Doxa 1466

Cómo intervenir con tacto en una reunión virtual.

Cinco estrategias para conseguir una palabra.

Por Melody Wilding

Gestión de reuniones

Harvard Business Review

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Resumen. Intervenir durante las reuniones virtuales puede ser un desafío cuando se trabaja en un equipo distribuido, pero es una habilidad que vale la pena cultivar. El autor ofrece estrategias para ayudarlo a intervenir con tacto: 1) señale su interés. 2) pruebe la estrategia de "pasar la batuta", 3) busque puntos de transición naturales, 4) sea breve y 5) sea asertivo cuando sea necesario.

Imagínese: está en una llamada con algunos colegas y su jefe, discutiendo un proyecto en el que está muy involucrado. Aunque tiene pensamientos para compartir, parece que no puede decir ni una palabra. Dialogue ping-pongs entre su jefe y compañeros de trabajo hasta que finalice la reunión. A pesar de tus intenciones, no parecías capaz de intervenir cortésmente. Te desconectas sintiéndote derrotado y frustrado contigo mismo por no poder insertar tus ideas.

Esto es algo común, especialmente en la era de los equipos distribuidos. Porque a pesar de todos sus beneficios, el trabajo remoto puede plantear desafíos. Los estudios han encontrado que la comunicación virtual ha provocado que la colaboración se vuelva más aislada y ha reducido la generación de ideas. El impacto es aún más profundo para ciertos grupos. En una encuesta de más de 1,100 profesionales que trabajan, el 45 por ciento de las mujeres dijo que es difícil hablar en reuniones virtuales y una de cada cinco dijo que se sintió ignorada o ignorada por sus colegas durante las videollamadas.

Mi cliente, Heidi, directora de marketing de una empresa de deportes, se encontró en esta situación cuando su equipo volvió a trabajar en la oficina, mientras ella seguía trabajando desde casa. A pesar de su profunda experiencia en la materia, Heidi pensaba demasiado y se presionaba mucho para hacer una contribución de "alto valor", lo que a menudo le impedía hablar. Heidi también fue extremadamente cortés. Ella nunca quiso ser percibida como agresiva o grosera. Estas tendencias, combinadas con la distancia, llevaron a Heidi a ser ignorada para un ascenso, porque no se la veía ni se la escuchaba tanto como a sus contrapartes.

Hay muchas razones por las que puede querer intervenir durante una reunión virtual. Puede estar ofreciendo una perspectiva, brindando una actualización, corrigiendo una percepción, pidiendo una aclaración o tratando de mantener a su equipo encaminado. Aquí hay algunas ideas que compartí con Heidi que también pueden ayudarte a intercalar con tacto.

Señale su interés.

El profesional promedio pasa más de la mitad de su horario laboral en reuniones, por lo que es aún más importante dominar nuevas formas de llamar la atención cuando tiene algo que compartir. Como dice Erica Dhawan, autora de Digital Body Language: How to Build Trust and Connection No Matter The Distance, “la comunicación, específicamente a través de medios digitales, ya no es una 'habilidad blanda', es la nueva habilidad poderosa que definirá su éxito..”

Pero puede ser un desafío hacerse notar, especialmente cuando las señales no verbales típicas, en persona, son limitadas. Para evitar parecer disruptivo, señale su deseo de contribuir de la siguiente manera:

• Uso de la función "levantar la mano" en su software para reuniones
• Activar el sonido o aparecer frente a la cámara si no está en video
• Escribir en el chat para decir que te gustaría participar
• Levanta suavemente la mano física si estás en un video.

Pruebe la estrategia de "pasar el bastón".

Puede eludir la necesidad de interrumpir por completo preparándose con anticipación. A esto lo llamo la estrategia de “pasar la batuta”. La forma en que funciona es simple: antes de la reunión de video, revise la agenda y dígale al organizador dónde le gustaría contribuir. De esa manera, el organizador puede llamarte (es decir, “pasarte el testigo”) en el momento adecuado.

Hay dos beneficios secundarios importantes de este enfoque. Primero, lo hace responsable de hablar, porque sabe que lo llamarán. En segundo lugar, puede proporcionarle un aire de autoridad, ya que el organizador de la reunión se remite a usted en cuanto a su punto de vista.

Busque puntos de transición naturales.

Hablar unos sobre otros en una reunión virtual es común y molesto. Se sentirá como una transición más fluida para usted y su audiencia si espera para hablar entre los temas de la agenda, pero asegúrese de intervenir más rápido de lo que lo haría durante una reunión en persona. Puedes usar frases como:

• Gran punto. Antes de continuar, permítanme agregar…
• En realidad, hay algo que necesito decir aquí...
• Me alegro de que hayas mencionado eso. Me gustaría agregar…

Si ya ha hablado o necesita ser más deferente (como cuando interrumpe a alguien que es más antiguo que usted), puede formular su interjección como una pregunta. Por ejemplo, “¿Te importa si salto? Tengo una idea que se basa en lo que acabas de decir” o “¿Podría aprovechar esta oportunidad para compartir algo relacionado con tu punto?”. Pedir permiso de esta manera no te hace parecer débil, sino que demuestra que eres atento y considerado con los demás.

Ser breve.

Una vez que tenga la palabra, sea lo más conciso posible. Comience indicando el propósito de la interrupción (es decir, “Este es un dato clave para nuestra estrategia…”). Una vez que haya terminado, devuelva cortésmente la conversación al moderador de la reunión o al siguiente orador. Por ejemplo, "Gracias por permitirme participar. Greg, te lo devolveré ahora".

Sea asertivo cuando sea necesario.

Puede haber momentos en los que necesite recuperar la conversación de un overtalker. En estos casos, una estrategia a emplear es la "técnica del disco rayado", en la que se repite con calma una palabra o frase en un tono imparcial. Intente decir el nombre de la persona repetidamente ("John, John, John, déjame saltar aquí") o una expresión como "Estoy hablando" o "Tenemos que seguir adelante".

También puede saltar y redirigir a un colega de largo aliento con preguntas directas como: “No estoy seguro de cómo se relaciona esto con nuestro tema. ¿Puedes explicar la conexión? o “Si tuviera que resumir su enfoque en una oración, ¿cuál sería?”

Intervenir durante las reuniones virtuales puede no resultarle natural al principio, pero es una habilidad que vale la pena cultivar. Considere que un estudio de 2022 en el Journal of Applied Psychology encontró que “los empleados que aprenden a hablar con confianza y claridad tendrán más probabilidades de ser vistos como líderes cuando trabajan en equipos. A su vez, tendrán más oportunidades de marcar una diferencia positiva en su equipo y organización, y de avanzar en su propia carrera”.

Utilice estas estrategias para comenzar a hablar por sí mismo con fuerza y ​​menos vergüenza.

Melody Wilding, LMSW es ​​entrenadora ejecutiva y autora de Trust Yourself: Stop Overthinking and Channel Your Emotions for Success at Work.