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Cómo establecer un horario de trabajo híbrido que funcione para usted

Por Elizabeth Grace Saunders 

Productividad personal

Harvard Business Review

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Resumen. Muchas organizaciones están comenzando a regresar a la oficina, ofreciendo a los empleados la flexibilidad de equilibrar las opciones de trabajo en persona y a distancia. Pero con tal flexibilidad puede surgir confusión. ¿Cómo saber qué días de oficina solicitar?

Hay cuatro factores clave que debe considerar al tomar sus propias decisiones de programación híbrida, al tiempo que garantiza la máxima productividad. Primero, piense en las decisiones que toma y los proyectos en los que trabaja. Puede ser útil estar en persona para manejar decisiones estratégicas y negociaciones, así como reuniones de proyectos grandes. En segundo lugar, considere cómo opera su equipo. Para aquellos en su equipo que procesan información cara a cara, es posible que desee alinear el tiempo en persona con su horario en la oficina. En tercer lugar, elija días que funcionen con sus tendencias energéticas. Si es introvertido, por ejemplo, utilice el tiempo remoto para recargar energías entre los días de oficina. Finalmente, realice un seguimiento de sus tendencias de motivación y elija los días en la oficina que le darán ese impulso adicional para ser productivo.

Con una sacudida repentina en marzo de 2020, millones de estadounidenses que podían hacer su trabajo virtualmente se dieron cuenta de que lo estaban haciendo virtualmente. Según un estudio de Pew Research, antes de este turno, aproximadamente el 20% de los trabajadores que podían trabajar de forma remota lo estaban haciendo; este porcentaje se elevó hasta el 71%.

Este cambio se produjo con muy poca advertencia y no dio a los empleados ninguna opción al respecto. Pero ahora que las organizaciones están regresando a la oficina en serio, muchos empleados tendrán más opciones que nunca.

Si se encuentra en una situación en la que ahora puede o necesita tener un tiempo en persona cada semana y no está seguro de lo que debe solicitar, aquí hay algunas estrategias que pueden ayudarlo a guiar sus decisiones de horarios híbridos. Como entrenador de gestión del tiempo, encuentro que considerar estos cuatro factores clave puede ayudarlo a maximizar su productividad general cuando esté (parcialmente) de regreso en la oficina.

¿Qué tareas prefiero hacer en la oficina?

Algunas de las funciones comerciales más importantes ocurren con mayor eficacia en persona. Siempre que sea posible, querrá estar "en la mesa" literalmente cuando se trata de decisiones y negociaciones estratégicas de alto nivel. Lo que se comunica y no se comunica virtualmente es sustancialmente diferente de lo que se comunica en persona.

Pero incluso si no está tomando decisiones que cambian el juego, hay tareas que quizás prefiera hacer en la oficina. Por ejemplo, si tiene reuniones de proyectos que requieren resolución de problemas, toma de decisiones, revisión de objetos tangibles o que tienen un alto contenido emocional, es mejor hacerlo en persona. Programe sus días en la oficina para cuando se realicen esas reuniones del proyecto. Y si tiene alguna autoridad sobre esas reuniones, considere pedir a otros miembros del equipo que intenten llegar a la oficina también esos días. También puede flexionar estas preferencias con el tiempo. Por ejemplo, haga que todos se reúnan en persona cuando inicie el proyecto por primera vez, celebre reuniones virtuales para actualizaciones estándar y luego anime a las personas a que vengan en persona nuevamente cuando sea el momento de una revisión más profunda de los entregables.

¿Cuándo me necesita mi equipo?

Para maximizar la productividad de su equipo, también querrá identificar qué tipo de interacciones (en persona o virtuales) serán más efectivas. Si se da cuenta de que algunos de sus colegas, y específicamente, sus subordinados directos, comprenden mejor lo que está diciendo y pueden retener y responder a la información de manera más apropiada cuando está en persona, intente planificar algo en la oficina. días para alinear con cuando esas personas también estarán presentes. Pasar treinta minutos en persona podría ahorrarle horas de dolor de cabeza por comunicaciones escritas y telefónicas no leídas o mal entendidas. Alternativamente, si descubre que algunos de sus colegas comprenden mejor la información por escrito o mediante algún otro método virtual, continúe teniendo esas reuniones de forma remota y reserve su tiempo en la oficina para otras actividades.

A pesar de haber perfeccionado nuestras habilidades de comunicación virtual durante la pandemia, las personas pueden tener preferencias por la comunicación en persona, las reuniones cara a cara u opciones remotas, así que considere lo que tiene sentido para cada individuo de su equipo mientras observa su agenda.

¿Cómo puedo maximizar mi productividad?

Los dos primeros factores que compartí tienen que ver con maximizar la productividad en el trabajo de su proyecto y el de su equipo. Pero los dos últimos factores tienen que ver con maximizar su productividad personal, comenzando por administrar su energía.

Si tiene tendencias más introvertidas, puede que le resulte eficaz no pasar más de dos días seguidos en la oficina. Por ejemplo, tal vez decidió ir en lunes, martes, jueves o lunes, miércoles, viernes. Al intercalar sus días en la oficina con los días en casa, se da la oportunidad de recargar energías al tener menos estimulación de otras personas en sus días remotos. También puede agrupar sus reuniones los días que está en la oficina para que sus días de trabajo desde casa tengan períodos más prolongados de tiempo ininterrumpido para realizar su trabajo en solitario.

Por otro lado, si tiene tendencias más extrovertidas, ir a la oficina varios días seguidos puede no ser un problema. Y, en general, puede sentirse energizado al reservar reuniones tanto cuando está en la oficina como en casa, de modo que tenga la oportunidad de conectarse con la gente todos los días. Cuando esté trabajando de forma remota, reserve algunas reuniones al comienzo de su día laboral para que se prepare y luego nuevamente por la tarde cuando su energía comience a menguar.

¿Cuándo me siento menos motivado?

Incluso antes del éxodo de la oficina, he visto que mis clientes de coaching tienden a tener tendencias de motivación a lo largo de la semana. Para algunos, comienzan el lunes por la mañana con una explosión, pero el viernes por la tarde es extraordinariamente difícil para ellos hacer un trabajo sustancial. Para otros, es lo contrario: les toma un tiempo ponerse en marcha el lunes, pero para el viernes están eliminando cosas de la lista fácilmente y trabajando hasta las 6 o 7 de la noche.

El trabajo remoto también puede afectar estos niveles de motivación, especialmente si eres más joven. El mismo estudio de Pew Research que midió el gran cambio al trabajo a distancia, encontró que el 42% de los trabajadores de 18 a 49 años dijeron que les había resultado difícil sentirse motivados para hacer su trabajo de forma remota. Y el porcentaje es aún mayor para los jóvenes de 18 a 29 años, y el 53% de ellos dice que les ha resultado difícil estar motivados para hacer su trabajo cuando no están en persona con sus colegas. (Esto contrasta con el hecho de que solo el 20% de los trabajadores de 50 años o más se sienten de la misma manera).

Utilice el tiempo en la oficina para mejorar esos momentos en los que se siente menos motivado. Así como ir al gimnasio puede facilitar enormemente el ejercicio, ir a la oficina hace que sea mucho más fácil hacer el trabajo para algunas personas. Si encuentra que está más motivado cuando está cerca de otras personas y se desvanece a medida que avanza la semana, solicite días de oficina regulares los jueves y viernes. Si encuentra que lo contrario es cierto y sabe que hará mucho más si va el lunes y el martes, haga que ese sea su objetivo. Sepa cuándo necesitará un poco de presión positiva de los compañeros y planifique su horario híbrido en consecuencia para obtener grandes aumentos en la productividad.

Con más y más organizaciones volviendo a la oficina, es probable que se enfrente a la posibilidad de un horario que une el trabajo en persona y a distancia. Considere estos cuatro factores al tomar su decisión sobre cuándo estar en la oficina para que regresar al lugar de trabajo funcione para usted.

Elizabeth Grace Saunders es coach de gestión del tiempo y fundadora de Real Life E Time Coaching & Speaking. Es autora de Cómo invertir su tiempo como dinero y Gestión divina del tiempo. Obtenga más información en www.RealLifeE.com.