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Las reuniones más productivas tienen menos de 8 personas

Por Paul Axtell
Harvard Business Review
Reuniones
Hay muchos problemas con la forma en que se ejecutan la mayoría de las reuniones. Una de las más políticas es la lista de invitaciones. Decidir a quién incluir puede ser difícil, pero demasiados gerentes predeterminan incluir a todos. En un esfuerzo por no hacer que nadie se sienta excluido, sin saberlo disminuyen la calidad de la reunión. Robert Sutton, profesor de comportamiento organizacional en la Universidad de Stanford, analizó la investigación sobre el tamaño del grupo y concluyó que las reuniones más productivas solo contienen de cinco a ocho personas. ¿Por qué? Hay un punto de inflexión más allá del cual la calidad de la conversación comienza a erosionarse.

Cuando los gerentes bien intencionados son demasiado incluyentes con sus invitaciones a reuniones:

• No hay suficiente tiempo para que todos participen en la conversación.
• El rico debate de ida y vuelta es reemplazado por comentarios superficiales.
• Compartir información y ponerse al día distrae de abordar problemas de mayor prioridad.
• La gente se vuelve más cautelosa y menos sincera.
• Los temas y las decisiones difíciles no se incluyen en la agenda, sino que se abordan fuera de línea.

Como resultado, las personas a menudo pierden el respeto por la reunión lo que lleva a una menor preparación, participación y acción. Puede convertirse en un círculo vicioso a la baja.

Los grupos más pequeños, por otro lado, ayudan a construir un sentido de intimidad que abre el piso a una discusión significativa y franca. Menos personas significa más tiempo para escuchar y considerar la perspectiva de cada miembro del equipo. Claridad y candor emergen. La alineación sigue.

Primero, dígale a su equipo que está haciendo un cambio. Se transparente. Hágales saber que, al avanzar, sus reuniones serán más pequeñas con la intención de hacerlas más efectivas. Usted es consciente de la cantidad de tiempo y energía que todos gastan en las reuniones, y desea implementar una estrategia que produzca los mejores resultados. Dígales que la investigación dice que los grupos más pequeños conducen a discusiones más ricas y mejores decisiones. Si bien puede tomar algo de tiempo, tiene la intención de experimentar con el tamaño de la reunión y utilizar esta teoría como piedra de toque.

Sea considerado con su lista de invitaciones. Para asegurarte de que tienes a las personas adecuadas en la sala, debes saber específicamente a qué te diriges. Tenga una agenda clara y asegúrese de haber asignado a cada tema de discusión el tiempo suficiente. A partir de ahí, pregúntese: ¿quién debe estar presente para que la discusión produzca resultados? ¿Para quién cancelarías la reunión si no pudieran asistir? Comience con este grupo central. Agregue más personas solo si cree que agregarán valor a la conversación o ganarán valor al estar allí.

Para evitar confusiones, comparta los criterios por los cuales extenderá invitaciones con su equipo. Explique que se basa en:

• Quién tiene el mayor conocimiento sobre el tema de discusión
• Quién tendrá mucho que ver con la implementación
• Quién será directamente afectado
• Quién podría aprender de participar

Si su equipo duda, las siguientes prácticas pueden ayudarlos a abrazar este cambio:

• Amplíe el permiso para que las personas pidan ser incluidas. Err al otorgar permiso si las personas presentan una razón sólida para asistir.
• Extienda el permiso para que las personas se nieguen a asistir. Hágales saber que confía en ellos para tomar las decisiones correctas sobre cómo pasan su tiempo.
• En cada reunión, asegúrese de que alguien tome minutos para las personas que no están presentes.

Sea claro con su equipo sobre sus responsabilidades, tanto los que asisten como los que no. Anime a los presentes a participar activamente haciendo lo siguiente:

• Tome posesión de sus perspectivas: perspectiva, formas, participación.
• Practique la escucha enfocada: sea atento, paciente, sin prejuicios.
• Practicar el habla enfocada: ser claro, conciso, relevante.
• Practique la autoconciencia: solicite la información que necesitan, tenga cuidado con sus respuestas.

Recuérdeles a los participantes que tengan en cuenta las perspectivas de aquellos que no están presentes.

• ¿Qué preguntas preguntarían?
• ¿De qué les gustaría que se les informe?
• ¿En qué les gustaría que se los consultara?
• ¿Qué acciones les gustaría participar en el futuro?
• ¿Qué se les debe comunicar después?

Por último, si los miembros de su equipo deciden rechazar su invitación a la reunión, deje en claro que aún deben:

• Revisa la agenda.
• Suministre toda la información relevante que posean a alguien que asistirá.
• Revise los minutos de la reunión y consulte con los asistentes sobre las actualizaciones posteriores.
• Acepta proyectos que el líder les asigna.
• Alinearse con las decisiones que se toman.

Mida su éxito. Una vez que haya implementado estos cambios en la estructura de sus reuniones, realice un seguimiento y administre la efectividad de sus reuniones y la forma en que su equipo maneja el cambio. Recopile comentarios y continúe modificando hasta que haya establecido el sistema que mejor se adapte a su organización.

Mantener reuniones con ocho o menos personas es un principio rector para ayudarlo a ser más deliberado sobre quién asiste. Con facilitación hábil y buenas prácticas de reunión, es posible tener reuniones efectivas de veinte personas o más. Pero esa debería ser la excepción, no la regla. En última instancia, es posible que tenga menos personas en las reuniones, pero su equipo y su empresa se beneficiarán en general.

Paul Axtell es autor, orador y entrenador corporativo. Es autor de dos libros galardonados: Meetings Matter y la segunda edición de Ten Power Things to Say to Your Kids. Ha desarrollado una serie de capacitación, Being Remarkable, que está diseñada para ser dirigida por gerentes o especialistas de recursos humanos.