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3 maneras en que la IA puede mejorar las reuniones de equipo

Nueva investigación sobre lo que se debe y no se debe hacer al integrar la inteligencia artificial en su colaboración en tiempo real.

Por Elisa Farri y Gabriele Rosani

IA generativa

Harvard Business Review

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Resumen. Incluso los equipos expertos en IA de última generación suelen pasar por alto la oportunidad de usarla en entornos colaborativos (talleres, sesiones de planificación, revisiones de estrategias), recurriendo a los hábitos previos a la IA. Pero cuando la IA de última generación se integra intencionalmente en las reuniones, puede mejorarPensar en grupo, afinar las decisiones y lograr una mayor alineación. Están surgiendo tres modos prácticos: «La IA prepara el terreno» (utilizado en la preparación de reuniones), «La IA en un puesto» (utilizado por un facilitador durante la reunión) y «La IA en todos los puestos» (utilizado por todos los participantes durante la reunión). Cada modo ofrece ventajas y desafíos distintos, pero juntos forman un marco flexible para reinventar el trabajo en equipo.

Recientemente nos invitaron a un taller sobre estrategia de IA, impartido por el director de IA de la empresa, Marc. La sesión reunió a miembros de la comunidad interna de IA de la organización para debatir las prioridades estratégicas en IA. Todos los presentes eran expertos en IA, y la jornada estuvo repleta de debates, intercambio de ideas y planificación.

Al final del taller, Marc nos pidió nuestra opinión. Respondimos con una pregunta sencilla: " ¿Se dieron cuenta de que la IA no estaba presente hoy?"

Marc hizo una pausa, sorprendido. "Ni siquiera había pensado en usar IA en nuestro trabajo en equipo", admitió. Marc no está solo. Una y otra vez, vemos que incluso las personas más expertas en IA vuelven a las prácticas y rutinas previas a la IA cuando trabajan en grupos, como reuniones diarias, sesiones de lluvia de ideas, reuniones fuera de la oficina, reuniones de planificación y revisiones de estrategia. Esto no es solo una oportunidad perdida, sino un punto ciego sistémico que abarca todos los ámbitos de la organización. Los equipos están dejando de lado el valor: no solo en aumentos de productividad, sino también en pensamiento más agudo, decisiones más rápidas, mayor coordinación y más ideas innovadoras.

Al reflexionar sobre nuestros comentarios, Marc reconoció que la IA podría haber aportado mucho más valor antes, durante y después del taller. Sin embargo, la barrera no era técnica, sino de mentalidad. Admitió que ni siquiera se le había pasado por la cabeza usar la IA hasta después de nuestra pregunta. Y ese es precisamente el riesgo: cuando los directivos se quedan en el statu quo, pierden oportunidades para una transformación más profunda del trabajo, no solo en un único taller, sino a gran escala. Si multiplicamos esto por las docenas de talleres, reuniones y sesiones colaborativas que se realizan en toda la organización, el coste de la inacción queda claro. Hasta que estos momentos colectivos se reinventen con la IA, su impacto en el entorno laboral seguirá siendo limitado.

El potencial de la IA para elevar la colaboración no es solo teórico. Algunos gerentes ya están desafiando los enfoques tradicionales e incorporando la IA en la forma en que los equipos colaboran, piensan y toman decisiones. En un esfuerzo por descubrir las mejores prácticas emergentes, realizamos una investigación cualitativa y experimentos de campo, observando a más de 100 gerentes trabajando en grupos pequeños de 3 a 4 personas. Lo que surgió fue sorprendente: dos tercios de estos gerentes informaron que la calidad de su resultado mejoró cuando usaron la IA en entornos basados ​​en equipos. Una proporción similar señaló que los riesgos se mitigaron de manera más efectiva. Eran más propensos a desafiar la IA ("Cuestionamos el resultado de la IA de manera más proactiva"), experimentaron más ("Probamos diferentes enfoques y comparamos indicaciones") y reflexionaron más profundamente ("La discusión en equipo fomentó un uso más reflexivo y menos apresurado de la IA").

Nuestra investigación reveló que existen tres enfoques principales a considerar al integrar la IA en el trabajo en equipo: la IA pone la mesa, la IA en un puesto y la IA en todos los puestos. Al integrar la IA en el equipo, es fundamental considerar la química del equipo.

La IA prepara el terreno

En el enfoque "La IA prepara el terreno", se utiliza la IA antes de una reunión o taller para generar materiales, plantillas o directrices que se utilizarán en la sala. Anna, jefa regional de estrategia de una empresa automotriz, utilizó la IA generativa para prepararse para una reunión de planificación estratégica. Su objetivo no era solo organizar la sesión, sino mejorar la calidad del debate en equipo.

Para empezar, utilizó IA para seleccionar contenido preparatorio y cocrear el material de lectura previa. Después, Anna lo compartió con los participantes junto con esta consigna estructurada: «Con base en este documento [súbelo, compártelo o vincúlalo], guíame a través de un diálogo de tres pasos para extraer ideas clave, explorar preguntas estratégicas y reflexionar sobre las implicaciones. Solicita mi opinión y retroalimentación después de cada paso». Indicaciones interactivas como esta ayudan a los participantes a llegar mejor preparados a la sesión: interactúan fácilmente con el contenido de la lectura previa, reflexionan sobre los elementos clave y plantean ideas iniciales, sentando así las bases para debates grupales más centrados y productivos.

Anna también aprovechó la IA para definir la estructura de la reunión. Trabajó con ella para definir las preguntas estratégicas a debatir, diseñar la agenda y desarrollar las plantillas e instrucciones para el trabajo en grupo. También debatió con ella sobre las técnicas de facilitación más populares y seleccionó una en función de los objetivos, pero también del perfil de los participantes y sus dinámicas de grupo previas. Consciente de las tensiones existentes y las diferentes perspectivas sobre temas seleccionados, en particular entre Finanzas y TI, incluso utilizó la IA para reflexionar y anticipar posibles conflictos que pudieran surgir durante la discusión grupal.

Es importante destacar que Anne no trabajó con IA de forma aislada: involucró activamente a expertos en el tema para revisar y validar el material de lectura previa que cocreó con IA antes de enviarlo a todos los participantes. Consideró que la preparación de la reunión impulsada por IA fue un éxito: «Después de la reunión, los participantes se acercaron a mí para conocer mejor la innovadora forma en que se preparó el taller con IA, pero también para agradecer las pautas de facilitación y las preguntas que guiaron eficazmente la conversación». Los comentarios de los participantes fueron entusiastas, hasta el punto de inspirar la idea de sistematizar este enfoque para su uso futuro. El beneficio más mencionado fue la excepcional calidad de la discusión y el alto nivel de rigor intelectual en comparación con los talleres tradicionales.

El caso de Anna es solo uno de los muchos que hemos observado, lo que nos ayudó a identificar algunos consejos prácticos y advertencias. Aquí tienes algunos consejos clave sobre qué hacer y qué no hacer al usar IA para preparar el terreno para una sesión de trabajo en equipo:

Dos

Impulse la preparación. Anime a los participantes a interactuar activamente con el contenido preparatorio mediante indicaciones de IA, en lugar de depender de la lectura pasiva. Como ilustra el ejemplo de Anna, no basta con invitarlos a hacerlo; es necesario proporcionar una o dos indicaciones listas para usar. Idealmente, las indicaciones deben estar cuidadosamente diseñadas para generar un diálogo dinámico, personalizado y bidireccional con la IA como co-pensador.

Simular dinámicas de equipo. Además de la preparación del contenido, utilice la IA para reflexionar sobre las diferentes partes interesadas, intereses y perspectivas presentes en la sala, anticipando las dinámicas interpersonales y grupales que puedan surgir durante la discusión. Pruebe esta consigna estructurada: "Me estoy preparando para presentar una propuesta sobre [breve descripción] a los siguientes participantes: [nombres]. Basándome en sus interacciones previas conmigo (correos electrónicos, chats o transcripciones de reuniones), ayúdenme a reflexionar sobre cómo es probable que cada participante responda y cómo sus perspectivas podrían interactuar". Este tipo de consignas son especialmente eficaces cuando la IA está integrada en la suite empresarial, es decir, tiene acceso a información sobre los participantes y discusiones grupales previas.

Aporta matices contextuales. Recuerda incorporar tu contexto único al proceso, y no solo al principio. De lo contrario, la IA podría ofrecer un resultado estándar y superficial. Conoces tu cultura, la dinámica de tu equipo y lo que hizo valiosa una colaboración en equipo en el pasado. Al integrar tu experiencia, valores y matices en el proceso, los resultados de la colaboración entre humanos e IA cobran mucho más significado, no solo para el organizador/facilitador, sino también para todos los participantes.

Qué no hacer

No te prepares solo. La IA puede agilizar el proceso, pero no dejes que eso te apresure a trabajar de forma aislada. Tómate un tiempo para reflexionar y compartir tus borradores con expertos en el tema antes de distribuir el memorando a todos los participantes. Esto también aplica a las indicaciones listas para usar que planeas compartir antes de la sesión. Haz una prueba con un compañero, recopila comentarios y ajústalas antes de enviarlas.

IA en un solo lugar

El segundo enfoque para integrar la IA en la sala es "IA en un solo lugar". En esta configuración, la IA se ejecuta en un solo dispositivo y se une a la conversación del equipo. Esto puede implicar que una persona escriba o dicte en nombre del grupo, o cuando la función de voz a voz permite que la IA interactúe y contribuya a la conversación del equipo de forma más fluida. Tomemos el caso de John, gerente de innovación en una empresa minorista, que lidera un proyecto para desarrollar un nuevo servicio. En cada reunión de equipo, lleva su portátil y utiliza la IA como guía metodológica para apoyar la discusión, compartir ejemplos de buenas prácticas, identificar puntos ciegos y consolidar ideas clave durante las reuniones. Durante la lluvia de ideas del equipo, activa el micrófono, lo que hace que la experiencia sea más espontánea y natural.

Según la etapa del trabajo en equipo, la IA puede desempeñar diferentes roles, actuando como un miembro más del equipo. Si bien puede apoyar tareas rutinarias, como tomar notas o controlar el tiempo, también puede desempeñar roles más situacionales, activándose en momentos específicos para optimizar el flujo de trabajo del equipo. Al buscar información, se le puede pedir a la IA que asuma el rol de investigador, explicador/clarificador o que simule perfiles de usuario.

Volvamos al caso de John. Al inicio de cada fase del taller de innovación —desde el descubrimiento hasta la ideación, la articulación y la priorización—, John da indicaciones a la IA usando una plantilla consistente: "Estamos en este momento de nuestro taller [ explique ], y con base en lo que hemos discutido hasta ahora [ comparta el resumen o el resultado intermedio ], nos gustaría que usted (IA Generativa) actúe como [ especifique el rol ] y nos ayude [ especifique el objetivo o la tarea ]". Puede probar la plantilla de John para las diversas situaciones que se describen a continuación:

• Al converger la discusión del equipo, la IA puede ayudar agrupando y consolidando ideas, especialmente cuando una discusión comienza a divagar.
• Al articular conceptos de negocios, la IA podría asumir el rol de un “experto en innovación de modelos de negocios” que ayude al equipo a estructurar su concepto.
• Al criticar ideas, puede convertirse en un “retador” que representa el otro lado del argumento, o en un “experto”.
• Al presentar un concepto, la IA puede actuar como un “narrador” o un “entrenador de comunicaciones” para que el equipo cree una narrativa más convincente, o como un “miembro del jurado” para fortalecer la propuesta de valor del concepto.
• Y para trazar los próximos pasos, puede servir de “planificador”.

Basándonos en múltiples observaciones de la dinámica de “IA en un solo puesto”, aquí presentamos algunos consejos y trampas:

Dos

Explícale a la IA quién está en la mesa. Como en un entorno tradicional, una presentación en una mesa redonda debería ser el primer paso. Preséntate y presenta a los demás miembros del equipo ante la IA y aclara el rol de cada uno en la reunión. De esta manera, la IA sabrá con quién está hablando y qué rol desempeña cada persona en la discusión del equipo. Imagina una discusión de equipo interfuncional: si la IA sabe quién participa, puede articular y profundizar mejor en las ideas y contribuciones de cada participante, conociendo sus roles. También puede solicitar perspectivas de diferentes dominios, asegurándose de que todos contribuyan a la conversación. Además, la IA puede enriquecer la discusión del equipo al proporcionar ideas y aportaciones que se pasan por alto, yendo más allá de los perfiles de los participantes existentes.

Habla al micrófono. En una conversación de equipo interesante, las personas debaten y conversan entre sí. Tener que escribir en un teclado puede generar fatiga y fricción en el flujo del equipo. Como la mayoría de los modelos ofrecen funciones de voz a texto o voz a voz, se recomienda activar el micrófono para que la experiencia sea más fluida y fluida.

Qué no hacer

No experimentes primero con grupos grandes. Integrar la IA en una discusión de equipo funciona mejor con grupos pequeños de 3 a 4 personas. De hecho, es más práctico integrar la IA en una discusión de equipo con menos participantes, ya sea escribiendo o dictando. Si tienes más participantes, considera usar una pantalla grande o dividirlos en subequipos, cada uno con su propia IA en un solo lugar.

No permita que el apuntador domine la sesión. La persona que interactúa con la IA en nombre del equipo no debe acaparar la atención, ni desde una perspectiva de facilitación/proceso ni de contenido. Esto es especialmente relevante al escribir. Asegúrese de que se registre la participación de todos. ¿Cómo? Apuntando a la IA para fomentar la participación activa de todos los miembros del equipo. Este es un ejemplo de un apuntador: "Asegúrese de que los miembros del equipo más silenciosos contribuyan haciendo preguntas abiertas como: 'Jordan, ¿qué perspectiva aportarías a esta conversación?'".

IA en cada asiento

El tercer modo, "IA en cada puesto", se refiere a una configuración en la que cada miembro del equipo utiliza la IA individualmente en su dispositivo durante una reunión o taller. En momentos específicos, se les pide a los participantes que interactúen con la IA en sus propios dispositivos y luego aporten esos resultados a la discusión grupal para su consolidación.

En muchos talleres, se invita a los participantes a tomarse un momento para pensar individualmente, generar ideas, reflexionar sobre temas clave o anotar sus ideas antes de compartirlas con el grupo. Tradicionalmente, estos momentos se han basado en el uso del lápiz, el papel y la reflexión personal. Hoy en día, los facilitadores pueden, en ciertos momentos, animar a los participantes a interactuar con la IA como un aliado para reflexionar, formulando preguntas, explorando ideas y profundizando sus reflexiones en tiempo real.

Tomemos el ejemplo de David, un gerente que facilitaba un taller con 20 participantes enfocado en identificar casos de uso para la robótica dentro de su empresa. David pidió a todos que trajeran sus computadoras portátiles para que pudieran acceder a la IA durante la sesión. Durante la fase de ideación, los participantes dieron una indicación creada por David: "Tú (IA generativa) participa conmigo en un diálogo paso a paso sobre cómo se podría aplicar la robótica en mi área de trabajo. Primero, ayúdame a identificar los puntos débiles clave o las tareas repetitivas en mi área. Luego, ayúdame a explorar cómo la robótica podría abordar estos desafíos o crear nuevas oportunidades. Finalmente, ayúdame a pensar qué ideas parecen más prometedoras y por qué". Después de que cada participante completara su diálogo de co-pensamiento con la IA, David usó la IA en su computadora portátil para capturar y sintetizar las ideas del equipo. Este enfoque resultó más efectivo que "IA en un solo lugar", por dos razones. Primero, una interacción uno a uno con la IA crea un entorno psicológicamente seguro, lo que permite a los participantes intercambiar ideas sin que sus ideas sean juzgadas inmediatamente por otros. En segundo lugar, cuando se accede a la IA a través de una interfaz personal con memoria o conciencia contextual, puede mejorar la reflexión personal al proporcionar sugerencias más personalizadas y específicas basadas en las interacciones pasadas del usuario.

Más tarde, en el mismo taller, David compartió esta reflexión con todos los participantes: «Ustedes (IA Generativa) me ayudan a reflexionar sobre un taller interesante al que acabo de asistir, dialogando conmigo sobre los mensajes más impactantes y cómo puedo aplicarlos en mi trabajo diario». Cada participante dedicó 10 minutos a conversar con la IA y luego compartió sus ideas con todo el grupo para concluir la jornada del taller.

Al introducir este modo en su taller o reunión, aquí hay algunas cosas que hacer y no hacer:

Dos

Integrar reflexiones con IA. Imagine que, tras una presentación sobre una nueva tendencia, el organizador de la reunión invita a todos los participantes a interactuar con la IA en su dispositivo para reflexionar sobre las implicaciones para su unidad o equipo, antes de la discusión grupal. Para guiar la autorreflexión, el facilitador proporciona a los participantes una guía práctica. Esto mantiene las ideas enfocadas y facilita su reincorporación a la discusión grupal.

Limite el tiempo de reflexión con IA. Permita que los participantes trabajen individualmente con IA durante un máximo de 10 minutos y luego se reúnan para compartir, debatir y consolidar ideas. Este enfoque promueve primero la divergencia y luego la convergencia. Sin embargo, evite las pausas excesivas; interrumpir demasiado el flujo puede arruinar el dinamismo de las discusiones grupales.

Qué no hacer

No permita que la IA se convierta en una distracción. La naturaleza humana sigue vigente: los dispositivos pueden ser una distracción durante las reuniones. Asegúrese de aclarar cuándo los participantes deben mantener su portátil abierto e interactuar con la IA. La disciplina es clave para el éxito. De lo contrario, los participantes podrían empezar a revisar sus bandejas de entrada y desconectarse de la conversación grupal.

No proceda sin un facilitador humano. Necesita a alguien que organice la colaboración entre el equipo y la IA, creando los vínculos entre la IA y la discusión del equipo, especialmente cuando el equipo es grande. No todos los gerentes son buenos facilitadores. La buena noticia es que la IA también puede contribuir a esto: puede sugerir enfoques y técnicas de facilitación, actuar como cofacilitador durante la discusión, conectar los puntos de la discusión de los participantes y tomar notas. Sin embargo, algunas actividades siempre requieren un facilitador humano, como dirigir la dinámica del equipo, comprender la situación, incorporar los matices del contexto, extraer información relevante para el liderazgo, etc. Esto no puede (ni debe) delegarse en la IA.

Cómo empezar

Esperamos que estos ejemplos te inspiren a incorporar la IA, más allá de tu uso individual. Al empezar a fomentar la química del equipo con la IA en diversos entornos grupales, recuerda:

Sea intencional.

Pregunte proactivamente: "¿Qué pasaría si usáramos IA en este entorno grupal?". Esto le permitirá adoptar una mentalidad experimental que desafíe el statu quo de cómo se trabaja habitualmente en grupo.

Definir el modo de integración de IA.

Antes de usar la IA en un grupo, piense por qué quiere usarla y en qué momentos. Los facilitadores y gestores deben tomar una decisión deliberada basándose en varios factores clave: el número de participantes, presenciales o virtuales, la sensibilidad del tema, las limitaciones de tiempo y la viabilidad técnica.

Muévete sin problemas entre los tres.

Los tres enfoques explorados en este artículo no son mutuamente excluyentes. Pueden combinarse con flexibilidad, según las necesidades del momento. La IA puede ayudar a preparar el terreno, luego, todos podrían usarla durante una sesión de lluvia de ideas, y, finalmente, el facilitador podría usarla solo para impulsar la convergencia de ideas tras la ideación.

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Si bien el uso de la IA en el trabajo en equipo aún es incipiente, pioneros como Anna, John y David ya están dando forma a las mejores prácticas. Los tres modos que hemos descrito (IA pone la mesa, IA en un puesto e IA en todos los puestos) ofrecen un marco práctico para guiar su experimentación.

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Elisa Farri es vicepresidenta, codirectora del  Laboratorio de Gestión de Capgemini Invent y Thinkers50 Radar Class of 2023. Es coautora del próximo libro HBR Guide to Generative AI for Managers.

Gabriele Rosani es director de contenido e investigación del  Laboratorio de Gestión de Capgemini Invent. Es coautor del libro de próxima publicación HBR Guide to Generative AI for Managers.