y, si las personas van a sus bandejas de entrada 15 veces al día y pasan solo cuatro segundos mirando cada correo electrónico (el tiempo que toma leer el texto de vista previa promedio) y releen solo el 10% de ellos (una estimación basada en el número de mensajes que caben en la pantalla de la computadora promedio), perderán 27 minutos cada día. Para la pequeña parte de las personas que no archivan, estos ahorros serán un poco más modestos (más como 22 minutos) porque tendrán que comenzar a pasar cinco minutos cada día archivando correos electrónicos para limpiar su bandeja de entrada.
En cualquier caso, el antídoto es la regla de un solo toque. Esto significa siempre archivar o eliminar correos electrónicos después de leerlos la primera vez. Este enfoque puede parecer absurdo para ciertos mensajes, como los que requieren una respuesta tardía. Sin embargo, un correo electrónico leído que necesita una respuesta posterior ya no es un correo electrónico que requiere lectura; Es una tarea que requiere acción. Debería tratarse como tal y sacarse de la bandeja de entrada a una lista de tareas pendientes.
Usar carpetas para organizar y encontrar desechos de correos electrónicos 14 minutos por día. Debido a que los profesionales se demoran en responder el 37% del tiempo, encontrar mensajes que ya hayamos leído es una parte importante del trabajo de procesamiento del correo electrónico.
La mayoría de las personas se ocupan de esto creando carpetas para diversos temas o personas o tipos de mensajes y archivándolos en consecuencia. En promedio, las personas crean una nueva carpeta de correo electrónico cada cinco días y tienen 37 en mano. Pero este enfoque (hacer clic en las carpetas para encontrar lo que necesita) es un 9% más lento que buscar con palabras clave, o un 50% más lento en comparación con las búsquedas que utilizan operadores comunes (por ejemplo, "from: connect@zarvana.com").
La búsqueda es una solución. Otro es el correo electrónico/integraciones de listas de tareas. Estos funcionan ya sea proporcionando a los usuarios una dirección de correo electrónico única a la que pueden reenviar / enviar correos electrónicos para la conversión automática en tareas, o permitir que los usuarios agreguen correos electrónicos a una versión reducida de la aplicación de lista de tareas incrustada en su aplicación de correo electrónico. En conjunto, estos métodos pueden ahorrar a los usuarios 14 minutos por día.
Archivar correos electrónicos en muchas carpetas usando un mouse desperdicia 11 minutos por día. Las 37 carpetas apiladas en el lado izquierdo de la aplicación de correo electrónico de la mayoría de los usuarios afectan más que el tiempo de re-búsqueda. Aproximadamente el 10% del tiempo total que las personas invierten en el correo electrónico se invierte en archivar los mensajes que desean conservar, un proceso que consta de dos fases: decidir dónde deben ir los correos electrónicos y luego moverlos a las carpetas seleccionadas. Cuantas más opciones tengamos, más tiempo nos tomará tomar una decisión.
Sabemos que las carpetas no son necesarias para volver a encontrar los correos electrónicos, ¿entonces cuántos necesitamos realmente? Hemos encontrado que la mayoría de las personas solo requieren dos: uno para los correos electrónicos que leemos cuando llegan a la bandeja de entrada, pero que también requieren una acción adicional (lo que llamamos "Archivo") y otro para los correos electrónicos que podríamos querer leer más adelante (lo que llamamos "lectura"). ¿Por qué no tener cero carpetas? Necesitamos al menos uno para poder recibir correos electrónicos de nuestras bandejas de entrada.
Para calcular el tiempo ahorrado al pasar de 37 a dos carpetas, usamos la Ley de Hick, un principio psicológico que describe la relación matemática entre el número de opciones y el tiempo de toma de decisiones. Nos dice que una decisión de 37 opciones es cinco veces más lenta que una decisión de dos opciones.
También hay formas de mejorar la eficiencia y precisión de la presentación de correos electrónicos mediante el uso de reglas o filtros automatizados, que nos ayudan a evitar el riesgo de arrastrar y soltar correos electrónicos en el lugar equivocado, y los métodos abreviados de teclado, que son más de un 50% más rápidos que utilizando un ratón. Por ejemplo, los usuarios de Windows Outlook pueden enviar correos electrónicos presionando control + shift + v y luego seleccionando su carpeta deseada de una lista (en G Suite, los usuarios solo pueden presionar "v" y luego seleccionar la carpeta deseada). Los usuarios de Outlook también pueden crear "pasos rápidos" que les permiten mover correos electrónicos a una carpeta específica con una secuencia de teclado, ahorrando aún más tiempo.
Leer y procesar correos electrónicos irrelevantes nos cuesta 8 minutos por día: de acuerdo con los datos de Sanebox, el 62% de todos los correos electrónicos no es importante y puede procesarse de forma masiva. Pero incluso el procesamiento masivo lleva tiempo. La persona promedio abre el 20% de los "correos de permisos" (por ejemplo, boletines informativos) y pasa entre 15 y 20 segundos leyendo cada uno de estos correos electrónicos, consumiendo más de cuatro minutos por día. Incluso solo eliminar un correo electrónico toma un promedio de 3.2 segundos, sumando más de tres minutos por día, una razón pequeña pero importante para cancelar la suscripción y bloquear correos electrónicos no deseados en lugar de simplemente eliminarlos.
Para acabar con el hábito de procesar correos electrónicos irrelevantes individualmente, utilice un enfoque de tres partes: filtre de forma automática los boletines de noticias que realmente usa, cancele la suscripción de los que no lo hace y bloquee el correo no deseado y otros correos electrónicos que siguen llegando después de haber intentado cancelar la suscripción.
El correo electrónico se ha convertido en la pesadilla de la existencia de los trabajadores del siglo XXI, pero al implementar solo estas cinco prácticas, el correo electrónico puede convertirse una vez más en una herramienta para un trabajo eficaz:
Matt Plummer (@mtplummer) es el fundador de Zarvana, que ofrece programas en línea y servicios de capacitación para ayudar a los profesionales que trabajan a ser más productivos al desarrollar hábitos que ahorran tiempo. Antes de comenzar a trabajar en Zarvana, Matt pasó seis años en la escisión en Bain & Company, The Bridgespan Group, una firma de consultoría de estrategia y gestión para organizaciones sin fines de lucro, fundaciones y filántropos.
Gestión del tiempo
Harvard Business Review
De acuerdo con un análisis de McKinsey, el profesional promedio gasta el 28% de la jornada laboral leyendo y respondiendo el correo electrónico. Para el trabajador promedio de tiempo completo en los Estados Unidos, eso equivale a 2.6 horas pasadas y 120 mensajes recibidos por día.
La mayoría de los profesionales han recurrido a uno de los dos mecanismos de afrontamiento extremos como un último intento de sobrevivir al ataque sin fin: en un extremo, están los devotos de la bandeja de entrada cero que compulsivamente mantienen sus bandejas de entrada claras, y, en el otro, están aquellos que esencialmente se han rendido. Los correos electrónicos entran en su bandeja de entrada y permanecen.
Frente a estos dos extremos, algunos han abogado por un enfoque más moderado: simplemente, revise el correo electrónico con menos frecuencia.
Nuestro equipo en Zarvana, una compañía que enseña prácticas de gestión del tiempo respaldadas por la investigación, se dispuso a ver si existe una forma basada en datos para reducir las 2.6 horas diarias dedicadas al correo electrónico sin sacrificar la eficacia. Lo que nos sorprendió incluso a nosotros: nos dimos cuenta de que podríamos ahorrar más de la mitad del tiempo que actualmente gastamos en el correo electrónico, o una hora y 21 minutos por día.
Aquí están las cinco maneras en que perdemos innecesariamente este tiempo y cómo recuperarlo:
Revisar los desperdicios de correo electrónico 21 minutos por día. En promedio, los profesionales revisan su correo electrónico 15 veces al día, o cada 37 minutos. ¿La mayoría de las personas esperan una respuesta dentro de ese plazo? No. De hecho, solo el 11% de los clientes y el 8% de los compañeros de trabajo esperan una respuesta en menos de una hora. Pero aproximadamente el 40% de las personas esperan una respuesta en aproximadamente una hora. Si las personas revisaran su correo electrónico cada hora en lugar de cada 37 minutos, podrían eliminar seis cheques de correo electrónico de su día.
¿Qué impacto tendría eso? Algunas investigaciones sugieren que las personas pueden tardar hasta 23 minutos y 15 segundos en recuperarse completamente después de una interrupción, como un descanso para revisar el correo electrónico. Si bien no dudamos de la verdad en este hallazgo, a los efectos de calcular el ahorro de tiempo, utilizamos los resultados mucho más conservadores de un estudio de la Universidad de Loughborough, que concluyó que las personas necesitan 64 segundos para volver a trabajar al mismo ritmo. lo dejaron
Los viajes a la bandeja de entrada no son la única forma en que las personas "verifican" el correo electrónico. Muchos también leen las notificaciones que surgen en la esquina de las pantallas de sus computadoras cada vez que llega un correo electrónico, perdiendo varios segundos cada vez.
Y estas interrupciones tienen costes añadidos. La investigadora Sophie Leroy, de la Universidad de Washington, describe lo que sucede: “Como todavía estoy pensando en la Tarea A al intentar realizar la Tarea B, no tengo la capacidad cognitiva para procesar esas dos tareas al mismo tiempo y hacer un trabajo perfecto en ambos."
Por lo tanto, entre revisar el correo electrónico seis veces más de lo necesario, dejar que las notificaciones nos interrumpan y tomar tiempo para volver a encarrilarnos, perdemos 21 minutos por día.
La solución es simple, sin embargo. Desactive las notificaciones y programe el tiempo (aproximadamente 5 a 8 minutos) cada hora para consultar el correo electrónico. Para algunos roles en algunas profesiones, esto no es viable. Y puede ser muy incómodo para aquellos que están acostumbrados a estar al tanto de todo lo que viene y responder en cuestión de minutos. Pero la mayoría de los que lo intentan encuentran que sus rápidos tiempos de respuesta han sido innecesarios.
Bandejas de entrada llenas de residuos 27 minutos por día. Muchos han argumentado que ya no hay una razón para mover los correos electrónicos de la bandeja de entrada porque la funcionalidad de búsqueda de las aplicaciones de correo electrónico comunes es lo suficientemente potente como para facilitar la búsqueda de un mensaje entre cientos o incluso miles. Tienen razón, pero solo en parte. La búsqueda es la forma más rápida de encontrar correos electrónicos antiguos, pero las bandejas de entrada llenas nos cuestan tiempo por otra razón.
Cuando revisamos una bandeja de entrada llena de gente, volvemos a leer los correos electrónicos una y otra vez. No podemos evitarlo; Si están ahí, los leemos. En promedio, los profesionales tienen más de 200 correos electrónicos en su bandeja de entrada y reciben 120 nuevos cada día, pero responden a solo el 25% de ellos. Sin un plan de limpieza consciente, la acumulación de datos sigue creciendo. Y, si las personas van a sus bandejas de entrada 15 veces al día y pasan solo cuatro segundos mirando cada correo electrónico (el tiempo que toma leer el texto de vista previa promedio) y releen solo el 10% de ellos (una estimación basada en el número de mensajes que caben en la pantalla de la computadora promedio), perderán 27 minutos cada día. Para la pequeña parte de las personas que no archivan, estos ahorros serán un poco más modestos (más como 22 minutos) porque tendrán que comenzar a pasar cinco minutos cada día archivando correos electrónicos para limpiar su bandeja de entrada.
En cualquier caso, el antídoto es la regla de un solo toque. Esto significa siempre archivar o eliminar correos electrónicos después de leerlos la primera vez. Este enfoque puede parecer absurdo para ciertos mensajes, como los que requieren una respuesta tardía. Sin embargo, un correo electrónico leído que necesita una respuesta posterior ya no es un correo electrónico que requiere lectura; Es una tarea que requiere acción. Debería tratarse como tal y sacarse de la bandeja de entrada a una lista de tareas pendientes.
Usar carpetas para organizar y encontrar desechos de correos electrónicos 14 minutos por día. Debido a que los profesionales se demoran en responder el 37% del tiempo, encontrar mensajes que ya hayamos leído es una parte importante del trabajo de procesamiento del correo electrónico.
La mayoría de las personas se ocupan de esto creando carpetas para diversos temas o personas o tipos de mensajes y archivándolos en consecuencia. En promedio, las personas crean una nueva carpeta de correo electrónico cada cinco días y tienen 37 en mano. Pero este enfoque (hacer clic en las carpetas para encontrar lo que necesita) es un 9% más lento que buscar con palabras clave, o un 50% más lento en comparación con las búsquedas que utilizan operadores comunes (por ejemplo, "from: connect@zarvana.com").
La búsqueda es una solución. Otro es el correo electrónico/integraciones de listas de tareas. Estos funcionan ya sea proporcionando a los usuarios una dirección de correo electrónico única a la que pueden reenviar / enviar correos electrónicos para la conversión automática en tareas, o permitir que los usuarios agreguen correos electrónicos a una versión reducida de la aplicación de lista de tareas incrustada en su aplicación de correo electrónico. En conjunto, estos métodos pueden ahorrar a los usuarios 14 minutos por día.
Archivar correos electrónicos en muchas carpetas usando un mouse desperdicia 11 minutos por día. Las 37 carpetas apiladas en el lado izquierdo de la aplicación de correo electrónico de la mayoría de los usuarios afectan más que el tiempo de re-búsqueda. Aproximadamente el 10% del tiempo total que las personas invierten en el correo electrónico se invierte en archivar los mensajes que desean conservar, un proceso que consta de dos fases: decidir dónde deben ir los correos electrónicos y luego moverlos a las carpetas seleccionadas. Cuantas más opciones tengamos, más tiempo nos tomará tomar una decisión.
Sabemos que las carpetas no son necesarias para volver a encontrar los correos electrónicos, ¿entonces cuántos necesitamos realmente? Hemos encontrado que la mayoría de las personas solo requieren dos: uno para los correos electrónicos que leemos cuando llegan a la bandeja de entrada, pero que también requieren una acción adicional (lo que llamamos "Archivo") y otro para los correos electrónicos que podríamos querer leer más adelante (lo que llamamos "lectura"). ¿Por qué no tener cero carpetas? Necesitamos al menos uno para poder recibir correos electrónicos de nuestras bandejas de entrada.
Para calcular el tiempo ahorrado al pasar de 37 a dos carpetas, usamos la Ley de Hick, un principio psicológico que describe la relación matemática entre el número de opciones y el tiempo de toma de decisiones. Nos dice que una decisión de 37 opciones es cinco veces más lenta que una decisión de dos opciones.
También hay formas de mejorar la eficiencia y precisión de la presentación de correos electrónicos mediante el uso de reglas o filtros automatizados, que nos ayudan a evitar el riesgo de arrastrar y soltar correos electrónicos en el lugar equivocado, y los métodos abreviados de teclado, que son más de un 50% más rápidos que utilizando un ratón. Por ejemplo, los usuarios de Windows Outlook pueden enviar correos electrónicos presionando control + shift + v y luego seleccionando su carpeta deseada de una lista (en G Suite, los usuarios solo pueden presionar "v" y luego seleccionar la carpeta deseada). Los usuarios de Outlook también pueden crear "pasos rápidos" que les permiten mover correos electrónicos a una carpeta específica con una secuencia de teclado, ahorrando aún más tiempo.
Leer y procesar correos electrónicos irrelevantes nos cuesta 8 minutos por día: de acuerdo con los datos de Sanebox, el 62% de todos los correos electrónicos no es importante y puede procesarse de forma masiva. Pero incluso el procesamiento masivo lleva tiempo. La persona promedio abre el 20% de los "correos de permisos" (por ejemplo, boletines informativos) y pasa entre 15 y 20 segundos leyendo cada uno de estos correos electrónicos, consumiendo más de cuatro minutos por día. Incluso solo eliminar un correo electrónico toma un promedio de 3.2 segundos, sumando más de tres minutos por día, una razón pequeña pero importante para cancelar la suscripción y bloquear correos electrónicos no deseados en lugar de simplemente eliminarlos.
Para acabar con el hábito de procesar correos electrónicos irrelevantes individualmente, utilice un enfoque de tres partes: filtre de forma automática los boletines de noticias que realmente usa, cancele la suscripción de los que no lo hace y bloquee el correo no deseado y otros correos electrónicos que siguen llegando después de haber intentado cancelar la suscripción.
El correo electrónico se ha convertido en la pesadilla de la existencia de los trabajadores del siglo XXI, pero al implementar solo estas cinco prácticas, el correo electrónico puede convertirse una vez más en una herramienta para un trabajo eficaz:
- Desactiva las notificaciones y en su lugar revisa tu correo cada hora.
- Mueva todos los correos electrónicos de su bandeja de entrada la primera vez que lo lea
- Utilice la funcionalidad de búsqueda con los operadores de búsqueda para volver a encontrar los correos electrónicos
- Configure solo dos carpetas de correo electrónico y use accesos directos para archivar correos electrónicos allí
- Evite procesar correos electrónicos irrelevantes o menos importantes individualmente
Matt Plummer (@mtplummer) es el fundador de Zarvana, que ofrece programas en línea y servicios de capacitación para ayudar a los profesionales que trabajan a ser más productivos al desarrollar hábitos que ahorran tiempo. Antes de comenzar a trabajar en Zarvana, Matt pasó seis años en la escisión en Bain & Company, The Bridgespan Group, una firma de consultoría de estrategia y gestión para organizaciones sin fines de lucro, fundaciones y filántropos.
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