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¿Realmente necesita todo ese espacio de oficina?

Seis factores que las empresas deben considerar.

Por Nikodem Szumilo y Thomas Wiegelmann 

Espacios de trabajo

Harvard Business Review

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Resumen. La pandemia obligó a muchos profesionales a trabajar desde casa. A medida que salimos de la crisis y las empresas cambian a acuerdos laborales híbridos, deberían reconsiderar el tamaño, la ubicación y el diseño de las oficinas.

Incluso a medida que aumentan las tasas de vacunación, las empresas siguen sin estar seguras de cuándo, cómo y, en algunos casos, si los trabajadores volverán a sus rutinas de oficina anteriores a Covid.

Los datos de Google muestran que la actividad en el lugar de trabajo en Londres, Nueva York y San Francisco se está ejecutando a la mitad de lo que era antes de la pandemia.

Una encuesta realizada en junio por la Cámara de Comercio de Londres a 520 líderes empresariales reveló que entre las empresas cuyos empleados pueden trabajar desde casa, la mitad espera que los trabajadores permanezcan alejados cinco días a la semana, incluso después de Covid.

Cuando el CEO de Apple, Tim Cook, anunció planes para que los empleados regresaran a la oficina tres días a la semana a partir del otoño, los empleados le enviaron una petición diciendo que la compañía había "ignorado activamente" el deseo de muchos empleados de continuar con un régimen remoto de tiempo completo. Decía en parte: “El año pasado se sintió como si realmente pudiéramos hacer el mejor trabajo de nuestras vidas por primera vez, sin las restricciones de los desafíos que los viajes diarios a las oficinas y las oficinas compartidas en persona inevitablemente componen. "

Para las empresas que optan por exigir que haya menos empleados en el lugar cada día, surge una pregunta: ¿Deberían los gerentes tomar la decisión a largo plazo de deshacerse de una parte de su espacio de oficina?

Basándonos en nuestras décadas de experiencia profesional, uno de nosotros es profesor de finanzas y planificación urbana con sede en Londres, el otro es un administrador de inversiones que se enfoca en bienes raíces, creemos que para muchas empresas, la respuesta debería ser sí.

Ya hay indicios de este cambio. En la ciudad de Nueva York, por ejemplo, las tasas de vacantes de oficinas han aumentado un 11,3% en el último año y ahora se encuentran en el nivel más alto en 27 años. Eso es cierto a pesar de que firmas con sede en Nueva York, como JPMorgan Chase y Goldman Sachs, han sido algunas de las más francas acerca de lograr que los trabajadores regresen rápidamente a las oficinas.

¿Por qué tener una oficina?

Los economistas sostienen que las empresas prefieren que sus empleados trabajen en el mismo lugar al mismo tiempo por dos razones.

En primer lugar, facilita el seguimiento de los trabajadores. Esta afirmación está respaldada por una gran cantidad de evidencia confiable, especialmente para los empleados asalariados (programadores, contadores, etc.), cuyo esfuerzo es difícil de medir. Si bien los métodos electrónicos de trabajo de monitoreo eran populares incluso antes de la pandemia, el trabajo calificado es difícil de monitorear de esta manera. Si una empresa (o incluso ciertos gerentes dentro de una empresa) confían en la proximidad y la observación real para determinar quién está trabajando duro, será más difícil trasladar sus actividades principales fuera de una oficina.

La segunda razón por la que las empresas tienen oficinas es apoyar el intercambio de ideas no estructurado. Aunque esta es una noción bien establecida, hay muy poca evidencia que respalde la afirmación de que la conversación sobre el enfriador de agua fomenta la creatividad. Si bien la investigación muestra que las interacciones no estructuradas ayudan a las personas a intercambiar información y construir redes, ningún estudio muestra que esto aumente la productividad de su empresa. El deseo de intercambios no estructurados no debería impedir que nadie abandone su oficina si su principal preocupación es la productividad. Sin embargo, si las reuniones informales son una parte importante de la cultura de la empresa, el trabajo remoto puede socavarla. Por lo tanto, los gerentes deben pensar detenidamente qué papel juega la interacción informal en su equipo y cómo el trabajo desde casa lo afectará.

Estas dos razones para tener oficinas - supervisión e interacción informal - siempre han sido evidentes. Sin embargo, para muchas empresas, el grado en que importan ha cambiado después de un año de trabajar de forma remota.

Naturalmente, la capacidad de un gerente para monitorear a un equipo que trabaja de forma remota depende no solo de la naturaleza del trabajo sino también de las habilidades del gerente. No todos los gerentes tienen las habilidades necesarias para ser un buen líder de un equipo remoto, pero estas habilidades mejoran con la práctica. Muchos líderes se han vuelto expertos en las reuniones de registro por video e incluso contratan trabajadores sin reunirse con ellos. Por lo tanto, existe el argumento de que las habilidades de gestión remota de muchas personas son mucho mejores en esto de lo que eran antes de la pandemia.

Los empleados también se han vuelto más expertos en interactuar a través de la tecnología, ya sea por videoconferencia o por medio de plataformas como Slack. Apoyar estas tecnologías requiere inversión, pero el mayor costo de cambiar al trabajo remoto o combinado, el costo de adoptar la nueva tecnología, ya se ha pagado. Nadie debería comprometerse con el trabajo remoto a largo plazo porque quiere recuperar el costo irrecuperable de moverse en línea debido a la pandemia. Sin embargo, la pandemia redujo irreversiblemente el costo de cambiar al trabajo remoto y abarató esta opción. Esto significa que ahora es más fácil activar y desactivar el trabajo remoto cuando sea conveniente o necesario.

En conjunto, estas fuerzas están llevando a la mayoría de las empresas a concluir que habrá más actividad en línea. Aunque los resultados de la encuesta varían, algunas estimaciones académicas sugieren que alrededor del 20% de los días laborales se pasarán en casa. Esto sugiere que las oficinas solo necesitarán alrededor del 80% de su capacidad prepandémica.

Factores a considerar si está considerando reducir el espacio

Los siguientes factores deben guiar a las empresas a la hora de pensar no solo en la superficie de oficinas que necesitarán en el futuro, sino también en la ubicación de ese espacio. Estas decisiones van de la mano, ya que el tamaño, la ubicación y los costos son decisiones interrelacionadas al planificar oficinas:

Actitud de los empleados.

Las encuestas muestran que la mayoría de los trabajadores de oficina realmente quieren volver a la oficina, pero solo dos o tres días a la semana. Eso sugiere que proporcionar un espacio de trabajo atractivo para las personas más talentosas requerirá menos espacio que en el pasado, ya que es poco probable que todos los empleados estén en los mismos días. Esto sugiere que la calidad del espacio debería ser más importante que la cantidad, y es probable que las empresas se centren en espacios más pequeños que brinden mejores servicios y comodidades.

Proximidad a clientes, clientes y comodidades.

Según los economistas urbanos, las ciudades modernas existen por dos razones: 1) Las empresas se benefician de estar cerca de otras empresas y trabajadores, lo que aumenta los salarios y las ganancias, y 2) Ciertos servicios (como tiendas minoristas de lujo o restaurantes, instalaciones de atención médica especializada o fácil acceso a servicios como viajes compartidos) se benefician de la escala y solo están disponibles en áreas densamente pobladas. A medida que las empresas cambian a un modelo híbrido o completo de trabajo desde casa, los beneficios de estar ubicados junto a las oficinas de otras empresas pueden disminuir debido a la reducción de la densidad. Estar físicamente cerca de sus clientes y colaboradores se vuelve menos importante cuando más personas trabajan de forma remota, por lo que el beneficio de tener una oficina en un distrito comercial central probablemente disminuirá. Al mismo tiempo, estar cerca de los servicios puede ser más importante. Si viaja a la oficina principalmente para socializar con colegas, en lugar de trabajar con la cabeza hacia abajo en un escritorio, estar cerca de restaurantes y parques se vuelve más importante.

Cambiando los patrones de viaje.

En el pasado, una consideración clave al elegir las ubicaciones de las oficinas era asegurarse de que pudieran atraer a las mejores personas. Como los viajes a la oficina no serán necesariamente frecuentes, más personas vivirán más lejos de su oficina, por lo que las ubicaciones clave atraerán más talentos de más lejos. Esto hará que el acceso a opciones de transporte de corta distancia (como paradas de metro) sea menos importante y el transporte de larga distancia (como la proximidad a carreteras o estaciones de trenes de cercanías) sea más valioso para las oficinas.

Diseño de oficinas.

Cada vez más, atraer a los mejores talentos no se tratará de la ubicación de la oficina en relación con sus hogares, sino en relación con sus aspiraciones profesionales. Cuando eligen ir a la oficina, los trabajadores talentosos se sentirán atraídos por oficinas donde pueden trabajar de manera más productiva y concentrarse en actividades que no pueden hacer desde casa. Esto requerirá menos espacio, pero la ubicación y la calidad de las ubicaciones de las oficinas serán críticas.

Consideraciones ambientales.

Dado que el entorno construido tiene un impacto significativo en el entorno natural, los bienes raíces son una parte importante de las estrategias ESG de las empresas. La construcción de torres de oficinas consume inmensos recursos; calentarlos, enfriarlos y electrificarlos consume recursos todos los días. A medida que las empresas vuelven a imaginar y reevaluar su necesidad de espacio físico, la crisis actual puede ser la oportunidad perfecta para comenzar a utilizar el espacio de oficina de manera más eficiente. Por ejemplo, para las empresas que optan por un sistema híbrido de días de la semana (en el que todos los trabajadores están en la oficina, digamos, martes, miércoles y jueves), la huella ambiental reducida por la reducción de calefacción y refrigeración en el " los días libres pueden ser significativos.

Costo.

Un último factor en las decisiones que tomarán las empresas sobre el espacio de oficinas: los propietarios pueden estar más dispuestos que nunca a renegociar los contratos. Esto significa que incluso aquellos que estaban atrapados en acuerdos a largo plazo ahora pueden intentar repensar la forma en que usan el espacio de oficina.

En conclusión, la mayoría de los gerentes pueden encontrar que no necesitan tanto espacio de oficina como antes, y el espacio que necesitan funcionará mejor para los empleados si está diseñado para un estilo de trabajo híbrido y cerca de servicios y enlaces de transporte de larga distancia. a medida que las ubicaciones en los distritos comerciales centrales se vuelven menos valiosas.

Nikodem Szumilo es profesor asociado de economía y finanzas del entorno construido en el University College London.

Thomas Wiegelmann es director gerente de Schroder Real Estate Asset Management y miembro de la Junta de Bienes Raíces de Harvard Alumni.