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Diseña una oficina a la que la gente quiera volver.

Cómo una empresa rediseñó su sede durante la pandemia para satisfacer las necesidades cambiantes de sus empleados.

Por Andrea Vaneco, Jonathan Sala y Roberto Mankin

Retención de empleados

Harvard Business Review

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Resumen. Las tendencias en el lugar de trabajo que se aceleraron durante la pandemia no van a desaparecer. Las empresas deben aprovechar este momento para mejorar los entornos de oficina de una manera que aumente el compromiso y el bienestar de los empleados, fomentando así la asistencia, aumentando la retención y atrayendo nuevos talentos. Los autores, que diseñaron la sede de Hana Bank durante la crisis de la COVID-19, recomiendan algunas prácticas recomendadas: considere para qué sirve el espacio y asígnele el nombre correspondiente, escuche lo que los empleados quieren y necesitan, experimente dentro de sus propias paredes e incorpore socios para agregar valor.

A medida que la crisis de Covid-19 entra en su tercer año y surge la variante Omicron, las organizaciones de todo el mundo están contemplando cómo, cuándo e incluso si sus trabajadores del conocimiento reanudarán el horario habitual de oficina. Y lo hacen en un momento en que las opiniones y prioridades de sus empleados han cambiado. Un estudio reciente de McKinsey mostró que el bienestar, la flexibilidad y el equilibrio entre el trabajo y la vida son lo más importante. Una encuesta realizada por Microsoft el año pasado indicó que el 41 % de la fuerza laboral global consideraría cambiar de trabajo el próximo año, y el 55 % señaló que el entorno laboral desempeñaría un papel en sus decisiones.

Nuestra empresa se colocó en una posición inusual en 2020: nos contrataron para diseñar la sede de la empresa fintech coreana Hana Bank durante el mismo período en que la pandemia obligaba a los líderes empresariales a repensar el propósito de la oficina. Pero el proceso, y el edificio resultante, no fue una reacción a Covid. Más bien, la crisis resaltó y aceleró las tendencias que habían estado burbujeando bajo la superficie durante años, incluido un mayor enfoque en la salud mental y física de los empleados, las necesidades de una fuerza laboral multigeneracional, un mayor énfasis en el propósito corporativo y el cambio al trabajo remoto..

La pandemia aumentó las apuestas para las empresas que buscan retener empleados de primer nivel y construir culturas prósperas. Estos son algunos de los principios que empleamos y las lecciones que aprendimos del proyecto Hana Bank, así como nuestras recomendaciones sobre cómo las organizaciones pueden implementar cambios a pequeña y gran escala para atraer a las personas a volver al trabajo en persona.

Pregunte para qué es el espacio y asígnele el nombre correspondiente.

Puede sonar simple, pero la nomenclatura importa. Para los trabajadores del conocimiento, la oficina no debería ser un lugar para abordar una lista de tareas pendientes. Es un lugar para la colaboración, la creatividad y el aprendizaje, donde un empleado se siente nutrido y con un sentido de pertenencia. Los nombres de edificios, pisos, áreas o habitaciones deben reflejar esta intención. Términos como "centro de aprendizaje" o "espacio de innovación" comunican la nueva perspectiva, dan forma a los cambios de diseño, atraen talento e influyen en el comportamiento.

Hana Bank llama a su nueva sede "Mindmark" para reconocer el trabajo creativo que se lleva a cabo en su interior. Las empresas tecnológicas de vanguardia como Facebook y Google tienen "campus" por la misma razón; quieren que sus ingenieros experimenten tal como lo hicieron cuando eran estudiantes. Incluso UPS cambió recientemente el nombre del edificio de su sede corporativa, de Plaza a Casey Hall, como relata la directora ejecutiva Carol Tome en este artículo de HBR para enfatizar un entorno más cálido, acogedor y colaborativo.

Escuche lo que sus empleados quieren y necesitan

Piense en Covid como un catalizador para hablar sobre lo que los mejores empleados quieren de sus lugares de trabajo, incluso si no puede ejecutar todas las ideas. Para la mayoría de las organizaciones, volver al statu quo no será una opción. La gente esperará más flexibilidad, mejor tecnología e incentivos para venir a la oficina, y las empresas deben atender ese llamado.

Salesforce, por ejemplo, redujo el espacio de su escritorio en un 40 % y adoptó un plano de planta que presenta más espacios centrados en el equipo que fomentan un equilibrio entre el trabajo individual y el colaborativo. La sede central de Hana Bank se adapta a varios modos de trabajo, incluido el tipo de trabajo individual con la cabeza hacia abajo que ocurre en un escritorio, asientos flexibles para cuando las personas necesitan un descanso de sus escritorios, espacios colaborativos que fomentan la interacción enfocada del equipo y salones para socializar.. Esta combinación de experiencias fomenta la agencia de los trabajadores al mismo tiempo que proporciona una estructura.

Experimente dentro de su propia organización

Algunas empresas crearán una nueva sede posterior a la pandemia. Pero la mayoría puede diseñar un entorno de oficina más reflexivo. Para comenzar a explorar ideas para su propia organización, nuestra recomendación es comenzar poco a poco. Reutilice las salas de conferencias, invierta en una nueva mesa de trabajo o renueve un piso en lugar de un edificio completo. También puede incorporar tecnología multimedia para unir a las personas y dar nueva vida a su oficina.

La nueva sede de WarnerMedia presenta una experiencia mediática inmersiva que incorpora contenido del vasto universo de redes de la compañía para crear un sentido de identidad de marca y comunidad. Muchas empresas también han invertido en tecnología de reuniones híbridas inteligentes. Busque también oportunidades de usos múltiples. Por ejemplo, las rampas tortuosas interiores/exteriores que se extienden desde la parte inferior hasta la parte superior del edificio Hana Bank se pueden utilizar para reuniones individuales a pie, ejercicio individual o descansos sociales en la naturaleza y el aire fresco. Finalmente, asegúrese de centrarse en la seguridad y la sostenibilidad siguiendo las pautas de construcción saludable.

Activar asociaciones basadas en conocimientos

Para los trabajadores del conocimiento más jóvenes, la oficina es tanto un lugar para aprender y socializar como un lugar para cumplir con los plazos. Casi el 60% de los Millennials informan que las oportunidades para descubrir nuevos conocimientos son extremadamente importantes para ellos cuando solicitan un trabajo, y también pueden permanecer más tiempo en una empresa si se involucran en causas sociales. Las empresas inteligentes hacen que esto suceda al asociarse con organizaciones externas para proporcionar dicha programación.

Las actividades como el yoga o la meditación, el servicio comunitario o la educación continua son un buen lugar para comenzar. Incluso pequeñas iniciativas como una obra colgante de artistas locales o estudiantes en rotación, colectas de comida enlatada en el vestíbulo o camiones de comida emergentes afuera pueden impulsar el sentido de propósito de los empleados. Gravity, un desarrollo de uso mixto en Columbus, Ohio, que alberga un edificio de oficinas creativas a gran escala además de residencias, emplea a un curador de servicios de tiempo completo para buscar socios y programas que alimenten la curiosidad y desarrollen una comunidad.

En conclusión

Las tendencias en el lugar de trabajo que se aceleraron y las preferencias de los empleados que cristalizaron durante la pandemia no van a desaparecer. Instamos a las corporaciones a aprovechar este momento para pensar en cómo pueden mejorar los entornos de trabajo de una manera que aumente el compromiso y el bienestar de los empleados, fomentando así la asistencia, aumentando la retención y atrayendo nuevos talentos. Ahora es el momento de actuar.

Andrea Vanecko es directora de NBBJ, que se asocia con clientes como Google, WarnerBros y LinkedIn para repensar el diseño de la oficina. 

Jonathan Ward es socio de diseño en NBBJ y ha diseñado entornos creativos para clientes que van desde BlackRock y LinkedIn hasta Montage Health y Westmark School.

Robert Mankin es socio de NBBJ y líder de la práctica de diseño de lugares de trabajo de la firma. Ha trabajado con clientes como Amgen, Samsung Electronics y Tencent.