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Para evitar que las personas procrastinen, no les des una fecha límite.

Sorprendentemente, a menudo les hace pensar que deben actuar con rapidez.

Por Amy Meeker

Gestión del tiempo

Harvard Business Review

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Maroš Servátka de la Escuela de Negocios Macquarie de Australia y tres investigadores principales (Stephen Knowles, Trudy Sullivan y Murat Genç, todos de la Universidad de Otago de Nueva Zelanda) invitaron a 3276 personas a realizar una breve encuesta en línea a cambio de una donación de $10 a una organización benéfica. A algunos participantes se les dio un plazo de una semana, a otros se les dio un plazo de un mes ya otros no se les dio ningún plazo. Los miembros del último grupo devolvieron más encuestas que los de los otros dos grupos, y también respondieron más rápidamente. La conclusión: para evitar que las personas procrastinen, no les des una fecha límite.

Profesor Servátka, defienda su investigación.

Servátka: Los plazos nos motivan a hacer cosas que de otro modo pospondríamos, pero la relación no siempre es clara. Por ejemplo, aunque teóricamente una fecha límite larga nos da más tiempo para terminar una tarea, a menudo significa que la posponemos una y otra vez hasta que finalmente nos olvidamos por completo. De hecho, solo el 5,5 % de las personas a las que se les dio un plazo de un mes devolvieron nuestra encuesta, en comparación con el 6,6 % de las que solo les dieron una semana. Pero las personas a las que no se les dio una fecha límite tuvieron la tasa de respuesta más alta de todas: 8.3%. Y eran más propensos que los demás a devolver la encuesta dentro de los tres días.

HBR: Puedo ver por qué las personas con un plazo ajustado responderían mejor que aquellas con el lujo de un mes. Pero, ¿por qué la falta de presión obtendría los mejores resultados?

Una fecha límite indica la importancia y la urgencia de una tarea, por lo que no es sorprendente que las personas a menudo interpreten una fecha límite larga como un permiso para retrasar. Puede suponer que la falta de una fecha límite se vería de la misma manera. Pero, de hecho, la gente tiende a interpretarlo de la manera opuesta, en el sentido de "¡Haz esto lo antes posible!" La urgencia y la presión están implícitas. Críticamente, no le dijimos a la gente que tenían una cantidad ilimitada de tiempo para enviar la encuesta; simplemente no mencionamos una fecha. En teoría, los dos son lo mismo, pero en la práctica obtienen resultados muy diferentes.

Seguramente hay personas para quienes eso no es cierto, personas que pensarían, si no pidieron esto para una fecha determinada, no les importa cuándo lo haga.

Algunas personas parecían interpretar la falta de una fecha límite de esa manera. Técnicamente, nuestro experimento aún se está ejecutando, dado que no establecimos una fecha de finalización para las personas sin fecha límite. Ocasionalmente verificamos si ha llegado alguna encuesta adicional. Y hemos recibido algunas respuestas muy tardías de los participantes en ese grupo. Una persona devolvió la encuesta el día 52. ¡Otra la devolvió el día 145! Estas son personas que son claramente procrastinadoras, y debido a que no se les dio una fecha límite, podrían seguir postergando y postergando. Tal vez encontraron nuestra carta de solicitud con retraso después de haberse olvidado de nuestra solicitud: enviamos cartas físicas en lugar de correos electrónicos específicamente para crear recordatorios naturales. Pero eso es una conjetura; no lo probamos.

Dicho todo esto, esas respuestas muy tardías representaron una pequeña minoría. Casi la mitad de las personas del grupo sin fecha límite que devolvieron la encuesta lo hicieron de inmediato; está claro que su tasa de respuesta superior no fue impulsada por un recuerdo tardío. En comparación, hubo muy pocas respuestas rápidas de las personas a las que se les dio un mes para enviar la encuesta, lo que respalda la idea de que el principal factor que afecta el tiempo de respuesta fue la sensación de urgencia, o la falta de ella.

¿Los rasgos personales afectaron la velocidad o la probabilidad de responder?

Debido a que seleccionamos a los participantes al azar del registro electoral de Nueva Zelanda, solo teníamos datos sobre la edad y el género. El control de esos no afectó los resultados, aunque respondieron un poco más mujeres que hombres, y más personas de 36 a 65 años.

Pensando en los rasgos personales de manera más amplia, la procrastinación proviene de lo que se conoce como el sesgo presente,en el que el aquí y ahora se siente desproporcionadamente más importante que el futuro. Por eso, los llamados costos de oportunidad de completar una tarea (el tiempo que nos tomará de nuestro día) parecen ser menores cuando están en el camino, por lo que muchas personas deciden posponer. Pero hay una gran variedad en cómo la gente responde al sesgo actual. Algunos reconocen la trampa potencial y compensan haciendo la tarea inmediatamente o poniendo recordatorios. Otros, a menudo ingenuamente, asumen que recordarán por sí mismos. Sería interesante explorar si la ausencia de una fecha límite es interpretada de manera diferente por esos dos tipos. Lo más probable es que el primer grupo lo perciba como una indicación de urgencia, pero entre los segundos podría conducir a una procrastinación aún mayor.

Las personas que completaron su encuesta fueron recompensadas con una donación a la caridad, no con algo para ellos mismos. ¿Por qué esa elección?

Si una tarea nos beneficia personalmente, podemos evaluar su importancia por nuestra cuenta; no dependemos de un plazo impuesto externamente para comunicar su urgencia. Cuando la ganancia principal va a otra persona, la teoría económica estándar sostiene que es menos probable que le demos prioridad, por lo que la procrastinación se convierte en un factor más importante.

¿Cómo deberían las personas usar sus hallazgos?

Yo esperaría que la táctica sin fecha límite tenga la tracción más fuerte cuando la tarea beneficia principalmente a otra persona y cuando la urgencia está claramente implícita. Eso podría incluir ofrecerse como voluntario para ayudar a las personas necesitadas: dar dinero a organizaciones que apoyan a los refugiados de Ucrania, por ejemplo, o donar sangre después de un desastre natural. Las organizaciones benéficas normalmente no establecen una fecha de finalización cuando solicitan donaciones, y nuestro experimento sugiere que esa es la estrategia óptima. Cuando es necesario limitar la duración de una campaña, como cuando un donante ofrece subvenciones equivalentes que vencen después de una fecha determinada, una fecha límite relativamente corta será mejor para la organización benéfica.

Los hallazgos también tienen implicaciones para cualquiera que realice encuestas; las tasas de respuesta deberían ser más altas y más rápidas sin una fecha límite establecida, como lo fueron para nosotros. Omitir una fecha límite también podría ser útil en un contexto personal, por ejemplo, cuando le pida a su cónyuge que complete un proyecto de bricolaje que es importante principalmente para usted. Y en un contexto organizacional, este enfoque podría obtener buenos resultados cuando solicita un favor a un colega, como pedir comentarios sobre una propuesta. Si no dice cuándo necesita que se le haga el favor, es más probable que su colega lo atienda de inmediato.

Como editor de una revista, constantemente le doy plazos a la gente. ¿Debería parar?

¡Sería muy arriesgado! Nuestros resultados de ninguna manera implican que nunca desee dar a las personas una fecha límite. Si no estableció plazos para algo tan complejo como preparar un artículo, es posible que las personas no puedan priorizar correctamente. Todo depende del contexto.

Una versión de este artículo apareció en la edición de septiembre-octubre de 2022 de Harvard Business Review.

Amy Meeker es editora sénior de Harvard Business Review.