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Tres pasos para mejorar las reuniones virtuales

Por Scott D. Anthony, Paul Cobban, Natalie Painchaud, y Andy Parker 

Reuniones

Harvard Business Revie

Resumen. Incluso cuando las empresas dan la bienvenida a los empleados a sus lugares de trabajo, las reuniones virtuales estarán aquí para quedarse, entonces, ¿cómo podemos hacer que pasen de una necesidad dolorosa a una herramienta productiva?

Para cambiar el status quo, los autores, tomando prestado de la literatura sobre el cambio de comportamiento, sugieren el uso de habilitadores de comportamiento, artefactos y empujones (BEAN) para hacer habituales los comportamientos deseados. Los facilitadores de comportamiento ayudan directamente a las personas a seguir los comportamientos deseados (piense en listas de verificación). Los artefactos y los empujones actúan como poderosos refuerzos indirectos (considere los recordatorios visuales o la gamificación).

Desde que comenzó la pandemia, muchos de nosotros hemos estado pegados a nuestros dispositivos, tratando de aprovechar al máximo la comunicación virtual. El cambio a Zoom nos ha obligado a luchar y encontrar nuevas soluciones para mantener las cosas interesantes, desde simplemente dominar los conceptos básicos hasta métodos más caprichosos, como tener una llama de un santuario de animales que se una a la llamada . Pero, por muy bueno que sea tener una llama en una reunión, ¿cómo solucionamos realmente el problema de hacer que las reuniones virtuales sean más colaborativas y atractivas?

La virtualización del trabajo generalmente ha aumentado las horas que las personas dedican al reloj y ha difuminado los límites entre la vida y el trabajo. La "fatiga del video" proviene de muchos factores, como la dificultad de establecer un contacto visual real con los participantes de la reunión (conocido como "conciencia de la mirada").  La investigación de Microsoft muestra que la concentración comienza a debilitarse entre 30 y 40 minutos después de una reunión, y que el estrés comienza a aumentar después de aproximadamente dos horas de videoconferencia. Estos problemas físicos alimentan los desafíos estratégicos que enfrentan muchos ejecutivos: participar en la resolución creativa de problemas o mantener discusiones polémicas dadas las limitaciones de las reuniones virtuales.

Incluso cuando las empresas dan la bienvenida a los empleados a sus lugares de trabajo, las reuniones virtuales estarán aquí para quedarse, entonces, ¿cómo podemos hacer que pasen de una necesidad dolorosa a una herramienta productiva?

A lo largo de nuestro trabajo (tres de nosotros en la consultora de gestión Innosight, uno de nosotros en DBS Bank), hemos trabajado con grupos para encontrar soluciones innovadoras a los problemas del trabajo virtual y, recientemente, llevamos a cabo una discusión en LinkedIn en el Grupo de discusión de Harvard Business Review para ideas frescas y colaborativas.

Nuestro objetivo era ayudar a otros a encontrar formas de mejorar las llamadas de Zoom, utilizando técnicas que hemos usado con empresas de todo el mundo para desarrollar sus capacidades de innovación, que también describimos en un artículo de revista anterior y cubrimos con más detalle en nuestro nuevo libro Eat, Sleep, Innovar .

La idea básica es tomar prestado de la literatura sobre cambios de comportamiento y usar habilitadores de comportamiento, artefactos y empujones (los llamamos BEAN) para hacer habituales los comportamientos deseados. Los facilitadores de comportamiento ayudan directamente a las personas a seguir los comportamientos deseados (piense en listas de verificación). Los artefactos y los empujones actúan como poderosos refuerzos indirectos (considere los recordatorios visuales o la gamificación).

El proceso para crear un BEAN para mejorar las reuniones virtuales es sencillo e implica tres pasos.

Paso uno

Sea claro sobre el comportamiento específico que está tratando de fomentar completando la declaración "Sería genial si nosotros ..." Por ejemplo, un equipo de una empresa que asesoramos decidió que deseaba que todos los miembros estuvieran mentalmente presentes durante las reuniones virtuales, lo que discusiones vibrantes y resolución creativa de problemas.

Segundo paso

Identifique los "bloqueadores del comportamiento" o las cosas que está haciendo en lugar de seguir su comportamiento deseado. El mensaje aquí es "Pero en cambio nosotros ..." El grupo de reunión virtual habló sobre cómo se sentía que las mentes colectivas deambulaban mientras las reuniones continuaban, con personas que se distraían con correos electrónicos, recurrían a otras actividades o simplemente se desconectaban.

La identificación de bloqueadores procesables tiene cierta sutileza. Es fácil decir que usted y los demás no están exhibiendo un comportamiento deseable porque es difícil, o que no hay incentivos adecuados, o que la gente tiene miedo de hacerlo, pero necesita profundizar más.

1. Sea lo más específico posible ("nuestras mentes colectivas divagan y comenzamos a realizar múltiples tareas" frente a "nos aburrimos")
2. Describir acciones, no sentimientos ("aplazamos las decisiones para la próxima reunión" versus "tenemos miedo de tomar una decisión")
3. Vaya más allá de lo obvio ("llenamos los horarios de las reuniones con tareas de bajo valor que podrían delegarse" frente a "nos falta tiempo para discusiones profundas")
4. Haga preguntas como "¿Qué comportamiento muestra este sentimiento?" o "¿Por qué hacemos lo que hacemos?"

Paso 3

Construya un BEAN que ayude a fomentar el comportamiento deseado y superar el bloqueador identificado. El equipo de la reunión virtual sugirió la idea de nombrar un bufón de Zoom . Los bufones obviamente jugaron un papel entreteniendo a los invitados de un monarca, pero también jugaron un papel importante, menos obvio. Como "tontos" en la sala, podían decirle la verdad al poder, decir cosas duras que a otros les resultaría difícil articular por temor a represalias. De manera similar, el bufón de Zoom tendría la autoridad para decirle a la gente cuando están monopolizando conversaciones o deambulando. El nombramiento formal de un bufón y una lista de verificación que detalla su función serviría como facilitador de comportamiento; un fondo divertido de Zoom y un conjunto de “trucos” de colaboración colectiva para animar las reuniones actuarían como artefactos y empujones de refuerzo.

Comportamiento deseado (sería genial si ...)	Bloqueador de comportamiento (pero en cambio nosotros ...)	BEAN (entonces deberíamos ...)
… Impulse la alineación que lleve a la acción a través de discusiones y debates francos.	… Morderse la lengua, remitirse a los expertos en la materia y delegar.	… Designar a un abogado del diablo en cada reunión, señalado por un icono de horquilla en su fondo virtual.
… Crea un espacio abierto en las reuniones para la exploración no estructurada.	… Tener tiempo en el aire absorbido por largas historias sobre el pasado.	… Dar un discurso de ascensor en el piso 22 donde la gente tiene que dar actualizaciones cronometradas de un minuto sobre temas clave.
... tomar decisiones, actuar con valentía y estar orientado a la acción.	… Son socialmente vagos, piden más datos y delegan.	… Crear una aplicación de evaluación de decisiones que permita a los asistentes a la reunión evaluar la calidad de la decisión tomada en la reunión.
… Compartir y discutir temas de manera transparente.	… Guisar en silencio ya que compartir malas noticias es tabú.	… Use una aplicación simple para tomar la temperatura del equipo al comienzo de cada reunión.
… Podría permanecer presente e involucrado durante las reuniones.	… Hacer que nuestras mentes colectivas divaguen y comenzamos a realizar múltiples tareas.	… Nombrar a un bufón de Zoom que pueda proporcionar entretenimiento y llamar a los monopolizadores y meandros de las reuniones.
… Aproveche nuestros juegos creativos e intercambie ideas de manera productiva durante las reuniones virtuales.	… Ingrese al espacio de reunión fragmentado y distraído y salte directamente al trabajo servil.	… Tener una apertura fría que crea un claro descanso de las últimas reuniones y estimula la creatividad al usar cosas como un cuenco tibetano o un gong.

© HBR.org

Las reuniones virtuales pueden ser colaborativas, atractivas e incluso, lo crea o no, divertidas. Ejecute un equipo BEANstorm (que es una lluvia de ideas sobre BEANS) que se inspire en los BEAN que hemos recopilado para desarrollar algo que se adapte a los comportamientos que busca y los bloqueadores de comportamiento que está tratando de romper. Como todo lo nuevo, se necesita un poco de prueba y error antes de hacerlo bien, pero la recompensa vale la pena.

Scott D. Anthony (@ScottDAnthony) es socio senior de la consultora de estrategia de crecimiento Innosight y coautor de Eat, Sleep, Innovate . 

Paul Cobban  es director de datos y transformación de DBS Bank, con sede en Singapur, y coautor de Eat, Sleep, Innovate .

Natalie Painchaud es la directora de aprendizaje en Innosight y coautora de Eat, Sleep, Innovate.

Andy Parker  es socio de Innosight y coautor de Eat, Sleep, Innovate .