Doxa 1186

Mi obsesión por la gestión del tiempo casi me arruina

Por Abbie J. Shipp 

Administración de sí mismo

Harvard Business Review

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Resumen. Puede ser fácil absorber mensajes en nuestra sociedad de que el tiempo es un recurso limitado, un bien que se debe administrar en lugar de desperdiciar. Y ciertamente, los diversos trucos para administrar el tiempo de manera más eficiente son necesarios si necesita más disciplina y estructura. Pero para algunas personas, la gestión del tiempo es una barrera para la verdadera eficacia y productividad. La autora, defensora de toda la vida de la gestión eficiente del tiempo, descubrió que su meticulosa planificación tenía un impacto negativo en su salud. Después de investigar y luego cambiar hacia la administración del tiempo subjetiva, en lugar de objetiva, encontró más alegría en su trabajo y su salud comenzó a mejorar. Ella ofrece tres lecciones que revelan por qué nuestros métodos tradicionales de administración del tiempo pueden frenarnos.

En 2019, choqué contra una pared. Para el observador externo, mi carrera fue exitosa, mi familia estaba feliz y yo parecía estar viviendo el sueño. Sin embargo, lo que la gente no sabía era que estaba luchando contra el insomnio crónico, la desnutrición, un nervio pinzado en el cuello y un desequilibrio hormonal perverso. Más tarde descubriría que, irónicamente, la culpa era de la gestión del tiempo.

Toda mi vida, fui un defensor de administrar bien el tiempo, buscando eficiencias y trucos de tiempo siempre que fuera posible. En mi vida personal, planifiqué el orden de mis recados para hacer solo giros a la derecha en mi auto. Compré una casa con una cocina que minimiza los pasos entre zonas para cocinar o limpiar de manera eficiente. Incluso comía el mismo desayuno y almuerzo todos los días de la semana (a menudo rápidamente en el mostrador de la cocina) para minimizar el tiempo dedicado a las comidas.

En mi trabajo, alimenté esos intereses al dedicar mi carrera investigadora a comprender cómo funciona el tiempo . Estudié todo lo que pude sobre cómo las personas piensan y usan el tiempo. Basándome en una investigación que muestra los beneficios de la administración del tiempo, recogí prácticas muy recomendadas, como comenzar el día con mi trabajo más importante. Bloqueé el tiempo para diferentes tareas, programando la escritura por las mañanas y las reuniones por las tardes. He utilizado la técnica Pomodoro de enfoque, alternando 25 minutos en la tarea y cinco minutos de descanso. Y a menudo utilicé una auditoría de tiempo para comparar cómo estaba gastando mi tiempo con cómo deberíagastarlo. Todos los días de la semana, mi calendario estaba programado hasta el último minuto, sin pérdidas de tiempo.

Como un gran triunfador tipo A, presioné por esta eficiencia porque quería el éxito profesional. Sin embargo, también quería una vida. La investigación demuestra claramente la importancia de los descansos y las conexiones sociales para el bienestar . Para encajar estos elementos en mi horario, trabajaba frenéticamente durante la semana para evitar trabajar por la noche o los fines de semana. También me obligué a tomarme unas vacaciones todos los años, con la esperanza de evitar el aumento del riesgo de ataque cardíaco asociado con saltarse el tiempo libre. Lamentablemente, mi cerebro nunca se apaga durante las noches, los fines de semana o las vacaciones, y el tiempo que trabajaba estaba intensamente concentrado. Pero debido a que manejé cada minuto de mi tiempo dentro y fuera del trabajo, me volví eficiente.

Pero un oscuro secreto acechaba bajo la superficie. Mi salud empeoraba progresivamente. Varios médicos me instaron a reducir la velocidad, señalando que mi lista de dolencias apuntaba al estrés mental y la manifestación de tensión en mi cuerpo. Retrocedí: "Pero no trabajo tantas horas como otras personas, ¡soy realmente eficiente!" Luego, en enero de 2019, algo se rompió. No pude escribir. No podía pensar. Me quedé mirando fijamente a mi computadora y temí no poder hacer mi trabajo. El trabajo que amaba, en el que había trabajado durante años para crearlo, me resultaba demasiado difícil. Peor aún, el trabajo se sentía sin sentido, como una serie de tareas programadas una tras otra, repetidas hasta el infinito. Revisar un trabajo antes de la fecha límite, reunirse en un comité, preparar la clase, enseñar la clase, responder correos electrónicos, repetir. En la búsqueda de la eficiencia y la productividad, de alguna manera me había roto en el proceso.

Pero sucedió algo curioso mientras miraba la pantalla de esa computadora portátil. El mismo artículo que estaba tratando de escribir comenzó a hablarme de una manera personal. Escuché. Este artículo, en coautoría con la profesora Karen Jansen, fue una revisión de la investigación organizacional sobre el tiempo subjetivo: la experiencia individual y/o social del pasado, presente y futuro. Mientras que el tiempo objetivo se centra en el reloj y el calendario como una medida de tiempo externa a los individuos, el tiempo subjetivo trae la experiencia interna y personal del tiempo. De esta manera, el tiempo subjetivo refleja cómo las personas perciben, interpretan y viajan mentalmente a través del tiempo, utilizando recuerdos y pronósticos para dar sentido al presente. Esta investigación me enseñó que la obsesión por administrar el tiempo objetivo oculta tres lecciones críticas del tiempo subjetivo.

No hay tiempo objetivo sin una interpretación subjetiva del mismo

Primero, la naturaleza objetiva del tiempo está completamente entrelazada con el tiempo subjetivo, pero no reconocemos este hecho. La mayoría de las personas cree que las reuniones deben programarse en una hora o media hora, o que una jornada laboral dura de 8 a 5. Sin embargo, estas son construcciones sociales que pueden relajarse en algunas situaciones. Si se necesita una reunión de 20 minutos, ¿por qué atar el calendario durante 30 minutos? O si uno necesita un descanso más largo por la tarde para refrescarse, ¿a quién le importa si no está programado durante el típico descanso para almorzar? Tales preguntas desafiaron mi visión demasiado restringida de la administración del tiempo y me animaron a dejar de lado mis esquemas temporales o "reglas de tiempo", visiones fijas de cuándo deberían ocurrir las cosas o cuánto deberían durar.

Los plazos son otro ejemplo de una interpretación subjetiva del tiempo objetivo. Muchos plazos que percibimos como "reales" son todo lo contrario. En cambio, los plazos son fechas construidas socialmente para planificar el trabajo de uno y sincronizarse con los demás. Descubrí que completar una tarea antes de una fecha determinada o responder a una solicitud dentro de un período de tiempo determinado a menudo estaba motivado por plazos arbitrarios. Como la clásica metáfora de qué bolas puedes dejar caer y cuáles rebotarán, comencé a moverme o incluso eliminar algunos plazos sin perder mi compromiso con los demás, creando un impulso inmediato a mi nivel de compromiso.

La conclusión clave es que el tiempo no es tan objetivo como podríamos creer. El tiempo es principalmente una interpretación subjetiva, lo que hace que la gestión del tiempo sea incompleta a menos que también resaltemos las construcciones subjetivas del tiempo que vivimos y creamos.

Los eventos subjetivos son tan importantes como las horas objetivas

Otra lección fundamental de la investigación sobre el tiempo subjetivo es cómo el tiempo puede basarse en eventos en lugar del reloj o el calendario. Las tareas de trabajo o las reuniones se programan generalmente en momentos particulares, como detenerse al mediodía para almorzar. Por el contrario, una forma más atractiva de trabajar es con el ritmo de los eventos en lugar de la hora del reloj (por ejemplo, comenzar a trabajar a las 8 am y detenerse para almorzar al mediodía). Trabajar por tiempo de evento prioriza el trabajo sobre el horario (por ejemplo, comenzar a trabajar cuando está listo y detenerse cuando se necesita un descanso). Ver las tareas del trabajo como eventos naturales no solo enfatiza la efectividad sobre la eficiencia, sino que también aumenta la percepción de control sobre el tiempo y un mayor disfrute de la tarea.

Alejarme de un horario fijo de tareas eliminó la expectativa de dedicar una cierta cantidad de horas de cuando estaba trabajando o no. Comencé a experimentar la satisfactoria sensación de cierre antes de pasar a la siguiente tarea, lo que me permitió estar completamente absorto en el trabajo sin tener en cuenta el tiempo, una experiencia mejor conocida como " fluir ". El flujo no solo es más productivo sino también más satisfactorio a medida que uno experimenta plenamente el momento presente y los beneficios de la atención consciente .

Además, aunque la práctica de la atención plena se considera generalmente beneficiosa, trabajar dentro del "tiempo del evento" también aprovecha los beneficios de divagar ocasionalmente . Divagar la mente puede ser valioso cuando necesitamos soluciones creativas y novedosas, resultados que son cada vez más importantes en el trabajo del conocimiento. Dado que el tiempo del evento ofrece la libertad de pensar de una manera divergente y abierta, las personas pueden encontrar los elusivos momentos “ajá” que una visión excesivamente programada de la gestión del tiempo sella.

El significado subjetivo es más que el horario objetivo

Por último, la investigación es clara en el sentido de que cuando las personas perciben, interpretan y viajan mentalmente a través del tiempo subjetivo, esencialmente buscan un significado. Las personas a menudo reviven experiencias pasadas o eventos futuros “pre-vivos”, buscando historias que den sentido a estas experiencias en el momento presente. Por ejemplo, la narrativa de cómo "encajas" en el trabajo te ayuda a comprender tu trayectoria profesional a medida que reflexionas sobre las lecciones de trabajos anteriores y anticipas movimientos hacia trabajos futuros. Tal significado no se puede encontrar en el tiempo objetivo, que presenta el tiempo como constante e inmutable. Si todas las unidades de tiempo son equivalentes, entonces un período de tiempo significa ni más ni menos que cualquier otro.

Por el contrario, el significado del tiempo subjetivo se deriva de dedicar horas y días a actividades significativas y con un propósito. Dedicar tiempo a una actividad que se conecta con la identidad perdurable de uno, como cuando escribo un artículo sobre experiencias pasadas para beneficiar a los futuros lectores, es más beneficioso que el tiempo dedicado a una tarea menos intencionada, como completar un informe de gastos. Claramente, ambas actividades deben realizarse. Pero mientras que este último gasta energía, la actividad más significativa crea energía a través de la experiencia revitalizante del trabajo significativo. Como resultado, puedo planear hacer la actividad menos significativa cuando mi energía es menor o cuando tengo unos minutos entre reuniones y priorizar las tareas más importantes y significativas.

Sin embargo, cuando las personas eligen cómo emplear su tiempo, a menudo pasan por alto el significado y piensan más en el valor económico del tiempo. Tal énfasis en el tiempo como una mercancía lleva a las personas a percibir el tiempo como más escaso, lo que hace que se alejen de actividades significativas como el voluntariado. Al centrarse estrictamente en las tareas laborales como actividades a gestionar, la gestión del tiempo lleva a las personas a priorizar la producción y los beneficios cuantificables del trabajo. Peor aún, esas opciones se ven agravadas por las personas más exitosas. Sin embargo, el uso más impactante y energizante del tiempo se produce cuando lo vemos como una elección simbólica entre lo significativo y lo sin significado.

El viaje continuo para administrar subjetivamente mi tiempo

La conclusión clave que extraje de la investigación sobre el tiempo subjetivo es que la gestión del tiempo ya no era mi amiga. A veces, era mi enemigo. En lugar de un hiper-enfoque en la eficiencia en el tiempo objetivo, lo que necesitaba era una visión más subjetiva de la experiencia holística del tiempo. Sin perder los beneficios de la administración del tiempo, me desafié a mí mismo a ver el tiempo objetivo a través de la lente de la subjetividad. Comencé a concentrarme en el trabajo como una serie de eventos significativos en lugar de un horario fijo por horas. Y busqué el significado sobre la eficiencia en cada tarea de trabajo preguntándome: ¿Dónde encaja esta tarea en relación con mis objetivos y valores? Estos cambios mentales me ayudaron a dejar de lado la búsqueda de un calendario perfectamente eficiente para perseguir un trabajo más satisfactorio.

Por supuesto, nada en la máquina de mi horario de trabajo cambió de inmediato. Aunque tenía un buen grado de control sobre mi horario como profesor, lo que me permitió aplicar estas lecciones, todavía tenía una serie de compromisos, como fechas límite de publicación, proyectos de investigación a largo plazo, horarios de enseñanza y una solicitud para intervenir como jefe de departamento. En el aspecto personal, todavía tenía una familia y numerosas citas con el médico para seguir tratando mis enfermedades crónicas. Pero mi percepción e interpretación de estos eventos cambiaron. Comencé a ver el tiempo no programado y las actividades no estructuradas como la génesis de la creatividad en mi trabajo, lo que me refrescó y me recordó por qué elegí esta profesión. Comencé a notar que al crear un horario menos eficiente (al menos objetivamente), de alguna manera logré más y sentí más energía en el trabajo y en casa. Incluso cambié mi visión de las citas con el médico de tiempo perdido a una oportunidad para un descanso de mi computadora. En unos meses, sentí alegría nuevamente en el trabajo y en mi vida y mi salud comenzaron a mejorar.

Puede ser fácil absorber mensajes en nuestra sociedad de que el tiempo es un recurso limitado, un bien que se debe administrar en lugar de desperdiciar. Y ciertamente, los diversos trucos para administrar el tiempo de manera más eficiente son necesarios si necesita más disciplina y estructura. Pero para algunas personas, la gestión del tiempo es una barrera para la verdadera eficacia y productividad. La gestión del tiempo puede haber tenido efectos negativos en mi salud, pero la experiencia subjetiva del tiempo inició el proceso de curación.

Abbie J. Shipp (a.shipp@tcu.edu) es profesora de MJ Neeley y directora de departamento en el departamento de Gestión y Liderazgo de la Texas Christian University, y editora asociada de Academy of Management Review. Obtuvo su doctorado en comportamiento organizacional de la Universidad de Carolina del Norte. Su investigación se centra en la experiencia subjetiva y psicológica del tiempo, incluidas las trayectorias de las experiencias laborales (por ejemplo, el ajuste, la satisfacción y el agotamiento), la naturaleza del viaje en el tiempo mental y la atención, y cómo las visiones individuales del tiempo impactan el desempeño, el bienestar, y coordinación en organizaciones.