Cómo decidir qué tareas delegar
Por Jenny Blake
Harvard Business Review
Delegar
¡Silbido! Algo necesita tu atención. ¿Es un correo electrónico? ¿Un tweet? ¿Un texto? ¿Un recordatorio en su teléfono? ¿Un calendario invita? ¡Silbido! Otro. ¡Silbido! Hay ese sonido otra vez. O tal vez es una señal visual, un recuento ascendente de tickers en sus iconos de aplicación o bandeja de entrada.
Rápido, ¿por qué no respondes ahora mismo? Dice el diablo en su hombro digital - su remitente estará satisfecho inmediatamente y usted será recompensado con un golpe de la dopamina. ¡Pero espera! El ángel en el otro lado de las tuberías, implorándole para apuntar en el foco, la estrategia, el significado, y el impacto en otro lugar. Un poco aturdido, vuelves al centro: ¿En qué trabajabas de nuevo? ¿Qué era más importante que lo que acababa de llegar? Es difícil de recordar.
Cuando llego a máximo Ping - la sensación de que no tengo espacio para otra solicitud sin sacrificar mi cordura o mis proyectos estratégicos - me tomo un momento para centrarse en lo que más importa, y me recuerdo que no tengo que volar Solo en mi trabajo cotidiano.
Nuestro "ángel" de tareas y proyectos favoritos es el diablo de otra persona, y viceversa. Eso significa que hay alguien por ahí que puede deleitarse con el diablo de sus detalles. La habilidad es aprender a delegar. Incluso mejor que tú ahora mismo. Incluso si usted piensa que ya delegar de manera efectiva en cierta medida, apuesto a que tiene espacio para una mayor eficiencia y la paz resultante de la mente, ya sea en el hogar o frente de trabajo. Todos tenemos un talón del máximo aquiles Ping, si es algo tan mundano como la lavandería o tan importante como la contabilidad mensual.
Muchos de nosotros conocemos los vagos beneficios y el objetivo de la delegación: crear equipos que puedan compartir la carga de trabajo para que realice el trabajo de expresión más alto que sólo usted puede hacerlo. Pero en la práctica, se acumulan y los cuellos de botella fuera de una variedad de temores: el trabajo no se hará a las especificaciones, que me llevará más tiempo para asignar que rápidamente hacer yo, este es el trabajo que nadie quiere hacer, va a costar Demasiado, qué si esta persona no se puede confiar, y así sucesivamente.
Solía creer todas esas pequeñas mentiras blancas que me decían. Era mi perfeccionista interior hablando, alzando la cabeza y me llevaba directamente por el camino hacia el agotamiento, donde antes había estado muchas veces. Incluso yo no soy inmune a caer en la trampa "Pero no puedo delegar esto!" Y pisar agua de nuevo. Pero todos estos miedos son un mito.
La delegación es lo que resucitó mi negocio desde el borde del colapso en el 2013. La delegación es lo que me ayudó a triplicar mis ingresos en el 2014 desde los tres años anteriores, y la delegación es lo que me ha ayudado a ganar más en lo que va de este año, al escribir esto en mayo, Que los tres años anteriores combinados.
Contratar más ayuda, mientras que hace una mella en el presupuesto, me ha ayudado mucho fuera de ganar el costo de la creación de un equipo que sé que puedo confiar.
En un cierto punto, todo lo que puede ser delegado debe ser; con excepción rara. Realice una auditoría utilizando las seis T para determinar qué tareas tienen más sentido para descargar:
Minúsculo: Tareas que son tan pequeñas que parecen intrascendentes para hacer frente, pero que se suman. Nunca son importantes o urgentes, e incluso si sólo toman unos minutos que terminan por sacarle de la corriente de trabajo más estratégico. Por ejemplo, registrarse en una conferencia o evento, agregarlo a su calendario, y reservar el hotel y el vuelo - por su cuenta cada una de estas cosas no puede tomar mucho tiempo, pero en conjunto, todos se suman.
Tedioso: Las tareas que son relativamente simples, probablemente no son el mejor uso de su tiempo. Las tareas muy sencillas pueden (y deben) ser manejadas por cualquier persona excepto usted. Por ejemplo, introducir manualmente una lista de 100 elementos en una hoja de cálculo y codificarla en color, o actualizar los KPI en su plataforma de presentación.
Consumir tiempo: Tareas que, aunque pueden ser importantes e incluso algo complejas, consumen mucho tiempo y no requieren que realice el 80% inicial de la investigación. Usted puede entrar fácilmente cuando la tarea esté completada al 80% y dar aprobación, supervisión y / o dirección en los próximos pasos.
Enseñable: Tareas que, aunque complejas, parecen al principio y que posiblemente comprenden varias subtareas más pequeñas, pueden traducirse a un sistema y transmitirse, con lo que sigue proporcionando controles de calidad y aprobación final. Por ejemplo, enseñar a uno de sus informes directos cómo redactar la plataforma de presentación para la reunión mensual de todas las manos, e incluso cómo ser el que entregue esas actualizaciones al equipo.
Terribles en: Tareas que no sólo no caen en sus fortalezas, pero en un área donde se siente despreciado. Usted tarda mucho más tiempo que las personas capacitadas en esta área, y todavía producir un resultado secundario. Por ejemplo, el diseño visual de las diapositivas de PowerPoint para la reunión del equipo, o incluso la contratación de un diseñador profesional para una próxima presentación fuera de su organización, como una próxima conversación TEDx.
Tiempo sensible: Tareas que son sensibles al tiempo pero que compiten con otras prioridades; No hay suficiente tiempo para hacerlas todas a la vez, por lo que delegar una tarea importante y sensible al tiempo para que se pueda hacer en paralelo a sus otros plazos de proyecto. Por ejemplo, dejar su iPad en el plan después de un vuelo (como lamentablemente hace poco); Trabajando para recuperarlo antes de que desaparezca completamente en el aeropuerto perdido y encontrado abismo llamando al servicio al cliente todos los días (con largos tiempos de espera). Llamar a una aerolínea para cambiar las asignaciones de asientos para el día siguiente mientras esté en reuniones de todo el día.
Uno de los diferenciadores centrales para determinar qué delegar es revisar con frecuencia (si no todos los días) para examinar lo que está en su plato y preguntar: ¿Qué puede usted y sólo usted puede hacerlo? ¿Cómo puedes delegar el resto?
Su asignación: En el transcurso de las próximas dos semanas, tome nota de las tareas que corresponden a las 6 T anteriores (ya sea hacerlo en una hoja de papel o en una plantilla de seguimiento como ésta con columnas para diferentes categorías en casa y trabajo). Para obtener más ideas sobre qué delegar, echa un vistazo a esta lista de más de 75 tareas que he delegado en el último año.
Incluso si todavía no está seguro de a quién delegar, o incluso cómo, empezar por capturar el qué. Entonces observe como su mente (y el ángel en su hombro de trabajo) comienzan mágicamente a crear soluciones para los próximos pasos desde ese nuevo punto de vista del espacio y la autoconciencia.
Jenny Blake es un profesional y estratega de negocios y orador que ayuda a las personas a construir carreras sostenibles y dinámicas que ama. Ella es la autora de PIVOT: El único movimiento que importa es tu siguiente (Portfolio / Penguin Random House). Su último curso es Delegation Ninja: Turn Frantic en Freedom. Obtenga más información en PivotMethod.com/toolkit, y echa un vistazo a su Pivot Podcast.
Harvard Business Review
Delegar
¡Silbido! Algo necesita tu atención. ¿Es un correo electrónico? ¿Un tweet? ¿Un texto? ¿Un recordatorio en su teléfono? ¿Un calendario invita? ¡Silbido! Otro. ¡Silbido! Hay ese sonido otra vez. O tal vez es una señal visual, un recuento ascendente de tickers en sus iconos de aplicación o bandeja de entrada.
Rápido, ¿por qué no respondes ahora mismo? Dice el diablo en su hombro digital - su remitente estará satisfecho inmediatamente y usted será recompensado con un golpe de la dopamina. ¡Pero espera! El ángel en el otro lado de las tuberías, implorándole para apuntar en el foco, la estrategia, el significado, y el impacto en otro lugar. Un poco aturdido, vuelves al centro: ¿En qué trabajabas de nuevo? ¿Qué era más importante que lo que acababa de llegar? Es difícil de recordar.
Cuando llego a máximo Ping - la sensación de que no tengo espacio para otra solicitud sin sacrificar mi cordura o mis proyectos estratégicos - me tomo un momento para centrarse en lo que más importa, y me recuerdo que no tengo que volar Solo en mi trabajo cotidiano.
Nuestro "ángel" de tareas y proyectos favoritos es el diablo de otra persona, y viceversa. Eso significa que hay alguien por ahí que puede deleitarse con el diablo de sus detalles. La habilidad es aprender a delegar. Incluso mejor que tú ahora mismo. Incluso si usted piensa que ya delegar de manera efectiva en cierta medida, apuesto a que tiene espacio para una mayor eficiencia y la paz resultante de la mente, ya sea en el hogar o frente de trabajo. Todos tenemos un talón del máximo aquiles Ping, si es algo tan mundano como la lavandería o tan importante como la contabilidad mensual.
Muchos de nosotros conocemos los vagos beneficios y el objetivo de la delegación: crear equipos que puedan compartir la carga de trabajo para que realice el trabajo de expresión más alto que sólo usted puede hacerlo. Pero en la práctica, se acumulan y los cuellos de botella fuera de una variedad de temores: el trabajo no se hará a las especificaciones, que me llevará más tiempo para asignar que rápidamente hacer yo, este es el trabajo que nadie quiere hacer, va a costar Demasiado, qué si esta persona no se puede confiar, y así sucesivamente.
Solía creer todas esas pequeñas mentiras blancas que me decían. Era mi perfeccionista interior hablando, alzando la cabeza y me llevaba directamente por el camino hacia el agotamiento, donde antes había estado muchas veces. Incluso yo no soy inmune a caer en la trampa "Pero no puedo delegar esto!" Y pisar agua de nuevo. Pero todos estos miedos son un mito.
La delegación es lo que resucitó mi negocio desde el borde del colapso en el 2013. La delegación es lo que me ayudó a triplicar mis ingresos en el 2014 desde los tres años anteriores, y la delegación es lo que me ha ayudado a ganar más en lo que va de este año, al escribir esto en mayo, Que los tres años anteriores combinados.
Contratar más ayuda, mientras que hace una mella en el presupuesto, me ha ayudado mucho fuera de ganar el costo de la creación de un equipo que sé que puedo confiar.
En un cierto punto, todo lo que puede ser delegado debe ser; con excepción rara. Realice una auditoría utilizando las seis T para determinar qué tareas tienen más sentido para descargar:
Minúsculo: Tareas que son tan pequeñas que parecen intrascendentes para hacer frente, pero que se suman. Nunca son importantes o urgentes, e incluso si sólo toman unos minutos que terminan por sacarle de la corriente de trabajo más estratégico. Por ejemplo, registrarse en una conferencia o evento, agregarlo a su calendario, y reservar el hotel y el vuelo - por su cuenta cada una de estas cosas no puede tomar mucho tiempo, pero en conjunto, todos se suman.
Tedioso: Las tareas que son relativamente simples, probablemente no son el mejor uso de su tiempo. Las tareas muy sencillas pueden (y deben) ser manejadas por cualquier persona excepto usted. Por ejemplo, introducir manualmente una lista de 100 elementos en una hoja de cálculo y codificarla en color, o actualizar los KPI en su plataforma de presentación.
Consumir tiempo: Tareas que, aunque pueden ser importantes e incluso algo complejas, consumen mucho tiempo y no requieren que realice el 80% inicial de la investigación. Usted puede entrar fácilmente cuando la tarea esté completada al 80% y dar aprobación, supervisión y / o dirección en los próximos pasos.
Enseñable: Tareas que, aunque complejas, parecen al principio y que posiblemente comprenden varias subtareas más pequeñas, pueden traducirse a un sistema y transmitirse, con lo que sigue proporcionando controles de calidad y aprobación final. Por ejemplo, enseñar a uno de sus informes directos cómo redactar la plataforma de presentación para la reunión mensual de todas las manos, e incluso cómo ser el que entregue esas actualizaciones al equipo.
Terribles en: Tareas que no sólo no caen en sus fortalezas, pero en un área donde se siente despreciado. Usted tarda mucho más tiempo que las personas capacitadas en esta área, y todavía producir un resultado secundario. Por ejemplo, el diseño visual de las diapositivas de PowerPoint para la reunión del equipo, o incluso la contratación de un diseñador profesional para una próxima presentación fuera de su organización, como una próxima conversación TEDx.
Tiempo sensible: Tareas que son sensibles al tiempo pero que compiten con otras prioridades; No hay suficiente tiempo para hacerlas todas a la vez, por lo que delegar una tarea importante y sensible al tiempo para que se pueda hacer en paralelo a sus otros plazos de proyecto. Por ejemplo, dejar su iPad en el plan después de un vuelo (como lamentablemente hace poco); Trabajando para recuperarlo antes de que desaparezca completamente en el aeropuerto perdido y encontrado abismo llamando al servicio al cliente todos los días (con largos tiempos de espera). Llamar a una aerolínea para cambiar las asignaciones de asientos para el día siguiente mientras esté en reuniones de todo el día.
Uno de los diferenciadores centrales para determinar qué delegar es revisar con frecuencia (si no todos los días) para examinar lo que está en su plato y preguntar: ¿Qué puede usted y sólo usted puede hacerlo? ¿Cómo puedes delegar el resto?
Su asignación: En el transcurso de las próximas dos semanas, tome nota de las tareas que corresponden a las 6 T anteriores (ya sea hacerlo en una hoja de papel o en una plantilla de seguimiento como ésta con columnas para diferentes categorías en casa y trabajo). Para obtener más ideas sobre qué delegar, echa un vistazo a esta lista de más de 75 tareas que he delegado en el último año.
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Editores originales conservan todos los derechos.
Traducción:
Oscar Hernando Benavides Paz, MBA
Universidad de Nariño
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