10 consejos rápidos para evitar distracciones en el trabajo
Por Steve Glaveski
Productividad
Harvard Business Review
En un mundo de notificaciones push, correo electrónico, mensajería instantánea y espacio de oficina cada vez más reducido, nos estamos distrayendo cada vez más en el trabajo. El empleado promedio se ve interrumpido de 50 a 60 veces por día, y alrededor del 80% de estas interrupciones no son importantes. Como resultado, las personas pasan poco tiempo en lo que los psicólogos llaman "el estado de flujo", un espacio donde las personas son hasta cinco veces más productivas, según una investigación de McKinsey.
Las distracciones constantes no solo están dejando a las personas menos productivas, sino también más estresadas que nunca, con la falta de control sobre el trabajo de uno como uno de los principales contribuyentes al estrés laboral, según el American Institute of Stress. Entonces, ¿cómo evitamos las distracciones en la oficina para tomar el control de nuestros días, hacer nuestro mejor trabajo y mejorar nuestro bienestar emocional?
1. Practica la comunicación asincrónica
Cuando recibe un correo electrónico, en realidad está bien pensar: "Llegaré a esto cuando me convenga".
Además del beneficio de dar a las personas más tiempo para un enfoque ininterrumpido, la comunicación asincrónica predispone a las personas a una mejor toma de decisiones al aumentar la cantidad de tiempo que tenemos para responder a una solicitud. Cuando estás en una llamada telefónica o en un chat de video, estás tomando decisiones en tiempo real, mientras que si te estás comunicando por correo electrónico, tienes más tiempo para pensar en tu respuesta.
Para practicar esto con éxito, debemos eliminar la "urgencia" arbitraria que aún afecta a los lugares de trabajo en todo el mundo, casi un siglo después de Dwight D. Eisenhower, quien, citando al Dr. J. Roscoe Miller, presidente de la Universidad Northwestern, dijo : “Tengo dos tipos de problemas: el urgente y el importante. Lo urgente no es importante, y lo importante nunca es urgente ”. Se dice que este“ Principio de Eisenhower ”es cómo el ex presidente priorizó su propia carga de trabajo.
Para optimizar un mensaje asincrónico y evitar muchos correos electrónicos de seguimiento, incluya lo siguiente en su solicitud inicial:
2. Verifica por lotes todo
"Solo verificar rápidamente" cualquier cosa, incluso durante una décima de segundo, puede sumar una pérdida de productividad de hasta un 40% en el transcurso de un día, y puede llevarnos 23 minutos volver a la zona después del cambio de tarea.
En lugar de verificar esporádicamente las cosas durante todo el día, debemos verificar por lotes el correo electrónico, los mensajes instantáneos, las redes sociales e incluso los mensajes de texto, en momentos predeterminados.
Si tiene dificultades con el autocontrol, las herramientas como el complemento Pausa de la Bandeja de entrada de Gmail le permiten pausar su bandeja de entrada una vez que la haya verificado y solo la pause cuando esté listo. Blocksite y la aplicación Freedom también le permiten bloquear el acceso a sitios web y aplicaciones específicos durante intervalos específicos.
3. No molestar
Si está leyendo esto y piensa: "Pero yo trabajo en una oficina abierta, y es imposible evitar interrupciones", intente usar un mecanismo de señalización para que su equipo sepa que está en la zona (o tratando de obtener allí) y que no deberían molestarte a menos que sea legítimamente urgente. Esto podría ser tan simple como un par de auriculares.
4. Evite el calendario Tetris
En el lugar de trabajo de hoy, es una norma ampliamente aceptada que otros pueden reservar tiempo en su calendario, generalmente a expensas de sus propias prioridades.
El CEO de Basecamp, Jason Fried, me dijo en un episodio del podcast Future Squared que en Basecamp, no se puede reservar tiempo en el calendario de alguien sin obtener primero la aceptación. Esto significa que la mayoría de las reuniones simplemente no ocurren porque el posible organizador de la reunión generalmente opta por una llamada telefónica o un mensaje instantáneo.
Alternativamente, considere bloquear las zonas libres de reuniones en su calendario, o usar una herramienta de programación de reuniones como Calendly para que las personas reserven reuniones con usted solo durante las ventanas programadas, dejando el resto del día libre para concentrarse y asegurándose de evitar enviar por correo electrónico partidos de tenis en los que a menudo degenera la programación de reuniones
5. Cerrar el ciclo de las reuniones
En lugar de arriesgarse a interrupciones de seguimiento y una reunión para discutir la reunión anterior, asegúrese de abandonar cada reunión con los siguientes pasos accionables, responsabilidades claramente asignadas y fechas de vencimiento.
6. Deje de usar "Responder a todos"
Responder a todos, utilizado como un mecanismo para compartir la responsabilidad, solo agrega charlas innecesarias a las bandejas de entrada y al espacio superior de las personas. Asuma más responsabilidad sobre sus decisiones y solo envíe un correo electrónico a las personas que necesitan estar informadas.
7. Use Terceros espacios
Como Sue Shellenbarger escribió para The Wall Street Journal, “Toda esta ingeniería social (oficinas de planta abierta) ha creado interminables distracciones que alejan los ojos de los empleados de sus propias pantallas. El ruido visual, la actividad o movimiento alrededor de los bordes del campo de visión de un empleado, puede erosionar la concentración e interrumpir el pensamiento analítico o la creatividad".
Si tiene dificultades con las oficinas de planta abierta, intente incorporar más trabajo del tercer espacio en su día para el pensamiento crítico; trate de encontrar un espacio tranquilo en la oficina, una oficina con servicios, o negocie un tiempo para trabajar desde su casa.
8. Desactiva las notificaciones push
El ejecutivo promedio recibe 46 notificaciones push por día. Para evitar nuestros impulsos pavlovianos de responder en el momento justo, simplemente apague sus notificaciones push. Descubre cómo aquí.
9. Use el modo avión
También puede usar el modo avión para limitar los mensajes de texto y las interrupciones de llamadas telefónicas durante ciertos momentos del día. Si la idea de hacerlo le causa ansiedad, siempre puede eximir números específicos, como los de sus seres queridos o socios comerciales valiosos e importantes. Puede configurar el modo "No molestar" en un iPhone para permitir que sus contactos "favoritos" seleccionados pasen, mientras silencia otras llamadas o mensajes.
10. Limite las capas de aprobación
Si bien es más difícil de implementar, convertirse en una "burocracia viable mínima", eliminando capas innecesarias de aprobaciones necesarias para hacer cosas triviales y no tan consecuentes, significa que habrá menos papeleo para moverse, lo que significa menos interrupciones para las personas.
La conciencia es clave
Dejando a un lado los cambios ambientales, los seres humanos evolucionaron para conservar energía para poder sobrevivir en la sabana. Como tal, estamos predispuestos a elegir la fruta que cuelga más baja o hacer lo más fácil primero: piense en consultar el correo electrónico en lugar de trabajar en esa presentación. Ser más conscientes de nuestras tendencias a recoger la fruta baja, distraernos con actividades de poco valor, es el primer paso para cambiar nuestros comportamientos.
Las organizaciones que construyen una cultura en torno a minimizar las distracciones disfrutarán del beneficio compuesto de una fuerza laboral enfocada y dejarán a su gente sintiéndose menos estresada y, en última instancia, más satisfecha.
Steve Glaveski es CEO y cofundador de Collective Campus, un acelerador de innovación corporativa y puesta en marcha con sede en Melbourne, Australia. Es el anfitrión del podcast Future Squared y es el autor de Employee to Entrepreneur: How to Ear Your Freedom and Do Work That Matters.
Productividad
Harvard Business Review
En un mundo de notificaciones push, correo electrónico, mensajería instantánea y espacio de oficina cada vez más reducido, nos estamos distrayendo cada vez más en el trabajo. El empleado promedio se ve interrumpido de 50 a 60 veces por día, y alrededor del 80% de estas interrupciones no son importantes. Como resultado, las personas pasan poco tiempo en lo que los psicólogos llaman "el estado de flujo", un espacio donde las personas son hasta cinco veces más productivas, según una investigación de McKinsey.
Las distracciones constantes no solo están dejando a las personas menos productivas, sino también más estresadas que nunca, con la falta de control sobre el trabajo de uno como uno de los principales contribuyentes al estrés laboral, según el American Institute of Stress. Entonces, ¿cómo evitamos las distracciones en la oficina para tomar el control de nuestros días, hacer nuestro mejor trabajo y mejorar nuestro bienestar emocional?
1. Practica la comunicación asincrónica
Cuando recibe un correo electrónico, en realidad está bien pensar: "Llegaré a esto cuando me convenga".
Además del beneficio de dar a las personas más tiempo para un enfoque ininterrumpido, la comunicación asincrónica predispone a las personas a una mejor toma de decisiones al aumentar la cantidad de tiempo que tenemos para responder a una solicitud. Cuando estás en una llamada telefónica o en un chat de video, estás tomando decisiones en tiempo real, mientras que si te estás comunicando por correo electrónico, tienes más tiempo para pensar en tu respuesta.
Para practicar esto con éxito, debemos eliminar la "urgencia" arbitraria que aún afecta a los lugares de trabajo en todo el mundo, casi un siglo después de Dwight D. Eisenhower, quien, citando al Dr. J. Roscoe Miller, presidente de la Universidad Northwestern, dijo : “Tengo dos tipos de problemas: el urgente y el importante. Lo urgente no es importante, y lo importante nunca es urgente ”. Se dice que este“ Principio de Eisenhower ”es cómo el ex presidente priorizó su propia carga de trabajo.
Para optimizar un mensaje asincrónico y evitar muchos correos electrónicos de seguimiento, incluya lo siguiente en su solicitud inicial:
- Detalles suficientes
- Borrar elementos de acción
- Una fecha de vencimiento
- Una ruta de recurso si el destinatario no puede cumplir con sus requisitos
2. Verifica por lotes todo
"Solo verificar rápidamente" cualquier cosa, incluso durante una décima de segundo, puede sumar una pérdida de productividad de hasta un 40% en el transcurso de un día, y puede llevarnos 23 minutos volver a la zona después del cambio de tarea.
En lugar de verificar esporádicamente las cosas durante todo el día, debemos verificar por lotes el correo electrónico, los mensajes instantáneos, las redes sociales e incluso los mensajes de texto, en momentos predeterminados.
Si tiene dificultades con el autocontrol, las herramientas como el complemento Pausa de la Bandeja de entrada de Gmail le permiten pausar su bandeja de entrada una vez que la haya verificado y solo la pause cuando esté listo. Blocksite y la aplicación Freedom también le permiten bloquear el acceso a sitios web y aplicaciones específicos durante intervalos específicos.
3. No molestar
Si está leyendo esto y piensa: "Pero yo trabajo en una oficina abierta, y es imposible evitar interrupciones", intente usar un mecanismo de señalización para que su equipo sepa que está en la zona (o tratando de obtener allí) y que no deberían molestarte a menos que sea legítimamente urgente. Esto podría ser tan simple como un par de auriculares.
4. Evite el calendario Tetris
En el lugar de trabajo de hoy, es una norma ampliamente aceptada que otros pueden reservar tiempo en su calendario, generalmente a expensas de sus propias prioridades.
El CEO de Basecamp, Jason Fried, me dijo en un episodio del podcast Future Squared que en Basecamp, no se puede reservar tiempo en el calendario de alguien sin obtener primero la aceptación. Esto significa que la mayoría de las reuniones simplemente no ocurren porque el posible organizador de la reunión generalmente opta por una llamada telefónica o un mensaje instantáneo.
Alternativamente, considere bloquear las zonas libres de reuniones en su calendario, o usar una herramienta de programación de reuniones como Calendly para que las personas reserven reuniones con usted solo durante las ventanas programadas, dejando el resto del día libre para concentrarse y asegurándose de evitar enviar por correo electrónico partidos de tenis en los que a menudo degenera la programación de reuniones
5. Cerrar el ciclo de las reuniones
En lugar de arriesgarse a interrupciones de seguimiento y una reunión para discutir la reunión anterior, asegúrese de abandonar cada reunión con los siguientes pasos accionables, responsabilidades claramente asignadas y fechas de vencimiento.
6. Deje de usar "Responder a todos"
Responder a todos, utilizado como un mecanismo para compartir la responsabilidad, solo agrega charlas innecesarias a las bandejas de entrada y al espacio superior de las personas. Asuma más responsabilidad sobre sus decisiones y solo envíe un correo electrónico a las personas que necesitan estar informadas.
7. Use Terceros espacios
Como Sue Shellenbarger escribió para The Wall Street Journal, “Toda esta ingeniería social (oficinas de planta abierta) ha creado interminables distracciones que alejan los ojos de los empleados de sus propias pantallas. El ruido visual, la actividad o movimiento alrededor de los bordes del campo de visión de un empleado, puede erosionar la concentración e interrumpir el pensamiento analítico o la creatividad".
Si tiene dificultades con las oficinas de planta abierta, intente incorporar más trabajo del tercer espacio en su día para el pensamiento crítico; trate de encontrar un espacio tranquilo en la oficina, una oficina con servicios, o negocie un tiempo para trabajar desde su casa.
8. Desactiva las notificaciones push
El ejecutivo promedio recibe 46 notificaciones push por día. Para evitar nuestros impulsos pavlovianos de responder en el momento justo, simplemente apague sus notificaciones push. Descubre cómo aquí.
9. Use el modo avión
También puede usar el modo avión para limitar los mensajes de texto y las interrupciones de llamadas telefónicas durante ciertos momentos del día. Si la idea de hacerlo le causa ansiedad, siempre puede eximir números específicos, como los de sus seres queridos o socios comerciales valiosos e importantes. Puede configurar el modo "No molestar" en un iPhone para permitir que sus contactos "favoritos" seleccionados pasen, mientras silencia otras llamadas o mensajes.
10. Limite las capas de aprobación
Si bien es más difícil de implementar, convertirse en una "burocracia viable mínima", eliminando capas innecesarias de aprobaciones necesarias para hacer cosas triviales y no tan consecuentes, significa que habrá menos papeleo para moverse, lo que significa menos interrupciones para las personas.
La conciencia es clave
Dejando a un lado los cambios ambientales, los seres humanos evolucionaron para conservar energía para poder sobrevivir en la sabana. Como tal, estamos predispuestos a elegir la fruta que cuelga más baja o hacer lo más fácil primero: piense en consultar el correo electrónico en lugar de trabajar en esa presentación. Ser más conscientes de nuestras tendencias a recoger la fruta baja, distraernos con actividades de poco valor, es el primer paso para cambiar nuestros comportamientos.
Las organizaciones que construyen una cultura en torno a minimizar las distracciones disfrutarán del beneficio compuesto de una fuerza laboral enfocada y dejarán a su gente sintiéndose menos estresada y, en última instancia, más satisfecha.
Steve Glaveski es CEO y cofundador de Collective Campus, un acelerador de innovación corporativa y puesta en marcha con sede en Melbourne, Australia. Es el anfitrión del podcast Future Squared y es el autor de Employee to Entrepreneur: How to Ear Your Freedom and Do Work That Matters.
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