Cómo enfocarse en lo que es importante, no solo lo que es urgente
Por Alice Boyes
Harvard Business Review
Gestión del tiempo
¿Llegas al final del día y sientes que has cumplido tus plazos más apremiantes pero no has logrado nada que sea fundamentalmente importante? No estás solo. En una serie de estudios recientemente publicados en el Journal of Consumer Research, las personas generalmente optaron por completar tareas que tenían fechas límite muy cortas, incluso en situaciones en las que las tareas con plazos menos urgentes eran igual de fáciles y prometían una mayor recompensa.
Es natural querer hacer que las tareas impulsadas por los plazos se cuadren y estén fuera de su lista de tareas mentales. Una paradoja que enfrentan muchas personas es que nuestras tareas más significativas tienen menos plazos que las tareas que son relativamente poco importantes. Sus prioridades importantes pueden estar relacionadas con:
¿Entonces que puedes hacer? He preparado una lista de estrategias prácticas y consejos, pero sé que ninguna de estas sugerencias te llevará a tomar decisiones perfectas. Apuntar a la perfección es lo que hace que la gente se quede estancada. En su lugar, implemente estrategias que gradualmente lo llevarán en la dirección correcta, pero no requieren mucho esfuerzo.
Programe tareas importantes y dése más tiempo de lo que necesitará
La investigación muestra que programar cuándo y dónde hará algo hace que sea mucho más probable que la tarea se realice.
Para tareas muy importantes y evitadas desde hace mucho tiempo, me gusta una estrategia que llamo "limpiar las cubiertas", lo que significa asignar una tarea en particular para que sea la única en la que trabajo durante todo un día. Hace poco utilicé esta estrategia para configurar un administrador de contraseñas, algo que había pospuesto durante literalmente años.
Las tareas desconocidas pero importantes a menudo tienen una curva de aprendizaje que hace que la cantidad de tiempo que tomarán sea completamente impredecible. Trabajar en ellos a menudo se siente más torpe que eficiente, que es otro factor sutil en por qué no los hacemos. La estrategia de "limpiar las cubiertas" de permitirse un día completo, incluso cuando eso parece excesivo, puede ser útil en estos casos.
Para no posponer el cuidado personal importante, trate de tener un horario designado una vez a la semana que esté disponible para que haga una cita personal durante el horario de trabajo, si fuera necesario. Esto puede ayudar a garantizar que se investiguen los problemas médicos con anticipación. En la mayoría de las semanas, la ranura no se utilizará, pero la mantendrá cerrada para cuando surja la necesidad.
Aislar los elementos más impactantes de las tareas importantes
Las grandes tareas a menudo requieren un progreso gradual. Volviendo al ejemplo del administrador de contraseñas, mi objetivo inicial había sido crear contraseñas nuevas, sólidas y únicas para todas mis cuentas en línea, pero esto no era absolutamente necesario. Tenía más sentido comenzar con mis 10 a 20 cuentas más valiosas.
Si habitualmente establece metas tan altas que termina posponiéndolas, intente esto: cuando considere un objetivo, también considere una versión de la mitad del tamaño. Mentalmente coloque su versión original y la versión de la mitad del tamaño una al lado de la otra, y pregúntese cuál es el objetivo mejor (más realista). Si su tarea todavía se siente intimidante, disminuya aún más hasta que se sienta factible. Puede terminar con un objetivo que es un cuarto o un décimo del tamaño de lo que inicialmente consideró, pero que es más alcanzable, y una vez que comienza, siempre puede seguir.
Anticipa y gestiona los sentimientos de ansiedad
Muchas tareas importantes implican tolerar pensar sobre cosas que pueden salir mal, lo que provoca ansiedad. Ejemplos: hacer un testamento, investigar un bulto, planificar la sucesión para su negocio, leer sus pólizas de seguro o crear ese plan de manejo de crisis.
Incluso cuando las tareas no implican contemplar catástrofes, las que tienen el potencial de obtener grandes ganancias en el futuro generalmente implican tolerar la ansiedad. Los ejemplos generales de tareas importantes pero que pueden provocar ansiedad incluyen: desarrollar nuevas amistades, hacer algo desafiante por primera vez, preguntar por lo que desea, tener conversaciones incómodas, enfrentar y corregir errores, y desmantelar en general, varios meses tareas en las que debe tolerar la confianza en sí mismo fluctuante y la duda durante todo el proyecto.
En términos generales, trabajar en cosas importantes generalmente requiere tener buenas habilidades para tolerar emociones incómodas. Aquí hay un ejemplo personal: leer el trabajo de escritores que son mejores que yo es útil para mejorar mis habilidades, pero desencadena la envidia y la comparación social. Reconocer y etiquetar las emociones específicas que hacen que una experiencia sea emocionalmente desafiante es un paso básico pero efectivo para reducir esas emociones.
Podrás alcanzar metas que implican salir de tu zona de confort psicológico si tienes habilidades de primer nivel para manejar tus pensamientos y emociones.
Pase menos tiempo en tareas sin importancia
Las tareas sin importancia tienen una desagradable tendencia a ocupar más tiempo de lo que deberían. Por ejemplo, puede sentarse a revisar el informe de un empleado, pero antes de darse cuenta, pasó una hora reescribiendo todo. En el futuro, puede decidir limitarse a hacer sus tres comentarios más importantes sobre cualquier trabajo que sea fundamentalmente aceptable, o darse un límite de tiempo sobre cuánto tiempo dedicará a proporcionar notas.
Tener estrategias para tomar decisiones más rápidas también puede ser útil. Cuando tenga que tomar una decisión apremiante, puede ser mejor tomar una decisión rápida que una decisión perfecta que tome más tiempo.
Priorice las tareas que reducirán su número de tareas urgentes pero sin importancia
En la vida moderna, es fácil caer en la trampa de estar "demasiado ocupado persiguiendo vacas para construir una valla". El tipo de escenarios que más desea evitar son arreglar los mismos problemas una y otra vez o dar las mismas instrucciones repetidamente. Para superar un patrón de gasto todo el día "persiguiendo vacas", puede subcontratar, automatizar, agrupar pequeñas tareas, eliminar tareas, optimizar su flujo de trabajo o crear plantillas para tareas recurrentes. Busque situaciones en las que pueda invertir tiempo una vez para configurar un sistema que le ahorrará tiempo en el futuro, como configurar un pedido recurrente de suministros de oficina en lugar de ordenar los artículos de uno en uno mientras se agota.
Una estrategia específica que cubro en The Healthy Mind Toolkit es reentrenar las "sanguijuelas de decisión" en su vida. Las sanguijuelas de decisión son personas que te postergan las decisiones. Por ejemplo, puede pedirle a otra persona que tome una decisión, pero en lugar de hacerlo, le envían una lista de opciones por correo electrónico para que las vea, y le devuelve la responsabilidad. En lugar de responder automáticamente a la persona, pídales que hagan una recomendación clara.
Presta atención a lo que te ayuda a ver (y seguir) el panorama general
Cuando estamos cabeza abajo en la rutina, es difícil tener suficiente espacio mental para ver el panorama general. Presta atención a lo que naturalmente te ayuda a hacer esto. Algo que me ayuda es viajar, especialmente tomar vuelos solo. No hay nada como una vista literal de 10,000 pies para darme una perspectiva más clara en mi camino. Las hojas de cálculo me ayudan a ver el panorama general también. Por mucho que odie la contabilidad y los impuestos, hacerlos me ayuda a prestar atención y optimizar mi situación general. Tomar más descansos puede ayudarte a evitar que pases mucho tiempo sin cosas importantes sin darte cuenta de lo que estás haciendo.
Otra cosa que me ayuda a mantenerme enfocado en mis objetivos importantes es ponerme al día con los colegas que veo cada seis meses más o menos. Invariablemente, esto implica entrevistarse mutuamente sobre lo que hemos estado haciendo y lo que intentamos hacer. Del mismo modo, cuando se trata de dinero, hay ciertos bloggers de finanzas personales que me gusta leer de vez en cuando para ayudarme a mantener el rumbo.
El seguimiento del uso del tiempo también puede ayudar, pero la desventaja es que el seguimiento en sí requiere tiempo y fuerza de voluntad. Uso la aplicación RescueTime para rastrear fácilmente cuánto tiempo gasto en diferentes sitios web (incluido Gmail). Luego echo un vistazo rápido al informe cada semana.
Lo que sea que te ayude a ver el panorama general, no te saltes esas cosas. Además, date tiempo después de esas actividades para descubrir cómo vas a traducir tus conocimientos en planes y acciones específicos.
Si estás luchando por priorizar lo importante por sobre lo urgente, no seas demasiado duro contigo mismo. La cantidad de plazos y decisiones que enfrentamos en la vida moderna, yuxtapuestos con la naturaleza emocional (y cognitiva) desafiante de muchas tareas importantes, hace que esta lucha sea casi universal. He escrito libros enteros sobre cómo centrarme en el panorama general y dejar de sabotearme a mí mismo, y todavía lo encuentro difícil. Considero que el éxito es tomar mi propio consejo al menos el 50% del tiempo. Esta es una regla práctica razonable que también puede adoptar.
Alice Boyes, PhD es una ex psicóloga clínica convertida en escritora y autora de The Healthy Mind Toolkit y The Anxiety Toolkit.
Harvard Business Review
Gestión del tiempo
¿Llegas al final del día y sientes que has cumplido tus plazos más apremiantes pero no has logrado nada que sea fundamentalmente importante? No estás solo. En una serie de estudios recientemente publicados en el Journal of Consumer Research, las personas generalmente optaron por completar tareas que tenían fechas límite muy cortas, incluso en situaciones en las que las tareas con plazos menos urgentes eran igual de fáciles y prometían una mayor recompensa.
Es natural querer hacer que las tareas impulsadas por los plazos se cuadren y estén fuera de su lista de tareas mentales. Una paradoja que enfrentan muchas personas es que nuestras tareas más significativas tienen menos plazos que las tareas que son relativamente poco importantes. Sus prioridades importantes pueden estar relacionadas con:
- promulgar sus valores (por ejemplo, ser voluntario o pasar más tiempo con sus hijos)
- lograr el reconocimiento público (ser invitado a sentarse en paneles de la industria o escribir un libro)
- mejorar habilidades vitales (aumentar su conocimiento de estadísticas o aprender un nuevo idioma)
- evitar catástrofes (programar un chequeo anual con el médico o crear un protocolo de gestión de crisis para su negocio)
¿Entonces que puedes hacer? He preparado una lista de estrategias prácticas y consejos, pero sé que ninguna de estas sugerencias te llevará a tomar decisiones perfectas. Apuntar a la perfección es lo que hace que la gente se quede estancada. En su lugar, implemente estrategias que gradualmente lo llevarán en la dirección correcta, pero no requieren mucho esfuerzo.
Programe tareas importantes y dése más tiempo de lo que necesitará
La investigación muestra que programar cuándo y dónde hará algo hace que sea mucho más probable que la tarea se realice.
Para tareas muy importantes y evitadas desde hace mucho tiempo, me gusta una estrategia que llamo "limpiar las cubiertas", lo que significa asignar una tarea en particular para que sea la única en la que trabajo durante todo un día. Hace poco utilicé esta estrategia para configurar un administrador de contraseñas, algo que había pospuesto durante literalmente años.
Las tareas desconocidas pero importantes a menudo tienen una curva de aprendizaje que hace que la cantidad de tiempo que tomarán sea completamente impredecible. Trabajar en ellos a menudo se siente más torpe que eficiente, que es otro factor sutil en por qué no los hacemos. La estrategia de "limpiar las cubiertas" de permitirse un día completo, incluso cuando eso parece excesivo, puede ser útil en estos casos.
Para no posponer el cuidado personal importante, trate de tener un horario designado una vez a la semana que esté disponible para que haga una cita personal durante el horario de trabajo, si fuera necesario. Esto puede ayudar a garantizar que se investiguen los problemas médicos con anticipación. En la mayoría de las semanas, la ranura no se utilizará, pero la mantendrá cerrada para cuando surja la necesidad.
Aislar los elementos más impactantes de las tareas importantes
Las grandes tareas a menudo requieren un progreso gradual. Volviendo al ejemplo del administrador de contraseñas, mi objetivo inicial había sido crear contraseñas nuevas, sólidas y únicas para todas mis cuentas en línea, pero esto no era absolutamente necesario. Tenía más sentido comenzar con mis 10 a 20 cuentas más valiosas.
Si habitualmente establece metas tan altas que termina posponiéndolas, intente esto: cuando considere un objetivo, también considere una versión de la mitad del tamaño. Mentalmente coloque su versión original y la versión de la mitad del tamaño una al lado de la otra, y pregúntese cuál es el objetivo mejor (más realista). Si su tarea todavía se siente intimidante, disminuya aún más hasta que se sienta factible. Puede terminar con un objetivo que es un cuarto o un décimo del tamaño de lo que inicialmente consideró, pero que es más alcanzable, y una vez que comienza, siempre puede seguir.
Anticipa y gestiona los sentimientos de ansiedad
Muchas tareas importantes implican tolerar pensar sobre cosas que pueden salir mal, lo que provoca ansiedad. Ejemplos: hacer un testamento, investigar un bulto, planificar la sucesión para su negocio, leer sus pólizas de seguro o crear ese plan de manejo de crisis.
Incluso cuando las tareas no implican contemplar catástrofes, las que tienen el potencial de obtener grandes ganancias en el futuro generalmente implican tolerar la ansiedad. Los ejemplos generales de tareas importantes pero que pueden provocar ansiedad incluyen: desarrollar nuevas amistades, hacer algo desafiante por primera vez, preguntar por lo que desea, tener conversaciones incómodas, enfrentar y corregir errores, y desmantelar en general, varios meses tareas en las que debe tolerar la confianza en sí mismo fluctuante y la duda durante todo el proyecto.
En términos generales, trabajar en cosas importantes generalmente requiere tener buenas habilidades para tolerar emociones incómodas. Aquí hay un ejemplo personal: leer el trabajo de escritores que son mejores que yo es útil para mejorar mis habilidades, pero desencadena la envidia y la comparación social. Reconocer y etiquetar las emociones específicas que hacen que una experiencia sea emocionalmente desafiante es un paso básico pero efectivo para reducir esas emociones.
Podrás alcanzar metas que implican salir de tu zona de confort psicológico si tienes habilidades de primer nivel para manejar tus pensamientos y emociones.
Pase menos tiempo en tareas sin importancia
Las tareas sin importancia tienen una desagradable tendencia a ocupar más tiempo de lo que deberían. Por ejemplo, puede sentarse a revisar el informe de un empleado, pero antes de darse cuenta, pasó una hora reescribiendo todo. En el futuro, puede decidir limitarse a hacer sus tres comentarios más importantes sobre cualquier trabajo que sea fundamentalmente aceptable, o darse un límite de tiempo sobre cuánto tiempo dedicará a proporcionar notas.
Tener estrategias para tomar decisiones más rápidas también puede ser útil. Cuando tenga que tomar una decisión apremiante, puede ser mejor tomar una decisión rápida que una decisión perfecta que tome más tiempo.
Priorice las tareas que reducirán su número de tareas urgentes pero sin importancia
En la vida moderna, es fácil caer en la trampa de estar "demasiado ocupado persiguiendo vacas para construir una valla". El tipo de escenarios que más desea evitar son arreglar los mismos problemas una y otra vez o dar las mismas instrucciones repetidamente. Para superar un patrón de gasto todo el día "persiguiendo vacas", puede subcontratar, automatizar, agrupar pequeñas tareas, eliminar tareas, optimizar su flujo de trabajo o crear plantillas para tareas recurrentes. Busque situaciones en las que pueda invertir tiempo una vez para configurar un sistema que le ahorrará tiempo en el futuro, como configurar un pedido recurrente de suministros de oficina en lugar de ordenar los artículos de uno en uno mientras se agota.
Una estrategia específica que cubro en The Healthy Mind Toolkit es reentrenar las "sanguijuelas de decisión" en su vida. Las sanguijuelas de decisión son personas que te postergan las decisiones. Por ejemplo, puede pedirle a otra persona que tome una decisión, pero en lugar de hacerlo, le envían una lista de opciones por correo electrónico para que las vea, y le devuelve la responsabilidad. En lugar de responder automáticamente a la persona, pídales que hagan una recomendación clara.
Presta atención a lo que te ayuda a ver (y seguir) el panorama general
Cuando estamos cabeza abajo en la rutina, es difícil tener suficiente espacio mental para ver el panorama general. Presta atención a lo que naturalmente te ayuda a hacer esto. Algo que me ayuda es viajar, especialmente tomar vuelos solo. No hay nada como una vista literal de 10,000 pies para darme una perspectiva más clara en mi camino. Las hojas de cálculo me ayudan a ver el panorama general también. Por mucho que odie la contabilidad y los impuestos, hacerlos me ayuda a prestar atención y optimizar mi situación general. Tomar más descansos puede ayudarte a evitar que pases mucho tiempo sin cosas importantes sin darte cuenta de lo que estás haciendo.
Otra cosa que me ayuda a mantenerme enfocado en mis objetivos importantes es ponerme al día con los colegas que veo cada seis meses más o menos. Invariablemente, esto implica entrevistarse mutuamente sobre lo que hemos estado haciendo y lo que intentamos hacer. Del mismo modo, cuando se trata de dinero, hay ciertos bloggers de finanzas personales que me gusta leer de vez en cuando para ayudarme a mantener el rumbo.
El seguimiento del uso del tiempo también puede ayudar, pero la desventaja es que el seguimiento en sí requiere tiempo y fuerza de voluntad. Uso la aplicación RescueTime para rastrear fácilmente cuánto tiempo gasto en diferentes sitios web (incluido Gmail). Luego echo un vistazo rápido al informe cada semana.
Lo que sea que te ayude a ver el panorama general, no te saltes esas cosas. Además, date tiempo después de esas actividades para descubrir cómo vas a traducir tus conocimientos en planes y acciones específicos.
Si estás luchando por priorizar lo importante por sobre lo urgente, no seas demasiado duro contigo mismo. La cantidad de plazos y decisiones que enfrentamos en la vida moderna, yuxtapuestos con la naturaleza emocional (y cognitiva) desafiante de muchas tareas importantes, hace que esta lucha sea casi universal. He escrito libros enteros sobre cómo centrarme en el panorama general y dejar de sabotearme a mí mismo, y todavía lo encuentro difícil. Considero que el éxito es tomar mi propio consejo al menos el 50% del tiempo. Esta es una regla práctica razonable que también puede adoptar.
Alice Boyes, PhD es una ex psicóloga clínica convertida en escritora y autora de The Healthy Mind Toolkit y The Anxiety Toolkit.
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