Cómo salir de una reunión que sabes perderá tu tiempo
Por Dorie Clark
Harvard Business Review
Reuniones
A menudo puede predecir qué reuniones serán improductivas desde el momento en que recibe la invitación. Está la "actualización del equipo" en la que pasas dos horas escuchando cómo todos pasaron la semana, o la "reunión de planificación" donde tienes detalles picayune que deberían haber sido manejados en otro lugar, o la "lluvia de ideas" donde los extrovertidos gritan ideas al azar
Algunas de ellas las puedes esquivar, pero otras son mucho más difíciles de escapar, especialmente si la invitación proviene de tu jefe, un cliente clave o un colega influyente. Aquí hay cinco maneras de salir de una reunión que sabe que serán improductivas, o al menos limitar el daño colateral a su productividad y horario.
Primero, aclare a qué reuniones realmente es importante asistir. La lista es breve: las reuniones más esenciales son aquellas en las que se tomarán decisiones. Si su equipo elige lanzar el Proyecto A o el Proyecto B, no puede tomar una decisión de alto riesgo por correo electrónico: necesita que todos compartan su punto de vista, expresen sus inquietudes y se unan en torno a una solución. Eso se hace mejor en persona, o menos durante una teleconferencia.
Una categoría relacionada que vale la pena asistir es cualquier reunión que proporcione una dirección estratégica general para su empresa o equipo. Puede que no incluya decisiones específicas ("Estamos lanzando la nueva línea el 1 de agosto"), pero le permite desarrollar una visión unificada de hacia dónde se dirige. Esto podría incluir una reunión de inicio del proyecto, una sesión de lluvia de ideas (durante la cual se forma un rudo sentido de qué ideas están en el punto y cuáles no), o un check-in relacionado a un hito.
Una razón secundaria, pero aceptable, para unirse a una reunión es para crear relaciones. El contenido en sí puede ser aburrido o innecesario, pero si puedes fortalecer una relación con un contacto importante poniendo un poco de tiempo, no es un mal resultado. Las reuniones para evitar a toda costa son "actualizaciones", que se pueden gestionar en una décima parte del tiempo por correo electrónico.
En segundo lugar, lo hace más difícil para los solicitantes de la reunión. Es fácil que alguien lo invite a una reunión, es muy fácil. Uno de mis clientes de coaching ejecutivo, un CEO de una compañía de medios, constantemente se veía arrastrado a reuniones innecesarias. ¿La razón? Era parte de la cultura de su compañía que todos compartieran sus calendarios públicamente, para que la gente supiera cuándo estaba disponible y simplemente le pedía a su asistente que le pidiera que asistiera. Después de aconsejarle que "anulara" su calendario, haga que su asistente aplique un proceso de selección más riguroso, y canalice la disponibilidad de su reunión a días determinados, su agenda se liberó drásticamente.
Parte del proceso de investigación es esencialmente hacer que el solicitante haga "tareas" para ganar su tiempo y atención. Eso a menudo disuadirá a todos menos a los más comprometidos. Mi cliente de coaching CEO hizo que el procedimiento estándar fuera pedir (o pedirle a su asistente) las siguientes preguntas a cualquier persona que solicite asistir a una reunión:
Finalmente, a veces tiene que ceder y asistir, pero al menos puede hacer que su jefe o sus colegas se den cuenta de que su tiempo es un juego de suma cero y que necesitan emitir sus solicitudes con cuidado. Por ejemplo, podría decir: "Vi que me invitó a asistir a la reunión sobre el Proyecto A el jueves. Como saben, ahora mismo estoy trabajando en el proyecto B y estamos en una fecha límite ajustada. Tiene una mejor idea del panorama general aquí, así que quería registrarme. ¿Cree que vale la pena que me tome tiempo del Proyecto B para asistir a esta reunión? Si crees que es importante, por supuesto que estaré allí ". A veces, incluso los supervisores y colegas bien intencionados se olvidan de que su tiempo no es infinito, por lo que un recordatorio táctico puede hacerlos retroceder a la realidad y ayudarlos a comprender las consecuencias de sus invitaciones a reuniones sin sentido.
Las reuniones son el azote de la vida empresarial moderna, consumiendo 62 horas por mes de tiempo de los empleados, en promedio (se calcula que la mitad se desperdicia). Muchos profesionales intentan hacer frente de una manera pasivo-agresiva, llegando tarde a las reuniones o jugueteando con sus dispositivos en lugar de escuchar. Pero esa puede ser la peor opción, porque perpetúa una cultura de oficina en la que está bien desconectarse de sus colegas y faltarle el respeto al tiempo de los demás.
Las estrategias anteriores brindan una mejor manera de retrasar y proteger su tiempo. En lugar de correr de una reunión a otra, estará mejor equipado para hacer el trabajo valioso en el que es evaluado y recompensado.
Dorie Clark es una estratega de marketing y oradora profesional que enseña en la Fuqua School of Business de la Universidad de Duke. Ella es la autora de Entrepreneurial You, Reinventing You y Stand Out. Puede recibir su autoevaluación emprendedora gratuita.
Harvard Business Review
Reuniones
A menudo puede predecir qué reuniones serán improductivas desde el momento en que recibe la invitación. Está la "actualización del equipo" en la que pasas dos horas escuchando cómo todos pasaron la semana, o la "reunión de planificación" donde tienes detalles picayune que deberían haber sido manejados en otro lugar, o la "lluvia de ideas" donde los extrovertidos gritan ideas al azar
Algunas de ellas las puedes esquivar, pero otras son mucho más difíciles de escapar, especialmente si la invitación proviene de tu jefe, un cliente clave o un colega influyente. Aquí hay cinco maneras de salir de una reunión que sabe que serán improductivas, o al menos limitar el daño colateral a su productividad y horario.
Primero, aclare a qué reuniones realmente es importante asistir. La lista es breve: las reuniones más esenciales son aquellas en las que se tomarán decisiones. Si su equipo elige lanzar el Proyecto A o el Proyecto B, no puede tomar una decisión de alto riesgo por correo electrónico: necesita que todos compartan su punto de vista, expresen sus inquietudes y se unan en torno a una solución. Eso se hace mejor en persona, o menos durante una teleconferencia.
Una categoría relacionada que vale la pena asistir es cualquier reunión que proporcione una dirección estratégica general para su empresa o equipo. Puede que no incluya decisiones específicas ("Estamos lanzando la nueva línea el 1 de agosto"), pero le permite desarrollar una visión unificada de hacia dónde se dirige. Esto podría incluir una reunión de inicio del proyecto, una sesión de lluvia de ideas (durante la cual se forma un rudo sentido de qué ideas están en el punto y cuáles no), o un check-in relacionado a un hito.
Una razón secundaria, pero aceptable, para unirse a una reunión es para crear relaciones. El contenido en sí puede ser aburrido o innecesario, pero si puedes fortalecer una relación con un contacto importante poniendo un poco de tiempo, no es un mal resultado. Las reuniones para evitar a toda costa son "actualizaciones", que se pueden gestionar en una décima parte del tiempo por correo electrónico.
En segundo lugar, lo hace más difícil para los solicitantes de la reunión. Es fácil que alguien lo invite a una reunión, es muy fácil. Uno de mis clientes de coaching ejecutivo, un CEO de una compañía de medios, constantemente se veía arrastrado a reuniones innecesarias. ¿La razón? Era parte de la cultura de su compañía que todos compartieran sus calendarios públicamente, para que la gente supiera cuándo estaba disponible y simplemente le pedía a su asistente que le pidiera que asistiera. Después de aconsejarle que "anulara" su calendario, haga que su asistente aplique un proceso de selección más riguroso, y canalice la disponibilidad de su reunión a días determinados, su agenda se liberó drásticamente.
Parte del proceso de investigación es esencialmente hacer que el solicitante haga "tareas" para ganar su tiempo y atención. Eso a menudo disuadirá a todos menos a los más comprometidos. Mi cliente de coaching CEO hizo que el procedimiento estándar fuera pedir (o pedirle a su asistente) las siguientes preguntas a cualquier persona que solicite asistir a una reunión:
- ¿Cuál es el tema exacto?
- ¿Cuál es el tiempo y la ubicación?
- ¿Cuál es la duración?
- ¿Quién más estará presente?
- ¿Qué decisión se debe tomar en la reunión? (Esto le ayuda a determinar fácilmente si la reunión prevista es de alto valor).
- ¿Por qué, específicamente, me necesitas para estar allí? (Esto les obliga a articular una razón clara. Si dicen "Para mantenerlo actualizado", entonces simplemente puede decirles que hagan esto de forma automática compartiendo los minutos con usted).
Finalmente, a veces tiene que ceder y asistir, pero al menos puede hacer que su jefe o sus colegas se den cuenta de que su tiempo es un juego de suma cero y que necesitan emitir sus solicitudes con cuidado. Por ejemplo, podría decir: "Vi que me invitó a asistir a la reunión sobre el Proyecto A el jueves. Como saben, ahora mismo estoy trabajando en el proyecto B y estamos en una fecha límite ajustada. Tiene una mejor idea del panorama general aquí, así que quería registrarme. ¿Cree que vale la pena que me tome tiempo del Proyecto B para asistir a esta reunión? Si crees que es importante, por supuesto que estaré allí ". A veces, incluso los supervisores y colegas bien intencionados se olvidan de que su tiempo no es infinito, por lo que un recordatorio táctico puede hacerlos retroceder a la realidad y ayudarlos a comprender las consecuencias de sus invitaciones a reuniones sin sentido.
Las reuniones son el azote de la vida empresarial moderna, consumiendo 62 horas por mes de tiempo de los empleados, en promedio (se calcula que la mitad se desperdicia). Muchos profesionales intentan hacer frente de una manera pasivo-agresiva, llegando tarde a las reuniones o jugueteando con sus dispositivos en lugar de escuchar. Pero esa puede ser la peor opción, porque perpetúa una cultura de oficina en la que está bien desconectarse de sus colegas y faltarle el respeto al tiempo de los demás.
Las estrategias anteriores brindan una mejor manera de retrasar y proteger su tiempo. En lugar de correr de una reunión a otra, estará mejor equipado para hacer el trabajo valioso en el que es evaluado y recompensado.
Dorie Clark es una estratega de marketing y oradora profesional que enseña en la Fuqua School of Business de la Universidad de Duke. Ella es la autora de Entrepreneurial You, Reinventing You y Stand Out. Puede recibir su autoevaluación emprendedora gratuita.
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