Cómo dirigir una reunión sin hablar demasiado
Por Art Markman
Harvard Business Review
Reuniones
¿Alguna vez has salido de una reunión sintiendo que dominaste todo el asunto, y no de una buena manera? Usted habló mucho, y al final, sintió que nadie más tenía suficiente tiempo para hablar. Esta es una mala dinámica por varias razones. La gente no quiere asistir a reuniones que son solo una oportunidad para que una persona ofrezca un monólogo. Y con una persona ocupando el espacio aéreo en una reunión, los miembros del equipo ya no sienten que están trabajando juntos.
¿Qué puedes hacer para asegurarte de que no eres el único que habla en las reuniones? La respuesta obvia es hablar menos, pero a menudo es más fácil decirlo que hacerlo. Y si otras personas no están acostumbradas a hablar mucho en las reuniones, la ausencia de su voz podría crear un vacío que nadie llena. Aquí hay algunas cosas que puedes probar.
Tome notas y apéguese a ellas. Pocas personas preparan adecuadamente lo que van a decir. Pero la preparación es tan importante para una reunión como lo es para un discurso público. Ya sea que esté dirigiendo la reunión, lo esté iniciando o tenga una parte significativa de conversación, prepare sus comentarios. Tómese un límite de tiempo (por ejemplo, tres minutos) e intente condensar lo que tiene que decir en esa cantidad de tiempo. Incluso puedes practicar en tu oficina para asegurarte de que permaneces en tu tiempo asignado.
No te detengas allí, sin embargo. Si la agenda de la reunión se publica con anticipación, tome algunas notas sobre lo que dirá sobre los puntos que usted sabe que se plantearán. Y resista el impulso de comentar sobre cada punto. Encuentre uno o dos lugares donde su aporte y experiencia sean más valiosos. Ponga un recordatorio en sus notas para que se calme de lo contrario.
Si surge un tema nuevo en la reunión, pregúntese si su opinión es realmente necesaria. Si es así, esboce algunos puntos en una libreta, y quédese con ellos cuando sea su turno de hablar.
Puede ser difícil detenerse una vez que comienza. Si teme que siga corriendo a pesar de sus mejores intenciones, pídale a un colega que le dé una señal si sus comentarios son demasiado extensos.
Prepara a la gente por adelantado. Por supuesto, debe asegurarse de que otras personas en la reunión también contribuyan. Eso significa que cada vez que organice una reunión, debe tener una agenda clara antes de tiempo. No puede esperar que todos encuentren algo que decir sobre la marcha o que sus pensamientos iniciales sean lo que todos necesitan escuchar.
En su lugar, envíe la agenda con anticipación y luego intente mostrar a algunas de las personas cuyas opiniones desea obtener, especialmente aquellos que a menudo no contribuyen. Hágales saber que espera que hablen en la reunión. Una vez que algunas personas comienzan a hablar, hay una buena posibilidad de que otros salten.
Incluso si no está organizando la reunión, puede solicitar las opiniones de algunas personas con anticipación. Dígales que tiene curiosidad sobre lo que piensan sobre los puntos de la agenda y que espera saber de ellos. De esa forma, le das a la gente tiempo para pensar en lo que quieren decir.
Use un formato de round-robin. En la película 12 Angry Men, el Jurado 8 (el único disidente) quiere que el jurado hable para evitar que alcancen un veredicto rápido (ya que - alerta de spoiler - todos los demás creen que el acusado es culpable). El Jurado 8 le pide a todos que compartan su opinión sobre por qué el acusado es culpable. De esta forma, obtiene opiniones clave de otros jurados.
Incluso si la vida de alguien no está en juego, este formato round-robin puede ser una buena forma de garantizar que muchas personas tengan la oportunidad de expresar sus opiniones. Puedes darle a la gente la opción de pasar su turno, pero al menos estás permitiendo que todos tengan la oportunidad de prestar su voz.
Hay muchas personas a quienes no les gusta ser el centro de atención, incluso en una reunión bastante pequeña, por lo que no sonarán aunque tengan algo valioso que decir. En un round-robin, se presta atención a las personas por la estructura de la reunión, no de ser convocado, por lo que la presión está baja.
Dominar una reunión, especialmente cuando eres la persona mayor en la sala, es a la vez grosero y, a menudo, contraproducente. También es un hábito difícil de romper. Pero si es mejor que se prepare y tome las medidas necesarias para asegurarse de que otros contribuyan, puede hacer la reunión a la que una persona desea asistir, en lugar de temer.
Art Markman, PhD, es la Profesora Annabel Irion Worsham Centennial de Psicología y Marketing en la Universidad de Texas en Austin y directora fundadora del programa en Human Dimensions of Organizations. Ha escrito más de 150 artículos académicos sobre temas que incluyen el razonamiento, la toma de decisiones y la motivación. Es autor de varios libros que incluyen Smart Thinking, Smart Change y Habits of Leadership.
Harvard Business Review
Reuniones
¿Alguna vez has salido de una reunión sintiendo que dominaste todo el asunto, y no de una buena manera? Usted habló mucho, y al final, sintió que nadie más tenía suficiente tiempo para hablar. Esta es una mala dinámica por varias razones. La gente no quiere asistir a reuniones que son solo una oportunidad para que una persona ofrezca un monólogo. Y con una persona ocupando el espacio aéreo en una reunión, los miembros del equipo ya no sienten que están trabajando juntos.
¿Qué puedes hacer para asegurarte de que no eres el único que habla en las reuniones? La respuesta obvia es hablar menos, pero a menudo es más fácil decirlo que hacerlo. Y si otras personas no están acostumbradas a hablar mucho en las reuniones, la ausencia de su voz podría crear un vacío que nadie llena. Aquí hay algunas cosas que puedes probar.
Tome notas y apéguese a ellas. Pocas personas preparan adecuadamente lo que van a decir. Pero la preparación es tan importante para una reunión como lo es para un discurso público. Ya sea que esté dirigiendo la reunión, lo esté iniciando o tenga una parte significativa de conversación, prepare sus comentarios. Tómese un límite de tiempo (por ejemplo, tres minutos) e intente condensar lo que tiene que decir en esa cantidad de tiempo. Incluso puedes practicar en tu oficina para asegurarte de que permaneces en tu tiempo asignado.
No te detengas allí, sin embargo. Si la agenda de la reunión se publica con anticipación, tome algunas notas sobre lo que dirá sobre los puntos que usted sabe que se plantearán. Y resista el impulso de comentar sobre cada punto. Encuentre uno o dos lugares donde su aporte y experiencia sean más valiosos. Ponga un recordatorio en sus notas para que se calme de lo contrario.
Si surge un tema nuevo en la reunión, pregúntese si su opinión es realmente necesaria. Si es así, esboce algunos puntos en una libreta, y quédese con ellos cuando sea su turno de hablar.
Puede ser difícil detenerse una vez que comienza. Si teme que siga corriendo a pesar de sus mejores intenciones, pídale a un colega que le dé una señal si sus comentarios son demasiado extensos.
Prepara a la gente por adelantado. Por supuesto, debe asegurarse de que otras personas en la reunión también contribuyan. Eso significa que cada vez que organice una reunión, debe tener una agenda clara antes de tiempo. No puede esperar que todos encuentren algo que decir sobre la marcha o que sus pensamientos iniciales sean lo que todos necesitan escuchar.
En su lugar, envíe la agenda con anticipación y luego intente mostrar a algunas de las personas cuyas opiniones desea obtener, especialmente aquellos que a menudo no contribuyen. Hágales saber que espera que hablen en la reunión. Una vez que algunas personas comienzan a hablar, hay una buena posibilidad de que otros salten.
Incluso si no está organizando la reunión, puede solicitar las opiniones de algunas personas con anticipación. Dígales que tiene curiosidad sobre lo que piensan sobre los puntos de la agenda y que espera saber de ellos. De esa forma, le das a la gente tiempo para pensar en lo que quieren decir.
Use un formato de round-robin. En la película 12 Angry Men, el Jurado 8 (el único disidente) quiere que el jurado hable para evitar que alcancen un veredicto rápido (ya que - alerta de spoiler - todos los demás creen que el acusado es culpable). El Jurado 8 le pide a todos que compartan su opinión sobre por qué el acusado es culpable. De esta forma, obtiene opiniones clave de otros jurados.
Incluso si la vida de alguien no está en juego, este formato round-robin puede ser una buena forma de garantizar que muchas personas tengan la oportunidad de expresar sus opiniones. Puedes darle a la gente la opción de pasar su turno, pero al menos estás permitiendo que todos tengan la oportunidad de prestar su voz.
Hay muchas personas a quienes no les gusta ser el centro de atención, incluso en una reunión bastante pequeña, por lo que no sonarán aunque tengan algo valioso que decir. En un round-robin, se presta atención a las personas por la estructura de la reunión, no de ser convocado, por lo que la presión está baja.
Dominar una reunión, especialmente cuando eres la persona mayor en la sala, es a la vez grosero y, a menudo, contraproducente. También es un hábito difícil de romper. Pero si es mejor que se prepare y tome las medidas necesarias para asegurarse de que otros contribuyan, puede hacer la reunión a la que una persona desea asistir, en lugar de temer.
Art Markman, PhD, es la Profesora Annabel Irion Worsham Centennial de Psicología y Marketing en la Universidad de Texas en Austin y directora fundadora del programa en Human Dimensions of Organizations. Ha escrito más de 150 artículos académicos sobre temas que incluyen el razonamiento, la toma de decisiones y la motivación. Es autor de varios libros que incluyen Smart Thinking, Smart Change y Habits of Leadership.
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