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Nuestros consejos de gestión favoritos para dirigir reuniones eficaces

Por los editores de HBR

Gestión de reuniones

Harvard Business Review

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Resumen. Nuestro boletín "Consejos de Gestión del Día" sigue siendo uno de los más populares de HBR. En este artículo, hemos recopilado siete de nuestros consejos favoritos para dirigir reuniones efectivas, desde cómo impulsar la participación hasta cómo mantener los pies en la tierray guiar conversaciones de alto riesgo con claridad y serenidad.

Cada día de la semana, en nuestro boletín "Consejos de Gestión del Día", HBR ofrece consejos para ayudarte a gestionar mejor a tu equipo y a ti mismo. Aquí tienes una selección de nuestros consejos de gestión favoritos para dirigir reuniones eficaces.

Prepárese para dirigir una reunión cargada de emociones

Liderar en momentos de tensión es parte de ser gerente, pero no tiene por qué asistir a reuniones cargadas de emoción sin preparación. Aquí le mostramos cómo mantener los pies en la tierra y guiar conversaciones cruciales con claridad y serenidad.

Visualiza la reunión con antelación. Imagina el entorno, las personas involucradas y cómo quieres sentirte al salir. Ensaya mentalmente cómo iniciarás la conversación, manejarás la tensión y buscarás una solución. Anticípate a los desafíos y planea respuestas tranquilas y seguras.

Reformula tu mentalidad. Céntrate en lo positivo. Antes de la reunión, reflexiona sobre lo que aprecias de las personas involucradas o qué resultados positivos podrían surgir de la conversación. Este pequeño cambio desarrolla resiliencia emocional y te ayuda a abordar la interacción con empatía y claridad.

Ajusta la organización. Usa las cinco preguntas clave (quién, qué, dónde, cuándo y por qué) para afinar la logística. ¿Quién debe estar presente? ¿Deberías aportar recursos para apoyar la conversación? ¿Qué se debe compartir y qué no? ¿Dónde debería tener lugar la reunión y cuál es el horario óptimo? Finalmente, ¿por qué es importante esta conversación?

Reserva un tiempo de reserva. Tómate 10 minutos antes de la reunión para concentrarte y 10 minutos después para reconectar. Un paseo corto o un momento de tranquilidad pueden ayudarte a mantener la calma y evitar que el estrés se traslade a tu próxima interacción.

Este consejo es una adaptación de “ Cómo prepararse para una reunión en la que las emociones estarán a flor de piel ”, de Dina Denham Smith.

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Evite las resacas de las reuniones en su equipo

Una mala reunión no termina cuando se corta la llamada; persiste, minando la productividad y la moral del equipo. Para evitar estas "resacas de reunión", concéntrese en cinco estrategias clave.

No domines, facilita. Fomenta la participación permitiendo que los miembros del equipo dirijan los temas relevantes de la agenda. Usa herramientas interactivas como encuestas y estructura los debates para asegurar que todos tengan voz.

Reduzca la lista de invitados. Invite solo a los imprescindibles para la conversación. Si alguien no necesita estar presente, ofrézcale alternativas, como pedirle su opinión antes de la reunión o enviarle un resumen de seguimiento. Menos asistentes se traducen en conversaciones más centradas y, en última instancia, en mejores resultados.

Convierta las agendas en planes de acción. Formule los puntos de la agenda como preguntas específicas que impulsen las decisiones. En lugar de "Actualización del lanzamiento del producto", pregunte: "¿Cuáles son los riesgos críticos para nuestro cronograma de lanzamiento y cómo podemos mitigarlos?". Los temas claros y orientados a la acción mantienen las reuniones eficientes.

Aprovecha cada minuto y no te excedas. Programa reuniones con la duración mínima necesaria, no con incrementos predeterminados como 60 minutos. Cumplir con la agenda y terminar a tiempo ayuda a mantener la concentración y reduce la frustración.

Exigir responsabilidades. Asignar responsables a cada acción y definir los próximos pasos antes de que finalice la reunión. Utilizar herramientas de gestión de proyectos o documentos compartidos para realizar el seguimiento y garantizar que no se pase por alto ningún detalle.

Este consejo es una adaptación de “ El costo oculto de las resacas en las reuniones ”, de Brent N. Reed et al.

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Impulsar la participación del equipo en las reuniones

La baja participación en las reuniones puede perjudicar la productividad de tu equipo al reducir la colaboración, dificultar la toma de decisiones y erosionar la unidad. ¿Cómo puedes fomentar una participación más productiva?

Empiece por aclarar las expectativas. Defina las conductas de apoyo que desea ver en sus reuniones. Por ejemplo, podría decir: «Como equipo, nos apoyamos mutuamente, afrontamos los retos juntos y nos comunicamos de forma constructiva».

Modele usted mismo estos comportamientos y asegúrese de celebrar cuando los miembros de su equipo hagan lo mismo. Por ejemplo, podría decir: "Me gustaría reconocer algo. Alex, la forma en que acabas de reconocer la contribución de Jordan representa la cultura de apoyo que queremos tener en nuestro equipo: una donde se reconozca y valore la aportación de cada miembro. Alex, gracias por demostrar esto y darnos un ejemplo positivo a todos".

También es útil ofrecer a los miembros del equipo diferentes maneras de contribuir; por ejemplo, permitir aportaciones por escrito antes, durante o después de las reuniones. Y considere rotar la moderación de la reunión entre todos los miembros del equipo para que todos tengan la oportunidad de liderar. Dar a quienes suelen ser menos expresivos un rol estructurado puede ayudarles a empoderarse para hablar.

Este consejo es una adaptación de “ Los miembros de su equipo no participan en las reuniones. Esto es lo que debe hacer ” de Luis Velásquez. 

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Arregla las reuniones híbridas fallidas de tu equipo

El trabajo híbrido ha transformado las reuniones. A pesar de los recientes esfuerzos de muchas empresas por volver a la oficina, los equipos recurren más que nunca a las reuniones virtuales y la participación ha disminuido. Como gerente, ¿cómo puedes mejorar las reuniones de tu equipo en este mundo híbrido?

Considere la cultura de reuniones como una parte importante de la cultura empresarial. ¿Qué cultura de reuniones desea para su equipo? Determine las mejores prácticas y defina roles y responsabilidades. Esto también puede incluir expectativas sobre cuándo no reunirse, como horarios de concentración programados y días libres de reuniones.

Identificar e invertir en líderes de reuniones. Dirigir reuniones efectivas es una habilidad, y como cualquier otra, se puede cultivar y fortalecer. Estudios recientes muestran que el 54 % de las reuniones son organizadas por tan solo el 10 % de los empleados. La capacitación específica para este grupo de "usuarios avanzados" puede ayudar a promover una cultura de reuniones más saludable en su equipo.

Aprovecha los datos. Una de las ventajas de las reuniones virtuales es que generan datos que ofrecen información valiosa sobre la productividad, la participación e incluso la retención, así que aprovéchalos. Por ejemplo, si un departamento específico tiene una tasa de no participación particularmente alta, podrías monitorear cómo cambia esa cifra a medida que implementas capacitaciones en el departamento.

Este consejo es una adaptación de “ El trabajo híbrido ha cambiado las reuniones para siempre ”, de Mike Tolliver y Jonathan Sass. 

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Utilice la curiosidad para mantener sus reuniones encaminadas

¿Sus reuniones suelen generar desinterés o, peor aún, se desvían con facilidad? Quizás sea el momento de introducir la curiosidad en la agenda para mantener a la gente concentrada y el rumbo.

Primero, dirige la atención del equipo a identificar el problema que debes resolver. En lugar de hacerlo por ellos, pide a todos los presentes que definan el objetivo de la reunión en una sola frase. Aclarar una misión colectiva desde el principio ayudará a coordinar a los miembros del equipo y reducirá la confusión o los comentarios irrelevantes.

Deja que tus empleados hablen. Que lideres la reunión no significa que tengas que dominarla. Muestra curiosidad, pide la opinión de los demás antes de compartir la tuya y escucha atentamente. Esta es una forma eficaz de involucrar y empoderar a las personas.

Finalmente, ofrezca retroalimentación, pero evite usar un lenguaje crítico. Juzgar es lo opuesto a la curiosidad y puede desanimar y desmotivar a su equipo, lo que resulta en reuniones forzadas e improductivas. Si no está seguro de qué opina sobre una idea, indague. Decir simplemente "di más" es una forma sin prejuicios de expresar curiosidad y mantener el impulso de la reunión.

Este consejo es una adaptación de “ Cómo la curiosidad puede mejorar sus reuniones y su equipo ”, de Sabina Nawaz. 

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Cómo mejorar las malas reuniones

Todos tenemos esas reuniones recurrentes que parecen ineficientes, improductivas o sin sentido. ¿Cómo puedes mejorarlas si no eres tú quien las dirige? Aquí te explicamos cómo involucrarte antes, durante y después para impulsar el proceso.

El mejor momento para intervenir suele ser incluso antes de la reunión. Contacta con el organizador para preguntar si hay una agenda, materiales relevantes que puedan compartir con antelación o cualquier cosa que puedas hacer para ayudar con la preparación.

Durante una reunión que se desvía del tema, puedes tomar la iniciativa y retomar el rumbo de la conversación. Consulta la agenda si la hay. Si no la hay, puedes intervenir para aclarar el objetivo de la reunión y luego señalar cuándo la conversación se desvía del tema.

Después de la reunión, contacta al organizador para comparar notas y aclarar los próximos pasos y quién es responsable de ellos. Esto garantizará el seguimiento y que la reunión no haya sido en vano.

Este consejo es una adaptación de “ Cómo mejorar una reunión (cuando no estás a cargo) ”, de Tijs Besieux y Amy C. Edmondson. 

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Ejecutivos: reconsideren sus reuniones individuales

Si eres un alto directivo, es probable que tu agenda esté repleta de reuniones individuales. Pero, en lugar de fomentar la alineación, una sobrecarga de reuniones individuales suele generar fragmentación, ideas aisladas y problemas de confianza. Es hora de cambiar la forma en que aprovechas el tiempo dedicado a las reuniones.

Utilice las reuniones individuales para el desarrollo, no para las operaciones. Programe estas reuniones trimestrales y dedíquelas al crecimiento profesional y la retroalimentación, no a actualizaciones tácticas. Programe sesiones de 90 minutos centradas en los objetivos de liderazgo, no en el estado del proyecto.

Trasladar la toma de decisiones a reuniones de capacidades. Identificar de cinco a siete capacidades clave en su organización, como innovación o experiencia del cliente, y mantener reuniones periódicas con los líderes interdisciplinarios relevantes. Esto garantiza claridad estratégica y una ejecución más rápida y coordinada.

Reúna a las personas adecuadas en la sala. Evite la tarea de informar a otros después del hecho. Las reuniones de capacidad reúnen a los responsables de la toma de decisiones en el momento oportuno para que la alineación se produzca en tiempo real, no de forma retroactiva.

Libere tiempo del equipo ejecutivo. Cuando las reuniones de capacidad abordan el trabajo interdisciplinario, todo el equipo ejecutivo puede centrarse en la estrategia empresarial y las prioridades a largo plazo en lugar de repetir decisiones tomadas en otros lugares. Centre las agendas de las reuniones ejecutivas en preguntas como "¿Cuáles son los pocos problemas que requieren la participación total de este equipo?" o "¿En qué aspectos necesita nuestro sistema reajustarse?".

Este consejo es una adaptación de “ Por qué los líderes sénior deberían dejar de tener tantas reuniones individuales ”, de Ron Carucci.

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Editores de HBR Esta historia es del personal de Harvard Business Review.