Doxa 2005

Impulse el éxito de su nuevo empleado conectándolo con las personas adecuadas

Tres consejos para ayudar a un empleado a identificar quién sabe qué y cómo encaja cada uno.

Por Julia Phelan

Desarrollo de empleados

Harvard Business Review

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Resumen. Como gerente, la incorporación de un nuevo empleado no se trata solo de proporcionar manuales e información de inicio de sesión, se trata de preparar al empleado para que opere de manera autónoma en su función y se sienta cómodo dentro de la organización. Para ello, los líderes deben enfatizar la importancia de desarrollar relaciones estratégicas con colegas de toda la empresa que puedan compartir conocimientos críticos y ayudar a contextualizar y acelerar su aprendizaje. Hay tres formas clave en las que los gerentes pueden ayudar a los empleados a participar en redes internas y, por lo tanto, impulsar su productividad, sentido de pertenencia, compromiso y retención: 1) Crear un mapa de conocimiento que muestre quién sabe qué dentro de la empresa; 2) Crear una lista de redes priorizada de personas que deberían conocer y por qué; y 3) Iniciar la construcción de relaciones para facilitar las conexiones para su nuevo empleado.

Un procedimiento operativo estándar para la incorporación de nuevos empleados es proporcionarles presentaciones y recursos escritos, como manuales, módulos de aprendizaje electrónico o manuales. Estos pueden ser útiles, pero solo hasta cierto punto. Aprender nuevos procesos y navegar por nuevos entornos no se trata solo de adquirir contenido. Gran parte del conocimiento y la experiencia importantes de su organización residen en las personas, y  no todas las empresas están aprovechando este valioso recurso. Un estudio descubrió que el 20% de los empleados informaron que su empresa no hizo nada para facilitar la creación de redes entre ellos y sus compañeros de trabajo.

Los empleados nuevos que no han tenido la oportunidad de desarrollar suficientes relaciones estratégicas pueden tener dificultades para integrarse en su organización. A menudo no saben a quién recurrir para obtener información relevante, pueden no sentirse lo suficientemente seguros como para contribuir en las reuniones, pueden demostrar una curva de aprendizaje más lenta de lo esperado o mostrar niveles generales de compromiso bajos.

No se trata solo de cultivar amistades en la oficina (que sin duda son valiosas ); se trata de ayudar a los empleados a participar en redes internas para cultivar conexiones con aliados que puedan proporcionar información, recursos relevantes y apoyo. Quienes forman estas relaciones se benefician de la facilitación del intercambio de ideas y experiencia, una mejor comunicación y mayores oportunidades de innovación y colaboración. A largo plazo, establecer conexiones con compañeros de trabajo impulsa el aprendizaje, la productividad, la integración laboral, el sentido de pertenencia, el compromiso y la retención.

Como líder, en lugar de sobrecargar a un nuevo empleado con información consumida pasivamente, considere enfatizar la importancia de desarrollar relaciones estratégicas con personas que puedan compartir conocimiento crítico y ayudar a contextualizar y acelerar su aprendizaje.

A continuación se presentan tres pasos que usted, como gerente, puede seguir para ayudar a los nuevos empleados a construir estas relaciones beneficiosas.

Crear un mapa de conocimiento

Es importante que el nuevo empleado comprenda quién sabe qué en la empresa y cómo se relacionan todas las personas y los grupos. Crear un mapa de conocimientos (como este, por ejemplo) como recurso es una excelente manera de acelerar esa comprensión. A continuación, se ofrecen tres consejos para crear el mapa:

1. Modernice su organigrama existente.

Un organigrama suele incluir los roles individuales y la estructura jerárquica de su empresa. Para convertirlo en un mapa de conocimientos, agregue fotografías y áreas de especialización, logros, habilidades y talentos. Incluir fotografías ayuda a los nuevos empleados a ponerle rápidamente un rostro a un nombre y un título y genera familiaridad y reconocimiento de aquellos dentro de la empresa que no están en su equipo inmediato. Incluir información sobre las habilidades de las personas (no solo el título o el rol) ayuda a los nuevos empleados a identificar más fácilmente al experto residente en software de gestión de proyectos o a la persona a la que recurrir para optimizar el contenido para SEO. El mapa anotado debe dejar claras las funciones de los diferentes departamentos y resaltar cómo interactúan y se conectan los grupos.

2. Utilice IA para ayudar con esta tarea.

Las plataformas impulsadas por IA pueden analizar enormes cantidades de datos de toda su organización, desde currículums, trabajos de proyectos, descripciones de puestos, evaluaciones de desempeño, comentarios de 360 ​​grados y recomendaciones de habilidades de pares para ayudar a completar su mapa de conocimiento.

Asegúrese de consultar la política de uso de IA de su empresa ( si la hay ) y verificar la lista de herramientas basadas en IA aprobadas de su empresa. Algunas organizaciones exigen que los empleados informen a su supervisor o documenten si utilizaron IA para realizar una tarea. También puede haber protocolos para cargar datos personales en plataformas de IA.

3. Obtener información de forma colectiva.

Es posible que otras personas de su organización conozcan a determinadas personas o equipos mejor que usted. También puede considerar la posibilidad de realizar una encuesta rápida para pedirles a los empleados que compartan sus habilidades y experiencia. Los resultados se pueden importar a su mapa.

Crear una lista de redes priorizadas

Una vez que haya creado su mapa, el siguiente paso es preguntarse: “¿A quién necesita conocer mi nuevo empleado para que le ayude a aprender e integrarse en su nuevo puesto?”. Algunas personas de su mapa serán más relevantes para tareas o áreas temáticas específicas que otras. La clave aquí es ser selectivo, estratégico e intencional y crear una lista priorizada de personas que su nuevo empleado debería conocer primero.

Tu objetivo no es que los nuevos empleados conozcan a todos los miembros del mapa de conocimientos lo antes posible. (Habrá otras oportunidades para una socialización más amplia). Por ejemplo, si estás contratando a Lauren, una nueva líder de producto, puedes identificar a las primeras cinco personas que necesita conocer (por ejemplo, el vicepresidente de marketing, el líder de atención al cliente, un miembro del equipo de diseño, el jefe de ventas y el director de tecnología) y hacerle saber que estas son las personas con las que necesitará colaborar y comunicarse primero. Cuando las personas conocen y confían en alguien personalmente, es probable que trabajen juntas de manera más eficaz y también se sentirán más cómodas haciendo preguntas, proponiendo ideas innovadoras o aprovechando las oportunidades de aprendizaje de los errores.

Iniciar la construcción de relaciones

Ahora que tiene una lista de personas priorizadas que desea que su nuevo empleado conozca, es importante (al menos al principio) facilitar el acceso a estas conexiones. Es probable que los nuevos empleados se sientan un poco abrumados y algunos pueden ser tímidos o dudar a la hora de ponerse en contacto con personas de la nada. Puede facilitar el camino iniciando y fomentando conexiones estratégicas con las personas de su lista.

Por ejemplo, en lugar de pedir a los nuevos empleados que lean toda la información sobre el nuevo software de seguimiento de ventas en un manual o un curso en línea, conecte a su nuevo empleado con un usuario experto que conozca el software y qué aspectos son más importantes para comprender primero y cuáles pueden guardarse para más adelante. Una vez que se haya establecido la conexión, es probable que su nuevo empleado se sienta más cómodo aprovechando su relación con el experto como un recurso permanente para las preguntas que puedan surgir en el futuro.

A continuación se ofrecen más consejos para facilitar estas conexiones:

• Programe una reunión para almorzar e invite tanto al nuevo empleado como a la persona con la que desea que se comuniquen. Esta reunión inicial puede servir como una “ autorización ” organizacional para interacciones futuras.
• Avisa a los empleados actuales de que habrá nuevas personas que se pongan en contacto contigo. Por ejemplo, puedes avisarle a Andrea, de marketing, que un nuevo miembro del equipo, Nigel, se pondrá en contacto con ella para programar una reunión exploratoria para repasar algunas de las lecciones aprendidas en las campañas recientes en las redes sociales. Y si Nigel no se pone en contacto contigo, Andrea debería saber que debe comunicarse con él para programar una charla.
• A modo de seguimiento, pida periódicamente a los nuevos empleados que enumeren a los compañeros de trabajo que conocieron y de los que aprendieron. Luego puede consultar la lista para identificar y cerrar cualquier brecha evidente en su red de relaciones.

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Si los nuevos empleados tienen dificultades para integrarse, en lugar de darles más capacitación formal, considere cómo puede aprovechar el poder de las personas dentro de su empresa para apoyar su aprendizaje. Como gerente, existen estrategias que puede implementar para brindar información y recursos específicos de la organización para ayudar a los nuevos empleados a construir una red significativa. Las personas dentro de esta red están en una posición única para brindar un contexto esencial y servir como recursos continuos de conocimiento.

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Julia Phelan, Ph.D., es consultora de diseño de aprendizaje y experta en la aplicación de principios de la ciencia del aprendizaje para crear experiencias de aprendizaje efectivas. Trabaja con organizaciones para ayudar a construir una sólida cultura de aprendizaje en el lugar de trabajo mediante la mejora del diseño, la implementación y los resultados de la capacitación. Es cofundadora de To Eleven y excientífica de investigación educativa de la UCLA. Conéctese con ella en LinkedIn.