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Instalaciones virtuales que funcionan

Por Bob Frisch, Cary Greene y Dan Prager
Reuniones
Harvard Business Review

¿Están “fuera del sitio” en un futuro previsible? En medio de la pandemia actual, las recomendaciones de distanciamiento social y las restricciones de viaje han dificultado, si no imposible, que las organizaciones convoquen equipos de cualquier tamaño dentro de sus oficinas, y mucho menos en sesiones fuera de ellas.

No es sorprendente que la reacción inicial para la mayoría haya sido posponer o cancelar esos eventos, por la preocupación de que trabajar juntos por teléfono o video conferencia no será tan útil o productivo como lo hubiera sido la reunión en persona. Pero algunos de los tipos de temas carnosos y controvertidos a menudo reservados para la atmósfera enrarecida de un sitio externo deben suceder ahora más que nunca. Por lo tanto, debemos aprender cómo hacerlos virtualmente, tal como lo estamos haciendo con cualquier otro proceso de trabajo vital.

La base de un sitio externo virtual efectivo sigue siendo la gestión básica de la reunión: objetivos claros, una agenda bien elaborada, lecturas previas concisas, un grupo de asistentes bien elegido, decisiones documentadas y próximos pasos específicos, etc. Consideraciones especiales para los sitios externos versus otros Las reuniones se han cubierto muchas veces, incluso en el artículo de HBR de nuestra firma "Fuera de los sitios que funcionan". También presentamos algunas mejores prácticas para ejecutar reuniones virtuales en esta publicación.

Pero las instalaciones virtuales fueron, hasta hace solo unas semanas, una rara excepción. En consecuencia, muchos ejecutivos que convocan o diseñan estas sesiones ahora están en aguas desconocidas. A partir de nuestras décadas de experiencia en la ejecución de sitios externos tanto en persona como virtuales, hemos desarrollado algunas prácticas, además de las básicas, que puede emplear para ayudar a que las suyas sean efectivas.

Prepárese para su virtual fuera del sitio

Al igual que con cualquier sitio externo, de alguna manera más con uno virtual, el éxito depende de lo que sucede antes de que comience. Aquí hay cinco pasos a seguir con anticipación:

1. Proporcione a los asistentes las herramientas que necesitarán. Ya sea detallado en la lectura previa o en una breve sesión previa a la reunión, instruya a todos sobre cómo instalar y configurar exactamente el software y la tecnología de video necesarios para participar. Un cliente incluso proporcionó una cámara web de alta definición y un monitor adicional para cada asistente, lo que les permitió ver a los participantes en una pantalla y el documento compartido en la otra.
2. Asegúrese de que todos sepan cómo usar la tecnología. Brinde oportunidades para practicar el uso de todas las funciones que se utilizarán fuera del sitio. En Zoom, por ejemplo, puede configurar un "lobby" de prueba para que los asistentes puedan familiarizarse con cómo "levantar las manos" o usar la función de chat.
3. Diseñe cuidadosamente el flujo fuera del sitio y realice una ejecución en seco. Para cada sección de la reunión, comience con lo que desea lograr, esboce cada ejercicio inicialmente independiente de la tecnología, luego considere lo que es posible con el software. Asegúrese de mantener las actividades lo suficientemente simples para sus asistentes menos avanzados tecnológicamente. Los organizadores y facilitadores de la reunión deben practicar cada módulo de la reunión exactamente como se concibe. Dadas las limitaciones tecnológicas, puede ser más difícil en un entorno virtual cambiar y rediseñar una reunión "sobre la marcha", así que asegúrese de estar equipado con los planes B y C si es necesario.
4. Asignar roles claros. Al igual que una producción cinematográfica, las personas que dirigen el sitio externo deben tener claro quién debe hacer qué. ¿Quién facilita cada conversación? ¿Quién maneja la tecnología que incluye compartir pantalla, monitorear chat, llamar a los asistentes que "levantan la mano"? ¿A quién deben contactar los asistentes si tienen dificultades técnicas? ¿Quién interviene para el facilitador si encuentra desafíos técnicos?
5. En caso de duda, limite el tamaño del grupo. Un error común cometido con sitios externos es invitar a demasiados participantes. En un entorno virtual, sin restricciones físicas o de costos, es aún más fácil enviar un enlace para expandir la lista de invitados y, antes de darse cuenta, está teniendo una reunión local en lugar de una conversación cuidadosamente diseñada. Use el alcance y los objetivos como guía para determinar quién debe asistir.

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Los excelentes sitios externos requieren el compromiso total y la participación activa de todos, lo que resulta aún más desafiante en un entorno virtual. Los líderes externos deben considerar lo siguiente:

1. Muestre una pantalla de bienvenida cuando las personas se unan a la reunión. Cuando los asistentes inicien sesión, déles la bienvenida con instrucciones específicas o recordatorios en la pantalla para asegurarse de que estén configurados para la sesión. Por ejemplo, en un sitio externo reciente usando Zoom, los asistentes fueron recibidos con el siguiente mensaje: ¡Bienvenido! Salga de la pantalla completa (pero maximice su ventana de visualización), abra su ventana de chat (haciendo clic en "chat" en la barra de herramientas) y levante la mano (haciendo clic en "levantar la mano" en la barra de herramientas).
2. Hazlo interactivo desde el principio. Recomendamos una actividad o un rompehielos al principio para conectar a los participantes y hacer que se sientan cómodos con el entorno virtual. Un cliente le pidió a cada individuo que se tomara un minuto y compartiera lo que había estado sucediendo en sus vidas profesional y personalmente. Primero fue y modeló el tono y la franqueza del ejercicio, explicando que un ser querido estaba enfermo y describiendo cómo la había afectado. Otros hicieron lo mismo e inmediatamente el grupo se sintió más conectado y cómodo el uno con el otro.
3. Establezca reglas básicas claras. Como cualquier otro sitio externo, necesita reglas básicas. Todavía se aplican los típicos que usamos para sitios externos en persona: regrese de los descansos a tiempo, sea sincero y honesto, encabece sus comentarios, use trucos para aislar a las personas, etc. Otros serán específicos para reuniones virtuales: “levante la mano” en lugar de saltar, permanecer en el video todo el tiempo, mudo cuando sea posible (pero no es necesario disculparse por el perro que ladra o el bebé que llora).
4. Tómese descansos más frecuentes. Debido a que los participantes están sentados frente a una pantalla durante todo el tiempo, descubrimos que los descansos de 15 minutos cada 90 minutos le dan tiempo a las personas para reiniciarse, manejar otras necesidades comerciales y lidiar con problemas en el hogar. Un cliente hace que el grupo tome una "parada en boxes" cada 60 segundos cada hora para estirarse, hacer saltos o dar un paseo por la sala de estar.
5. Minimice las presentaciones, maximice la discusión. Hemos dicho esto antes, pero las presentaciones largas realmente pueden destruir el impulso de una reunión. La información de antecedentes, siempre que sea posible, debe editarse bien y proporcionarse por adelantado. Si se requiere una breve presentación o actualización, utilice el uso compartido de pantalla para mostrar el material para que todos puedan seguirlo.
6. Use la tecnología para maximizar la participación, el compromiso y la interactividad. Recopilar información constantemente durante un sitio virtual fuera es crítico, especialmente porque las señales visuales son más difíciles de leer. Las funciones incluidas en el software de videoconferencia y otras herramientas de encuesta y colaboración de fácil acceso proporcionan numerosas técnicas fáciles de usar para tomar la temperatura de todos y capturar el pensamiento de los asistentes a las reuniones que van más allá de ver caras e interpretar el lenguaje corporal. Y si se usan correctamente, permiten que todos los asistentes pongan sus opiniones más fácilmente "sobre la mesa". Estas son algunas técnicas que hemos empleado durante las instalaciones virtuales externas:
1. Breakouts Aunque no está disponible en todos los sistemas, colocar a los asistentes en pequeños grupos virtuales ayuda a terminar el día y proporciona un entorno más íntimo para resolver problemas. Un cliente se sorprendió cuando, con solo presionar un botón, 20 asistentes a la reunión de repente se vieron transportados a una de las cuatro videoconferencias de cinco personas, con nuestros facilitadores entrando y saliendo de sus conversaciones. Después de 20 minutos de redactar su enfoque de un problema y escribirlo en una diapositiva de PowerPoint, los llevaron nuevamente al grupo más grande. Si bien los desgloses deben planificarse bien (consideramos que completar una plantilla común es una gran adición), pueden ser tan parte de un sitio externo virtual como uno tradicional.
2. Votación. Encuesta a las personas temprano y con frecuencia. La tecnología incorporada en la mayoría de los sistemas de videoconferencia o las herramientas telefónicas como Poll Everywhere permiten a los participantes responder anónimamente a las preguntas en tiempo real. Recuerde, no solo haga preguntas de sí o no. Las preguntas que les piden a los asistentes que indiquen hasta qué punto están de acuerdo con una declaración a menudo en una escala de 1 (no están de acuerdo) a 5 (completamente de acuerdo) van más allá al descifrar las opiniones virtualmente.
3. Estampado. Similar a colocar puntos en un gráfico de pared en un sitio externo en persona, permitir a los participantes anotar o "estampar" una pantalla compartida es una forma poderosa para que todos los asistentes brinden comentarios, indiquen preferencias o identifiquen dónde tienen preguntas. En un sitio externo reciente, un cliente compartió una diapositiva que contiene 20 productos potenciales y le pidió a cada asistente que coloque un sello (una estrella en este caso) en los cinco que la organización debería seguir durante los próximos 12 meses. Muy rápidamente, fue evidente dónde estaba alineado el grupo y dónde diferían las opiniones.
4. Charla. La mayoría de las tecnologías de videoconferencia ofrecen una función de chat. Si bien es posible que necesite algunas reglas básicas para evitar que la conversación se vuelva rebelde, el chat proporciona un foro adicional para que los asistentes ofrezcan opiniones al grupo completo o directamente a los facilitadores de la reunión. Por ejemplo, como parte de un ejercicio, solicitamos a los asistentes que enviaran nuevas ideas de crecimiento al grupo completo a través del chat, lo que nos permitió desarrollar de manera más eficiente una lista consolidada para revisar con el grupo.

1. Recopile comentarios de la sesión. Solicite comentarios de los asistentes mientras la experiencia es fresca en sus mentes. Pregunte: Volviendo al comienzo de esta reunión, desde el momento en que recibió la invitación a través de la encuesta previa a la reunión, la lectura previa, la agenda, la tecnología, la discusión: ¿Qué podría mejorarse? Si pudiéramos "pasar la cinta" sobre lo que sería diferente? Luego pregunte: ¿Qué salió bien? ¿Qué se debe repetir? ¿Qué te gustó?

Es imposible replicar la experiencia de un sitio externo en persona en un entorno en línea. Pero con la preparación adecuada, un enfoque en las buenas prácticas de reunión, el uso cuidadoso de varias herramientas, algunos ensayos y la voluntad de experimentar en equipo, no solo es factible, sino que es relativamente fácil llevar a cabo sitios virtuales que le permitan a usted y a su equipo abordar incluso los problemas más difíciles. Y es probable que tenga que hacer eso durante bastante tiempo.

Bob Frisch es el socio gerente de Strategic Offsites Group, una consultora con sede en Boston. También es coautor de Simple Sabotage (HarperOne, 2015), autor de Who’s In The Room? (Jossey-Bass, 2012), y cuatro artículos de Harvard Business Review, incluidos "Fuera de los sitios que funcionan" (junio de 2006).

Cary Greene es socio del Strategic Offsites Group, una consultora con sede en Boston, y coautor de Simple Sabotage (HarperOne, 2015) y el artículo de Harvard Business Review "Liderazgo Cumbres que funcionan" (marzo de 2015). Escribe con frecuencia para HBR.org.

Dan Prager es gerente sénior en Strategic Offsites Group, una consultora con sede en Boston.