Doxa 2199

Cómo prepararse para una reunión donde las emociones estarán a flor de piel

Por Dina Denham Smith

Gestión de Conflictos

Harvard Business Review

#Doxa #reunión #emociones #piel #gestión #conflicto #liderazgo #interpersonales #equipo #cliente #comunicar #error #empresa #eficaz #éxito #seguridad #confianza

Resumen. Gestionar situaciones difíciles y cargadas de emociones forma parte del liderazgo. Más allá de las cuestiones interpersonales, a veces debe dar malas noticias a su atribulado equipo, hacer frente a la frustración de un cliente, proporcionar comentarios sobre el rendimiento difíciles de escuchar o comunicar un error o un retraso que afecta a la empresa. Estos momentos pueden ser tensos, e incluso los líderes experimentados pueden sentirse estresados e inseguros, preocupados por la escalada o las consecuencias imprevistas. Y no todos los momentos emocionalmente cargados vienen acompañados de una advertencia; sin duda, algunos le cogen por sorpresa. Pero cuando ve uno por delante, una preparación eficaz marca la diferencia. Visualizando el éxito, centrándose en los aspectos positivos, modificando deliberadamente la situación y creando zonas de seguridad, sorteará las reuniones tensas con más confianza y éxito.

Los líderes se encuentran a menudo atrapados en el punto de mira de opiniones contrarias, personalidades fuertes y la responsabilidad de gestionar situaciones cargadas emocionalmente para lograr un resultado productivo.

Tomemos como ejemplo a mi cliente Jason, un ejecutivo de marketing que acudió angustiado. Un conflicto latente entre dos líderes clave de su equipo había escalado hasta el punto de que se negaban a hablarse. Sus equipos habían seguido el ejemplo, creando silos, ineficacia y tensión generalizada. Jason sabía que tenía que intervenir, pero se sentía ansioso e inseguro sobre su capacidad para gestionar los fuertes puntos de vista opuestos y los posibles arrebatos.

Gestionar situaciones complicadas y cargadas emocionalmente forma parte del liderazgo. Más allá de las cuestiones interpersonales, a veces debe dar malas noticias a su atribulado equipo, hacer frente a la frustración de un cliente, proporcionar comentarios sobre el rendimiento difíciles de escuchar o comunicar un error o un retraso que afecta a la empresa. Estos momentos pueden ser tensos, e incluso los líderes experimentados pueden sentirse estresados e inseguros, preocupados por la escalada o las consecuencias imprevistas.

Cuando se enfrentan a una situación que va a suponer un reto emocional, las personas suelen optar por una de dos respuestas improductivas. Muchos evitan pensar en ello por completo, distrayéndose con tareas de baja prioridad como los correos electrónicos. Otros hacen lo contrario: rumiar y preocuparse sin tomar medidas significativas para controlar su ansiedad o prepararse. Ambos enfoques tienden a ser contraproducentes, haciéndonos sentir peor y dejándonos menos equipados emocionalmente cuando llega el momento.

Afortunadamente, existen formas probadas de prepararse para las reuniones en las que las emociones van a dispararse. Como se dice en los deportes, el mejor ataque es una buena defensa. He aquí estrategias respaldadas por la ciencia que le ayudarán a sortear estos momentos con más confianza y éxito.

Cree un plano mental

La imaginación, o visualización, es una técnica de mejora del rendimiento de eficacia probada que se utiliza sobre todo en el atletismo, pero que también resulta eficaz en contextos laborales. Consiste en ensayar mentalmente un acontecimiento para aumentar la confianza y el rendimiento.

Empiece con el fin en mente: ¿Qué aspecto tiene el éxito en su situación? ¿Cómo quiere sentirse al salir de la sala? ¿Cómo quiere que se sientan los demás después? Como le ocurrió a Jason, puede que el éxito no signifique una resolución instantánea, sino una conversación productiva en la que la gente se sienta escuchada y haya un camino claro hacia adelante.

Ahora, convierta su próxima reunión o interacción en una película mental. Imagínese los detalles -la sala, los asientos, el lenguaje corporal- y recorra las escenas momento a momento. Ensaye los momentos clave, como la forma en que abrirá la conversación, sorteará los momentos de tensión y dirigirá la reunión hacia la resolución.

Identifique los retos probables y los desencadenantes potenciales y cómo responderá. Pregúntese, ¿qué podría salir mal en esta reunión? Por ejemplo, a Jason lo que más le preocupaba era que las emociones se intensificaran, así que se imaginó a sí mismo diciendo con calma: "Hagamos una pausa. Estamos aquí para resolver esto, no para escalarlo" si los ánimos empezaban a caldearse. También le preocupaba llegar a un punto muerto, así que se imaginó diciendo: "Ya que aún no estamos alineados, centrémonos en lo que sí estamos de acuerdo y partamos de ahí". Considere también lo que podrían decir o hacer que podría desencadenarle y cómo mantendrá la calma. Por ejemplo, imagínese respirando profundamente tres veces o contando hasta 10 antes de responder.

No se limite a ver el éxito: siéntalo. Por ejemplo, intente experimentar en su cuerpo la confianza, la compostura y el control que quiere aportar. Una vez que haya ensayado mentalmente, anote los puntos clave y los temas de conversación. Visualizando el éxito con antelación, puede potenciar su mentalidad y mejorar su capacidad para guiar la conversación hacia un resultado constructivo.

Céntrese en los aspectos positivos

Antes de dirigirse a una reunión difícil, tómese un momento para centrarse en la gratitud. Puede parecer contraintuitivo, pero hacerlo puede aumentar su resistencia emocional y reforzar su sentido de la conexión con los demás.

Por ejemplo, si tiene que hacer un comentario duro a un miembro de su equipo, tómese un momento para reflexionar sobre lo que aprecia realmente de esa persona. Una de mis clientes, Jane, temía una próxima reunión con Sorab, un subordinado directo cuyo rendimiento había estado bajando. Sus intentos anteriores de hacerle comentarios constructivos se habían topado con una actitud defensiva, y ella temía cómo podría reaccionar esta vez, y si podría mantener la conversación por el buen camino. Antes de la reunión, Jane se recordó deliberadamente la creatividad de Sorab, su perspectiva fresca y la energía positiva que aportaba a las reuniones. Este cambio de mentalidad la ayudó a adoptar un tono más comprensivo y propició una conversación más productiva.

Replantear los retos desde una perspectiva positiva también reduce el estrés y el agotamiento, lo que conduce a un estado de ánimo más renovado. Considere qué resultados positivos podrían surgir de la reunión: ¿podría fomentar el crecimiento, fortalecer las relaciones o crear claridad para el futuro? Si se da cuenta de que quiere evitar la reunión o desentenderse de ella, cambie su enfoque hacia lo que le convierte en un líder fuerte. Los estudios demuestran que este tipo de "autorreflexión de líder positivo" aumenta la energía y el compromiso, mejorando la forma en que los demás perciben su liderazgo y, a su vez, su influencia.

Modifique la situación

Manejar situaciones cargadas emocionalmente es una parte inevitable del liderazgo, pero usted tiene más control sobre su impacto del que podría pensar. Una herramienta poderosa es la modificación de la situación: una estrategia proactiva de regulación de las emociones que puede ayudarle a reducir la intensidad emocional de un acontecimiento próximo. Ajustando a propósito la situación o su enfoque, puede aliviar su ansiedad y crear las condiciones para una conversación más productiva.

Una forma de hacerlo es teniendo en cuenta "las cinco W"de la situación: quién, qué, dónde, cuándo y por qué. Por ejemplo, ¿quién tiene que estar allí? ¿Debe traer recursos para apoyar la conversación? ¿Qué es necesario compartir y qué no? ¿Dónde debe celebrarse la reunión y cuál es el momento óptimo? Por último, ¿por qué es importante esta conversación?

Por ejemplo, mi cliente, Jack, tuvo que informar a su agotado equipo directivo sobre otra ronda de despidos. Comprensiblemente, transmitir este mensaje pesaba mucho sobre Jack, por lo que trabajamos a través de las Cinco W. Este ejercicio dio como resultado que Jack invitara a su socio de RRHH a la reunión para que le proporcionara apoyo adicional y respondiera a sus preguntas. También refinó su mensaje, eliminando ciertos elementos y reconociendo las probables preocupaciones de su equipo de forma más amplia. Por último, reservó una sala de conferencias más privada y apartada y programó la reunión para el viernes a mediodía, a fin de dar a su equipo espacio para hacer un seguimiento o marcharse temprano. Estos ajustes intencionados aplacaron su ansiedad y crearon un tono y un entorno más propicios para dar la difícil noticia a su equipo.

Crear zonas de seguridad

Las agendas de los líderes suelen estar repletas de reuniones consecutivas, pero es esencial dedicar tiempo a mentalizarse antes de una interacción difícil. Reserve 10 minutos antes de la reunión para prepararse mentalmente y llegar concentrado y sereno. Puede repasar los puntos clave, recordarse a sí mismo cómo quiere presentarse y ponerse en situación. Después, planifique tomarse otros 10 minutos para procesar y reajustarse. Por ejemplo, puede dar un breve paseo para reflexionar y liberar el estrés acumulado para no llevarlo a su próxima interacción. Si esto requiere reprogramar una reunión o ajustar su hora de llegada o salida, merece la pena.

Estas zonas tampón le ayudan a mantenerse presente y sereno a lo largo del día, pero requieren planificación previa. Acostúmbrese a mirar su calendario con antelación para identificar las reuniones importantes, las conversaciones difíciles y las interacciones potencialmente conflictivas, de modo que pueda programar tiempo para prepararse y reajustarse.

...

No todos los momentos emocionalmente cargados vienen acompañados de una advertencia; sin duda, algunos le pillan por sorpresa. Pero cuando ve uno por delante, una preparación eficaz marca la diferencia. Visualizando el éxito, centrándose en los aspectos positivos, modificando deliberadamente la situación y creando zonas de seguridad, superará las reuniones tensas con más confianza y éxito. El liderazgo siempre implicará algunas interacciones intensas, pero con las estrategias adecuadas, puede convertirlas en momentos decisivos que impulsen un progreso real.

Lea más sobre Gestión de conflictos o temas relacionados: Conversaciones difíciles, Comunicación interpersonal y Habilidades interpersonales.

Dina Denham Smith es coach ejecutiva de líderes y equipos sénior en importantes empresas globales como Adobe, Netflix, PwC, Dropbox, Goldman Sachs, Stripe y numerosas startups de alto crecimiento. Exejecutiva de negocios, es la autora principal del exitoso libro "Emotionally Charged: How to Lead in the New World of Work". Conéctese con ella en LinkedIn o en dinadsmith.com y suscríbase a su boletín informativo para obtener estrategias probadas que acelerarán su éxito.