Doxa 2044

Una guía para ser un gran panelista

Consejos paso a paso sobre cómo prepararse, actuar y prepararse para futuras oportunidades.

Por Kelly Byrnes

Habilidades de presentación

Harvard Business Review

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Resumen. Participar en un panel profesional es una gran oportunidad. Es una oportunidad para mostrar su experiencia, establecer contactos y contribuir al diálogo de la industria. ¿Cómo puede aprovecharlo? Primero, asegúrese de prepararse. Debe comprender al anfitrión y sus objetivos para el evento, incluido el tema de discusión y las áreas en las que le gustaría centrarse. También es útil investigar a los otros panelistas y al público para ver en qué se conecta cada uno (o no). Y debe tener entre tres y cinco puntos de conversación que desee tratar durante el evento y adaptarlos a la demografía de la audiencia. El día del evento, llegue temprano y comuníquese con el moderador. Cíñase al tema principal y evite irse por las ramas. Sea respetuoso con los demás panelistas dándoles tiempo para hablar y envíe una nota de agradecimiento a los organizadores un par de días después.

Ser panelista ofrece ventajas que van más allá del aplauso de agradecimiento de la audiencia. Es una oportunidad para mostrar su experiencia, establecer contactos con su comunidad profesional, contribuir al diálogo de la industria y construir su reputación como líder de opinión. Si tiene un buen desempeño, sus colegas pueden comenzar a verlo como un recurso de referencia sobre el tema de discusión. La exposición positiva puede ayudarlo a atraer a posibles compañeros de equipo y, según su campo, a clientes o socios.

Entonces, ¿cómo puedes aprovechar al máximo esta oportunidad especial? Las estrategias que se describen a continuación pueden ayudarte a prepararte y a rendir al máximo de tus capacidades.

Por adelantado

Cuando te inviten a participar en un panel, lo primero que debes hacer es asegurarte de que se ajuste a tus objetivos. Pregúntate: ¿Me apasiona el tema de debate? ¿La oportunidad me permitirá hacer contactos valiosos? ¿Ser parte de este panel aumentará mi visibilidad en el trabajo? ¿Cumplirá con otra de mis aspiraciones profesionales, como convertirme en un líder de opinión o construir una marca personal sólida?

Si decide seguir adelante, considere si realmente puede comprometerse, no solo con el evento en sí, sino también con la preparación previa. Si tiene la capacidad de reservar tiempo para la preparación, utilice estas estrategias para prepararse para el evento.

1. Aclare quién estará en la sala.

Conozca al anfitrión y sus objetivos. Muchos paneles piden a un pequeño grupo de personas con distintos conocimientos sobre un tema en particular que debatan públicamente sus opiniones o den consejos sobre ese tema. Puede tratarse de algo tan amplio como la concienciación sobre la salud mental o tan granular como las prácticas de sostenibilidad en un puñado de empresas tecnológicas. Dadas las muchas direcciones que puede tomar una discusión (especialmente sobre un tema más general), no es raro que los organizadores de eventos proporcionen a los panelistas orientación sobre las áreas en las que esperan centrarse. Por ejemplo, una vez presenté un panel sobre el impacto de la IA en la experiencia del paciente en la industria de la salud. Antes del evento, se pidió a los panelistas que centraran sus respuestas en los pacientes y que se abstuvieran de entrar en detalles sobre las operaciones o las finanzas.

Es conveniente que obtengas este tipo de información mucho antes del día del evento. Cuando comprendas el propósito del panel, el área de discusión en la que los organizadores desean centrarse y cómo el mercado piensa actualmente sobre el tema, podrás preparar respuestas reflexivas e impactantes, en lugar de hablar de manera genérica. Además, comprender el contexto en el que se llevará a cabo tu panel, incluido quién lo organizará y qué esperan lograr, te ayudará a asegurarte de que tus contribuciones sean relevantes. En algunos casos, incluso puedes descubrir que tus propios objetivos o valores no están alineados con los del anfitrión, en cuyo caso es posible que quieras reconsiderar tu asistencia.

A continuación se presentan algunas preguntas que es útil hacer a los organizadores del evento:

• ¿Cuál es el tema y por qué fue seleccionado?
• ¿Qué preguntas se pueden hacer y por qué se eligieron esas preguntas?
• ¿Se están evitando algunas preguntas o áreas de este tema? Si es así, ¿por qué?
• ¿El evento está patrocinado o es organizado por una empresa? Si es así, ¿quién lo patrocina?
• ¿Qué esperan lograr los patrocinadores o anfitriones?
• ¿Se trata de un evento que se repite? Si es así, ¿quién ha formado parte de este panel anteriormente?
• ¿Es un evento individual o parte de una conferencia más grande de toda la industria?

Investiga sobre los demás panelistas. Muchos organizadores de eventos compartirán una lista de los otros panelistas que participarán. Investiga sobre ellos: ¿Qué hacen? ¿Cuáles crees que son sus objetivos para el panel? ¿Se prevén tensiones entre tú y otro invitado? Este conocimiento puede ayudarte a evitar una confrontación incómoda y a preparar contraargumentos respetuosos para los puntos en los que prevés que no estarás de acuerdo. A través de tu investigación, también puedes descubrir que tienes fuertes alineaciones con el trabajo de otro invitado o interés en él. Cuanto más sepas sobre los antecedentes y experiencias de cada uno, más podrás aprovechar las conexiones potenciales y preparar puntos de conversación para enriquecer la discusión.

Observa a la audiencia. Comprender a tu audiencia te ayudará a refinar tus puntos de conversación de manera que les resulten útiles. Por ejemplo, si estás en un panel sobre cómo ser un líder en el lugar de trabajo, puedes compartir puntos diferentes si la audiencia es recién egresada de la universidad o si está llena de ejecutivos con quince años de experiencia. De cualquier manera, conectar con tus oyentes hace que el evento sea más atractivo para todos y, si le gustas a la audiencia, es posible que te inviten a volver o que te consideren para oportunidades similares en el futuro.

En lo que respecta a la audiencia, hay algunas cosas a tener en cuenta:

• ¿Cuál es la demografía básica?
• ¿Qué sabe ya la audiencia sobre el tema?
• ¿Qué conocimiento tengo sobre este tema que pueda resultarles sorprendente o útil?
• ¿Asisten de forma voluntaria o es un requisito de su institución o empresa?
• ¿Cómo puedo anticipar cómo se sentirá la audiencia respecto a mis puntos de vista?

La última pregunta es particularmente importante. Cuando conoces la postura de la audiencia, puedes formular tus puntos de vista, ejemplos y lenguaje de una manera que les resulte atractiva. Si están de acuerdo contigo, puedes concentrarte en reforzar sus creencias y brindarles perspectivas más profundas. Si no están de acuerdo, puedes encontrar puntos en común o abordar posibles objeciones. Abordar puntos de vista opuestos de una manera reflexiva demuestra que hiciste tu tarea y que no estás hablando desde una única perspectiva, lo que fortalece tu credibilidad.

2. Sepa qué puntos le gustaría abordar.

Ahora que ya tienes una idea del tema central del evento y de quiénes estarán presentes, estás listo para comenzar a preparar los puntos de conversación. Si bien no es necesario que escribas un guion para cada pregunta, debes tener entre tres y cinco puntos que quieras tratar durante el evento. Piensa en lo que será más útil para la audiencia y cómo puedes influir en su percepción de tu marca.

Aquí hay algunas preguntas que debes plantearte mientras te preparas:

¿Cuál es la información más reciente que ha investigado sobre este tema ? Por ejemplo, si va a participar en un panel sobre el manejo de la ansiedad en el lugar de trabajo, compartir una estadística sobre la cantidad de empleados con ansiedad de hace dos años no será una buena idea. Para parecer confiable y fiable, lea los datos más relevantes y los datos que se centren en la demografía de la audiencia.

¿Cuál es el contraargumento a los puntos que quiero plantear y cómo puedo abordarlos? Siguiendo con el ejemplo anterior, si desea plantear que más organizaciones deberían proporcionar recursos de salud mental a sus empleados, considere qué obstáculos podrían enfrentar los líderes para otorgar este beneficio y cómo podría abordarlos en el panel.

¿Qué avances espero ver en este tema en dos o tres años? Hacer recomendaciones específicas sobre cómo mejorar el tema en cuestión puede aumentar aún más su credibilidad. Si desea mejorar la salud mental en el lugar de trabajo, por ejemplo, podría sugerir a los líderes que brinden capacitación sobre gestión del tiempo y límites a sus equipos o que evalúen sus prácticas de programación para asegurarse de que sean justas y razonables.

3. Asegúrate de conocer los conceptos básicos.

Es fácil dejar para último momento la decisión de qué ponerse y dónde debe estar (y a qué hora). Ahórrese el estrés y planifique con tiempo. A continuación, se indican algunos aspectos básicos que debe tener en cuenta:

¿Cuál es el código de vestimenta? Averigua si hay requisitos o sugerencias en cuanto a la vestimenta. Esto es especialmente útil si vas a presentar tu discurso en diferentes culturas y quieres mostrar respeto al anfitrión y al público. No querrás que tu elección de calzado (por ejemplo, sandalias) resulte ofensiva. También debes intentar vestirte de forma que apoye tu mensaje y no distraiga de él. Por ejemplo, si decides llevar eslóganes políticos, ten en cuenta que tu vestimenta podría influir en la forma en que el público percibe tu mensaje (y a ti).

¿Cuáles son los aspectos logísticos? Encontrar a alguien que consiga información logística el día del evento es difícil, ya que es probable que esté ocupado con todo. Lo mejor es que sea fácil trabajar con él y que no sea otro factor estresante. Por lo tanto, obtenga esta información con anticipación. Asegúrese de tener lo siguiente:

• Dirección correcta
• Información de estacionamiento
• Ubicación de la habitación
• Programa del evento
• Indicaciones para llegar al lugar y a la sala

Justo antes del panel

Asegúrate de comer bien antes o incluso de hacer algo de ejercicio para aumentar tu nivel de energía. También debes intentar organizar el resto de tu día para que no haya distracciones que puedan afectar tus emociones o tu confianza. Date la oportunidad de dar lo mejor de ti, para que puedas servir a la audiencia y representarte bien a ti mismo y a tu empresa.

A continuación se ofrecen algunos otros consejos que conviene tener en cuenta.

1. Llegar temprano.

Llega una hora antes para poder hacer contactos y posiblemente relacionarte con el público y otros panelistas. Observa la sala y evalúa la disposición de los asientos para asegurarte de que las sillas sean fáciles de usar y te permitan ver al moderador. También recomiendo conocer al moderador con anticipación para averiguar cómo presentará el panel. ¿Entrarás desde detrás del escenario o estarás sentado? ¿Te permitirán practicar con el micrófono?

2. Calma tus nervios.

Céntrate y calma tus nervios antes de que comience el evento. Algunas prácticas que aumentan la confianza que puedes hacer en tu auto o en una habitación privada incluyen las siguientes:

• Tome ocho respiraciones profundas.
• Visualízate siendo brillante y creando vínculos con la audiencia.
• Mírate al espejo y di: “¡Eres espectacular!”. Dítelo siete veces.

3. Guarda tus dispositivos.

Minimiza las posibles distracciones colocando el teléfono y otros dispositivos fuera de tu alcance para que puedas mantenerte concentrado. Si tienes notas para el panel en tu teléfono, asegúrate de que las notificaciones y el volumen estén desactivados y no uses el teléfono para nada más.

Durante el Panel

Las siguientes estrategias le ayudarán a atender a la audiencia y, al mismo tiempo, fortalecerán su vínculo con ellos una vez que comience el panel.

1. Esté preparado para presentarse.

Algunos moderadores presentan a los panelistas, mientras que otros invitan a los panelistas a presentarse a sí mismos, así que prepárate para ambos escenarios. Ten lista una introducción de un minuto. No es necesario que compartas toda tu educación o carrera. Puedes hacer que sea relevante para la audiencia y el tema indicando tu nombre, por qué estás allí y qué esperas aportar a la conversación.

2. Mostrar interés genuino en la audiencia.

Cuando hables, haz contacto visual con las personas que se encuentren en la sala si te sientes cómodo haciéndolo. Intenta que tu lenguaje corporal coincida con el punto que estás planteando. Por ejemplo, puedes usar gestos con las manos para acentuar los puntos que te apasionan o sonreír cuando estás hablando con humor. Por último, cuando expongas un punto, asegúrate de que tus ejemplos se relacionen directamente con la audiencia y estén respaldados por datos. Si te preparaste con anticipación, esto debería suceder de manera natural.

3. Sea conciso y claro, y respete a los demás panelistas.

Tu objetivo en el panel es mejorar el conocimiento o la perspectiva de la audiencia sobre tu tema. Por lo tanto, limítate al tema principal y evita desviarte por las ramas o usar jerga que sea difícil de entender para un grupo amplio de personas. Por lo general, es mejor que las respuestas sean de menos de dos minutos. Los paneles están pensados ​​para ser debates dinámicos, no conferencias. La capacidad de atención es breve y las respuestas largas pueden hacer perder el interés a la audiencia y desalentar el diálogo entre los panelistas. Es mejor dejar que el moderador haga su trabajo: equilibrar las contribuciones, administrar el tiempo y guiar la dirección de la conversación.

En lo que respecta a los otros panelistas, recuerde que la audiencia también notará cómo reacciona e interactúa con ellos. Cuando los panelistas o la audiencia observan un comportamiento grosero, el tono del evento puede cambiar.

Algunas reglas de etiqueta incluyen:

• No seas siempre el primero en responder.
• No interrumpas a los demás.
• Desarrolle los puntos que plantean otros panelistas.
• Reconozca (brevemente) otros puntos de vista antes de pasar al suyo.
• Después del hecho

Recuerde que su papel como panelista se extiende más allá de los confines del evento en sí. Planifique quedarse una hora después de que finalice el panel y establezca contactos con la audiencia y otros panelistas. Utilice las siguientes estrategias para el final del panel y para los días inmediatamente posteriores al evento.

1. Seguimiento.

A medida que el panel se vaya terminando, invita a la audiencia a conectarse contigo y continuar hablando después en el lugar. Configura tu código QR de LinkedIn como fondo de pantalla de tu teléfono para hacer contactos después del panel y solicitar conexiones con otras personas. Es mejor enviar invitaciones a conexiones de LinkedIn dentro de las 48 horas posteriores al evento, y esto puede incluir a las personas con las que no pudiste conectarte en persona.

2. Muestra gratitud.

La gratitud suele ser memorable y alienta futuras invitaciones. Dentro de los tres días posteriores al evento, envíe notas de agradecimiento para mostrar su agradecimiento por su apoyo a…

• Quien te invitó a unirte al panel
• La persona/personas que coordinaron su participación
• El moderador
• Otros panelistas
• Si alguna persona lo ayudó en el evento durante su tiempo, o viajó para el panel y fue recibido por un empleado, envíele una nota también.

3. Principales oportunidades futuras.

Pídele al moderador y al anfitrión que te den su opinión sobre qué más podrías hacer para desempeñarte bien en un panel en el futuro. La pregunta genera una conversación sobre eventos futuros, sobre los que puedes aprender y decidir si te ofreces a desempeñarte como panelista nuevamente. Recomiendo solicitar comentarios una o dos semanas después de las notas de agradecimiento. Separa el favor del agradecimiento para que ambos sean sinceros y bien recibidos.

Al dominar el arte de participar en paneles, no solo contribuye a la sabiduría colectiva de su campo, sino que también allana el camino para un éxito personal duradero. Por lo tanto, suba al escenario con confianza, armado con el conocimiento para servir excepcionalmente, y deje que su servicio en el panel profesional sea el catalizador de un futuro definido por la influencia, el crecimiento y la experiencia inquebrantable.

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Kelly Byrnes, fundadora de  Voyage Consulting Group, es una ex directora de talentos que se desempeña como asesora estratégica para líderes que buscan tratar la cultura de su empresa como el activo estratégico que es.