La gestión del tiempo es más que trucos para la vida
Por Erich C. Dierdorff
Gestión del tiempo
Harvard Business Review
Fluencia del proyecto, plazos límite y una lista de tareas pendientes que parece alargarse cada día: estas experiencias son muy comunes tanto en la vida como en el trabajo. Con la nueva temporada de resolución de año, muchas personas están tratando audazmente de cumplir objetivos para "administrar mejor el tiempo", "ser más productivos" y "centrarse en lo que importa". Los objetivos de desarrollo como estos son realmente importantes para el éxito profesional. No busque más allá de las encuestas a gran escala que rutinariamente encuentran las habilidades de gestión del tiempo entre las habilidades de la fuerza laboral más deseadas, pero al mismo tiempo entre las habilidades más raras para encontrar.
Entonces, ¿cómo nos convertimos en mejores administradores del tiempo? Ciertamente, no faltan los consejos: libros y blogs, hacks y aplicaciones, todos creados para impulsar la gestión del tiempo con un conjunto de herramientas listas para aplicar. Sin embargo, la realidad más frustrante para las personas que intentan mejorar su gestión del tiempo es que no importa cuán efectivamente diseñadas estén estas herramientas, es poco probable que funcionen. En pocas palabras, estas herramientas suponen el conjunto de habilidades subyacentes de una persona, pero las habilidades que comprenden la gestión del tiempo preceden a la efectividad de cualquier herramienta o aplicación. Por ejemplo, ¿alguien esperaría seriamente que comprar un buen juego de cuchillos, equipo de cocina de alta gama e ingredientes frescos convertiría instantáneamente a alguien en un chef de cinco estrellas? Ciertamente no. Del mismo modo, es poco probable que el uso de una aplicación de programación sin las habilidades previas de gestión del tiempo produzca resultados positivos de gestión del tiempo.
Afortunadamente, existe una gran cantidad de investigaciones que profundizan en las habilidades que sustentan la gestión del tiempo. Aquí, la gestión del tiempo se define como el proceso de toma de decisiones que estructura, protege y ajusta el tiempo de una persona a las condiciones ambientales cambiantes. Tres habilidades particulares separan el éxito de la gestión del tiempo del fracaso:
De estas tres habilidades, la disposición es probablemente la más familiar, especialmente teniendo en cuenta que la mayoría de las aplicaciones y los hacks se ocupan de la programación y la planificación. Sin embargo, no existe el mismo reconocimiento generalizado de las habilidades de sensibilización y adaptación. Esto plantea preguntas clave sobre cómo se desarrollan estas habilidades desde una perspectiva de desarrollo: ¿son igualmente importantes? ¿Son más difíciles de dominar las personas? ¿Y algunos son más raros que otros?
Medición de habilidades de gestión del tiempo
Para responder a estas preguntas, examiné los resultados de más de 1,200 personas que participaron en una microsimulación de 30 minutos diseñada para evaluar objetivamente las habilidades de gestión del tiempo. A los participantes se les asignó el papel de un diseñador independiente, y tuvieron que administrar tareas y relaciones con clientes y colegas dentro de una plataforma de comunicación completa con correos electrónicos, mensajes instantáneos, archivos en la nube, etc. Los problemas que tuvieron que enfrentar incluyeron lidiar con conflictos de programación, priorizar las demandas de los clientes y decidir cómo usar (o no usar) su tiempo.
La evidencia reveló varios hallazgos convincentes.
Primero, las tres habilidades importaban igualmente para el rendimiento general de la gestión del tiempo. Por lo tanto, solo mejorar la programación y la planificación (es decir, las habilidades de organización) ignora dos tercios de la competencia necesaria para administrar el tiempo de manera efectiva. Esto podría explicar por qué es tan decepcionante probar una nueva herramienta y luego sentir que en realidad nunca hemos movido la aguja hacia ser excelentes gerentes de tiempo en general.
En segundo lugar, las personas lucharon más con las habilidades de conciencia y adaptación, donde los puntajes de las evaluaciones fueron en promedio un 24 por ciento más bajos que las habilidades de arreglo. Esta evidencia sugiere que la conciencia y la adaptación no son solo habilidades más raras, sino que son más difíciles de desarrollar naturalmente sin intervenciones directas. Además, las habilidades de concientización fueron el principal impulsor de cuán bien las personas evitaron las dilaciones y las habilidades de adaptación fueron el principal impulsor de cuán bien priorizaron las actividades.
Tercero, los resultados fueron contrarios a las advertencias populares de las virtudes o los perjuicios de la multitarea. Una encuesta después de la simulación preguntó cómo se sentían los encuestados sobre la multitarea. La evidencia reveló que sus preferencias para la multitarea (lo que los académicos llaman "policronicidad") en realidad no estaban relacionadas con las habilidades de gestión del tiempo. Lo bien o mal que la gente manejó su tiempo no tuvo nada que ver con sus preferencias para realizar múltiples tareas. Por lo tanto, es poco probable que la gran atención prestada a la multitarea por quienes ofrecen trucos de gestión del tiempo produzca un verdadero éxito.
Cuarto, la evidencia fue clara como el cristal de que las personas no son del todo precisas para autoevaluar su competencia en el manejo del tiempo. Por ejemplo, menos del 1% de las autoevaluaciones de las personas se superponen con sus puntajes objetivos de habilidad. Además, las autoevaluaciones solo representaron alrededor del 2% de las diferencias en las habilidades de gestión del tiempo real. Estos resultados hacen eco del trabajo previo sobre la falta de autoconciencia precisa de las personas con respecto a sus competencias y cómo esto impide el cambio y el desarrollo del liderazgo.
Cómo mejorar tus habilidades de gestión del tiempo
Entonces, ¿cómo podrían las personas prepararse mejor para convertirse en mejores administradores del tiempo? Hacerlo primero requiere descubrir dónde enfocarse. Profundizar en tus niveles de habilidad actuales es la única forma genuina de responder a esta pregunta. Hay tres pasos que puede seguir para preparar sus esfuerzos de mejora.
Desarrolle una autoconciencia precisa de sus habilidades de gestión del tiempo. Esto se puede lograr mediante el uso de evaluaciones objetivas como una microsimulación, buscando comentarios de otros como sus compañeros o jefes, o estableciendo una línea de base de comportamientos contra los cuales medir las mejoras.
Reconoce que las preferencias son importantes, pero no cómo piensas. La autoconciencia de las preferencias o personalidad de uno relacionadas con la gestión del tiempo, como la multitarea o ser proactivo, puede profundizar la comprensión de dónde podría tener dificultades a medida que sus esfuerzos de cambio van en contra de los hábitos existentes. Pero recuerde que las habilidades, no la personalidad, son los atributos personales más maleables y proporcionan el mayor ROI en los esfuerzos de superación personal.
Identifique y priorice la habilidad que necesita para mejorar. Aunque esto suena obvio, el punto clave aquí es evitar la superación personal que es "una pulgada de profundidad, pero una milla de ancho", donde los esfuerzos se extienden demasiado en demasiadas necesidades. Es mejor priorizar el desarrollo de sus habilidades, enfocándose primero en la habilidad más apremiante y luego pasar a la siguiente.
Hay una serie de tácticas basadas en la evidencia para mejorar las habilidades de gestión del tiempo. A continuación hay algunos ejemplos. Nuevamente, es fundamental comprender que las tácticas son para desarrollar sus habilidades subyacentes, lo que finalmente mejorará su gestión del tiempo. Simplemente implementar estas tácticas no es el objetivo final.
Desarrollando habilidades de conciencia. La efectividad es diferente a la eficiencia, con la efectividad de hacer las cosas bien y la eficiencia de hacer las cosas rápido. Ambos son críticos. Perseguir la eficiencia por sí mismo es contraproducente.
Desarrollo de habilidades de arreglo. Las tareas desconocidas pero importantes a menudo tienen curvas de aprendizaje más pronunciadas y requisitos de tiempo más impredecibles. Desarrollar habilidades de arreglo no se trata de organizar su trabajo para controlar mejor su vida, se trata de tomar el control de su vida y luego estructurar su trabajo en torno a ella.
Desarrollo de habilidades de adaptación. Estas habilidades se prueban y desarrollan en situaciones que naturalmente implican alta presión y, a veces, incluso crisis: el desafío es manejar tales situaciones sin enojarse, preocuparse o distraerse.
En esta temporada de introspección personal, ¿por qué mejorar la gestión del tiempo sigue siendo un objetivo tan persistente y perenne para tantos de nosotros? La ironía es que necesitamos convertirnos en mejores administradores de tiempo de nuestros propios esfuerzos para mejorar la gestión del tiempo, para priorizar nuestros esfuerzos de desarrollo. Este camino comienza alejándose de las soluciones rápidas y atractivas y, en cambio, hacia la evaluación y el desarrollo de nuestras habilidades subyacentes de gestión del tiempo antes de que la resolución de otro año nuevo llegue a su disolución.
Erich C. Dierdorff es profesor de gestión y emprendimiento en la Facultad de Negocios Richard H. Driehaus de la Universidad DePaul y actualmente es editor asociado de Psicología del Personal.
Gestión del tiempo
Harvard Business Review
Fluencia del proyecto, plazos límite y una lista de tareas pendientes que parece alargarse cada día: estas experiencias son muy comunes tanto en la vida como en el trabajo. Con la nueva temporada de resolución de año, muchas personas están tratando audazmente de cumplir objetivos para "administrar mejor el tiempo", "ser más productivos" y "centrarse en lo que importa". Los objetivos de desarrollo como estos son realmente importantes para el éxito profesional. No busque más allá de las encuestas a gran escala que rutinariamente encuentran las habilidades de gestión del tiempo entre las habilidades de la fuerza laboral más deseadas, pero al mismo tiempo entre las habilidades más raras para encontrar.
Entonces, ¿cómo nos convertimos en mejores administradores del tiempo? Ciertamente, no faltan los consejos: libros y blogs, hacks y aplicaciones, todos creados para impulsar la gestión del tiempo con un conjunto de herramientas listas para aplicar. Sin embargo, la realidad más frustrante para las personas que intentan mejorar su gestión del tiempo es que no importa cuán efectivamente diseñadas estén estas herramientas, es poco probable que funcionen. En pocas palabras, estas herramientas suponen el conjunto de habilidades subyacentes de una persona, pero las habilidades que comprenden la gestión del tiempo preceden a la efectividad de cualquier herramienta o aplicación. Por ejemplo, ¿alguien esperaría seriamente que comprar un buen juego de cuchillos, equipo de cocina de alta gama e ingredientes frescos convertiría instantáneamente a alguien en un chef de cinco estrellas? Ciertamente no. Del mismo modo, es poco probable que el uso de una aplicación de programación sin las habilidades previas de gestión del tiempo produzca resultados positivos de gestión del tiempo.
Afortunadamente, existe una gran cantidad de investigaciones que profundizan en las habilidades que sustentan la gestión del tiempo. Aquí, la gestión del tiempo se define como el proceso de toma de decisiones que estructura, protege y ajusta el tiempo de una persona a las condiciones ambientales cambiantes. Tres habilidades particulares separan el éxito de la gestión del tiempo del fracaso:
- Conciencia: pensar de manera realista sobre su tiempo al comprender que es un recurso limitado.
- Arreglo: diseño y organización de sus objetivos, planes, horarios y tareas para utilizar el tiempo de manera efectiva.
- Adaptación: monitorear su uso del tiempo mientras realiza actividades, incluido el ajuste a las interrupciones o el cambio de prioridades.
De estas tres habilidades, la disposición es probablemente la más familiar, especialmente teniendo en cuenta que la mayoría de las aplicaciones y los hacks se ocupan de la programación y la planificación. Sin embargo, no existe el mismo reconocimiento generalizado de las habilidades de sensibilización y adaptación. Esto plantea preguntas clave sobre cómo se desarrollan estas habilidades desde una perspectiva de desarrollo: ¿son igualmente importantes? ¿Son más difíciles de dominar las personas? ¿Y algunos son más raros que otros?
Medición de habilidades de gestión del tiempo
Para responder a estas preguntas, examiné los resultados de más de 1,200 personas que participaron en una microsimulación de 30 minutos diseñada para evaluar objetivamente las habilidades de gestión del tiempo. A los participantes se les asignó el papel de un diseñador independiente, y tuvieron que administrar tareas y relaciones con clientes y colegas dentro de una plataforma de comunicación completa con correos electrónicos, mensajes instantáneos, archivos en la nube, etc. Los problemas que tuvieron que enfrentar incluyeron lidiar con conflictos de programación, priorizar las demandas de los clientes y decidir cómo usar (o no usar) su tiempo.
La evidencia reveló varios hallazgos convincentes.
Primero, las tres habilidades importaban igualmente para el rendimiento general de la gestión del tiempo. Por lo tanto, solo mejorar la programación y la planificación (es decir, las habilidades de organización) ignora dos tercios de la competencia necesaria para administrar el tiempo de manera efectiva. Esto podría explicar por qué es tan decepcionante probar una nueva herramienta y luego sentir que en realidad nunca hemos movido la aguja hacia ser excelentes gerentes de tiempo en general.
En segundo lugar, las personas lucharon más con las habilidades de conciencia y adaptación, donde los puntajes de las evaluaciones fueron en promedio un 24 por ciento más bajos que las habilidades de arreglo. Esta evidencia sugiere que la conciencia y la adaptación no son solo habilidades más raras, sino que son más difíciles de desarrollar naturalmente sin intervenciones directas. Además, las habilidades de concientización fueron el principal impulsor de cuán bien las personas evitaron las dilaciones y las habilidades de adaptación fueron el principal impulsor de cuán bien priorizaron las actividades.
Tercero, los resultados fueron contrarios a las advertencias populares de las virtudes o los perjuicios de la multitarea. Una encuesta después de la simulación preguntó cómo se sentían los encuestados sobre la multitarea. La evidencia reveló que sus preferencias para la multitarea (lo que los académicos llaman "policronicidad") en realidad no estaban relacionadas con las habilidades de gestión del tiempo. Lo bien o mal que la gente manejó su tiempo no tuvo nada que ver con sus preferencias para realizar múltiples tareas. Por lo tanto, es poco probable que la gran atención prestada a la multitarea por quienes ofrecen trucos de gestión del tiempo produzca un verdadero éxito.
Cuarto, la evidencia fue clara como el cristal de que las personas no son del todo precisas para autoevaluar su competencia en el manejo del tiempo. Por ejemplo, menos del 1% de las autoevaluaciones de las personas se superponen con sus puntajes objetivos de habilidad. Además, las autoevaluaciones solo representaron alrededor del 2% de las diferencias en las habilidades de gestión del tiempo real. Estos resultados hacen eco del trabajo previo sobre la falta de autoconciencia precisa de las personas con respecto a sus competencias y cómo esto impide el cambio y el desarrollo del liderazgo.
Cómo mejorar tus habilidades de gestión del tiempo
Entonces, ¿cómo podrían las personas prepararse mejor para convertirse en mejores administradores del tiempo? Hacerlo primero requiere descubrir dónde enfocarse. Profundizar en tus niveles de habilidad actuales es la única forma genuina de responder a esta pregunta. Hay tres pasos que puede seguir para preparar sus esfuerzos de mejora.
Desarrolle una autoconciencia precisa de sus habilidades de gestión del tiempo. Esto se puede lograr mediante el uso de evaluaciones objetivas como una microsimulación, buscando comentarios de otros como sus compañeros o jefes, o estableciendo una línea de base de comportamientos contra los cuales medir las mejoras.
Reconoce que las preferencias son importantes, pero no cómo piensas. La autoconciencia de las preferencias o personalidad de uno relacionadas con la gestión del tiempo, como la multitarea o ser proactivo, puede profundizar la comprensión de dónde podría tener dificultades a medida que sus esfuerzos de cambio van en contra de los hábitos existentes. Pero recuerde que las habilidades, no la personalidad, son los atributos personales más maleables y proporcionan el mayor ROI en los esfuerzos de superación personal.
Identifique y priorice la habilidad que necesita para mejorar. Aunque esto suena obvio, el punto clave aquí es evitar la superación personal que es "una pulgada de profundidad, pero una milla de ancho", donde los esfuerzos se extienden demasiado en demasiadas necesidades. Es mejor priorizar el desarrollo de sus habilidades, enfocándose primero en la habilidad más apremiante y luego pasar a la siguiente.
Hay una serie de tácticas basadas en la evidencia para mejorar las habilidades de gestión del tiempo. A continuación hay algunos ejemplos. Nuevamente, es fundamental comprender que las tácticas son para desarrollar sus habilidades subyacentes, lo que finalmente mejorará su gestión del tiempo. Simplemente implementar estas tácticas no es el objetivo final.
Desarrollando habilidades de conciencia. La efectividad es diferente a la eficiencia, con la efectividad de hacer las cosas bien y la eficiencia de hacer las cosas rápido. Ambos son críticos. Perseguir la eficiencia por sí mismo es contraproducente.
- Encuentra tu momento de máximo rendimiento. Divida su día típico en tres o cuatro intervalos de tiempo y, en el transcurso de una semana, ordene estos intervalos de mayor a menor productividad (lo más productivo es el rendimiento máximo).
- Trata tu tiempo como si fuera dinero. Cree un presupuesto de tiempo que detalle cómo pasa sus horas durante una semana típica. Clasifique el tiempo en tiempo fijo ("debe hacer") y tiempo discrecional ("quiere hacer").
- Intenta cronometrar. Registre cuánto tiempo ha dedicado a tareas con plazos muy claros, en lugar de cuánto tiempo le queda.
- Evalúa con qué realismo evalúas el tiempo. Después de terminar un proyecto, evalúe cuánto tiempo pensó que tomaría y cuánto tiempo realmente tomó.
- Tome una "perspectiva de tiempo futuro". Piense en cómo las tareas que está haciendo en este momento lo ayudarán o perjudicarán en el futuro (por ejemplo, ¿cómo afectan las tareas del proyecto de hoy las tareas de la próxima semana?).
- Evite la "falacia de los costos hundidos". Cuando cree que podría estar pasando demasiado tiempo en una actividad, retroceda y evalúe su importancia (por ejemplo, cuán valioso es el resultado, quién se verá afectado si está terminado o no, etc.)
Desarrollo de habilidades de arreglo. Las tareas desconocidas pero importantes a menudo tienen curvas de aprendizaje más pronunciadas y requisitos de tiempo más impredecibles. Desarrollar habilidades de arreglo no se trata de organizar su trabajo para controlar mejor su vida, se trata de tomar el control de su vida y luego estructurar su trabajo en torno a ella.
- Priorizar actividades y obligaciones. No es suficiente simplemente enumerar sus tareas, listas de tareas y reuniones.
- Evite el "simple efecto de urgencia". La urgencia y la importancia son conceptos relacionados pero distintos; Las tareas urgentes requieren una acción inmediata, mientras que las tareas importantes tienen consecuencias más significativas y a largo plazo. Las tareas que son urgentes e importantes deben hacerse primero.
- Utiliza una aplicación de calendario. Registre las fechas de vencimiento de las tareas y citas, y hágalo de inmediato cuando se planifiquen o soliciten. Entradas de etiqueta o código de color (por ejemplo, trabajo, escuela, vida, etc.).
- Programar tiempo protegido. Haga citas en el calendario consigo mismo para garantizar un tiempo ininterrumpido para dedicarlo a sus proyectos más importantes.
- Reduce los errores de subestimación. Cuando forme planes, solicite comentarios a una parte neutral sobre los requisitos de tiempo previstos.
- Intenta goles a la mitad. Cuando tenga dificultades para alcanzar una meta que parezca demasiado desafiante, establezca una versión menos difícil de la meta.
Desarrollo de habilidades de adaptación. Estas habilidades se prueban y desarrollan en situaciones que naturalmente implican alta presión y, a veces, incluso crisis: el desafío es manejar tales situaciones sin enojarse, preocuparse o distraerse.
- Intente "acumular hábitos". Ate sus comportamientos de gestión del tiempo a los hábitos que ya exhibe (por ejemplo, haga un seguimiento del progreso diario todas las noches cuando se siente a cenar).
- Use ráfagas cortas de esfuerzo. Cuando las tareas parezcan abrumadoras, haga un esfuerzo máximo durante intervalos de 15 a 30 minutos para ayudar a evitar la dilación.
- Experimente con aplicaciones de seguimiento de tiempo o lista de verificación. Recuerde que el beneficio debe exceder el costo al usar estas herramientas. Las ganancias deberían ser mayores que el tiempo dedicado a usar la aplicación.
- No sea un "recordatorio avaro". Los recordatorios deben tener explicaciones o descripciones detalladas, no una o dos palabras que no describan la importancia de la tarea, la calidad esperada, etc.
- Crea planes de contingencia. Piense en el mejor de los casos / el peor de los casos cuando describa los posibles resultados de sus planes.
- Busca reducir el desperdicio de tiempo. Cree franjas horarias de no molestar y bloquee los sitios de redes sociales durante el tiempo de trabajo crítico.
En esta temporada de introspección personal, ¿por qué mejorar la gestión del tiempo sigue siendo un objetivo tan persistente y perenne para tantos de nosotros? La ironía es que necesitamos convertirnos en mejores administradores de tiempo de nuestros propios esfuerzos para mejorar la gestión del tiempo, para priorizar nuestros esfuerzos de desarrollo. Este camino comienza alejándose de las soluciones rápidas y atractivas y, en cambio, hacia la evaluación y el desarrollo de nuestras habilidades subyacentes de gestión del tiempo antes de que la resolución de otro año nuevo llegue a su disolución.
Erich C. Dierdorff es profesor de gestión y emprendimiento en la Facultad de Negocios Richard H. Driehaus de la Universidad DePaul y actualmente es editor asociado de Psicología del Personal.
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