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Presente sus datos como un profesional

Por Joel Schwartzberg

Datos

Harvard Business Review

Con tantas formas de girar y distorsionar la información en estos días, una presentación necesita hacer más que simplemente compartir grandes ideas: debe respaldar esas ideas con datos creíbles. Eso es cierto si usted es un ejecutivo que presenta nuevos clientes comerciales, un proveedor que vende sus servicios o un CEO que defiende el cambio.

"Saber cómo desarrollar y entregar una presentación basada en datos es ahora una habilidad crucial para muchos profesionales, ya que a menudo tenemos que contar historias a nuestros colegas que son mucho más convincentes cuando están respaldados por números", dice la investigadora y consultora Alexandra Samuel.

No hay problema, puedes decir. Un gráfico de barras aquí, y un gráfico circular allí, y te vas a las carreras, ¿verdad?

No tan rápido. Porque si bien una buena presentación incluye datos, los datos por sí solos no garantizan una buena presentación. No es la mera presencia de datos lo que le da poder al presentador. Así es como se presentan esos datos.

La presentación de datos puede parecer simple en la era de PowerPoint, Prezi, Canva, Visme, Haiku Deck y otras plataformas tecnológicas sin sentido. Pero levante la mano si alguna vez se ha confundido con un cuadro que vio en una conferencia o si alguna vez escuchó a un presentador decir: "Probablemente no pueda ver bien este diagrama, pero lo que muestra es ...". ¿Qué podría ser un fracaso de un gráfico más grande que el gráfico en sí que se vuelve inútil?

La forma en que presenta los datos puede duplicar, o diezmar, su impacto, así que tome nota de estas siete formas de asegurarse de que sus datos estén haciendo su trabajo.

1) Asegúrese de que sus datos puedan verse

Esto puede sonar obvio, pero a veces estás demasiado cerca de tu presentación, literalmente. Lo que se puede leer en su computadora portátil puede ser mucho menor cuando se proyecta en una pantalla. Tu audiencia no aprenderá lo que no puede ver. Para evitar la debacle de traducir tímidamente números y etiquetas difíciles de ver, ensaye su presentación con colegas sentados tan lejos como lo haría la audiencia real. Pregúnteles: "¿Pueden ver esta tabla claramente?" Si la respuesta es cualquier cosa menos un firme "sí", rediseñe para que sea más fácil a la vista.

2) Céntrate más en los puntos que ilustran tus datos

En términos de cómics, eres la Mujer Maravilla, y los datos son tu lazo mágico, una herramienta que fortalece tu impacto pero no tiene valor hasta que lo apliques a propósito. No deje la carga de decodificar sus datos a su audiencia. Es su trabajo explicar cómo los datos respaldan sus puntos principales.

"Las diapositivas de datos no son realmente sobre los datos. Se trata del significado de los datos ", explica la experta en diseño de presentaciones Nancy Duarte. "Depende de usted dejar claro ese significado antes de hacer clic. De lo contrario, el público no procesará, y mucho menos comprará, su argumento ".

Cuando conecta datos a los puntos esenciales que admite, la transición debe ser explícita y debe ser así:

"Estos datos muestran ..."

"Este cuadro ilustra ..."

"Estos números prueban ..."

Estas transiciones pueden ser tan importantes como las conclusiones en sí mismas, porque estás atrayendo la atención del público hacia esas conclusiones.

3) Comparta uno, y solo un, punto principal de cada gráfico

La forma más rápida de confundir a su audiencia es compartiendo demasiados detalles a la vez. Los únicos puntos de datos que debe compartir son aquellos que respaldan significativamente su punto, e idealmente, un punto por gráfico. Para mantener sus cuadros bajo control, pregúntese: "¿Cuál es el aprendizaje más importante que quiero que mi audiencia extraiga de estos datos?" Ese es el aprendizaje que debes transmitir. Si tiene varios puntos importantes que hacer, considere demostrar cada uno con una nueva visualización.

El error que cometen muchos presentadores es pensar que están obligados constitucionalmente a compartir cada viñeta, idea y punto de datos en una diapositiva. Pero si comparte una tendencia fundamental que creció dramáticamente entre 2014 y 2017, lo que sucedió en 2013 puede ser inútil. Si el 77% de los encuestados prefiere un producto y el 21% prefiere otro, lo que el 2% restante prefiere también puede ser demasiado insignificante para justificar su mención.

El gurú de la presentación de datos Scott Berinato dice: “El impulso es incluir todo lo que sabes, [pero] los cuadros ocupados comunican la idea de que has estado solo eso: ocupado, como en: 'Mira todos los datos que tengo y el trabajo Hice.'"

4) Etiquetar los componentes del gráfico claramente

Si bien ha estado trabajando con el mismo gráfico durante semanas o meses, su público estará expuesto a él por solo unos segundos. Bríndeles la mejor oportunidad de comprender sus datos mediante el uso de un lenguaje simple, claro y completo para identificar los ejes X e Y, piezas circulares, barras y otros elementos esquemáticos. Intente evitar abreviaturas que no sean obvias, y no asuma que los componentes etiquetados en una diapositiva se recordarán en las diapositivas posteriores.

Algunos miembros de su audiencia son aprendices visuales (¡como yo!) Que procesan lo que ven mucho mejor de lo que oyen, por lo que la intuición visual y la claridad de su gráfico son cruciales.

5) Destacar visualmente "¡Ajá!" zonas

Cada valioso cuadro o gráfico circular tiene un "¡Ajá!" zona: un número o rango de datos que revela algo crucial para su punto.

Los presentadores inteligentes explican la relevancia del "¡Ajá!" zona oralmente, compartiendo el aprendizaje, la tendencia o la historia que cuentan los datos.

Los mejores presentadores lo explican en voz alta, pero también lo escriben en la diapositiva como una bala.

Pero los mejores presentadores hacen todo lo anterior Y resaltan visualmente el "¡Ajá!" zona con un círculo o sombreado para llegar a los alumnos diferenciados (auditivos, verbales, visuales) en su audiencia, así como para reforzar tres veces las conclusiones más importantes.

6) Escriba un título de diapositiva que refuerce el punto de datos

Incluso cuando los datos se presentan de manera efectiva en una diapositiva, la propiedad inmobiliaria más valiosa es el título de la página porque ese es el primer elemento que la audiencia notará y procesará. Pero con demasiada frecuencia, los presentadores usan palabras y frases genéricas como "Estadísticas" y "Por los números" que no tienen ningún propósito funcional.

Incluso cuando los títulos son específicos, como "Preferencias del milenio" o "Conciencia de la campaña", todavía se pueden elevar con títulos más específicos de puntos como "Millennials Prefer Mobile" o "La conciencia de la campaña está aumentando".

7) Presente a su audiencia, no a sus datos

Muchos presentadores miran sus diapositivas mientras comparten datos como si el PowerPoint fuera su audiencia. Pero solo tu audiencia es tu audiencia y, como seres humanos, reciben tus puntos mejor cuando los miras a los ojos. Esto no significa que nunca deba mirar sus datos, simplemente no tenga una conversación con ellos. Eche un vistazo a sus diapositivas como referencia, pero haga puntos críticos directamente a su audiencia.

Cuando se presentan de forma clara y precisa, los datos pueden elevar la credibilidad y la confiabilidad de su punto. Presentar mal los datos no solo desperdicia esa oportunidad, sino que puede dañar su reputación como presentador. Al igual que el lazo de Wonder Woman, es una herramienta poderosa para extraer verdades convincentes, manejarlo sabiamente.

Joel Schwartzberg supervisa las comunicaciones ejecutivas para una importante organización nacional sin fines de lucro, es un entrenador profesional de presentaciones y es el autor de “¡Ve al grano! Agudice su mensaje y haga que sus palabras importen".