¿Su empresa está utilizando los datos de los empleados éticamente?
Por Kon Leong
Harvard Business Review
Gestión de Personal
Potter Stewart, juez asociado de la Corte Suprema de los Estados Unidos, dijo una vez: "La ética es saber la diferencia entre lo que tiene derecho a hacer y lo que es correcto". El juez Stewart probablemente no sabía cómo empezarían las nuevas tecnologías de datos Para difuminar esos límites.
Con el surgimiento de nuevas tecnologías de la información, las corporaciones pueden ahora amasar y analizar volúmenes sin precedentes de datos no estructurados: los datos creados por los humanos, como el texto contenido en los documentos de la compañía, correo electrónico, mensajería instantánea y medios sociales. La recolección de estos datos fue originalmente impulsada por la obligación de producir evidencia para litigios, preservar los registros de negocios y responder a las demandas de información de los reguladores, pero ahora se ha dado cuenta de que todos esos datos pueden abrir nuevas perspectivas de capacidades de gestión, como la visualización de las interacciones de los empleados, el mapeo de la experiencia del dominio, la repetición de eventos pasados, el seguimiento del sentimiento de los empleados y la información sobre toda la actividad humana en toda la organización.
Estas capacidades están creando mucha emoción, angustia y debate. Si bien los beneficios son claramente de gran alcance y potencialmente cambia el juego, hay cuestiones éticas a considerar. Cuando las empresas recogen todos los datos generados por sus empleados, siempre existe el riesgo de que la privacidad del empleado sea sacrificada con fines de lucro.
Considere las siguientes formas en que las empresas están utilizando los datos de los empleados:
¿Quién sabe quién? ¿Quién sabe qué? Las empresas utilizan datos de empleados para delinear una red de relaciones entre empleados, clientes, vendedores y otros, identificando expertos en la materia. Para las ventas y el desarrollo de negocios, esta es una herramienta invaluable. Un gerente de ventas de una importante corporación de servicios, por ejemplo, puede querer saber qué empleados tienen las relaciones más fuertes con los ejecutivos de un cliente antes de visitarlos y quién mejor entiende el tema de la reunión. Pero los conflictos éticos pueden surgir, digamos cuando el análisis identifica las relaciones personales sensibles que tal vez no debería haber existido en los servidores corporativos en el primer lugar.
¿Qué empleados es probable que deje de fumar? Si bien no es una solicitud poco común para identificar a los empleados que son riesgos de vuelo dentro de una organización, la amplitud y la profundidad de dicho análisis puede dejar a los empleados con una inquietante sensación de estar bajo vigilancia. También existe el riesgo de que los gerentes puedan saltar a conclusiones fáciles sobre los resultados en lugar de desenterrar los problemas reales, por ejemplo suponiendo que un empleado distraído se desactiva cuando realmente están pasando por problemas en casa.
Botón de repetición instantánea para incidentes escalados. Durante los incidentes escalados, los datos oportunos y completos pueden ser la mejor defensa contra un evento sorpresa, como una investigación interna sobre una acusación de comportamiento inapropiado entre un ejecutivo y un subordinado. La tecnología actual puede reunir toda la información pertinente sobre el asunto y presentar un análisis completo para que la administración pueda responder de manera efectiva y oportuna. Sin embargo, esto requiere una gran cantidad de datos para ser retenidos, junto con poderosas herramientas de búsqueda y análisis, que en conjunto, si se usan sin reparos, pueden infringir la privacidad de todos los empleados.
Estos casos de uso presentan complicaciones complejas entre lo que las empresas pueden hacer con todos los datos de los empleados que están recopilando y qué deben hacer. ¿Qué pueden hacer los gerentes individuales para asegurarse de que los datos que se recogen en sus organizaciones se están utilizando éticamente?
Entender la zona de confort de privacidad de su empresa. Consiga una sensación de donde su compañía y empleados están parado con respecto a la aislamiento. Cada organización y cada país tiene su propia cultura y definición de privacidad. Por ejemplo, la UE tiene el Reglamento General de Protección de Datos, que regula y protege la privacidad de los datos de los individuos, mientras que los Estados Unidos son más laxos sobre la protección de la privacidad. Definir esta zona de comodidad de privacidad y buscar entender qué expectativas de privacidad existen dentro de su departamento y compañía puede ayudar a guiar las decisiones sobre asuntos de privacidad.
Pida orientación de su comité de gobierno de información (IG). Muchas organizaciones han reconocido los peligros de los datos agrupados y han comenzado a formar un comité para coordinar una estrategia de gestión de la información. Este comité puede ofrecer orientación sobre las soluciones disponibles para proteger la privacidad de los empleados mientras se mantiene en línea con los objetivos corporativos. Los miembros típicos del comité de IG incluyen al consejero general, al jefe de riesgos, al jefe de cumplimiento, al jefe de información, al jefe de seguridad de la información y al jefe de datos.
Comparta la orientación con su equipo y fomente las mejores prácticas. A la espera de las orientaciones del comité IG, puede comenzar a implementar las mejores prácticas, como alentar a los empleados a limitar el uso de dispositivos y recursos corporativos para fines oficiales de negocios. Mantener la información personal fuera del correo electrónico de la empresa y los dispositivos de la empresa siempre que sea posible reducirá la exposición innecesaria.
Invitar comentarios. Los gobiernos y las agencias reguladoras se han dado cuenta del poder de la información electrónica y han escrito activamente leyes de "denunciantes" para ordenar la protección de los denunciantes. Los gerentes deben crear un espacio seguro para discutir la ética corporativa y alentar la retroalimentación de los empleados con el fin de maximizar la transparencia y minimizar los peligros de los eventos de denuncia. Crear un foro para que los empleados expresen sus opiniones podría iluminar prácticas cuestionables que la administración no ha considerado. Por encima de todo, los empleados nunca deben sentirse callados o temerosos de hablar.
Al igual que con cualquier tecnología poderosa, no podemos poner el gran genio de datos de nuevo en la botella, e ignorar sus riesgos a nuestro propio riesgo. La forma en que usamos o abusamos de las tecnologías digitales y los datos que generan es uno de los mayores desafíos éticos de nuestro tiempo.
Si el juez Stewart definiera la ética digital hoy en día, podría observar que lo que tenemos derecho a hacer es fácil: está definido por la ley. Sin embargo, lo que es correcto hacer es mucho menos claro. En el mundo de los grandes datos, estamos destinados a jugar y tropezar, pero creo que el juez Stewart estaría de acuerdo: es hora de que aprendamos la diferencia.
Kon Leong es cofundador y CEO de ZL Technologies, Inc., un proveedor de software y cloud para grandes empresas para soluciones de administración y análisis de información. Anteriormente, fue co-fundador de varias startups de alta tecnología.
Harvard Business Review
Gestión de Personal
Potter Stewart, juez asociado de la Corte Suprema de los Estados Unidos, dijo una vez: "La ética es saber la diferencia entre lo que tiene derecho a hacer y lo que es correcto". El juez Stewart probablemente no sabía cómo empezarían las nuevas tecnologías de datos Para difuminar esos límites.
Con el surgimiento de nuevas tecnologías de la información, las corporaciones pueden ahora amasar y analizar volúmenes sin precedentes de datos no estructurados: los datos creados por los humanos, como el texto contenido en los documentos de la compañía, correo electrónico, mensajería instantánea y medios sociales. La recolección de estos datos fue originalmente impulsada por la obligación de producir evidencia para litigios, preservar los registros de negocios y responder a las demandas de información de los reguladores, pero ahora se ha dado cuenta de que todos esos datos pueden abrir nuevas perspectivas de capacidades de gestión, como la visualización de las interacciones de los empleados, el mapeo de la experiencia del dominio, la repetición de eventos pasados, el seguimiento del sentimiento de los empleados y la información sobre toda la actividad humana en toda la organización.
Estas capacidades están creando mucha emoción, angustia y debate. Si bien los beneficios son claramente de gran alcance y potencialmente cambia el juego, hay cuestiones éticas a considerar. Cuando las empresas recogen todos los datos generados por sus empleados, siempre existe el riesgo de que la privacidad del empleado sea sacrificada con fines de lucro.
Considere las siguientes formas en que las empresas están utilizando los datos de los empleados:
¿Quién sabe quién? ¿Quién sabe qué? Las empresas utilizan datos de empleados para delinear una red de relaciones entre empleados, clientes, vendedores y otros, identificando expertos en la materia. Para las ventas y el desarrollo de negocios, esta es una herramienta invaluable. Un gerente de ventas de una importante corporación de servicios, por ejemplo, puede querer saber qué empleados tienen las relaciones más fuertes con los ejecutivos de un cliente antes de visitarlos y quién mejor entiende el tema de la reunión. Pero los conflictos éticos pueden surgir, digamos cuando el análisis identifica las relaciones personales sensibles que tal vez no debería haber existido en los servidores corporativos en el primer lugar.
¿Qué empleados es probable que deje de fumar? Si bien no es una solicitud poco común para identificar a los empleados que son riesgos de vuelo dentro de una organización, la amplitud y la profundidad de dicho análisis puede dejar a los empleados con una inquietante sensación de estar bajo vigilancia. También existe el riesgo de que los gerentes puedan saltar a conclusiones fáciles sobre los resultados en lugar de desenterrar los problemas reales, por ejemplo suponiendo que un empleado distraído se desactiva cuando realmente están pasando por problemas en casa.
Botón de repetición instantánea para incidentes escalados. Durante los incidentes escalados, los datos oportunos y completos pueden ser la mejor defensa contra un evento sorpresa, como una investigación interna sobre una acusación de comportamiento inapropiado entre un ejecutivo y un subordinado. La tecnología actual puede reunir toda la información pertinente sobre el asunto y presentar un análisis completo para que la administración pueda responder de manera efectiva y oportuna. Sin embargo, esto requiere una gran cantidad de datos para ser retenidos, junto con poderosas herramientas de búsqueda y análisis, que en conjunto, si se usan sin reparos, pueden infringir la privacidad de todos los empleados.
Estos casos de uso presentan complicaciones complejas entre lo que las empresas pueden hacer con todos los datos de los empleados que están recopilando y qué deben hacer. ¿Qué pueden hacer los gerentes individuales para asegurarse de que los datos que se recogen en sus organizaciones se están utilizando éticamente?
Entender la zona de confort de privacidad de su empresa. Consiga una sensación de donde su compañía y empleados están parado con respecto a la aislamiento. Cada organización y cada país tiene su propia cultura y definición de privacidad. Por ejemplo, la UE tiene el Reglamento General de Protección de Datos, que regula y protege la privacidad de los datos de los individuos, mientras que los Estados Unidos son más laxos sobre la protección de la privacidad. Definir esta zona de comodidad de privacidad y buscar entender qué expectativas de privacidad existen dentro de su departamento y compañía puede ayudar a guiar las decisiones sobre asuntos de privacidad.
Pida orientación de su comité de gobierno de información (IG). Muchas organizaciones han reconocido los peligros de los datos agrupados y han comenzado a formar un comité para coordinar una estrategia de gestión de la información. Este comité puede ofrecer orientación sobre las soluciones disponibles para proteger la privacidad de los empleados mientras se mantiene en línea con los objetivos corporativos. Los miembros típicos del comité de IG incluyen al consejero general, al jefe de riesgos, al jefe de cumplimiento, al jefe de información, al jefe de seguridad de la información y al jefe de datos.
Comparta la orientación con su equipo y fomente las mejores prácticas. A la espera de las orientaciones del comité IG, puede comenzar a implementar las mejores prácticas, como alentar a los empleados a limitar el uso de dispositivos y recursos corporativos para fines oficiales de negocios. Mantener la información personal fuera del correo electrónico de la empresa y los dispositivos de la empresa siempre que sea posible reducirá la exposición innecesaria.
Invitar comentarios. Los gobiernos y las agencias reguladoras se han dado cuenta del poder de la información electrónica y han escrito activamente leyes de "denunciantes" para ordenar la protección de los denunciantes. Los gerentes deben crear un espacio seguro para discutir la ética corporativa y alentar la retroalimentación de los empleados con el fin de maximizar la transparencia y minimizar los peligros de los eventos de denuncia. Crear un foro para que los empleados expresen sus opiniones podría iluminar prácticas cuestionables que la administración no ha considerado. Por encima de todo, los empleados nunca deben sentirse callados o temerosos de hablar.
Al igual que con cualquier tecnología poderosa, no podemos poner el gran genio de datos de nuevo en la botella, e ignorar sus riesgos a nuestro propio riesgo. La forma en que usamos o abusamos de las tecnologías digitales y los datos que generan es uno de los mayores desafíos éticos de nuestro tiempo.
Si el juez Stewart definiera la ética digital hoy en día, podría observar que lo que tenemos derecho a hacer es fácil: está definido por la ley. Sin embargo, lo que es correcto hacer es mucho menos claro. En el mundo de los grandes datos, estamos destinados a jugar y tropezar, pero creo que el juez Stewart estaría de acuerdo: es hora de que aprendamos la diferencia.
Kon Leong es cofundador y CEO de ZL Technologies, Inc., un proveedor de software y cloud para grandes empresas para soluciones de administración y análisis de información. Anteriormente, fue co-fundador de varias startups de alta tecnología.
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