Doxa 2009

3 arquetipos comunes de empleados que cometen fraude

Por Kelly Richmond Pope y Vairam Arunachalam

Derecho y ética empresarial

Harvard Business Review

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Resumen. Se estima que el fraude es un problema multimillonario, y esto ni siquiera incluye el fraude no detectado ni denunciado. Entonces, ¿cómo pueden los equipos de liderazgo sénior fortalecer sus organizaciones contra esquemas de fraude masivo? Al reconocer tres arquetipos de empleados que cometen fraude (perpetradores intencionales, perpetradores accidentales y perpetradores justos), los líderes pueden detectar rápidamente las señales de alerta para prevenir futuras pérdidas y daños a la reputación.

En el centro del mayor caso de fraude municipal en la historia de Estados Unidos se encontraban una cuenta bancaria secreta, un preciado establo de caballos de carrera y una red de facturas falsificadas. Rita Crundwell, ex contralora de la ciudad de Dixon, Illinois, se arriesgó a desviar la asombrosa suma de 53,7 millones de dólares justo debajo de las narices de la comunidad. Este acto audaz se vio facilitado por controles internos laxos, la complacencia de la firma auditora, el personal bancario desprevenido y una falta general de vigilancia por parte de los miembros del consejo municipal y los residentes por igual durante más de 20 años.

Aunque lo que ocurrió en Dixon puede parecer extremo, se estima que el fraude es un problema multimillonario, y esto ni siquiera incluye el fraude no detectado ni denunciado.

¿Cómo pueden los equipos directivos fortalecer sus organizaciones contra esquemas de fraude masivo como el que ocurrió en Dixon? En su libro Fool Me Once: Scams, Stories, and Secrets from the Trillion Dollar Fraud Industry (Engáñame una vez: estafas, historias y secretos de la industria del fraude de billones de dólares), una de nosotras (Kelly) ha identificado tres arquetipos de empleados que cometen fraude basándose en sus años de experiencia analizando casos y entrevistando a perpetradores de delitos de cuello blanco, víctimas y denunciantes.

Los líderes empresariales necesitan comprender estos tres arquetipos para poder detectar rápidamente las señales de alerta y así evitar futuras pérdidas y daños a la reputación.

Perpetradores intencionales

Los perpetradores intencionales suelen centrarse en enriquecerse para vivir un estilo de vida lujoso. Actúan como si las reglas no se aplicaran a ellos y prosperan en entornos con controles internos laxos. Por ejemplo, Crundwell gastó sus ganancias ilícitas en Quarter Horses, bienes raíces, autos de lujo y competencias hípicas. La falta de segregación de funciones y la confianza ciega le permitieron salirse con la suya durante tanto tiempo.

Si bien el fraude intencional se considera la categoría más pequeña, puede ser la más peligrosa para cualquier organización. Por ejemplo, si bien los esquemas de fraude de estados financieros son los menos comunes, según el Informe a las Naciones de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), son los más costosos, con pérdidas medias de $593.000.

Najeeb Khan, un hombre de negocios de Michigan, organizó un plan de fraude de 180 millones de dólares para adquirir una de las colecciones de coches clásicos más valoradas del mundo y comprar costosas vacaciones, mansiones y obras de arte. Al hacer circular cientos de cheques entre tres bancos para inflar artificialmente las cuentas, Khan se embolsó 73 millones de dólares mientras hacía crecer su negocio de procesamiento de cheques. Cuando su plan fracasó, aproximadamente 1.700 de sus clientes, entre ellos pequeñas y medianas empresas, organizaciones sin fines de lucro y organizaciones benéficas, perdieron dinero y se vieron obligados a despedir a empleados.

Según la experiencia de Kelly, los perpetradores intencionales suelen ser personas seguras de sí mismas y admiradas; sin embargo, también tienden a exhibir rasgos de narcisismo grandioso. (Los narcisistas grandiosos son más asertivos, extrovertidos y tienden a tener un sentido excesivo de la propia importancia). Las investigaciones muestran que una cantidad positiva de narcisismo puede beneficiar a los líderes. Sin embargo, se necesitan controles internos eficaces para supervisar su comportamiento. Debido a que son tan carismáticos, son muy queridos y a menudo se los deja en paz y se les da una cantidad significativa de autoridad.

Los perpetradores intencionales también suelen ser muy hábiles e inteligentes, y la gente confía en ellos de manera natural. Sin embargo, su desprecio por los procedimientos y las políticas es la principal razón por la que se deben implementar controles internos y ponerlos a prueba de manera rutinaria.

Perpetradores accidentales

Estos empleados, que son un grupo más numeroso que los perpetradores intencionales,  a menudo se encuentran en medio de un dilema creado por un descuido cometido por otro empleado. Considere esta situación: su jefe le pide que firme un documento que usted no revisó, pero usted confía en que su jefe tiene en mente su mejor interés. Aunque no se sintió cómodo firmando el documento, lo hace de todos modos porque confía en su jefe. Sin que usted lo sepa, su firma ahora lo implica en un esquema de préstamo hipotecario creado por su jefe y varios miembros del equipo de liderazgo superior de su organización.

Cuando los perpetradores accidentales  se encuentran en estos dilemas,  a menudo permanecen en silencio, evitan la confrontación o siguen las órdenes de un superior. Kelly descubrió que los perpetradores accidentales se identifican estrechamente con los narcisistas vulnerables, es decir, personas con personalidades introvertidas, alto neuroticismo, orgullo excesivo y propensas a sentir vergüenza. Los narcisistas vulnerables tienden a prosperar con la atención y los elogios. Aunque los narcisistas vulnerables son más difíciles de detectar en comparación con los narcisistas grandiosos, los narcisistas vulnerables tienden a culpar a los demás por sus errores y pueden sentirse profundamente heridos y fácilmente rechazados.

Tomemos el caso de Karen Pletz, ex presidenta de la Universidad de Medicina y Biociencias de Kansas City (KCUMB), que fue acusada de un plan de malversación de fondos por valor de 1,5 millones de dólares. Pletz, una autora intencional, ordenó a su secretaria y al comité ejecutivo que mecanografiaran actas de reuniones "oficiales" ficticias que se utilizaron para otorgarle a Pletz "estipendios de liderazgo" fraudulentos de 65.000 dólares. Cuando el IRS realizó una auditoría de las finanzas de la KCUMB a principios de 2009, la secretaria de Pletz y el comité ejecutivo de la KCUMB estaban en una situación difícil. La secretaria sabía que había mentido y que los documentos eran falsos, pero no sentía que pudiera decirle que no a Pletz. Según el investigador principal del FBI, John Timmerberg, cuando Pletz le dijo a su secretaria que "lo arreglara", ella tomó esa respuesta como una orden para falsificar las actas, convirtiendo a la secretaria y a los miembros del comité ejecutivo en autores accidentales.

Los ejecutivos financieros suelen caer en la categoría de perpetradores accidentales. La investigación de Ikseon Suh y sus colegas arroja luz sobre cómo los buenos empleados a menudo pueden convertirse en perpetradores accidentales con las mejores intenciones. Basándose en entrevistas con 13 ex ejecutivos financieros de alto nivel acusados ​​en casos de fraude contable, Suh y sus colegas descubrieron que los pares a menudo influyen en los ejecutivos financieros para que cometan fraude, no necesariamente para obtener un beneficio personal. Sus racionalizaciones se centraban en la incapacidad de contraatacar o en el deseo de complacer a los demás.

Para evitar que los empleados se conviertan en perpetradores accidentales, las organizaciones deben establecer líneas directas de denuncia internas y asegurarse de que los empleados sepan que estas están monitoreadas. El caso de la malversación de fondos de Crundwell, por ejemplo, fue descubierto por la denunciante Kathe Swanson, quien atribuyó la apertura de líneas de comunicación para denunciar internamente el delito. Es beneficioso contar con múltiples opciones de denuncia (como la presentación a través de Internet, el buzón de correo electrónico, la línea telefónica, etc.).

Perpetradores justos

La tercera categoría de perpetradores de fraude son aquellos que quieren usar el poder organizacional y el privilegio social para ayudar a individuos fuera de sus organizaciones.  Creen que sus decisiones ayudarán a que la organización avance, a pesar de saltarse las reglas. Siguen voluntariamente el efecto Robin Hood (es decir, roban a los ricos para darle a los pobres) y a menudo son los que hacen que la empresa gane dinero, lo que les permite la libertad de tomar decisiones que pueden ir en contra de las políticas de la empresa. Los perpetradores justos racionalizan sus crímenes como “ayudar a la organización” o “hacer el bien a la sociedad”. Mientras que los perpetradores intencionales rompen las reglas para enriquecerse, los perpetradores justos rompen las reglas para enriquecer a alguien que no es empleado, lo que en última instancia podría beneficiar a la organización.

Por ejemplo, Elizabeth Holmes, exdirectora ejecutiva y fundadora de Theranos, creía que su innovadora tecnología de análisis de sangre revolucionaría la atención médica al ofrecer análisis de sangre más baratos y menos invasivos, si tan solo sus mentiras hubieran sido ciertas. Si la tecnología hubiera funcionado, se podrían haber detectado una variedad de pruebas y condiciones de salud con solo unas gotas de sangre.

En el caso de Theranos hubo numerosas señales de alerta que se ignoraron porque los perpetradores justos como Holmes suelen tener el poder y el privilegio internos de persuadir. Kelly descubrió que, al igual que los perpetradores intencionales, los perpetradores justos pueden exudar características narcisistas grandiosas que les permiten ser líderes agradables y carismáticos. Por lo tanto, es importante que las juntas directivas y los equipos de liderazgo controlen continuamente las ideas creativas e innovadoras que puedan parecer descabelladas, designen a personas con las credenciales adecuadas para puestos clave de liderazgo, promuevan a personas que estén dispuestas a contraatacar y hablar cuando se violan las reglas, y revisen y cumplan con las responsabilidades regulatorias.

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Para abordar el fraude se necesita un enfoque multifacético, por lo que es necesario capacitar a los empleados y ofrecerles talleres sobre cómo identificar y denunciar actividades fraudulentas. Es imperativo implementar políticas que protejan a los denunciantes que decidan presentarse. Estas políticas pueden incluir la concesión de premios a los empleados que se muestren dispuestos a dar información. Se están produciendo avances continuos en materia de gobernanza corporativa, pero hasta que estas medidas se implementen con éxito, los delitos financieros seguirán siendo una amenaza importante que costará billones de dólares y, en el peor de los casos, nuestros medios de vida.

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Kelly Richmond Pope  es profesora titular de contabilidad de la Universidad DePaul, titular de la cátedra Dr. Barry Jay Epstein. Es autora de  Fool Me Once: Scams, Stories, and Secrets from the Trillion-Dollar Fraud Industry,  publicado por Harvard Business Review Press. Su documental de 2017  All the Queen's Horses  narra el fraude de 53 millones de dólares de Dixon, Illinois, conocido como el mayor fraude municipal de la historia de Estados Unidos. Pope es cofundadora de la startup de tecnología educativa Red Flag Mania, Inc. y una de las instructoras nacionales de Becker, el mayor proveedor de formación para candidatos que se preparan para rendir el examen de CPA de Estados Unidos. En 2024, Pope fue designada para el programa de observadores de la junta directiva de Superior Group of Companies, Inc. (NASDAQ: SGC). En 2023 y 2020, la AICPA y CPA Practice Advisor nombraron a Pope entre las 25 mujeres más poderosas en contabilidad.

Vairam Arunachalam se desempeña como Director de la Escuela de Contabilidad y Profesor Distinguido de Pricewaterhouse Coopers/Joseph A. Silvoso en la Universidad de Missouri. Sus intereses de investigación y docencia se centran en las áreas de examen de fraudes, contabilidad forense y sistemas de información. Ha sido miembro de la  Junta de la Fundación Educativa de la Sociedad de Contadores Públicos de Missouri  y de la  Junta de Regentes  del  Instituto de Contadores de Gestión Certificados. Actualmente se desempeña como miembro de la  Junta de Asesores de Contabilidad  de la Facultad de Negocios Gies de la Universidad de Illinois en Urbana-Champaign y como Presidente de la  Fundación de Investigación del Instituto de Contadores de Gestión   (IRF). Ha sido miembro y presidente de varios equipos de revisión de acreditaciones contables de la AACSB. El profesor Arunachalam también ha enseñado contabilidad de gestión a estudiantes de posgrado en negocios y ejecutivos de empresas en Vietnam.