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Haga de sus reuniones un espacio seguro para una conversación honesta

Por Paul axtell
Reuniones
Harvard Business Review
Recientemente me reuní con un grupo de gerentes para discutir formas de mejorar las reuniones. Nuestro objetivo era descubrir cómo crear un espacio en el que la gente realmente espera estar. Todos empezamos por describir una reunión que recordamos como especialmente poderosa.

Una historia se destacó.

Mi colega nos habló de un momento en que era un joven ingeniero que trabajaba en varios equipos de proyectos en una fábrica. Él dijo: "Josh, mi gerente, llevaría a todos a comer pizza cuando él viniera a la fábrica, y tendríamos una reunión" sin secretos ". Josh nos preguntó sobre lo que quisiera saber y nosotros hicimos lo mismo a cambio. Fue una reunión donde todos tenían permiso para decir o preguntar algo. Fue increíble."

Josh usó estas reuniones para descubrir cómo estaba su equipo, cómo progresaban sus proyectos y qué necesitaban en términos de apoyo y recursos. Hizo preguntas amplias para iniciar una conversación abierta:

• ¿Qué crees que necesito saber?
• Donde estas luchando
• de qué estas orgulloso?

No había presión para tener una respuesta perfecta. El único requisito era ser honesto y sincero. Por supuesto, ayudó que Josh fuera un administrador atento, auténtico y amable, cualidades necesarias para crear la seguridad psicológica que requiere esa conversación.

La búsqueda de mejores reuniones en última instancia radica en liderar con respeto mutuo, inclusión y en establecer un espacio que sea lo suficientemente seguro para que las personas expresen lo que piensan. Es posible que no tenga que hacer exactamente lo que hizo Josh, pero puede aumentar la libertad, la franqueza y la calidad de la conversación en sus propias reuniones centrándose en dos áreas clave: otorgar permisos y crear seguridad.

Así es cómo.

Vamos a empezar con el permiso. El permiso para decir o pedir algo no tiene precio. Nos permite expresarnos plenamente: buscar lo que queremos, dar retroalimentación, hablar sobre temas cuando encontramos la necesidad. Al anunciar que le gustaría tener una reunión "sin secretos", Josh le estaba dando permiso a su equipo para mostrar un nivel de franqueza que no se alcanza en la mayoría de las configuraciones. Pidió a los que hablaron que no se detuvieran ni editaran sus pensamientos. Pidió a los que escucharon que les dieran a sus compañeros la oportunidad de ser escuchados por completo, que es lo que todos queremos, decir exactamente lo que estamos pensando y ser respetados por decirlo.

En sus propias reuniones, hable sobre el permiso por adelantado; es mejor abordarlo directamente en lugar de suponer que ya está allí. ¿Qué permiso le gustaría recibir del grupo para poder liderar de manera efectiva? ¿Qué permiso necesita el grupo de usted para participar con éxito?

Como líder, pídale permiso a su equipo para:

• mantener la conversación en marcha cuando se desvía o se vuelve repetitiva
• Llamar a las personas que aún no han hablado.
• retener a las personas si están dominando la conversación
• Haga preguntas aclaratorias cuando necesite a alguien para elaborar

Capacite a su equipo recordándoles que tienen permiso para:

• hacer preguntas en cualquier momento
• Invitar a colegas a la conversación si no han hablado.
• pide dedicar tiempo extra a un tema
• Pídales a otras personas que digan más sobre su posición en un tema.
• expresar preocupaciones que no han sido abordadas en su totalidad

Finalmente, anime a su equipo (ya usted mismo) a pedir permiso antes de hacer un comentario. Esto ayudará a asegurar que sus comentarios no sean amenazantes y se reciban cuidadosamente. Antes de hablar, diga:

• ¿Puedo preguntarte algo?
• ¿Puedo decirte algo?
• ¿Puedo darte un poco de coaching?
• ¿Puedo rechazar un poco lo que está diciendo?

Si se siente demasiado como para recordar, la idea principal es: Usted y su equipo tienen derecho a solicitar lo que sea necesario para ser eficaces en una reunión: liderar para obtener resultados, expresarse plenamente y agregar valor a la discusión.

Ahora, centrémonos en la seguridad. El grado en que una persona se siente segura en un entorno de reunión se basa en gran medida en sus experiencias anteriores. Muchos de nosotros, en un momento u otro, hemos experimentado la sensación de no haber sido escuchados o apreciados cuando hablamos. Pero cuando las personas sienten que sus comentarios serán escuchados y tratados con respeto, es más probable que sean vulnerables y digan exactamente lo que piensan. Las conversaciones se vuelven más amplias y profundas cuando todos están involucrados y se sienten lo suficientemente seguros para decir lo que piensan. Para crear seguridad psicológica durante una reunión:

• pida al grupo que dedique toda su atención a cada persona que habla (haga esto al comienzo de la reunión)
• Permita que cada persona se tome su tiempo y complete sus pensamientos
• Haga preguntas de seguimiento para mayor claridad si es necesario.
• comparte lo que es valioso sobre la pregunta o el comentario de alguien
• use los nombres de las personas y consulte los comentarios anteriores que hayan hecho
• Invitar a personas a la conversación que no hayan hablado.
• responder a todas y cada una de las preguntas con sinceridad
• Resuma lo que aprendió a medida que la reunión llega a su fin.
• explique qué acciones tomará para utilizar esas ideas y pídale sugerencias a su equipo también
• Reconozca la calidad de la conversación y agradezca al grupo por ello.

Después de la reunión, dar seguimiento a:

• Completar los elementos de acción en los plazos que establezca.
• No compartir la conversación con otros sin permiso.
• enviando notas de agradecimiento por escrito a los participantes (cuando sea apropiado)
• Seguimiento con personas para asegurar que sus comentarios fueran dirigidos a su satisfacción.

La gente no solo quiere pertenecer, quiere contribuir. Puede darle a su equipo la oportunidad de hacerlo aplicando los principios anteriores. En el proceso de tener conversaciones más sinceras y mutuamente respetuosas, su equipo se volverá más cohesivo y podrá trabajar juntos de manera más poderosa. Incluso pueden comenzar a esperar sus reuniones debido a las notables conversaciones que crean el permiso y la seguridad. Y aún mejor, incluso puede comenzar a esperar dirigir esas reuniones.

Paul Axtell es autor, orador y entrenador corporativo. Es autor de dos libros premiados: Meetings Matter y la segunda edición recientemente lanzada de Ten Powerful Things to Say to Your Kids. Ha desarrollado una serie de capacitación, Being Remarkable, diseñada para ser dirigida por gerentes o especialistas en recursos humanos.