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5 modelos para el lugar de trabajo pospandémico

Muchos australianos regresaron a la oficina a fines de 2020. Así es como están trabajando ahora.

Por Daniel Davis 

Espacios de trabajo

Harvard Business Review

Resumen. Desde finales de 2020, los australianos han regresado a la oficina con cifras que se acercan a los niveles prepandémicos en algunas regiones. Una nueva encuesta de trabajadores australianos identifica cinco modelos de lugar de trabajo que se están utilizando: tal como estaba, casa club, trabajo basado en actividades, concentrador y radio, y completamente virtual. El autor explora cómo las empresas podrían sopesar esta decisión ahora que las vacunas están cada vez más disponibles y las restricciones se están flexibilizando en muchos países.

En marzo de 2020, la mayoría de las empresas habrían visto sus oficinas como algo esencial para su negocio. Pero a medida que la pandemia se prolongó, los líderes se sorprendieron al saber que las personas a menudo trabajan de manera tan productiva desde casa.

Ahora que las vacunas están disponibles y las restricciones de distanciamiento social se están relajando en algunas regiones, los líderes deben decidir si llevar a los empleados a la oficina, quedarse en casa o usar esto como una oportunidad para adoptar un nuevo modelo de lugar de trabajo, posiblemente más beneficioso..

El lugar donde trabajan los empleados tiene implicaciones significativas, no solo para el diseño de los lugares de trabajo, sino también para la forma en que las empresas asignan capital y administran al personal. Los expertos están divididos sobre lo que es probable que suceda a continuación. Algunos argumentan que nuestro experimento de trabajar desde casa ha tenido tanto éxito que el trabajo remoto llegó para quedarse. Otros especulan que la gente se muere de hambre por la interacción cara a cara y que los distritos comerciales centrales están preparados para volver. Al dividir la diferencia, otro grupo cree que el futuro del trabajo no será ninguno de estos dos extremos, sino una solución híbrida entre el hogar y la oficina.

Ya hemos visto cómo se desarrolla esta dinámica en Australia, donde las empresas han luchado por regresar al lugar de trabajo después de un esfuerzo en gran medida exitoso para controlar el virus, lo que proporciona una indicación temprana de cómo es probable que las empresas de otros países ajusten sus lugares de trabajo después de la pandemia..

El futuro ya está aquí

Para ayudar a obtener una imagen más clara del futuro de la oficina, recientemente encuesté a 1.600 trabajadores de oficina australianos y entrevisté a varios líderes empresariales y expertos en el lugar de trabajo en el país. Australia es un estudio de caso importante; en lugar de esperar la vacuna, el país ha controlado en gran medida el virus cerrando su frontera a los no residentes, limitando los viajes interestatales, imponiendo órdenes de quedarse en casa y realizando un seguimiento exhaustivo de los contratos de cualquier brote.

En octubre de 2020, mientras partes del país salían de un cierre estricto de meses, solo el 7% de los empleados en Melbourne, la ciudad más afectada del país, estaban de regreso en la oficina, según el Consejo de la Propiedad de Australia. En abril, más del 41% había regresado. En las ciudades menos afectadas por la pandemia, como Perth y Adelaide, las cifras de ocupación son del 70%, justo por debajo de los niveles prepandémicos. Los brotes todavía ocurren ocasionalmente, lo que provocó restricciones temporales del gobierno, y la frontera permanece cerrada, pero la mayoría de los australianos son libres de comer adentro, reunirse en grandes eventos deportivos y regresar al lugar de trabajo. A medida que las personas se adaptan a la vida sin la amenaza de la pandemia, la situación proporciona una indicación temprana de hacia dónde se espera que se dirijan las personas en otros países.

Curiosamente, no todas las empresas de Australia convergen en el mismo modelo de lugar de trabajo. Después de un año de agitación, algunos empleadores informan que sus empleados están sufriendo de fatiga por el cambio y solo quieren la comodidad de una oficina familiar. Esta es parte de la razón por la que el número de ocupaciones de oficinas aumentó tan rápidamente después de que terminaron los cierres. Otros ven el final de los pedidos para quedarse en casa como un catalizador para probar algo nuevo. El gigante australiano del software Atlassian anunció recientemente que los empleados solo necesitarían ir a la oficina cuatro veces al año. En mis conversaciones con líderes empresariales y estrategas del lugar de trabajo en el país, los modelos que estaban usando o considerando generalmente se dividían en cinco categorías:

• Tal como estaba: los empleados regresan a la oficina y reanudan su rutina habitual de nueve a cinco. La oficina puede ser un poco más higiénica y flexible, pero principalmente esta es la oficina centralizada como era antes de la pandemia.
• Casa club: un modelo híbrido en el que los empleados visitan la oficina cuando necesitan colaborar y regresan a casa para realizar su trabajo específico. La oficina sirve como un centro social: el lugar al que las personas van a reunirse, socializar y trabajar juntas.
• Trabajo basado en actividades: los empleados trabajan desde una oficina pero no tienen un escritorio asignado. En cambio, pasan el día moviéndose entre una variedad de espacios de trabajo, como salas de reuniones, cabinas telefónicas, escritorios compartidos y salones. Antes de la pandemia, la mayoría de las oficinas australianas basadas en actividades tenían aproximadamente ocho escritorios por cada 10 personas (ya que las personas a menudo trabajaban en otros lugares de la oficina). Después de la pandemia, las empresas buscan reducir esto a cinco escritorios entre 10 personas, anticipando que muchos de sus empleados estarán fuera de la oficina, trabajando desde casa un par de días a la semana.
• Concentrarse y hablar: en lugar de viajar a una oficina grande en el distrito comercial central, los empleados trabajan desde oficinas satélites más pequeñas en los suburbios y vecindarios más cercanos a donde viven. Esto les ahorra el desplazamiento a una oficina central al mismo tiempo que les brinda los beneficios de la interacción cara a cara con los colegas.
• Totalmente virtual: los empleados trabajan desde casa, o en cualquier otro lugar que deseen, lo que permite a las empresas deshacerse de costosos arrendamientos y aprovechar lo que comenzaron durante la pandemia.

Ninguno de estos modelos de lugar de trabajo es necesariamente nuevo. Incluso los conceptos de lugar de trabajo razonablemente radicales, como las oficinas virtuales, se probaron mucho antes de la pandemia. Las principales empresas de tecnología como Yahoo !, IBM y HP experimentaron permitiendo que los empleados trabajaran de forma totalmente remota antes de la pandemia. La agencia de publicidad Chiat / Day intentó sin éxito adoptar el trabajo basado en actividades en 1993.

Si bien algunas empresas incursionaron en estos modelos antes de la pandemia, la mayoría no estaba dispuesta a probarlos. Hoy en día existe casi la expectativa de que las empresas prueben algo diferente. El director ejecutivo de JPMorgan, Jamie Dimon, fue criticado recientemente por anunciar sus planes de llevar a los empleados a la oficina en gran parte como estaba y cancelar todas sus reuniones de Zoom. La mayoría de los líderes empresariales con los que hablé enfrentaron una decisión desconocida, sopesando una gran cantidad de modelos de lugar de trabajo aparentemente viables con los que la mayoría no estaba necesariamente familiarizada hasta ahora.

Sopesando las opciones

Cada modelo implica su propio conjunto de compensaciones. El trabajo basado en actividades ahorra espacio pero implica una transformación cultural significativa. El modelo de centro y radio suena lógico, excepto que implica dividir a la fuerza laboral no por proyecto o función laboral, sino por ubicación geográfica. Y regresar a la oficina “como estaba” es una idea reconfortante para muchos, pero solo se sentirá familiar si la mayoría regresa. Pase lo que pase, parece que persistirá cierto grado de trabajo desde casa, lo que significa menos personas en la oficina, más llamadas telefónicas remotas y nada "como antes".

Los propios empleados están divididos sobre lo que quieren a continuación. Para los trabajadores de oficina australianos, los modelos de lugar de trabajo más favorecidos fueron los modelos híbridos que les dieron la flexibilidad para trabajar tanto en casa como en la oficina (trabajo en casa club y basado en actividades). En el otro extremo del espectro, el trabajo completamente a distancia fue la opción menos popular, con menos del 20% de las personas encuestadas trabajando actualmente desde casa a tiempo completo en Australia.

También hubo diferencias demográficas significativas en lo que favorecían a los empleados. Era mucho más probable que las mujeres valoraran la flexibilidad de trabajar tanto en casa como en la oficina que los hombres. Era más probable que los gerentes quisieran regresar a la oficina "como estaba" que los contribuyentes individuales. Y los jóvenes estaban más abiertos al trabajo remoto que los empleados mayores. Estas diferencias apuntan al peligro que enfrentan los líderes al tomar decisiones en el lugar de trabajo sin recopilar primero las opiniones de una variedad de partes interesadas dentro de la empresa.

La respuesta se encuentra dentro

Los líderes que sopesan estas posibles opciones en el lugar de trabajo deben considerar el propósito y la estrategia de su empresa, así como las preferencias y estilos de trabajo de sus empleados. Una empresa de tecnología que paga una prima por oficinas en un centro tecnológico y vende su producto en línea puede optar por convertirse en completamente virtual. Pero una pequeña empresa de diseño que utiliza su oficina como sala de exposición y como lugar de colaboración puede preferir el modelo de casa club. Cualquiera que sea el caso, las empresas deben ser conscientes de que lo que funciona para una empresa puede no funcionar para otra.

La pandemia está lejos de terminar. Incluso en Australia, todavía hay brotes y cierres, y parece poco probable que la frontera se vuelva a abrir por completo antes de 2022. Dado todo esto, puede parecer un momento turbulento para realizar cambios duraderos en el lugar de trabajo. Sin embargo, las empresas no pueden darse el lujo de dudar, porque estas decisiones ayudan a definir su camino para salir de la pandemia. Dependiendo de la situación local de Covid, puede haber contratiempos y ajustes necesarios. Pero como cualquier cambio estratégico, el éxito de la adopción de estos modelos se basa en la capacidad del equipo de liderazgo para elegir un camino a seguir y comunicar la visión.

Si hay una lección aprendida sobre el lugar de trabajo durante la pandemia, tal vez no sea que trabajar desde casa fuera mejor o peor que trabajar desde una oficina, sino que cada uno tenía sus méritos. En el futuro, parece probable que las empresas no converjan en un único modelo de lugar de trabajo, sino que irán en muchas direcciones diferentes a medida que buscan modelos que se adapten a sus necesidades comerciales. Es posible que miremos hacia atrás en el lugar de trabajo antes de la pandemia y pensemos que fue extraño que las oficinas fueran en gran medida de talla única, que la sede de una firma legal, un periódico y una compañía de tecnología pudieran verse y operan de la misma manera.

Daniel Davis, Ph.D. es investigador senior en  Hassell, una práctica de diseño internacional. Su investigación se centra en el futuro del lugar de trabajo.