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Los directorios están experimentando su propia transformación digital

Por Diana Wu David y Sunshine farzan

Tableros

Harvard Business Review

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Resumen. A medida que la pandemia acelera la digitalización en todo el mundo, ¿hasta qué punto los directorios corporativos han adoptado nuevas herramientas y mentalidades digitales? Con base en una encuesta reciente de casi 800 directores de juntas globales, los autores primero discuten varias diferencias notables entre varios países y regiones, antes de continuar destacando tres temas generales que surgieron de los datos: Primero, los autores encontraron que las juntas han tenido grandes dificultades para implementar tecnologías digitales diseñadas específicamente para respaldar las operaciones de la junta, en lugar de depender solo de herramientas genéricas como WeChat o Zoom. A continuación, descubrieron que las juntas directivas a menudo también carecían de medidas de ciberseguridad adecuadas para respaldar la comunicación digital sensible, y menos de la mitad de los directores informaron que sus juntas habían tomado medidas para mejorar la seguridad de los datos durante la pandemia. Y finalmente, los autores encontraron que a pesar del interés generalizado en desarrollar competencias digitales, muchos directores de juntas sintieron que no tenían acceso a tanta capacitación como les gustaría. Juntas, estas tres tendencias sugieren que todavía hay un margen significativo de mejora cuando se trata de garantizar una transformación digital exitosa a nivel de la junta.

La pandemia ha empujado a las organizaciones de todas las industrias a adoptar nuevas soluciones digitales. Pero si bien se ha escrito mucho sobre el impacto del cambio al trabajo remoto en los empleados, gerentes y ejecutivos, hay otro grupo crítico que se ha visto obligado a transformarse de la noche a la mañana: los miembros de la junta. ¿En qué medida la rápida digitalización asociada con la pandemia se ha extendido a las operaciones de los directorios? ¿Y en qué medida persistirán esos cambios a medida que avanzamos hacia lo que sea la próxima nueva normalidad?

Para explorar estas preguntas, trabajamos con nuestros colegas de la firma de servicios profesionales Tricor Group y el Programa de Directores de la Junta de Financial Times para realizar una amplia encuesta a casi 800 directores de juntas globales. Esta encuesta identificó tanto las tendencias comunes en cómo las juntas directivas han abordado los desafíos del año pasado como las diferencias esclarecedoras entre los diferentes países y regiones del mundo.

Por ejemplo, descubrimos que, en general, los miembros de la junta de las empresas asiáticas informaron más confianza en las respuestas de sus organizaciones a la pandemia que los directores de América del Norte y Europa, probablemente debido a la mayor experiencia reciente de la región de Asia Pacífico con emergencias de salud pública similares. Como explica el director de la junta de Tencent, Ian Stone, “Una ventaja que teníamos en China era que nos tomamos la pandemia en serio. Habíamos visto el SARS y otras crisis similares antes y estábamos más preparados para actuar con rapidez. Esto fue facilitado por un sólido gobierno corporativo que permitió una rápida evaluación de riesgos y comunicación entre la administración y la junta”.

Pero una mirada más cercana a los datos revela diferencias significativas entre países individuales: mientras que solo el 50% de los directores de EE. UU. Y el 49% de los directores del Reino Unido informaron sentirse seguros de cómo habían respondido sus juntas a la pandemia, hubo una gran variación entre los diferentes países asiáticos: 71 El% de los directores de Singapur y Japón informaron de una alta confianza en sus respuestas, en comparación con el 68% en China, el 61% en Tailandia y Vietnam y el 56% en Australia y Malasia.

Además, mientras que el 80% de los directores globales dijeron que creían que la transformación digital debería llevarse a cabo a nivel de la junta en lugar de relegarse al departamento de TI, las juntas en diferentes regiones diferían dramáticamente en términos de seguimiento. Más del 90% de los directores en Vietnam informaron que sus juntas estaban explorando activamente nuevas herramientas digitales, en comparación con el 76-79% de los directores en Tailandia, Japón y Malasia; 67-70% de los de China y Singapur; y solo el 64% de los de EE. UU.

Estas estadísticas sirven como un recordatorio útil de que las tendencias son solo eso, y que ningún grupo debe considerarse monolítico en su enfoque de la digitalización. Sin embargo, a medida que las juntas directivas comienzan a mirar hacia un mundo pospandémico, puede ser útil considerar los patrones que surgieron tanto de los datos cuantitativos como de las respuestas cualitativas en nuestra investigación. Específicamente, identificamos tres formas clave en las que las juntas directivas han luchado por adaptarse a un mundo en el que lo digital es lo primero:

Aprovechando las herramientas digitales para las operaciones de la junta

Antes de la pandemia, solo el 5% de las reuniones de la junta se realizaban de forma virtual. Durante la pandemia, ese número ha aumentado hasta el 95%, y nuestra investigación sugiere que incluso después de la pandemia, más del 50% de las juntas seguirán un modelo de reunión híbrido. Si bien es cierto que las reuniones en persona tienen beneficios, los datos de Tricor Group sugieren que la tecnología híbrida puede aumentar significativamente la eficiencia de las reuniones de la junta, lo que resulta en reuniones que son aproximadamente un 30% más cortas con un 20% más de asistencia, por lo que hay buenas razones para pensar que un modelo híbrido para las reuniones de la junta está aquí para quedarse.

“Durante la pandemia, los miembros de la junta se quedaron en el extranjero en Singapur y el Reino Unido, e incluso antes de Covid-19, obtener firmas para cosas como las resoluciones de la junta siempre fue un dolor”, explicó Jo Hayes, director ejecutivo de Habitat for Humanity Hong Kong. “El cambio a lo digital supuso un cambio de juego absoluto. Redujo todos los costos administrativos asociados con las reuniones de la junta y las tareas relacionadas con la circulación de documentos de la junta ".

Sin embargo, a pesar de la necesidad de herramientas de gobierno de juntas digitales en un mundo cada vez más híbrido, nuestra investigación encontró que más de la mitad de las juntas globales todavía usaban herramientas generales como Google Meet, Zoom o WeChat para reuniones virtuales, en lugar de sistemas diseñados específicamente gobernanza de la junta digital. Pocas juntas directivas con las que hablamos habían actualizado sus enfoques sobre procesos vitales específicos de la junta, como compartir documentos de gobierno seguros, votar o comunicar información confidencial. Si bien nuestra investigación demostró que existe un gran interés en aprovechar las herramientas digitales para respaldar las operaciones de la junta, es evidente que todavía hay mucho margen de mejora en lo que respecta a la implementación.

Abordar los riesgos emergentes de ciberseguridad

Además de aprovechar las herramientas digitales para impulsar la eficiencia de las operaciones de la junta, reforzar la ciberseguridad es otro componente clave de la transformación digital exitosa de cualquier junta. Las juntas que invierten en herramientas operativas sin abordar adecuadamente las crecientes amenazas de ciberseguridad que acompañan a esas herramientas se exponen a sí mismas y a sus empresas a un riesgo significativo. Si bien la ciberseguridad ha estado durante mucho tiempo en los radares de muchas juntas , la combinación de trabajo distribuido generalizado y atacantes cada vez más sofisticados en el último año ha ampliado tanto las oportunidades de ataques como el impacto de estos ataques en las actividades comerciales.

Como resultado, el 83% de los directores de la junta que encuestamos identificaron la ciberseguridad como una de las principales prioridades. Desafortunadamente, menos de la mitad informó que sus juntas habían tomado medidas específicas para mejorar la seguridad de los datos durante la pandemia. Por ejemplo, muchos directores informaron que sus juntas directivas no habían estado solicitando actualizaciones de planificación y riesgos de ciberseguridad a sus departamentos de TI, ni habían realizado auditorías de ciberseguridad de terceros ni se habían involucrado en las simulaciones de respuesta a amenazas de ciberseguridad de sus organizaciones. De hecho, otra encuesta reciente encontró que solo el 33% de los directores globales informaron haber invertido en un sistema para la comunicación virtual de la junta, y más de la mitad de los directores de la junta informaron que usaban correos electrónicos personales en lugar de herramientas de comunicación digital seguras y cifradas.

Como explica el presidente de Tricor Group, Gordon Watson, “Covid-19 ha impulsado el mayor movimiento de trabajo desde casa hasta la fecha. Si bien muchas empresas han podido adaptarse para mantener la eficiencia operativa del día a día, las organizaciones ahora enfrentan una vulnerabilidad sin precedentes a los ciberataques que pueden amenazar la información confidencial e interrumpir el negocio. Debido a esto, la supervisión de la junta en materia de ciberseguridad es hoy más importante que nunca. Si bien no existe un enfoque único para todos, las juntas pueden mitigar estos riesgos crecientes e inculcar una cultura de seguridad en toda la organización mediante la creación de un comité de ciberseguridad dedicado, el establecimiento de una supervisión a nivel de la junta sobre cuestiones de seguridad cibernética y la celebración de sesiones informativas de seguridad periódicas.

Construyendo competencia digital

En última instancia, la digitalización exitosa es imposible sin la competencia digital. Como tal, no fue una sorpresa que la tercera tendencia común que identificamos, y probablemente una causa fundamental de las deficiencias descritas anteriormente tanto en las herramientas operativas como en la ciberseguridad, sea la falta de conocimientos digitales y capacitación sobre el impacto de las herramientas, tecnologías y herramientas digitales emergentes. y modelos de negocio.

Si bien no es un desafío nuevo, la pandemia ha acelerado la necesidad de estas habilidades a nivel de la junta. Como explica Caroline Raggett, directora general de una agencia de contratación de ejecutivos con sede en Hong Kong, “la evolución ultrarrápida de la tecnología genera una complejidad exponencial en la comprensión y el tratamiento de este tema como junta. Como resultado, hemos visto una demanda de directores de juntas orientados a la tecnología o digitales a más del doble en los últimos cinco años ". Ahora más que nunca, las empresas necesitan directores de juntas que sean digitalmente competentes y comprendan las nuevas tecnologías que están afectando las decisiones comerciales. Y eso significa tanto contratar a los directores adecuados como invertir en la educación continua de los directores existentes.

Desafortunadamente, mientras que el 94% de los directores encuestados dijeron que sentían que necesitaban más capacitación sobre nuevas tecnologías y mejores prácticas de gobernanza, solo el 58% informó haber recibido esa capacitación. Además, solo el 48% de los directores globales dijeron que considerarían emplear la experiencia de terceros independientes de asesores de gobierno corporativo, consultores y expertos en ciberseguridad para desarrollar esas competencias críticas de gobierno digital.

“A medida que las organizaciones buscan recuperarse en un entorno empresarial profundamente cambiante, no existe una solución llave en mano o un manual de estrategias estándar sobre cómo las juntas deben mantener un gobierno corporativo sólido, hacer valer una supervisión exitosa y cumplir con sus deberes fiduciarios”, comenta Michael Gourlay, junta director y presidente de la división asiática del gigante de seguros QBE. "La formación continua de la junta es fundamental para dotar a nuestros directores de nuevas habilidades y experiencia actualizada en áreas clave como la participación de las partes interesadas, el cumplimiento, las auditorías, la diversidad, la sostenibilidad, la ciberseguridad y la gestión de riesgos".

Curiosamente, nuestra investigación encontró que los directores de países donde los niveles de confianza eran los más altos (Japón, China y Singapur) estaban más interesados ​​en contratar expertos y asesores externos, lo que sugiere una correlación entre la inversión en programas de capacitación y una respuesta a la crisis más segura. Por supuesto, estos programas requieren una inversión inicial y puede ser un desafío dedicar el tiempo y el presupuesto necesarios cuando una organización ya se enfrenta a los innumerables desafíos asociados con la respuesta a una crisis. Pero ahora más que nunca, las juntas directivas no pueden permitirse el lujo de no desarrollar estas competencias digitales críticas, ya sea a través de reuniones informales, talleres o servicios de asesoría formales.

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El cambio generalizado al trabajo distribuido y la rápida adopción resultante de nuevas soluciones digitales durante el último año ha acelerado la necesidad de que las juntas piensen de manera diferente sobre la digitalización. Al final del día, depende de la junta asegurarse de que una organización esté cumpliendo con su misión y tenga un impacto significativo y duradero en los clientes y las comunidades a las que sirve. Eso significa invertir en herramientas digitales, seguir las mejores prácticas de ciberseguridad y desarrollar las habilidades necesarias para apoyar a una empresa en el mundo digital de hoy. A medida que comenzamos a ver una luz al final del túnel pandémico, depende de los directores de la junta garantizar que parte del legado duradero y a largo plazo de este año difícil sea la digitalización exitosa del gobierno corporativo.

Diana Wu David trabaja con directores ejecutivos y directores de juntas para mejorar su agilidad, influencia, colaboración y resiliencia de liderazgo. Ha enseñado comportamiento en juntas directivas en todo el mundo, incluso en London Stock Exchange Group, Colombo Stock Exchange, Asian Development Bank, World Bank y YPO en Dubai. Es jefa de facultad en el Diploma de Directores No Ejecutivos del Financial Times.

Sunshine Farzan es una ejecutiva de marketing global apasionada por ayudar a las empresas a construir y escalar sus negocios mediante la integración de lo digital, el marketing, la innovación de productos, la generación de demanda y las relaciones públicas. Tiene dos décadas de experiencia en la creación de marcas, la mejora de las experiencias de los clientes y la transformación de empresas a través de la innovación digital en Asia Pacífico y América del Norte. Actualmente dirige Marketing y Comunicaciones Globales en Tricor Group, una firma de servicios profesionales respaldada por PE. Sunshine es directora de la junta, colaboradora activa de publicaciones comerciales y asesora profesional certificada.