Doxa 1129

Sea más realista sobre el tiempo que tiene

Por Sabina Nawaz 

Gestión del tiempo

Harvard Business Review

Resumen. No es de extrañar que muchos de nosotros sobrecarguemos nuestra jornada laboral, asumiendo que podemos asumir muchas tareas en poco tiempo. Sin embargo, al final del día, nos sorprende descubrir que el trabajo sigue sin terminar. A pesar de la evidencia pasada, nuestros motores de predicción se estropean y estamos convencidos de que podremos lograr lo extraordinario en un día normal. A esto se le llama “pensamiento mágico” y puede hacer que decepciones a los demás, pierdas plazos, te sientas agotado y pierdas la inspiración. Pero puedes liberarte de este hábito. Primero, tenga en cuenta que su carga de trabajo probablemente no sea temporal. Revise los proyectos pasados ​​y lo que le tomó la mayor parte de su tiempo, para que pueda priorizar mejor en el futuro. En segundo lugar, deje de creer que la próxima vez será más fácil y planifique más tiempo para su trabajo, no menos. En tercer lugar, piense en el producto final y en lo que puede hacer razonablemente antes de aceptar un proyecto. Cuarto, ayude a otros a aprender a ser autónomos, en lugar de tomarse el tiempo para corregir sus errores usted mismo. Por último, no asuma que es indispensable. Deje de lado el monopolio del trabajo y, en su lugar, desarrolle la capacidad de los demás.

Somos maestros narradores. Nos contamos historias fantásticas para motivarnos a realizar grandes cantidades de trabajo en poco tiempo. Anotamos tarea tras tarea tras tarea, seguros de que podemos completarlas todas en un día laboral estándar. Y, sin embargo, al final del día, nos sorprende descubrir que el trabajo sigue sin terminar y tenemos que correr hacia la línea de meta. No nos estamos engañando deliberadamente sobre lo que podemos hacer con nuestro tiempo. Pero a pesar de la evidencia pasada, en el momento en que nuestros motores predictivos se estropean y estamos convencidos de que podremos lograr lo extraordinario en un día normal.

Bienvenido a la tierra del pensamiento mágico. Todos hemos viajado allí, persiguiendo la quimera del tiempo sin restricciones. Nos persuadimos a nosotros mismos de que no hay daño en planes demasiado ambiciosos porque nos ayudan a lograrlo. Y especialmente con el trabajo a distancia, estamos convencidos de la necesidad de mostrar a los demás nuestro valor mediante el exceso de trabajo. Sin embargo, cuando nos entregamos al pensamiento mágico, podemos decepcionar a otros que dependen de nosotros, no cumplen con los plazos, se sienten agotados y pierden la inspiración.

Desencadenarnos de las fantasías del tiempo es complejo. A nuestros jefes les gusta cuando nos presentamos con capas heroicas y nos recompensan generosamente cuando cumplimos. Pero eventualmente, antes de lo que imaginamos, todos los héroes se cansan.

Considere el caso de Francesca, investigadora de una importante empresa de biotecnología. Francesca es una destacada líder de pensamiento y una prolífica editora en su campo. También es una colaboradora valiosa para varios colegas y mentora de docenas de mujeres en sus primeros años de carrera, todo mientras se adhiere a un calendario implacable de conferencias y apoya a un sobrino que sufre de una enfermedad debilitante. Aunque Francesca se enorgullece de su trabajo, se da cuenta de que no tiene tiempo para algunas de sus responsabilidades de gestión de personal, ejercicio o planificación de su propia familia. Francesca anhela un horario más realista. Cuando comenzamos a trabajar juntas, gradualmente se dio cuenta de que estaba endeudada: comprometida en exceso, abrumada y con pocos recursos. No solo sufría su salud y sus relaciones personales, sino que sus colaboradores estaban decepcionados y molestos.llevando una cantidad desproporcionada de su trabajo conjunto.

Los patrones de compromiso excesivo de Francesca revelaron cinco elementos del pensamiento mágico sobre su tiempo, trampas en las que caen muchos de mis clientes. Ideamos antídotos para cada uno.

Mi gran carga de trabajo es solo temporal.

Francesca estuvo tentada a decir que sí a un puesto tentador, presidiendo una conferencia internacional a pesar de los cientos de horas de trabajo que implicaba. Ella razonó que su sobrecarga actual era temporal y nombró tres proyectos que estaban casi completos sin tener en cuenta el flujo interminable de nuevas solicitudes. Era poco probable que detuviera su carga de trabajo en la línea de montaje durante un año para presidir esta conferencia. Si usted, como Francesca, se entrega a esta fantasía común, revise objetivamente sus principales proyectos del año pasado. ¿Cuáles fueron planificados y cuáles fueron oportunistas? Esto pinta una imagen más realista de cómo se completará su calendario futuro y facilita priorizar los elementos más impactantes y renegociar el resto, ya sea diciendo que no, reduciendo las expectativas o solicitando ayuda.

La próxima vez será más fácil.

La experiencia es una maestra sabia, pero con nuestro ritmo de cambio, aparecen desafíos adicionales con cada nueva empresa. Francesca se tranquilizó creyendo que un nuevo proyecto iría más rápido que el anterior, pero al final, tuvo más noches. Con el tiempo, se enteró de que, a pesar de la experiencia y la planificación, ciertos tipos de proyectos demoraron aproximadamente un 20% más de lo estimado. Aprendió a crear un búfer y luego agregar aún más tiempo a la publicación.-buffer. Por ejemplo, si pensaba que escribir un resumen le llevaría dos días, agregó medio día a su estimación. En lugar de prometer la entrega el martes, estimó que el miércoles al mediodía estaría completa y se comprometió a entregar el jueves al final del día. El almacenamiento en búfer basado en evidencia lo ayuda a estimar de manera más realista y el adelantar las fechas de entrega se adapta a lo inesperado, reduce el estrés y permite tiempo para otras partes de su vida.

Recogeré recompensas inmediatas.

Nuestro deseo de complacer a los demás constituye un gran obstáculo para una visión realista del tiempo. La afirmación del jefe o la validación de los colegas son recompensas extrínsecas por ser una persona capaz de hacer algo en la que todos creen que pueden contar. El subidón de dopamina asociado nos lleva a levantar la mano cuando hay nuevas tareas en juego. En su lugar, considere primero cómo se sentirán los colegas en la línea de meta si envía un trabajo deficiente, obliga a retrasar a los miembros del equipo o tiene dificultades para entregar un trabajo oportuno y de calidad en los compromisos asumidos sin pensar y apresuradamente. Calcule lo que puede hacer razonablemente basándose en complacer a los demás al final de los proyectos, en lugar de incluso antes de que se lancen. La suma de las partes de su trabajo se sumará a un todo manejable y sus relaciones también permanecerán intactas.

Otros seguirán mis instrucciones.

Personas de toda la empresa (y a veces fuera de ella) buscaron la opinión experta de Francesca antes de emitir declaraciones, redactar resúmenes o emprender iniciativas. La mayoría de estas personas cometieron errores repetidos. Para ayudar, Francesca escribió un conjunto de mejores prácticas con viñetas para que otros las sigan antes de enviarle su trabajo. Sin embargo, la mayoría de sus colegas ignoraron sus pautas y continuaron colocando trabajos insatisfactorios en su bandeja de entrada, esperando que ella proporcionara comentarios extensos o incluso que reescribiera el documento, y muchas veces lo hizo. Francesca tuvo que volver a capacitarlos. En lugar de pasar horas revisando un documento, simplemente lo devuelve y solicita que sigan las pautas 5 y 7, por ejemplo, antes de volver con ella. Cuando invierte en proporcionar documentación para ayudar a otros a ser más autosuficientes,no les robe la oportunidad de autonomía saltando en los detalles.

Sin mí, este trabajo será de mala calidad.

Francesca rara vez cometía errores, y su trabajo fue ampliamente citado y muy elogiado. Sabía que la calidad sufría cuando no dedicaba grandes franjas de tiempo a un proyecto, convenciéndose de que solo ella podía hacer bien ciertas cosas. En cambio, Francesca aprendió a dedicar parte del tiempo intermedio a entrenar a sus colegas en lugar de hacer todo el trabajo ella misma. Les tomó algunas iteraciones más para lograr una prueba, pero los armó con habilidades para obtener mejores resultados la próxima vez. Somos cómplices de mantener el mito de que somos indispensables o más inteligentes que la mayoría. Queremos ser queridos y apreciados. Pero cuando aflojamos nuestro control sobre el monopolio de tener las respuestas, desarrollamos la capacidad de muchos en lugar de perpetuar la dependencia de unos pocos.

Cuando dependemos del pensamiento mágico para vencer la tiranía del reloj, disminuimos nuestra capacidad para hacer las cosas. Al enfrentar nuestras fantasías de manera realista, aumentamos nuestra capacidad para lograr un progreso extraordinario sin un esfuerzo sobrenatural.

Sabina Nawaz es coach de CEO global, oradora principal de liderazgo y escritora que trabaja en más de 26 países. Ella asesora a ejecutivos de nivel C en corporaciones Fortune 500, agencias gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro y organizaciones académicas. Sabina ha hablado en cientos de seminarios, eventos y conferencias, incluido TEDx, y ha escrito para FastCompany.com, Inc.com y Forbes.com, además de HBR.org. Síguela en Twitter.