Cuando un intercambio de correo electrónico se vuelve feo
Por David Maxfield
Harvard Business Review
Comunicación
Era lunes por la mañana, y Lee abrió su bandeja de entrada para encontrar un correo electrónico de su gerente: "Lee, he decidido que Carlos presente a la mesa directiva en lugar de a ti. Estoy seguro de que eres bueno con esto ".
Lee había pasado todo el fin de semana preparándose para la presentación. No solo sabía los números por dentro y por fuera, sino que también estaba emocionado por tener algo de tiempo con la pizarra. Actuar bien sería un buen movimiento para su carrera. Entonces, no, Lee no era realmente "bueno con esto". Fue aplastado, derrotado y se sintió traicionado. Pero, ¿podría realmente decir eso en un correo electrónico? Y si lo hiciera, ¿cambiaría algo?
Todos hemos tenido sorpresas como esta en nuestro correo electrónico. Los llamo "email landmines". Escondidos entre la mayoría de los correos electrónicos seguros que recibimos cada día hay un puñado de doozies digitales que rápidamente convierten la conversación en un conflicto.
A continuación hay seis categorías de minas anti correo electrónico que probablemente haya visto anteriormente. Estas comunicaciones aparentemente inocentes indican que un intercambio por lo demás rutinario está a punto de intensificarse.
Estas seis minas terrestres violan dos suposiciones importantes subyacentes al diálogo constructivo: el propósito mutuo y el respeto mutuo.
El propósito mutuo es la condición de entrada para un intercambio significativo de ideas. Si no puede alinearse con lo que está tratando de lograr, entonces es probable que termine con la competencia y la lucha. Estas minas antipersona indican un enfoque egoísta, a expensas de objetivos comunes, que a menudo apagan el diálogo.
El respeto mutuo es la condición de continuación para el diálogo. La conversación constructiva cesará si muestra falta de respeto, disgusto o desprecio por los demás. Todas estas minas terrestres indican algún nivel de falta de respeto e impedirán un intercambio honesto.
Cuando se viola el propósito mutuo o el respeto mutuo, las personas se sienten a la defensiva, inseguras o heridas. La tentación es responder en especie, con un ataque propio. Así es como los intercambios de correo electrónico escalan en conflicto insalubre. Afortunadamente, hay estrategias para manejar estas minas terrestres.
David Maxfield es uno de los autores más vendidos del New York Times, orador principal y científico social líder en rendimiento comercial. Dirige la función de investigación en VitalSmarts, una empresa de formación empresarial y desarrollo de liderazgo. Su trabajo ha sido traducido a 28 idiomas, está disponible en 36 países y ha generado resultados para 300 de los Fortune 500.
Harvard Business Review
Comunicación
Era lunes por la mañana, y Lee abrió su bandeja de entrada para encontrar un correo electrónico de su gerente: "Lee, he decidido que Carlos presente a la mesa directiva en lugar de a ti. Estoy seguro de que eres bueno con esto ".
Lee había pasado todo el fin de semana preparándose para la presentación. No solo sabía los números por dentro y por fuera, sino que también estaba emocionado por tener algo de tiempo con la pizarra. Actuar bien sería un buen movimiento para su carrera. Entonces, no, Lee no era realmente "bueno con esto". Fue aplastado, derrotado y se sintió traicionado. Pero, ¿podría realmente decir eso en un correo electrónico? Y si lo hiciera, ¿cambiaría algo?
Todos hemos tenido sorpresas como esta en nuestro correo electrónico. Los llamo "email landmines". Escondidos entre la mayoría de los correos electrónicos seguros que recibimos cada día hay un puñado de doozies digitales que rápidamente convierten la conversación en un conflicto.
A continuación hay seis categorías de minas anti correo electrónico que probablemente haya visto anteriormente. Estas comunicaciones aparentemente inocentes indican que un intercambio por lo demás rutinario está a punto de intensificarse.
- Drive by: cuando alguien usa el correo electrónico para hacer una demanda o anunciar una decisión controvertida y espera que nadie responda. Si bien puede ser un error honesto cuando hay ambigüedad sobre quién posee los derechos de decisión, se siente como si el emisor estuviera entrometiéndose en su territorio.
- Evasión del drama: cuando alguien usa el correo electrónico para evitar el "lado humano" de un conflicto. Prefieren interactuar con el teclado que con un compañero de trabajo. Una vez más, muchos de nosotros nos involucramos tanto en nuestras tareas que olvidamos que estamos tratando con personas. Pero el resultado final de estos correos electrónicos es que el receptor a menudo se siente ignorado o falta de respeto.
- Usar un cable: usar el correo electrónico como una forma solapada para obtener todo por escrito, tal vez para crear un seguimiento del papel que se pueda compartir. Esta mina terrestre también puede incluir el intercambio ingenuo de información confidencial que no tiene cabida en un intercambio escrito.
- Pontificado en una posición: cuando alguien expone sus argumentos en detalles insoportables para no tener que lidiar con preguntas, desacuerdos o interrupciones. Hay un tiempo y un lugar para desarrollar su lógica por escrito. Pero, por lo general, el correo electrónico no es así. Puede ser exasperante abrir un correo electrónico para encontrar un tratado de cinco párrafos.
- Correo de conveniencia: usar el correo electrónico porque las alternativas requerirían programar una reunión, hacer una llamada o simplemente levantarse de la silla. Todos cometemos este error de vez en cuando. Después de todo, una de las virtudes más ganadoras del correo electrónico es la conveniencia. Sin embargo, cuando estás en el extremo receptor, estos correos electrónicos se sienten desconsiderados, innecesarios y de gran importancia.
- Diatriba tipada: cuando alguien lanza un ataque desde la seguridad de su cubículo, diciendo cosas que nunca se atrevería a decir en persona. Todos estamos familiarizados con esto porque la mayoría de nosotros hemos sido culpables de hacerlo.
Estas seis minas terrestres violan dos suposiciones importantes subyacentes al diálogo constructivo: el propósito mutuo y el respeto mutuo.
El propósito mutuo es la condición de entrada para un intercambio significativo de ideas. Si no puede alinearse con lo que está tratando de lograr, entonces es probable que termine con la competencia y la lucha. Estas minas antipersona indican un enfoque egoísta, a expensas de objetivos comunes, que a menudo apagan el diálogo.
El respeto mutuo es la condición de continuación para el diálogo. La conversación constructiva cesará si muestra falta de respeto, disgusto o desprecio por los demás. Todas estas minas terrestres indican algún nivel de falta de respeto e impedirán un intercambio honesto.
Cuando se viola el propósito mutuo o el respeto mutuo, las personas se sienten a la defensiva, inseguras o heridas. La tentación es responder en especie, con un ataque propio. Así es como los intercambios de correo electrónico escalan en conflicto insalubre. Afortunadamente, hay estrategias para manejar estas minas terrestres.
- Programe una llamada. No responda al contenido del correo electrónico. En cambio, responda y solicite programar una llamada. Use un mensaje de texto, si el problema es sensible al tiempo. "Recibí tu correo electrónico, hablemos". ¿Las 2 pm trabajarían para usted?
- Reúnase cara a cara. Una reunión en persona es el estándar de oro. Ver las caras de los demás mientras hablas es mucho más importante de lo que la gente piensa. Le ayuda a comprender lo que otros piensan y sienten, así como lo que están diciendo. Si eso no es posible, entonces use una aplicación de videoconferencia.
- Comience con un propósito. Difunda el tono negativo al afirmar desde el principio que desea una solución que funcione para todas las partes. Esto convierte el debate en un diálogo donde no hay ganadores y perdedores. "Me gustaría encontrar una solución que funcione para ambos. Creo que una conversación nos ayudará a llegar allí".
- Demuestra respeto Ya has visto señales de falta de respeto. Contrarrestarlos declarando su respeto. "Me importan tus preocupaciones y valoro tu opinión".
- Centrarse en los hechos. Cuando comience a discutir el contenido, evite hacer juicios o establecer conclusiones. En cambio, manténgase cerca de los hechos: detalles y datos. Concéntrese en cualquier brecha entre lo que esperaba y lo que observó.
- Verifique rápidamente la comprensión y el acuerdo. En VitalSmarts, llamamos el comienzo de cualquier conversación "el arriesgado medio minuto", porque solo tiene 30 segundos para exponer su caso antes de preguntar por el punto de vista de la otra persona. Si habla por más tiempo, la otra persona se sentirá conferencista.
David Maxfield es uno de los autores más vendidos del New York Times, orador principal y científico social líder en rendimiento comercial. Dirige la función de investigación en VitalSmarts, una empresa de formación empresarial y desarrollo de liderazgo. Su trabajo ha sido traducido a 28 idiomas, está disponible en 36 países y ha generado resultados para 300 de los Fortune 500.
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