7 Problemas del Correo Electrónico, Resuelto
Por Alexandra Samuel
Harvard Business Review
Productividad
Más personas me preguntan sobre la administración de correo electrónico que sobre cualquier otro aspecto de sus vidas en línea: si es el reto de hacer frente a una cantidad abrumadora de correo electrónico, o averiguar cómo se ajusta el correo electrónico en el flujo general de nuestro trabajo diario, la mayoría de la gente tiene algún tipo del punto de dolor del email. Así que recientemente celebró una clínica del correo electrónico en Facebook, el campo de todos los dilemas del correo electrónico diario y ofrecer soluciones rápidas.
Aquí están las siete de las preocupaciones que he escuchado y mis soluciones sugeridas:
Cómo establecer mensajes de correo electrónico a un lado y para más tarde.
P: No tengo la sobrecarga de la bandeja de entrada, pero sí tengo problemas para administrar los correos electrónicos que no puedo obtener ahora (¿dónde los pongo? ¿Cómo no se convierten en un montón de 100 correos electrónicos, ninguno de los cuales quiero Desechar pero la mayoría de los cuales nunca llego a?). Acabo de cambiar de mi programa de correo electrónico de Mac a usar el sitio web de Gmail, y no puedo ver fácilmente quién en mi bandeja de entrada ya respondí, y cuáles leí, pero necesitaba responder más tarde. ¡Caos! -Vanessa
R: Cuando leo algo pero no le respondo, trato de marcarlo "no leído" para no olvidarlo, o utilizo reenviar cc para devolverlo a mí mismo en un momento específico en que lo haré algo de tiempo para responder. También puede intentar crear una carpeta llamada "responder más tarde" y pegar todos los correos electrónicos que ha leído, pero que no ha respondió a allí, a continuación, dejar de lado una hora específica del día para buscar allí y la dirección de cualquier cosa que no haya respondido aún.
Cómo retirar una cuenta de correo electrónico
P: El problema que me molesta es una cuenta antigua: está llena y estoy pagando un proveedor de internet para que no se vaya, porque si necesito un correo electrónico aleatorio? -Katherine
R: Exporte todos los correos electrónicos (las instrucciones para Earthlink están aquí, puede encontrar instrucciones similares para casi cualquier servicio de correo electrónico) e importe el archivo en el servicio de correo electrónico que está utilizando actualmente. Así es como consolidé mis cuentas.
Cómo combinar varias cuentas de correo electrónico
P: Quiero filtrar mi correo electrónico para que no se pierda nada y, por lo tanto, las cosas importantes suben a la parte superior de mi bandeja de entrada. La combinación de mis seis direcciones de correo electrónico es demasiado miedo en este momento. Ése es actualmente mi filtro natural: miro en diversas cuentas dependiendo de lo que quiero prestar la atención en el momento.-Lauri
R: Puede configurar 5 carpetas en su cuenta de correo "principal", una por cada dirección alternativa que use. A continuación, configurar un filtro que arroja los mensajes de cada cuenta en su carpeta adecuada, sobre la base de la dirección "a" (es decir, tienen en la carpeta de los mensajes dirigidos a xxxx@gmail.com y otro para xxxx@youroffice.com.) De esa manera Tendrás la opción de verlas todas en un solo lugar, o puedes revisarlas por separado buscando en la carpeta de cada cuenta.
Cómo formar tu correo electrónico
P: Para mí, administrar el correo electrónico consiste en automatizar todo. Quiero que el correo se auto-clasifique, y consciente de la prioridad. El correo electrónico es un perro indisciplinado que requiere entrenamiento, pero si se pone en el tiempo para entrenar al perro tendrá un compañero útil. Sin embargo, casi todos los servicios que se suscriben le envían una comunicación regular, por lo que debe entrenar cada servicio al que se inscribe, o bien su bandeja de entrada se contamina con mensajes comerciales que no son spam. ¿Hay alguna manera de facilitar ese entrenamiento, no sólo para mí, sino para los muchos colegas que no se toman el tiempo para entrenar su correo electrónico? -Sabino
R: Como tú, yo "entreno" a mi correo electrónico configurando la notificación por correo electrónico de cada sitio web o red social para la que me inscriba y configurando los filtros de correo específicos que mantengan al frente y al centro mis mensajes más importantes. Pero no todo el mundo tiene el tiempo, la paciencia o la confianza técnica para configurar sus propios filtros de correo electrónico, razón por la cual es genial que ahora hay un número de herramientas disponibles que hacen un trabajo decente de filtrar su correo electrónico para usted. Otros Inbox ofrece un excelente directorio de clientes y servicios de correo electrónico que pueden ayudar a filtrar, anular la suscripción o organizar sus correos electrónicos: He utilizado el organizador de la otra bandeja de entrada durante años como una manera de organizar rápidamente los correos electrónicos por categoría; Unroll.me hace un gran trabajo de cancelar la suscripción de correos electrónicos masivos, o consolidarlos en un solo resumen; Y Mailstrom es útil para limpiar una acumulación de correo electrónico irrelevante. Sanebox es otra buena opción, pero sólo puede reemplazar el trabajo de crear reglas de correo si está dispuesto a gastar algo de dinero en su conjunto completo de características; si eso tiene sentido depende de si prefiere invertir su tiempo en la creación de sus propios filtros de correo electrónico, o invertir dinero en tener a Sanebox que haga eso por usted.
Cómo organizar la nueva correspondencia
P: Tengo un sistema de categorización decente para cosas que siempre he estado haciendo, pero cuando empiezo un nuevo proyecto no estoy muy seguro de la mejor manera de archivar las cosas. Hay un período intermedio en el que guardo cosas hasta que me doy cuenta de que necesito una nueva carpeta. Desorden inmediato que deseo podría conseguir delante de (prima si usted tiene una respuesta 2 × 2.) - Alka
R: Pide y recibiréis:
Cómo manejar correos electrónicos antiguos e irrelevantes
P: ¿Cómo puedo eliminar las cosas que mantengo fuera del miedo?
R: ¿Por qué borrar algo? Sácalo de tu bandeja de entrada. Sólo un pequeño porcentaje de mi correo electrónico realmente llega a mi bandeja de entrada. La mayor parte de ella se filtra y aterriza en carpetas como "boletines de noticias" o "recibos". Y luego tengo una gran carpeta de "archivado" en la que arrojo cosas cuando quiero que salga de mi bandeja de entrada pero no quiero bórralo. Yo bastante confiar en la búsqueda para encontrar los correos electrónicos que quiero encontrar, por lo que las carpetas no importa mucho - que están principalmente allí para obtener cosas de mi bandeja de entrada, y para cosas específicas quiero ver todo en un solo lugar Por ejemplo, todos los correos electrónicos para una lista de correo electrónico específica que realmente me importa, todos los ingresos de gastos relacionados con mi negocio).
Cómo manejar el desorden del email
P: Como minimalista que ha conquistado el desorden físico, todavía lucho con el desorden de la variedad digital. Utilizo Gmail en conjunto con el cliente de Apple Mail para uso personal y Outlook para el trabajo. Mis Buzones de entrada están bastante limpios, pero como tú, no suelen vaciar mi carpeta eliminada. Supongo que en realidad no tengo una pregunta aquí, pero me encanta que te dirijas a lo fuera de la mano y abrumadora de esta conveniencia moderna puede ser.
R: Confieso que soy lo opuesto al minimalista: una de las cosas que me encanta en el mundo digital es que me permite satisfacer mis tendencias packrat sin llenar nuestra casa. (Aunque tenemos una colección bastante impresionante de "Gosh, ¿está respaldada? No puedo tirar esto a menos que esté respaldada!".) Parte de mí quisiera que simplemente convirtiera todo mi archivo digital en basado en la nube, por lo que nunca tuvo que preocuparse por estas unidades de nuevo.
¿Tiene algún problema de correo electrónico que necesita resolver?
Déjelos en los comentarios abajo o en mi tweet @awsamuel.
Alexandra Samuel es un orador, investigador y escritor que trabaja con las empresas líderes mundiales para entender sus clientes en línea y elaborar informes basados en datos como Compartir es la Nueva Compra. Alex es el autor de Work Smarter with Social Media (Práctica de Prensa de Harvard Business Review, 2015), y su nueva clase, Work Productivity: Work Smarter with Your Inbox, ya está disponible en Skillshare. Siga a Alex en Twitter como @awsamuel.
Editores originales conservan todos los derechos.
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Más personas me preguntan sobre la administración de correo electrónico que sobre cualquier otro aspecto de sus vidas en línea: si es el reto de hacer frente a una cantidad abrumadora de correo electrónico, o averiguar cómo se ajusta el correo electrónico en el flujo general de nuestro trabajo diario, la mayoría de la gente tiene algún tipo del punto de dolor del email. Así que recientemente celebró una clínica del correo electrónico en Facebook, el campo de todos los dilemas del correo electrónico diario y ofrecer soluciones rápidas.
Aquí están las siete de las preocupaciones que he escuchado y mis soluciones sugeridas:
Cómo establecer mensajes de correo electrónico a un lado y para más tarde.
P: No tengo la sobrecarga de la bandeja de entrada, pero sí tengo problemas para administrar los correos electrónicos que no puedo obtener ahora (¿dónde los pongo? ¿Cómo no se convierten en un montón de 100 correos electrónicos, ninguno de los cuales quiero Desechar pero la mayoría de los cuales nunca llego a?). Acabo de cambiar de mi programa de correo electrónico de Mac a usar el sitio web de Gmail, y no puedo ver fácilmente quién en mi bandeja de entrada ya respondí, y cuáles leí, pero necesitaba responder más tarde. ¡Caos! -Vanessa
R: Cuando leo algo pero no le respondo, trato de marcarlo "no leído" para no olvidarlo, o utilizo reenviar cc para devolverlo a mí mismo en un momento específico en que lo haré algo de tiempo para responder. También puede intentar crear una carpeta llamada "responder más tarde" y pegar todos los correos electrónicos que ha leído, pero que no ha respondió a allí, a continuación, dejar de lado una hora específica del día para buscar allí y la dirección de cualquier cosa que no haya respondido aún.
Cómo retirar una cuenta de correo electrónico
P: El problema que me molesta es una cuenta antigua: está llena y estoy pagando un proveedor de internet para que no se vaya, porque si necesito un correo electrónico aleatorio? -Katherine
R: Exporte todos los correos electrónicos (las instrucciones para Earthlink están aquí, puede encontrar instrucciones similares para casi cualquier servicio de correo electrónico) e importe el archivo en el servicio de correo electrónico que está utilizando actualmente. Así es como consolidé mis cuentas.
Cómo combinar varias cuentas de correo electrónico
P: Quiero filtrar mi correo electrónico para que no se pierda nada y, por lo tanto, las cosas importantes suben a la parte superior de mi bandeja de entrada. La combinación de mis seis direcciones de correo electrónico es demasiado miedo en este momento. Ése es actualmente mi filtro natural: miro en diversas cuentas dependiendo de lo que quiero prestar la atención en el momento.-Lauri
R: Puede configurar 5 carpetas en su cuenta de correo "principal", una por cada dirección alternativa que use. A continuación, configurar un filtro que arroja los mensajes de cada cuenta en su carpeta adecuada, sobre la base de la dirección "a" (es decir, tienen en la carpeta de los mensajes dirigidos a xxxx@gmail.com y otro para xxxx@youroffice.com.) De esa manera Tendrás la opción de verlas todas en un solo lugar, o puedes revisarlas por separado buscando en la carpeta de cada cuenta.
Cómo formar tu correo electrónico
P: Para mí, administrar el correo electrónico consiste en automatizar todo. Quiero que el correo se auto-clasifique, y consciente de la prioridad. El correo electrónico es un perro indisciplinado que requiere entrenamiento, pero si se pone en el tiempo para entrenar al perro tendrá un compañero útil. Sin embargo, casi todos los servicios que se suscriben le envían una comunicación regular, por lo que debe entrenar cada servicio al que se inscribe, o bien su bandeja de entrada se contamina con mensajes comerciales que no son spam. ¿Hay alguna manera de facilitar ese entrenamiento, no sólo para mí, sino para los muchos colegas que no se toman el tiempo para entrenar su correo electrónico? -Sabino
R: Como tú, yo "entreno" a mi correo electrónico configurando la notificación por correo electrónico de cada sitio web o red social para la que me inscriba y configurando los filtros de correo específicos que mantengan al frente y al centro mis mensajes más importantes. Pero no todo el mundo tiene el tiempo, la paciencia o la confianza técnica para configurar sus propios filtros de correo electrónico, razón por la cual es genial que ahora hay un número de herramientas disponibles que hacen un trabajo decente de filtrar su correo electrónico para usted. Otros Inbox ofrece un excelente directorio de clientes y servicios de correo electrónico que pueden ayudar a filtrar, anular la suscripción o organizar sus correos electrónicos: He utilizado el organizador de la otra bandeja de entrada durante años como una manera de organizar rápidamente los correos electrónicos por categoría; Unroll.me hace un gran trabajo de cancelar la suscripción de correos electrónicos masivos, o consolidarlos en un solo resumen; Y Mailstrom es útil para limpiar una acumulación de correo electrónico irrelevante. Sanebox es otra buena opción, pero sólo puede reemplazar el trabajo de crear reglas de correo si está dispuesto a gastar algo de dinero en su conjunto completo de características; si eso tiene sentido depende de si prefiere invertir su tiempo en la creación de sus propios filtros de correo electrónico, o invertir dinero en tener a Sanebox que haga eso por usted.
Cómo organizar la nueva correspondencia
P: Tengo un sistema de categorización decente para cosas que siempre he estado haciendo, pero cuando empiezo un nuevo proyecto no estoy muy seguro de la mejor manera de archivar las cosas. Hay un período intermedio en el que guardo cosas hasta que me doy cuenta de que necesito una nueva carpeta. Desorden inmediato que deseo podría conseguir delante de (prima si usted tiene una respuesta 2 × 2.) - Alka
R: Pide y recibiréis:
Cómo manejar correos electrónicos antiguos e irrelevantes
P: ¿Cómo puedo eliminar las cosas que mantengo fuera del miedo?
R: ¿Por qué borrar algo? Sácalo de tu bandeja de entrada. Sólo un pequeño porcentaje de mi correo electrónico realmente llega a mi bandeja de entrada. La mayor parte de ella se filtra y aterriza en carpetas como "boletines de noticias" o "recibos". Y luego tengo una gran carpeta de "archivado" en la que arrojo cosas cuando quiero que salga de mi bandeja de entrada pero no quiero bórralo. Yo bastante confiar en la búsqueda para encontrar los correos electrónicos que quiero encontrar, por lo que las carpetas no importa mucho - que están principalmente allí para obtener cosas de mi bandeja de entrada, y para cosas específicas quiero ver todo en un solo lugar Por ejemplo, todos los correos electrónicos para una lista de correo electrónico específica que realmente me importa, todos los ingresos de gastos relacionados con mi negocio).
Cómo manejar el desorden del email
P: Como minimalista que ha conquistado el desorden físico, todavía lucho con el desorden de la variedad digital. Utilizo Gmail en conjunto con el cliente de Apple Mail para uso personal y Outlook para el trabajo. Mis Buzones de entrada están bastante limpios, pero como tú, no suelen vaciar mi carpeta eliminada. Supongo que en realidad no tengo una pregunta aquí, pero me encanta que te dirijas a lo fuera de la mano y abrumadora de esta conveniencia moderna puede ser.
R: Confieso que soy lo opuesto al minimalista: una de las cosas que me encanta en el mundo digital es que me permite satisfacer mis tendencias packrat sin llenar nuestra casa. (Aunque tenemos una colección bastante impresionante de "Gosh, ¿está respaldada? No puedo tirar esto a menos que esté respaldada!".) Parte de mí quisiera que simplemente convirtiera todo mi archivo digital en basado en la nube, por lo que nunca tuvo que preocuparse por estas unidades de nuevo.
¿Tiene algún problema de correo electrónico que necesita resolver?
Déjelos en los comentarios abajo o en mi tweet @awsamuel.
Alexandra Samuel es un orador, investigador y escritor que trabaja con las empresas líderes mundiales para entender sus clientes en línea y elaborar informes basados en datos como Compartir es la Nueva Compra. Alex es el autor de Work Smarter with Social Media (Práctica de Prensa de Harvard Business Review, 2015), y su nueva clase, Work Productivity: Work Smarter with Your Inbox, ya está disponible en Skillshare. Siga a Alex en Twitter como @awsamuel.
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