Doxa 1077

Aplasta tu próxima presentación virtual

Por Tormentas de Gia 

Presentaciones

Harvard Business Review

Resumen. Si bien las plataformas de comunicación virtual ayudan a mantener conectados a los equipos remotos, no siempre son el lugar ideal para realizar presentaciones atractivas. Es difícil (o imposible) leer las señales no verbales de su audiencia en video y audio; si las ha perdido, es posible que ni siquiera se dé cuenta. También se enfrenta a las muchas distracciones inherentes al trabajo desde casa. Realizar presentaciones efectivas en video requiere un poco de preparación adicional. Pídale a algunas personas en las que confíe que lo ayuden antes y después de la reunión, estando listo para participar cuando se le solicite y brindándole comentarios prácticos después. Conozca a su audiencia con anticipación y cree una historia personal breve y relevante que los hará sentir incluidos. Sobre todo, sea conciso y claro.

Mi cliente de coaching, un ingeniero llamado Carlos, es un magnífico narrador en persona. Habla con las manos y cuenta historias largas y animadas repletas de metáforas humorísticas y giros en la trama. Su ingenio y calidez solían ser recibidos positivamente.

Pero al hacer presentaciones en video, las historias de Carlos tienden a fracasar. Sus comentarios recientes revelan que con frecuencia se demora demasiado, pierde a su audiencia en medio de detalles innecesarios y no logra ofrecer una comunicación sucinta y concisa.

Carlos no está solo. Si bien las plataformas virtuales nos ayudan a conectarnos entre nosotros a distancia, también representan un desafío para los líderes acostumbrados a presentar en persona. Leer la sala en línea requiere más concentración, y un entorno digital dificulta la comprensión de señales no verbales como el tono, el tono y el lenguaje corporal. Por ejemplo, cuando se conecta con personas en persona, el cerebro humano se basa en microexpresiones del rostro humano para interpretar la receptividad e informar el juicio mientras se comunica. En una plataforma de reunión virtual, un presentador solo puede tener acceso a algunas caras (o ninguna). Si a eso le sumamos las innumerables distracciones y la inconsistente conectividad a Internet de ese trabajo remoto, que interfieren con la calidad del video y el audio, puede parecer imposible medir su rendimiento y recepción en tiempo real.

Los líderes deben aprovechar un conjunto de habilidades diferente para transmitir sus mensajes de manera efectiva y participar en un entorno remoto. Los lugares virtuales requieren que pases de leer señales no verbales en el momento a sentir curiosidad por los participantes antes, durante y después de las presentaciones para garantizar que tu mensaje llegue. Aquí hay seis formas de ofrecer presentaciones bien recibidas cuando usted y su audiencia están sujetos a las limitaciones de la comunicación virtual.

Utilice las funciones de la tecnología. Si bien ciertas plataformas de video pueden limitar la capacidad de un presentador para interactuar con los rostros de los miembros de la audiencia en tiempo real, las funciones integradas como encuestas, chats, pizarras, pulgares arriba o manos levantadas pueden ayudarlo a captar y mantener la atención de las personas. Incorpore estas herramientas de participación al principio de la presentación para que las personas estén de humor para participar.

Abra con una historia que le hable a su audiencia. Reúna algo de información sobre sus participantes de antemano y construya una historia personal que resonará con ellos. Sea breve y específico para evitar serpentear y perderlos. Se ha demostrado que las historias, anécdotas y metáforas aumentan el compromiso , siempre que se transmitan con autenticidad y vulnerabilidad y refuercen claramente el mensaje deseado. Si no está seguro de si su historia es relevante, considere publicarla con un colega de confianza mientras se prepara para la presentación.

Solicite participación con anticipación. Las investigaciones muestran que facilitar las reuniones de manera activa , incluido el llamado a los participantes a compartir, es clave para aumentar el compromiso y la eficacia. Informe a su audiencia con anticipación que le pedirá a dos o tres voluntarios que compartan durante la reunión; esto ayudará a las personas a mantenerse atentas y preparadas para participar, y minimizará su probabilidad de realizar múltiples tareas o realizar una comprobación. Además, antes de la presentación, pida a algunas personas seleccionadas que contribuyan, luego llámelos temprano.

Sea claro, breve y silencioso. Mantener su mensaje conciso, simple y claro nunca ha sido más importante que luchar contra las muchas distracciones inherentes a una sala virtual. Mantenga los monólogos prolongados al mínimo y no evite el silencio. Cuando haga una pregunta, espere con confianza a que alguien responda, en lugar de interpretar automáticamente el silencio como una falta de compromiso. Los participantes pueden tardar más en digerir y responder a la información en video, así que use los segundos adicionales como una oportunidad para escuchar profundamente antes de hacer una pregunta de seguimiento o llamar a un voluntario.

No descarte por completo las señales no verbales. Un estudio de 2007 encontró que las personas pueden leer mejor la información y las emociones si su lenguaje corporal y expresiones faciales también están en exhibición. Antes de presentar, anime a los participantes a tener sus cámaras prendidas e identifique a una persona a la que dirigirá su presentación a lo largo de su presentación. Observe el rostro y el lenguaje corporal de esa persona para ver las señales de cómo está recibiendo su charla. Asentir con la cabeza, sonreír, mantener el contacto visual e inclinarse son buenas señales, mientras que bostezar, cruzar los brazos, una mirada estoica o mirar hacia abajo o hacia los lados pueden indicar desconexión y que necesita cambiar su enfoque.

Haga un seguimiento para recibir comentarios. Después de su presentación, solicite comentarios de uno o dos participantes de confianza para ver si entregó el mensaje deseado con éxito. Si se grabó la reunión, mire el video, prestando especial atención a cómo respondieron los participantes a sus intentos de involucrarlos. Identifique dos o tres técnicas que pueda incorporar la próxima vez para mejorar su conexión con la audiencia.

Antes de su próxima reunión virtual de 200 personas, Carlos decidió adoptar un nuevo enfoque para involucrar a la sala. Antes de la presentación, pidió a tres miembros del personal senior con los que podía contar para participar y contribuir en los primeros cinco minutos. Le pidió a su equipo temas con anticipación para frenar su tendencia a contar historias unilaterales, y durante la reunión, abrió el espacio para compartir y charlar, lo que condujo a una discusión activa de las preocupaciones del equipo. Como resultado, su audiencia estaba más comprometida y participativa de lo normal, y recibió comentarios de que era su mejor presentación hasta ahora.

Gia Storms es coach de liderazgo y miembro de The Boda Group. Facilita el coaching ejecutivo y de equipos de Los Ángeles.