Doxa 1608

Cómo la IA transformará la gestión de proyectos

Pasos que puede tomar ahora para prepararse para el futuro.

Por Antonio Nieto-Rodríguez y Ricardo Viana Vargas

Gestión de proyectos

Harvard Business Review

#Doxa #IA #AI #gestión #proyectos #tecnología #éxito #empresa #organizaciones #aprendizaje #automático #gerente #inteligencia #artificial #datos

Resumen. Solo el 35% de los proyectos de hoy se completan con éxito. Una de las razones de esta tasa decepcionante es el bajo nivel de madurez de las tecnologías disponibles para la gestión de proyectos. Esto está a punto de cambiar. Los investigadores, las empresas emergentes y las organizaciones innovadoras están comenzando a aplicar la IA, el aprendizaje automático y otras tecnologías avanzadas a la gestión de proyectos, y para 2030 el campo experimentará cambios importantes. La tecnología pronto mejorará la selección y priorización de proyectos, monitoreará el progreso, acelerará los informes y facilitará las pruebas. Los gerentes de proyecto, con la ayuda de asistentes de proyectos virtuales, encontrarán que sus roles se centran más en el entrenamiento y la gestión de las partes interesadas que en la administración y las tareas manuales. El autor muestra cómo las organizaciones que desean aprovechar los beneficios de las tecnologías de gestión de proyectos deben comenzar hoy por recopilar y limpiar los datos del proyecto, preparar a su gente y dedicar los recursos necesarios para impulsar esta transformación.

En algún momento cercano, el director ejecutivo de un gran proveedor de telecomunicaciones está utilizando una aplicación de teléfono inteligente para verificar las siete iniciativas estratégicas de su organización. Con unos pocos toques, conoce el estado de cada proyecto y qué porcentaje de los beneficios esperados ha entregado cada uno. Los estatutos del proyecto y los indicadores clave de rendimiento están disponibles en momentos, al igual que el nivel de moral de cada miembro del equipo y la aceptación general de las partes interesadas críticas.

Ella profundiza en la iniciativa de "cambio de marca". Unos meses antes, un gran competidor había lanzado una nueva marca ecológica, lo que llevó a su empresa a acelerar su propio despliegue de sostenibilidad. Ya se han producido muchos autoajustes impulsados ​​por la IA, en función de los parámetros elegidos por el director del proyecto y el equipo del proyecto al inicio de la iniciativa. La aplicación informa al director ejecutivo de cada cambio que requiere su atención, así como de los riesgos potenciales, y prioriza las decisiones que debe tomar, brindando soluciones potenciales para cada uno.

Antes de tomar cualquier decisión, el director ejecutivo llama al gerente del proyecto, quien ahora pasa la mayor parte de su tiempo entrenando y apoyando al equipo, manteniendo conversaciones periódicas con las partes interesadas clave y cultivando una cultura de alto rendimiento. Unas semanas antes, el proyecto se había retrasado un poco y la aplicación recomendó que el equipo aplicara técnicas ágiles para acelerar el flujo de un proyecto.

Durante la reunión, simulan posibles soluciones y acuerdan un camino a seguir. El plan del proyecto se actualiza automáticamente y se envían mensajes informando a los miembros del equipo afectados y a las partes interesadas sobre los cambios y una proyección de los resultados esperados.

Gracias a las nuevas tecnologías y formas de trabajo, un proyecto estratégico que podría haberse salido de control, tal vez incluso al fracaso, ahora está nuevamente en línea para tener éxito y entregar los resultados esperados.

Volviendo al presente, la gestión de proyectos no siempre avanza con la misma fluidez, pero este futuro probablemente esté a menos de una década de distancia. Para llegar antes, los innovadores y las organizaciones deberían invertir ahora en tecnología de gestión de proyectos.

Gestión de proyectos hoy y camino a seguir

Cada año, se invierten aproximadamente $48 billones en proyectos. Sin embargo, según Standish Group, solo el 35% de los proyectos se consideran exitosos . Los recursos desperdiciados y los beneficios no realizados del otro 65% son alucinantes.

Durante años en nuestras investigaciones y publicaciones, hemos estado promoviendo la modernización de la gestión de proyectos. Una de las razones por las que las tasas de éxito de los proyectos son tan bajas es el bajo nivel de madurez de las tecnologías disponibles para gestionarlos. La mayoría de las organizaciones y líderes de proyectos aún utilizan hojas de cálculo, diapositivas y otras aplicaciones que no han evolucionado mucho en las últimas décadas. Estos son adecuados cuando se mide el éxito del proyecto por los entregables y los plazos cumplidos, pero se quedan cortos en un entorno en el que los proyectos y las iniciativas siempre se adaptan y cambian continuamente el negocio . Ha habido una mejora en las aplicaciones de gestión de carteras de proyectos, pero aún faltan capacidades de planificación y colaboración en equipo, automatización y características "inteligentes".

Si la aplicación de IA y otras innovaciones tecnológicas a la gestión de proyectos pudiera mejorar la tasa de éxito de los proyectos en solo un 25 %, equivaldría a billones de dólares en valor y beneficios para organizaciones, sociedades e individuos. Cada una de las tecnologías centrales descritas en la historia anterior está lista; la única pregunta ahora es cuándo se aplicarán de manera efectiva a la gestión de proyectos.

La investigación de Gartner indica que el cambio llegará pronto y predice que para 2030, el 80 % de las tareas de gestión de proyectos serán ejecutadas por IA, impulsada por big data, aprendizaje automático (ML) y procesamiento de lenguaje natural. Un puñado de investigadores, como Paul Boudreau en su libro Aplicación de herramientas de inteligencia artificial a la gestión de proyectos , y un número creciente de empresas emergentes, ya han desarrollado algoritmos para aplicar IA y ML en el mundo de la gestión de proyectos. Cuando esta próxima generación de herramientas sea ampliamente adoptada, habrá cambios radicales.

6 aspectos de la gestión de proyectos que se verán afectados

Vemos estos próximos desarrollos tecnológicos como una oportunidad como nunca antes. Las organizaciones y los líderes de proyectos que estén más preparados para este momento de disrupción obtendrán la mayor cantidad de recompensas. Casi todos los aspectos de la gestión de proyectos, desde la planificación hasta los procesos y las personas, se verán afectados. Echemos un vistazo a seis áreas clave.

1. Mejor selección y priorización

La selección y la priorización son un tipo de predicción: ¿qué proyectos aportarán más valor a la organización? Cuando los datos correctos están disponibles, ML puede detectar patrones que no pueden discernirse por otros medios y pueden superar ampliamente la precisión humana al hacer predicciones. La priorización impulsada por ML pronto dará como resultado:

• Identificación más rápida de proyectos listos para el lanzamiento que tienen los fundamentos correctos en su lugar
• Selección de proyectos que tienen mayores posibilidades de éxito y entregan los mayores beneficios
• Un mejor equilibrio en la cartera de proyectos y una visión general del riesgo en la organización.
• Eliminación de sesgos humanos en la toma de decisiones

2. Apoyo a la oficina de gestión de proyectos

Las nuevas empresas de automatización y análisis de datos ahora están ayudando a las organizaciones a simplificar y optimizar el papel de la oficina de gestión de proyectos (PMO). El caso más famoso es el uso por parte del presidente Emmanuel Macron de la última tecnología para mantener información actualizada sobre cada proyecto del sector público francés . Estas nuevas herramientas inteligentes transformarán radicalmente la forma en que las PMO operan y se desempeñan con:

• Mejor seguimiento del progreso del proyecto
• La capacidad de anticipar problemas potenciales y abordar algunos simples automáticamente
• Preparación y distribución automatizadas de informes de proyectos y recopilación de comentarios
• Mayor sofisticación en la selección de la mejor metodología de gestión de proyectos para cada proyecto
• Supervisión del cumplimiento de procesos y políticas
• Automatización, a través de asistentes virtuales, de funciones de soporte como actualizaciones de estado, evaluación de riesgos y análisis de partes interesadas

3. Definición, planificación e informes de proyectos mejorados y más rápidos

Una de las áreas más desarrolladas en la automatización de la gestión de proyectos es la gestión de riesgos. Las nuevas aplicaciones usan big data y ML para ayudar a los líderes y gerentes de proyectos a anticipar riesgos que de otro modo podrían pasar desapercibidos. Estas herramientas ya pueden proponer acciones mitigadoras, y pronto podrán ajustar los planes automáticamente para evitar ciertos tipos de riesgos.

Enfoques similares pronto facilitarán la definición, planificación y presentación de informes de proyectos. Estos ejercicios ahora requieren mucho tiempo, son repetitivos y en su mayoría manuales. ML, procesamiento de lenguaje natural y salida de texto sin formato conducirán a:

• Se mejoró el alcance del proyecto al automatizar la recopilación y el análisis de las historias de los usuarios, que consumen mucho tiempo. Estas herramientas revelarán problemas potenciales como ambigüedades, duplicados, omisiones, inconsistencias y complejidades.
• Herramientas para facilitar los procesos de programación y elaboración de planes detallados y demandas de recursos
• Informes automatizados que no solo se producen con menos mano de obra, sino que reemplazarán los informes actuales, que a menudo tienen semanas de antigüedad, con datos en tiempo real. Estas herramientas también profundizarán más de lo que es posible actualmente, mostrando el estado del proyecto, los beneficios logrados, el posible retraso y el sentimiento del equipo de una manera clara y objetiva.

4. Asistentes virtuales de proyectos

Prácticamente de la noche a la mañana, ChatGPT cambió la comprensión del mundo sobre cómo la IA puede analizar conjuntos masivos de datos y generar conocimientos novedosos e inmediatos en texto sin formato. En la gestión de proyectos, herramientas como estas impulsarán "bots" o "asistentes virtuales". Oracle anunció recientemente un nuevo asistente digital de gestión de proyectos , que proporciona actualizaciones de estado instantáneas y ayuda a los usuarios a actualizar el tiempo y el progreso de las tareas a través de mensajes de texto, voz o chat.

El asistente digital aprende de las entradas de tiempo pasado, los datos de planificación del proyecto y el contexto general para adaptar las interacciones y capturar de manera inteligente la información crítica del proyecto. PMOtto es un asistente de proyecto virtual habilitado para ML que ya está en uso. Un usuario puede pedirle a PMOtto "Programe a John para que pinte la pared la próxima semana y asígnele tiempo completo a la tarea". El asistente podría responder: “Basado en tareas anteriores similares asignadas a John, parece que necesitará dos semanas para hacer el trabajo y no una semana como usted solicitó. ¿Debería ajustarlo?”

5. Sistemas y software de prueba avanzados

La prueba es otra tarea esencial en la mayoría de los proyectos, y los gerentes de proyecto necesitan probar temprano y con frecuencia. Hoy en día es raro encontrar un proyecto importante sin múltiples sistemas y tipos de software que deban probarse antes de que el proyecto entre en funcionamiento. Pronto, los sistemas de prueba avanzados que ahora solo son factibles para ciertos megaproyectos estarán ampliamente disponibles.

La línea Elizabeth, parte del proyecto Crossrail en el Reino Unido, es un ferrocarril complejo con nuevas estaciones, nueva infraestructura, nuevas vías y nuevos trenes; por lo tanto, era importante que cada elemento del proyecto pasara por un riguroso proceso de prueba y puesta en servicio para garantizar la seguridad y la confiabilidad. Requería una combinación nunca antes vista de hardware y software, y después de los desafíos iniciales, el equipo del proyecto desarrolló Crossrail Integration Facility. Esta instalación de prueba fuera del sitio completamente automatizada ha demostrado ser invaluable para aumentar la eficiencia, la rentabilidad y la resiliencia de los sistemas. La ingeniera de sistemas Alessandra Scholl-Sternberg describe algunas de sus características: "Se ha escrito una extensa biblioteca de automatización del sistema, que permite lograr configuraciones complejas, realizar verificaciones de estado con precisión, realizar pruebas de resistencia durante períodos prolongados y la implementación de pruebas de naturaleza repetitiva". Se pueden realizar auditorías rigurosas en las instalaciones las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sin riesgo de sesgo del operador.

Las soluciones de pruebas de sistemas avanzadas y automatizadas para proyectos de software pronto permitirán la detección temprana de defectos y procesos de autocorrección. Esto reducirá significativamente el tiempo dedicado a actividades de prueba engorrosas, reducirá la cantidad de reelaboraciones y, en última instancia, brindará soluciones fáciles de usar y sin errores.

6. Un nuevo rol para el gerente de proyecto

Para muchos gerentes de proyectos, automatizar una parte importante de sus tareas actuales puede resultar aterrador, pero los exitosos aprenderán a usar estas herramientas para su beneficio. Los gerentes de proyecto no se irán, pero deberán aceptar estos cambios y aprovechar las nuevas tecnologías. Actualmente pensamos en los equipos de proyectos interfuncionales como un grupo de personas, pero es posible que pronto los pensemos como un grupo de humanos y robots.

Con un alejamiento del trabajo administrativo, el gerente de proyectos del futuro deberá cultivar fuertes habilidades blandas, capacidades de liderazgo, pensamiento estratégico y perspicacia comercial. Deben centrarse en la entrega de los beneficios esperados y su alineación con los objetivos estratégicos. También necesitarán una buena comprensión de estas tecnologías. Algunas organizaciones ya están incorporando IA en sus programas de certificación y educación en gestión de proyectos, y Northeastern University está incorporando IA en su plan de estudios , enseñando a los gerentes de proyectos cómo usar IA para automatizar y mejorar conjuntos de datos y optimizar el valor de inversión de los proyectos.

Los datos y las personas hacen realidad el futuro

Cuando estas herramientas estén listas para las organizaciones, ¿cómo se asegurará de que su organización esté lista para ellas? Cualquier proceso de adopción de IA comienza con datos, pero no debe dejar de preparar a su gente también.

Entrenar algoritmos de IA para administrar proyectos requerirá grandes cantidades de datos relacionados con el proyecto. Su organización puede conservar tesoros de datos históricos de proyectos, pero es probable que se almacenen en miles de documentos en una variedad de formatos de archivo dispersos en diferentes sistemas. La información podría estar desactualizada, podría usar diferentes taxonomías o contener valores atípicos y lagunas. Aproximadamente el 80 % del tiempo dedicado a preparar un algoritmo de ML para su uso se centra en la recopilación y limpieza de datos, que toma datos sin procesar y no estructurados y los transforma en datos estructurados que pueden entrenar un modelo de aprendizaje automático.

Sin datos disponibles y administrados adecuadamente, la transformación de la IA nunca ocurrirá en su organización, pero ninguna transformación de la IA prosperará si no se prepara a sí mismo y a su equipo para el cambio.

Esta nueva generación de herramientas no solo cambiará la tecnología sobre cómo gestionamos los proyectos, sino que cambiará por completo nuestro trabajo en el proyecto. Los gerentes de proyecto deben estar preparados para entrenar y capacitar a sus equipos para que se adapten a esta transición. Deben aumentar su enfoque en las interacciones humanas mientras identifican temprano los déficits de habilidades tecnológicas en su gente y trabajan para abordarlos. Además de centrarse en los entregables del proyecto, deben centrarse en crear equipos de alto rendimiento en los que los miembros reciban lo que se necesita para permitirles rendir al máximo.

Si está considerando seriamente aplicar IA a sus proyectos y prácticas de gestión de proyectos, las siguientes preguntas lo ayudarán a evaluar su decisión.

• ¿Está listo para dedicar tiempo a hacer un inventario preciso de todos sus proyectos, incluida la última actualización de estado?
• ¿Puede invertir varios recursos durante algunos meses para recopilar, limpiar y estructurar los datos de su proyecto?
• ¿Ha decidido dejar atrás sus viejos hábitos de gestión de proyectos, como sus informes de progreso mensuales?
• ¿Está preparado para invertir en capacitar a su comunidad de gestión de proyectos en esta nueva tecnología?
• ¿Están dispuestos a salir de sus zonas de confort tradicionales y cambiar radicalmente la forma en que gestionan sus proyectos?
• ¿Está su organización lista para aceptar y adoptar una nueva tecnología y entregar las riendas de las decisiones que tienen cada vez más en juego?
• ¿Está listo para dejar que esta tecnología cometa errores a medida que aprende a funcionar mejor para su organización?
• ¿Su patrocinador ejecutivo para este proyecto tiene la capacidad y la credibilidad en su organización para liderar esta transformación?
• ¿Están dispuestos los líderes sénior a esperar varios meses, hasta un año, para comenzar a ver los beneficios de la automatización?

Si la respuesta a todas estas preguntas es afirmativa, entonces está listo para embarcarse en esta transformación pionera. Si tiene una o más respuestas negativas, debe esforzarse en convertirlas en "sí" antes de seguir adelante.

• • •

Como hemos visto, la aplicación de inteligencia artificial en la gestión de proyectos traerá beneficios significativos, no solo en la automatización de tareas administrativas y de bajo valor, sino aún más importante, incluir IA y otras tecnologías disruptivas en su caja de herramientas ayudará a su organización. sus líderes y gerentes de proyecto seleccionan, definen e implementan proyectos con más éxito.

El director ejecutivo de nuestra historia estuvo una vez en el puesto que usted ocupa hoy. Le animamos a dar los primeros pasos hacia esta visión positiva del futuro de la gestión de proyectos ahora.

Antonio Nieto-Rodríguez es autor del Manual de gestión de proyectos de Harvard Business Review , el artículo de HBR The Project Economy Has Arrived y otros cinco libros. Su investigación e impacto global en la gestión moderna han sido reconocidos por Thinkers50. Pionero y autoridad líder en la enseñanza y el asesoramiento de ejecutivos sobre el arte y la ciencia de la implementación de estrategias y la gestión moderna de proyectos, Antonio es profesor invitado en siete importantes escuelas de negocios. Es el fundador de  Projects&Co  y del Instituto de Implementación de Estrategias . Puedes seguir a Antonio a través de su  web , su newsletter de LinkedIn  Lead Projects Successly  y su curso online Gestión de Proyectos Reinventada para No-Gerentes de Proyectos .

Ricardo Viana Vargas, Ph.D. es el fundador y director gerente de  Macrosolutions , una firma de consultoría con operaciones internacionales en energía, infraestructura, TI, petróleo y finanzas. Ha gestionado más de 20.000 millones de dólares en proyectos internacionales en los últimos 25 años. Ricardo creó y dirigió la Iniciativa Brightline  de 2016 a 2020 y fue director de gestión de proyectos e infraestructura en las  Naciones Unidas , liderando más de 1000 proyectos humanitarios y de desarrollo. Ha escrito 16 libros en el campo y presenta el 5 Minutes Podcast , que ha alcanzado los 12 millones de visitas.