Lo que hace que algunas personas sean más productivas que otras
Por Robert C. PozenKevin Downey
Productividad
Harvard Business Review
¿Te calificarías de altamente productivo?
Hemos aprendido mucho sobre la productividad personal y lo que hace que algunas personas sean más productivas que otras. El año pasado publicamos una encuesta para ayudar a los profesionales a evaluar su propia productividad personal, definida como los hábitos estrechamente asociados con el logro de más cada día. La encuesta se centró en siete hábitos: desarrollar rutinas diarias, planificar su agenda, hacer frente a los mensajes, hacer muchas cosas, organizar reuniones efectivas, perfeccionar las habilidades de comunicación y delegar tareas a otros.
Después de limpiar los datos, obtuvimos un conjunto completo de respuestas de 19,957 encuestados en los seis continentes. Aproximadamente la mitad eran residentes de América del Norte; otro 21% eran residentes de Europa y el 19% eran residentes de Asia. El 10% restante estaba compuesto por residentes (en orden descendente) de Australia, América del Sur y África.
Nuestra encuesta tuvo sus límites; por ejemplo, los encuestados fueron una muestra de lectores seleccionados por HBR.org, y las calificaciones fueron autoevaluaciones de hábitos en lugar de mediciones objetivas de la productividad de las personas. Sin embargo, creemos que los resultados de la encuesta proporcionan información útil sobre importantes hábitos de productividad y desafíos que enfrentan los profesionales.
Se destacaron tres patrones generales: primero, trabajar más horas no significa necesariamente una mayor productividad personal. Trabajar de manera más inteligente es la clave para lograr más de sus principales prioridades cada día. En segundo lugar, la edad y la antigüedad estaban altamente correlacionadas con la productividad personal: los profesionales mayores y más experimentados registraron puntajes más altos que los colegas más jóvenes y más jóvenes. En tercer lugar, los puntajes de productividad general de los profesionales masculinos y femeninos fueron casi iguales, pero hubo diferencias de género en los hábitos particulares que promueven la productividad personal.
Más específicamente, encontramos que los profesionales con los puntajes de productividad más altos tienden a tener un buen desempeño en los mismos grupos de hábitos. Planificaron su trabajo en función de sus prioridades principales y luego actuaron con un objetivo definido. Desarrollaron técnicas efectivas para gestionar un alto volumen de información y tareas. Y comprendieron las necesidades de sus colegas: reuniones breves, comunicaciones receptivas y direcciones claras.
Vamos a profundizar en los resultados de la encuesta. En cuanto a la geografía, el puntaje promedio de productividad de los encuestados de América del Norte se ubicó en la mitad del paquete, aunque los estadounidenses tienden a trabajar más horas. El puntaje de América del Norte fue significativamente más bajo que el puntaje promedio de productividad de los encuestados de Europa, Asia y Australia. Por otro lado, el puntaje de América del Norte fue significativamente más alto que el promedio de los puntajes de productividad de los residentes de América del Sur y África (aunque recuerde que estas fueron las áreas donde teníamos menos datos).
Al profundizar en los datos, encontramos que los puntajes de productividad más altos para Europa, Asia y Australia fueron impulsados por hábitos fuertes en áreas como los horarios diarios, no revisando constantemente los mensajes, enfocándose en el producto final y pensando cuidadosamente antes de leer o escribir .
Si bien nuestra encuesta mostró diferencias significativas en las puntuaciones de productividad por continente, mostró diferencias mínimas entre las puntuaciones promedio de los encuestados masculinos y femeninos. En general, los encuestados fueron 55% hombres y 45% mujeres.
Sin embargo, hubo algunas diferencias notables en cómo las mujeres y los hombres lograron ser tan productivos. Las mujeres tendían a obtener un puntaje particularmente alto cuando se trataba de organizar reuniones efectivas. Las mujeres tenían más probabilidades que los hombres de enviar una agenda por adelantado, mantener las reuniones por menos de 90 minutos y terminar las reuniones con un acuerdo sobre los próximos pasos. También era más probable que las mujeres dijeran que prepararon sus calendarios la noche anterior y respondieron con prontitud a correos electrónicos importantes.
Por el contrario, a los hombres les fue particularmente bien a la hora de lidiar con un gran volumen de mensajes: no miraban sus correos electrónicos con demasiada frecuencia y saltaban los mensajes de poco valor. Los hombres también eran más propensos que las mujeres a informar de mantener espacios libres en sus horarios diarios, llegar rápidamente al producto final y elaborar esquemas antes de escribir notas.
Además de la geografía y el género, analizamos las respuestas a nuestro cuestionario por edad y antigüedad. Hubo cinco grupos de edad, con la mayoría de los encuestados en el grupo de menores de 30 años y el menor en el grupo de más de 60 años. Encontramos que las puntuaciones de productividad de los encuestados aumentaron sistemáticamente a medida que envejecían. Esta tendencia parece reflejar los beneficios de aprender de años de experiencia cómo trabajar de manera más inteligente. Los impulsores de estos puntajes de productividad más altos para los encuestados en grupos de mayor edad fueron sus hábitos más fuertes en cuatro áreas: desarrollar rutinas para actividades de bajo valor, administrar el flujo de mensajes, organizar reuniones efectivas y delegar tareas a otros.
La historia era algo similar cuando se trataba de la antigüedad. Se capturaron cinco niveles de antigüedad en los datos, siendo 5 el más joven y 1 el más alto. El número de encuestados fue más alto en el nivel más joven y más bajo en el nivel más alto. Al igual que con la edad, los puntajes de productividad aumentaron sistemáticamente con niveles de antigüedad cada vez más altos. Esto puede sugerir que los profesionales de negocios alcancen niveles más altos de antigüedad en parte cultivando buenos hábitos de productividad (o viceversa, las personas se vuelven más mayores y luego tienen que ser más productivas). Sin embargo, los impulsores de puntajes más altos para los encuestados de nivel superior fueron diferentes a los de los encuestados mayores. Los encuestados más avanzados lograron una alta productividad gracias a una mejor planificación de sus horarios, a un gran esfuerzo ya una mayor capacidad de comunicación.
Finalmente, nos enfocamos en las colas en cada una de las cuatro categorías demográficas. Definimos las colas para incluir a todos los encuestados cuyo puntaje total fuera de dos desviaciones estándar de la media. La cola izquierda comprendió aquellos con las puntuaciones más bajas; La cola derecha tuvo las puntuaciones más altas. No encontramos ningún patrón geográfico o de género en ninguna de las colas, aunque vimos a algunos de los profesionales más jóvenes y más jóvenes en la cola correcta con las puntuaciones más altas.
Los profesionales de la cola derecha con los puntajes de productividad más altos fueron particularmente expertos en superar la postergación, llegar al producto final y centrarse en los logros diarios. Las calificaciones bajas en estos tres hábitos fueron reportadas típicamente por profesionales con los puntajes de productividad más bajos. Además, los profesionales de la cola derecha fueron mucho mejores en la planificación anticipada: revisaron los horarios la noche anterior, enviaron agendas de reuniones y establecieron métricas de éxito para sus equipos. Los profesionales en la cola izquierda tuvieron puntuaciones bajas en estos aspectos de la planificación anticipada. Tampoco dejaron espacios abiertos en sus horarios y no usaron los esquemas antes de escribir notas.
Entonces, ¿qué deben quitar los profesionales de los resultados de nuestra encuesta? Si desea ser más productivo, debe desarrollar una serie de hábitos específicos.
Primero, planifique su trabajo en función de sus prioridades principales y luego actúe con un objetivo definido.
Kevin Downey es un estudiante en el MIT.
Productividad
Harvard Business Review
¿Te calificarías de altamente productivo?
Hemos aprendido mucho sobre la productividad personal y lo que hace que algunas personas sean más productivas que otras. El año pasado publicamos una encuesta para ayudar a los profesionales a evaluar su propia productividad personal, definida como los hábitos estrechamente asociados con el logro de más cada día. La encuesta se centró en siete hábitos: desarrollar rutinas diarias, planificar su agenda, hacer frente a los mensajes, hacer muchas cosas, organizar reuniones efectivas, perfeccionar las habilidades de comunicación y delegar tareas a otros.
Después de limpiar los datos, obtuvimos un conjunto completo de respuestas de 19,957 encuestados en los seis continentes. Aproximadamente la mitad eran residentes de América del Norte; otro 21% eran residentes de Europa y el 19% eran residentes de Asia. El 10% restante estaba compuesto por residentes (en orden descendente) de Australia, América del Sur y África.
Nuestra encuesta tuvo sus límites; por ejemplo, los encuestados fueron una muestra de lectores seleccionados por HBR.org, y las calificaciones fueron autoevaluaciones de hábitos en lugar de mediciones objetivas de la productividad de las personas. Sin embargo, creemos que los resultados de la encuesta proporcionan información útil sobre importantes hábitos de productividad y desafíos que enfrentan los profesionales.
Se destacaron tres patrones generales: primero, trabajar más horas no significa necesariamente una mayor productividad personal. Trabajar de manera más inteligente es la clave para lograr más de sus principales prioridades cada día. En segundo lugar, la edad y la antigüedad estaban altamente correlacionadas con la productividad personal: los profesionales mayores y más experimentados registraron puntajes más altos que los colegas más jóvenes y más jóvenes. En tercer lugar, los puntajes de productividad general de los profesionales masculinos y femeninos fueron casi iguales, pero hubo diferencias de género en los hábitos particulares que promueven la productividad personal.
Más específicamente, encontramos que los profesionales con los puntajes de productividad más altos tienden a tener un buen desempeño en los mismos grupos de hábitos. Planificaron su trabajo en función de sus prioridades principales y luego actuaron con un objetivo definido. Desarrollaron técnicas efectivas para gestionar un alto volumen de información y tareas. Y comprendieron las necesidades de sus colegas: reuniones breves, comunicaciones receptivas y direcciones claras.
Vamos a profundizar en los resultados de la encuesta. En cuanto a la geografía, el puntaje promedio de productividad de los encuestados de América del Norte se ubicó en la mitad del paquete, aunque los estadounidenses tienden a trabajar más horas. El puntaje de América del Norte fue significativamente más bajo que el puntaje promedio de productividad de los encuestados de Europa, Asia y Australia. Por otro lado, el puntaje de América del Norte fue significativamente más alto que el promedio de los puntajes de productividad de los residentes de América del Sur y África (aunque recuerde que estas fueron las áreas donde teníamos menos datos).
Al profundizar en los datos, encontramos que los puntajes de productividad más altos para Europa, Asia y Australia fueron impulsados por hábitos fuertes en áreas como los horarios diarios, no revisando constantemente los mensajes, enfocándose en el producto final y pensando cuidadosamente antes de leer o escribir .
Si bien nuestra encuesta mostró diferencias significativas en las puntuaciones de productividad por continente, mostró diferencias mínimas entre las puntuaciones promedio de los encuestados masculinos y femeninos. En general, los encuestados fueron 55% hombres y 45% mujeres.
Sin embargo, hubo algunas diferencias notables en cómo las mujeres y los hombres lograron ser tan productivos. Las mujeres tendían a obtener un puntaje particularmente alto cuando se trataba de organizar reuniones efectivas. Las mujeres tenían más probabilidades que los hombres de enviar una agenda por adelantado, mantener las reuniones por menos de 90 minutos y terminar las reuniones con un acuerdo sobre los próximos pasos. También era más probable que las mujeres dijeran que prepararon sus calendarios la noche anterior y respondieron con prontitud a correos electrónicos importantes.
Por el contrario, a los hombres les fue particularmente bien a la hora de lidiar con un gran volumen de mensajes: no miraban sus correos electrónicos con demasiada frecuencia y saltaban los mensajes de poco valor. Los hombres también eran más propensos que las mujeres a informar de mantener espacios libres en sus horarios diarios, llegar rápidamente al producto final y elaborar esquemas antes de escribir notas.
Además de la geografía y el género, analizamos las respuestas a nuestro cuestionario por edad y antigüedad. Hubo cinco grupos de edad, con la mayoría de los encuestados en el grupo de menores de 30 años y el menor en el grupo de más de 60 años. Encontramos que las puntuaciones de productividad de los encuestados aumentaron sistemáticamente a medida que envejecían. Esta tendencia parece reflejar los beneficios de aprender de años de experiencia cómo trabajar de manera más inteligente. Los impulsores de estos puntajes de productividad más altos para los encuestados en grupos de mayor edad fueron sus hábitos más fuertes en cuatro áreas: desarrollar rutinas para actividades de bajo valor, administrar el flujo de mensajes, organizar reuniones efectivas y delegar tareas a otros.
La historia era algo similar cuando se trataba de la antigüedad. Se capturaron cinco niveles de antigüedad en los datos, siendo 5 el más joven y 1 el más alto. El número de encuestados fue más alto en el nivel más joven y más bajo en el nivel más alto. Al igual que con la edad, los puntajes de productividad aumentaron sistemáticamente con niveles de antigüedad cada vez más altos. Esto puede sugerir que los profesionales de negocios alcancen niveles más altos de antigüedad en parte cultivando buenos hábitos de productividad (o viceversa, las personas se vuelven más mayores y luego tienen que ser más productivas). Sin embargo, los impulsores de puntajes más altos para los encuestados de nivel superior fueron diferentes a los de los encuestados mayores. Los encuestados más avanzados lograron una alta productividad gracias a una mejor planificación de sus horarios, a un gran esfuerzo ya una mayor capacidad de comunicación.
Finalmente, nos enfocamos en las colas en cada una de las cuatro categorías demográficas. Definimos las colas para incluir a todos los encuestados cuyo puntaje total fuera de dos desviaciones estándar de la media. La cola izquierda comprendió aquellos con las puntuaciones más bajas; La cola derecha tuvo las puntuaciones más altas. No encontramos ningún patrón geográfico o de género en ninguna de las colas, aunque vimos a algunos de los profesionales más jóvenes y más jóvenes en la cola correcta con las puntuaciones más altas.
Los profesionales de la cola derecha con los puntajes de productividad más altos fueron particularmente expertos en superar la postergación, llegar al producto final y centrarse en los logros diarios. Las calificaciones bajas en estos tres hábitos fueron reportadas típicamente por profesionales con los puntajes de productividad más bajos. Además, los profesionales de la cola derecha fueron mucho mejores en la planificación anticipada: revisaron los horarios la noche anterior, enviaron agendas de reuniones y establecieron métricas de éxito para sus equipos. Los profesionales en la cola izquierda tuvieron puntuaciones bajas en estos aspectos de la planificación anticipada. Tampoco dejaron espacios abiertos en sus horarios y no usaron los esquemas antes de escribir notas.
Entonces, ¿qué deben quitar los profesionales de los resultados de nuestra encuesta? Si desea ser más productivo, debe desarrollar una serie de hábitos específicos.
Primero, planifique su trabajo en función de sus prioridades principales y luego actúe con un objetivo definido.
- Revise su horario diario la noche anterior para enfatizar sus prioridades. Al lado de cada cita en su calendario, anote sus objetivos para ello.
- Envíe una agenda detallada a todos los participantes antes de cualquier reunión.
- Al embarcarse en grandes proyectos, esbozar conclusiones preliminares lo antes posible.
- Antes de leer cualquier material de longitud, identifique su propósito específico para ello.
- Antes de escribir algo de longitud, redacte un esquema con un orden lógico para ayudarlo a mantenerse en el buen camino.
- Convierta los procesos diarios, como vestirse o desayunar, en rutinas para que no pierda el tiempo pensando en ellos.
- Deje tiempo en su agenda diaria para hacer frente a emergencias y eventos no planificados.
- Revise las pantallas en sus dispositivos una vez por hora, en lugar de cada pocos minutos.
- Omita la mayoría de sus mensajes mirando el asunto y el remitente.
- Divida los proyectos grandes en pedazos y recompénsese por completar cada pieza.
- Delega a otros, si es posible, tareas que no mejoren tus prioridades principales.
- Limite el tiempo para cualquier reunión a 90 minutos como máximo, pero preferiblemente menos. Termine cada reunión delineando los siguientes pasos y la responsabilidad de esos pasos.
- Responda de inmediato a los mensajes de las personas que son importantes para usted.
- Para captar la atención de la audiencia, hable desde algunas notas, en lugar de leer un texto preparado.
- Establezca objetivos claros y métricas de éxito para cualquier esfuerzo de equipo.
- Para mejorar el rendimiento de su equipo, instituya procedimientos para evitar futuros errores, en lugar de jugar el juego de la culpa.
Kevin Downey es un estudiante en el MIT.
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