6 maneras de establecer límites alrededor del correo electrónico
Por Sarah K. Peck
Gestión del tiempo
Harvard Business Review
Internet está lleno de consejos sobre correo electrónico. Busque consejos, y podría pasar algunos años de su vida estudiando, sistematizando y organizando su bandeja de entrada. Sin embargo, a pesar de estos sistemas y herramientas, el correo electrónico aún nos supera, quitándonos un tiempo precioso de otro trabajo que nos gustaría realizar y las vidas que nos gustaría vivir. Este es un problema generalizado: cada vez más personas se sienten abrumadas con el trabajo y el correo electrónico, y el ritmo no ha mostrado signos de desaceleración.
El correo electrónico ya no es solo correo electrónico: los mensajes se envían a través de docenas de plataformas, y las personas ahora envían mensajes de texto, mensajes instantáneos de Instagram, alertas de Slack, mensajes Voxer, bandejas de entrada de Facebook y más. El mundo está lleno de ofertas para nuestra atención, y nos quedamos atrapados en el ciclo de responder mensajes, dedicando más horas para "ponernos al día". Pero si pasamos a responder correos electrónicos en todo momento, pasamos a recibir correos electrónicos en todo momento , un problema vicioso
Además del diluvio, el correo electrónico se ha disfrazado durante demasiado tiempo como algo urgente e importante. Parte del problema es que no hay suficiente fricción. Nos volvemos desconsiderados en las solicitudes de tiempo y atención porque el correo electrónico es gratuito y rápido. Enviar mensajes rápidamente nos hace pensar que somos importantes, en lugar de tomarnos el tiempo para masticar realmente las ideas, y pone en marcha el trabajo en las agendas de otras personas en lugar de pedirnos que calculemos las cosas nosotros mismos. Al final, no se trata de responder más rápido o de tener un mejor sistema de respuesta o las herramientas adecuadas. Todo esto es una señal de que hay algo más profundo que está mal.
El verdadero problema: no sabemos cómo dedicar nuestra atención
El desafío más apremiante de hoy es decidir en qué centrarse. Culturalmente, somos terribles sobre los límites y la priorización. Esto se refleja en parte en nuestros hábitos de consumo y la gran fama de la vida mínima de Marie Kondo: nos estamos ahogando en el desorden físico y digital. El correo electrónico no es el problema, los límites sí lo son. En lugar de "mejorar" en el correo electrónico, necesitamos mejorar en la priorización.
La priorización despiadada no es lo suficientemente común. En el pasado, solo teníamos una prioridad, explica Greg McKeown en su libro, Essentialism, porque la palabra plural "prioridades" no existía. En algún momento a mediados de siglo, cambiamos para permitir múltiples "prioridades" y comenzamos a usar la palabra como verbo. Hoy, actuamos como si pudiéramos tener docenas de prioridades, en lugar de elegir una cosa para enfocarnos.
Como líderes y gerentes, nuestro trabajo es proporcionar claridad y especificidad sobre hacia dónde nos dirigimos y en qué nos enfocamos. Sin trayectorias decisivas, ahogamos a nuestros empleados en montones de correos electrónicos y proyectos desperdiciados. Para mejorar en el correo electrónico, debemos mejorar en decir no.
Una vez que nos concentramos, también necesitamos correo electrónico para tener límites más claros
Incluso si nos embarcamos con una priorización enfocada, una gran pregunta, todavía tenemos un problema: las herramientas de correo electrónico no comunican los límites de manera efectiva. Crear expectativas de comportamiento específicas del contexto es difícil en la esfera digital, y es algo que todos estamos descubriendo cómo hacer. Parte de esto depende de nosotros como personas para establecer los límites, parte de esto es la tecnología.
Aquí hay seis formas de establecer límites de correo electrónico y cómo transmitirlos claramente:
El correo electrónico puede ser una herramienta que usamos para conectarnos, ayudar a otras personas, comunicarnos e incluso pensar. Pero la avalancha del correo electrónico moderno se ha producido a expensas del tiempo libre y el tiempo de calidad, y demasiado de esto erosiona nuestra capacidad para realizar trabajos de alta calidad. Priorizar sin piedad puede ayudarnos a reducir el desorden digital. Con eso, su bandeja de entrada de correo electrónico podría ser un poco más simple.
Sarah K. Peck es autora y asesora de startups con sede en la ciudad de Nueva York. Es la fundadora y directora ejecutiva de Startup Pregnant, una compañía de medios que documenta las historias del liderazgo de las mujeres en el trabajo y la familia, y presenta el podcast Startup Pregnant.
Gestión del tiempo
Harvard Business Review
Internet está lleno de consejos sobre correo electrónico. Busque consejos, y podría pasar algunos años de su vida estudiando, sistematizando y organizando su bandeja de entrada. Sin embargo, a pesar de estos sistemas y herramientas, el correo electrónico aún nos supera, quitándonos un tiempo precioso de otro trabajo que nos gustaría realizar y las vidas que nos gustaría vivir. Este es un problema generalizado: cada vez más personas se sienten abrumadas con el trabajo y el correo electrónico, y el ritmo no ha mostrado signos de desaceleración.
El correo electrónico ya no es solo correo electrónico: los mensajes se envían a través de docenas de plataformas, y las personas ahora envían mensajes de texto, mensajes instantáneos de Instagram, alertas de Slack, mensajes Voxer, bandejas de entrada de Facebook y más. El mundo está lleno de ofertas para nuestra atención, y nos quedamos atrapados en el ciclo de responder mensajes, dedicando más horas para "ponernos al día". Pero si pasamos a responder correos electrónicos en todo momento, pasamos a recibir correos electrónicos en todo momento , un problema vicioso
Además del diluvio, el correo electrónico se ha disfrazado durante demasiado tiempo como algo urgente e importante. Parte del problema es que no hay suficiente fricción. Nos volvemos desconsiderados en las solicitudes de tiempo y atención porque el correo electrónico es gratuito y rápido. Enviar mensajes rápidamente nos hace pensar que somos importantes, en lugar de tomarnos el tiempo para masticar realmente las ideas, y pone en marcha el trabajo en las agendas de otras personas en lugar de pedirnos que calculemos las cosas nosotros mismos. Al final, no se trata de responder más rápido o de tener un mejor sistema de respuesta o las herramientas adecuadas. Todo esto es una señal de que hay algo más profundo que está mal.
El verdadero problema: no sabemos cómo dedicar nuestra atención
El desafío más apremiante de hoy es decidir en qué centrarse. Culturalmente, somos terribles sobre los límites y la priorización. Esto se refleja en parte en nuestros hábitos de consumo y la gran fama de la vida mínima de Marie Kondo: nos estamos ahogando en el desorden físico y digital. El correo electrónico no es el problema, los límites sí lo son. En lugar de "mejorar" en el correo electrónico, necesitamos mejorar en la priorización.
La priorización despiadada no es lo suficientemente común. En el pasado, solo teníamos una prioridad, explica Greg McKeown en su libro, Essentialism, porque la palabra plural "prioridades" no existía. En algún momento a mediados de siglo, cambiamos para permitir múltiples "prioridades" y comenzamos a usar la palabra como verbo. Hoy, actuamos como si pudiéramos tener docenas de prioridades, en lugar de elegir una cosa para enfocarnos.
Como líderes y gerentes, nuestro trabajo es proporcionar claridad y especificidad sobre hacia dónde nos dirigimos y en qué nos enfocamos. Sin trayectorias decisivas, ahogamos a nuestros empleados en montones de correos electrónicos y proyectos desperdiciados. Para mejorar en el correo electrónico, debemos mejorar en decir no.
Una vez que nos concentramos, también necesitamos correo electrónico para tener límites más claros
Incluso si nos embarcamos con una priorización enfocada, una gran pregunta, todavía tenemos un problema: las herramientas de correo electrónico no comunican los límites de manera efectiva. Crear expectativas de comportamiento específicas del contexto es difícil en la esfera digital, y es algo que todos estamos descubriendo cómo hacer. Parte de esto depende de nosotros como personas para establecer los límites, parte de esto es la tecnología.
Aquí hay seis formas de establecer límites de correo electrónico y cómo transmitirlos claramente:
- Descargo de responsabilidad de firma de correo electrónico. Escriba una explicación debajo de su firma de correo electrónico que indique a las personas cuánto tiempo puede tomar recibir una respuesta y cuáles son sus horarios de oficina. Aumenta la transparencia de tu forma de trabajar.
- Use su autoresponder generosamente. Varios escritores que conozco utilizan sus respuestas automáticas para obtener fragmentos de tiempo (¡semanas!) Para enfocarse en proyectos más grandes. Esto comunica que estás lejos y cuándo puedes esperar una respuesta.
- Agregue instrucciones en su sitio web o en las redes sociales. Informe a las personas sus tiempos de respuesta típicos para que puedan planificar con anticipación en consecuencia. En la página de contacto de mi sitio web, explico que a menudo lleva dos semanas recibir una respuesta. Ya sea que le tome dos meses volver a contactar a las personas porque es un equipo nuevo, o si intenta contactar a las personas dentro de las 48 horas posteriores a la solicitud, depende de usted. Solo dile a la gente qué esperar.
- Dile a la gente qué solicitudes serán ignoradas. Use su biografía de Twitter, su página de contacto o el manual de operaciones de sus empleados para decirle a las personas cómo usar sus canales de comunicación. Informar a las personas lo que se eliminará o ignorará. ¿No acepta solicitudes no solicitadas? Bórralos si entran.
- Establezca pautas de comunicación para su equipo. Cuando agregue nuevos miembros a su equipo, contrate nuevos clientes o incluso comience un nuevo proyecto, especifique cómo y cuándo desea comunicarse con ellos, y pregúnteles también a sus colegas y clientes sus preferencias. Sea específico sobre sus canales, estilo y disponibilidad. (Por ejemplo, cuando configuro las salas de Slack como maestra, le digo a la gente que mi horario de oficina es los viernes y mis tiempos de respuesta típicos).
- Predicar con el ejemplo. Si está respondiendo correos electrónicos tarde en la noche y todo el día los fines de semana, le está diciendo a su equipo que espera lo mismo de ellos. Use un servicio como Boomerang para programar correos electrónicos que se enviarán más tarde o Pausa en la bandeja de entrada para controlar cuándo aparecen los correos electrónicos en su bandeja de entrada. O mejor aún, aléjese de su bandeja de entrada por completo los fines de semana y mantenga su parte del trato.
El correo electrónico puede ser una herramienta que usamos para conectarnos, ayudar a otras personas, comunicarnos e incluso pensar. Pero la avalancha del correo electrónico moderno se ha producido a expensas del tiempo libre y el tiempo de calidad, y demasiado de esto erosiona nuestra capacidad para realizar trabajos de alta calidad. Priorizar sin piedad puede ayudarnos a reducir el desorden digital. Con eso, su bandeja de entrada de correo electrónico podría ser un poco más simple.
Sarah K. Peck es autora y asesora de startups con sede en la ciudad de Nueva York. Es la fundadora y directora ejecutiva de Startup Pregnant, una compañía de medios que documenta las historias del liderazgo de las mujeres en el trabajo y la familia, y presenta el podcast Startup Pregnant.
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