Doxa 2004

5 consejos para escribir notas de agradecimiento significativas

Por Sally Susman

Escritura comercial

Harvard Business Review

#Doxa #escribir #comercial #notas #consejo #agradecer #herramienta #profesional #líderes #comunicación #Pfizer #mentor #beneficios #negocio #bienestar #personal

Resumen. Las notas de agradecimiento son una poderosa herramienta profesional para los líderes. La autora, una profesional de comunicaciones de alto nivel en Pfizer, comparte sus experiencias al aprender sobre el poder de las notas de agradecimiento de su mentor de alto nivel y ver cómo beneficiaron su negocio, sus relaciones profesionales y su bienestar personal. También propone cinco principios para escribir notas de agradecimiento: tomarse el tiempo para reflexionar; agradecer a quienes suelen ser olvidados; ser específico; hacer que sea importante; y nunca es demasiado tarde.

Cuando mis abuelos me regalaron una bicicleta nueva cuando era niño, mi madre no me dejaba salir de casa para dar una vuelta en ella sin antes sentarme y escribirles una nota de agradecimiento. Recuerdo que en aquel momento me quejé por ello, pero desde entonces las notas de agradecimiento se han convertido en una de mis pasiones.

Los beneficios de expresar gratitud

Cuando me incorporé a The Estée Lauder Companies en 2000, mi jefe, Leonard Lauder, el director ejecutivo en aquel momento, reforzó las lecciones de gratitud y las notas de agradecimiento de mi madre, subrayando su utilidad como herramienta de comunicación y gestión. (“Nada me hace más feliz que escribir una buena nota de agradecimiento”, escribe en sus memorias ). Lauder, un comunicador fenomenal, conocido por ser un hombre elegante y reflexivo que construyó el imperio que lleva el nombre de su madre, observa que la gratitud abre las puertas a relaciones significativas: “Creo que las notas de agradecimiento, incluso las de una sola línea, me ayudan a establecer una conexión. Una vez que se ha establecido una relación, se puede ofrecer agradecimiento, así como consejos y sugerencias”, me dijo.

Este es un enfoque de liderazgo inteligente. Mostrar aprecio y reconocimiento a quienes lo merecen ayuda a generar entusiasmo, trabajo duro y lealtad. Cuando se analizan las listas de empresas con las tasas de rotación más bajas, el “entorno positivo” es una de las razones principales por las que la gente se queda, junto con el salario y los beneficios. No hay mejor manera de crear un entorno positivo que mostrar gratitud.

También es una estrategia de marketing inteligente. Antes de que la empresa pudiera permitirse la publicidad tradicional, Lauder y su madre Estée escribían a mano notas de agradecimiento a los clientes, a los compradores de los grandes almacenes y a las vendedoras que trabajaban detrás de los mostradores. Esto ayudó a distinguir a una marca emergente de los grandes protagonistas del sector: estaba claro que esta empresa de cosméticos era diferente, más personal.

Y no es sólo para los nuevos emprendedores. Cuando Leonard sacó a bolsa la empresa hace casi treinta años, envió notas de agradecimiento a todos los que trabajaron en la gira de presentación de la oferta pública, así como a todos los posibles inversores que acudieron a escuchar su discurso. La oferta del 17 de noviembre de 1995 fue un éxito; al final del día, las acciones habían aumentado un 33 por ciento, gracias en parte a la confianza y la admiración que la familia Lauder había construido a lo largo de décadas de expresar gratitud. A principios de 2022, el valor de mercado de The Estée Lauder Companies rondaba los 100.000 millones de dólares.

Incluso hay beneficios cuando expresas tu gratitud a quienes crees que no la merecen del todo. Nunca olvidaré la ocasión en que Lauder y yo estuvimos de pie, atentos, ante el escritorio de una poderosa editora de revista mientras ella permanecía sentada, sin apenas hacer contacto visual. Su actitud fría y despectiva me puso nervioso, pero Leonard se mantuvo alegre durante toda la breve reunión.

"No te olvides de dejarle una nota de agradecimiento por recibirnos", dijo Leonard mientras salíamos por los torniquetes de seguridad.

“¿En serio?” pregunté.

“Por supuesto”, respondió. “Eso es lo que hacemos”.

Me tapé la nariz mientras escribía una nota de agradecimiento a esa editora malhumorada. Pero después me di cuenta de que la costumbre de Leonard de escribir cartas es parte de la razón por la que todos los editores, incluso los irascibles, lo adoran. Mostrar generosidad a las personas maleducadas socava su negatividad, las desarma y, a menudo, puede cambiar su estado de ánimo o su comportamiento. La siguiente vez que vi a esa editora, se mostró más abierta conmigo y receptiva a escuchar sobre nuestros productos.

Cinco principios para una nota de agradecimiento eficaz

¿Y cómo se hace bien? He aprendido cinco principios sobre cómo redactar notas de agradecimiento eficaces.

Tómate tiempo para reflexionar.

En cuestiones del corazón, la rapidez rara vez es una virtud. Antes de poner la pluma sobre el papel (o los pulgares sobre el texto), piensa en lo que quieres que sepa el destinatario, en qué sentimiento quieres que se quede y cómo esperas que se sienta después de leerlo. Puede resultar difícil encontrar ese tiempo en una agenda apretada, por lo que puede resultar útil reservar regularmente unos minutos o una hora. Los sábados por la mañana los reservo para reflexionar sobre mi semana y escribir notas. Tengo una caja de lino gris en mi escritorio llena de papelería personalizada y tarjetas divertidas. Eso hace que el ritual de escribir notas de agradecimiento sea fácil y agradable.

Agradezcamos a aquellos que a menudo son olvidados.

Tómese el tiempo para expresar su gratitud a aquellos que pueden sentirse ignorados. Para Lauder, eso significó escribir notas a los trabajadores de su planta de fabricación, al guardia de seguridad de su vestíbulo o a un niño que dejó una obra de arte suya en su escritorio (Lauder le envió una nota a mi hijo de seis años cuando ella le dejó un pájaro de origami). He guardado muchas de las notas de agradecimiento que recibí de mis jefes a lo largo de los años.

Sea específico.

Las mejores notas son detalladas. No escribas una nota de agradecimiento por la cena; destaca los detalles e incluye algo que te haya influenciado. Cuando le envié una nota a una ex jefa para agradecerle todo lo que había aprendido de ella, le describí cómo los comentarios específicos que me había dado habían estimulado mi desarrollo profesional. Como me enseñó Lauder: “Es más que escribir notas de agradecimiento, es reconocer el éxito y las cosas bien hechas. Hazlo de una manera que sea muy personal para ti y muy personal para la persona a la que le escribes. Asegúrate de que no suene pretenciosa. Asegúrate de que salga del corazón”.

Haz que importe.

Cuando una expresión de agradecimiento tiene un impacto, ha hecho más que expresar gratitud: educa, clarifica, ilumina o incita la pasión. Ofrece algo de valor, una idea o un dato. Por ejemplo, cuando vi a un colega que tenía dificultades para mantener una conversación difícil con un subordinado directo, le escribí una nota para agradecerle por tomar la difícil decisión de tener la conversación y manejarla con dignidad. Eso demostró mi respeto y subrayó que había tomado las decisiones correctas.

Nunca es demasiado tarde.

Incluso si el regalo llegó hace seis meses o más, es mejor escribir la nota que no hacerlo. Discúlpate por llegar tarde, sigue adelante sin más excusas y expresa tus sentimientos. El destinatario lo apreciará y perdonará tu tardanza en el acto. Esto es aún más cierto si el regalo no es tangible: puede llevar años darte cuenta del impacto que una persona tiene en tu vida. No dejes que esto te impida expresar tu gratitud. Haz que sea parte de tu rutina considerar si hay alguien a quien le debes una carta de agradecimiento.

Las notas de agradecimiento pueden parecer algo exclusivo para niños o para empleados que recién comienzan su carrera y quieren causar una buena impresión. Pero la reciprocidad que surge cuando compartimos la gratitud por un regalo, un trabajo duro o una atención personal de alguien es fundamental para construir el tipo de relaciones poderosas en las que también confían los ejecutivos. Y, en última instancia, hay una razón por la que los expertos consideran la gratitud como un ingrediente esencial de la felicidad. Escribir una nota a mano me ayuda a sentirme conectado con mis seres queridos, amigos y colegas en un mundo que a veces puede parecer divisivo y superficial. En la era del correo electrónico y las proclamaciones de 280 caracteres, las notas de agradecimiento son pequeños recordatorios del potencial y el poder ilimitados de actuar con amabilidad.

Lea más sobre Redacción comercial o temas relacionados Comunicación empresarial y Habilidades interpersonales.

Sally Susman es vicepresidenta ejecutiva y directora de asuntos corporativos de Pfizer y copresidenta del Comité Internacional de Rescate. Es autora de Breaking Through: Communicating to Open Minds, Move Hearts, and Change the World (Harvard Business Review Press, 2023). Conéctese con ella en LinkedIn.