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La incorporación puede hacer o deshacer la experiencia de un nuevo empleado.

Por Sinazo Sibisi y Gys Kappers

Gestión de recursos humanos

Harvard Business Review

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Resumen. Una incorporación deficiente puede dejar a sus empleados con menos confianza en sus nuevos roles, peores niveles de compromiso y un mayor riesgo de abandonar el barco cuando ven una posición nueva y más emocionante en otro lugar. Por otro lado, las empresas que implementen un programa formal de incorporación podrían ver un 50 % más de retención de empleados entre los nuevos reclutas y un 62 % más de productividad dentro del mismo grupo. Dado que la forma en que incorpore a sus empleados determinará su experiencia, los gerentes pueden seguir los siguientes pasos para asegurarse de preparar a sus nuevos empleados para el éxito: 1) establecer objetivos claros y medidas para el éxito, 2) crear un equipo de incorporación multidepartamental y 3) proporcionar apoyo durante todo el viaje de incorporación.

Aunque la mayor parte de la retórica en torno a la Gran Renuncia se centra en los trabajadores estadounidenses en trabajos de oficina, la escasez de mano de obra está creciendo en todo el mundo en una amplia gama de sectores y tipos de funciones. América Latina, Europa del Este y Asia también se encuentran en medio de la turbulencia del mercado laboral, en relación con la mano de obra denominada "calificada" y "no calificada". A medida que el mercado laboral mundial continúa cambiando, las empresas que retengan el talento clave e inviertan en su fuerza laboral serán las que inviertan en la incorporación de empleados.

El propósito de la incorporación debe ser preparar a los nuevos empleados para el éxito y disminuir el tiempo que les lleva sentirse cómodos en sus nuevos roles. Esto solo funciona si los procesos de incorporación se diseñan estratégicamente con el objetivo final en mente. Pero la incorporación se ha vuelto aún más desafiante con el aumento del trabajo remoto e híbrido. En una encuesta de 2020 realizada por Workable, los encuestados en Recursos Humanos informaron que la incorporación o capacitación remota fue el mayor desafío de contratación durante la pandemia, y continúa desafiando a los empleadores.

Incluso antes del cambio virtual, más de un tercio de las empresas carecían de un proceso de incorporación estructurado, remoto o de otro tipo. Además, muchas organizaciones subestiman el tiempo que tarda un nuevo empleado en ser competente en su función. El programa de incorporación promedio dura 90 días, pero según el informe "Creación de un viaje de incorporación excepcional para nuevos empleados" de Gallup, por lo general, los nuevos empleados tardan 12 meses en alcanzar su máximo potencial de rendimiento.

Las relaciones fuertes no se construyen sobre cimientos pobres. Si desea mejorar la retención de su talento, debe mejorar la experiencia de incorporación de sus empleados. Gallup informa que solo el 12 % de los empleados siente que su empresa hace un buen trabajo al incorporar nuevos miembros del equipo, lo que deja al 88 % de los trabajadores con experiencias de incorporación mediocres. Y en una encuesta de 2021 de Principles, el 94 % de los profesionales de recursos humanos que respondieron dijeron que las personas que habían contratado durante la pandemia solo habían interactuado virtualmente dentro de la empresa, y de esos encuestados, el 31 % dijo que los empleados tenían dificultades para conectarse con sus colegas. El diez por ciento ni siquiera estaba seguro de cómo se estaban adaptando los nuevos empleados.

Teniendo en cuenta que una incorporación deficiente puede dejar a sus empleados con menos confianza en sus nuevos roles, peores niveles de compromiso y un mayor riesgo de abandonar el barco cuando ven un puesto nuevo y más emocionante en otro lugar, estas estadísticas son preocupantes, especialmente para las empresas que contratan de forma remota.

Por otro lado, las empresas que implementen un programa formal de incorporación podrían ver un 50 % más de retención de empleados entre los nuevos reclutas y un 62 % más de productividad dentro del mismo grupo. Además, según el informe de incorporación de Gallup, los empleados que tienen una experiencia de incorporación positiva tienen casi el triple de probabilidades de sentirse preparados y apoyados en su función, lo que aumenta su confianza y mejora su capacidad para desempeñar bien su función.

Las claves del éxito de la incorporación

Un programa de incorporación breve no es lo único que perjudica las experiencias de sus nuevos empleados. Las contrataciones recientes también necesitan oportunidades para formar relaciones en el lugar de trabajo con sus gerentes, compañeros y partes interesadas clave. De hecho, el informe de Gallup también revela que los empleados tienen más del triple de probabilidades de estar totalmente de acuerdo en que tuvieron una experiencia de incorporación excepcional cuando sus gerentes tuvieron un papel activo en el proceso. Sin embargo, muchos gerentes no tienen la capacidad de respaldar o implementar programas de incorporación. Además, la mayoría de las empresas más pequeñas (e incluso algunas más grandes) no ofrecen programas de tutoría. Al no ofrecer oportunidades de tutoría a los nuevos empleados, les roba a los empleados la oportunidad de desarrollar las relaciones necesarias para tener éxito en su nuevo entorno de trabajo.

Como gerente, es su trabajo asegurarse de que la experiencia de cada nuevo empleado en el lugar de trabajo sea positiva, pero saber qué pasos debe seguir para crear un plan de incorporación efectivo puede ser abrumador. Los siguientes tres pasos pueden ayudar a los gerentes a crear procesos de incorporación estratégicos que preparan a los nuevos empleados para el éxito y mejoran la retención de empleados.

1. Establezca metas y medidas claras para el éxito.

Antes de establecer un nuevo programa de incorporación, debe comenzar por revisar sus objetivos de incorporación. Y cuando revise los objetivos, asegúrese de que encapsulen las cuatro C: cumplimiento, aclaración, cultura y conexión. Aquí hay algunas preguntas que debe hacer:

• ¿Ha identificado y explicado claramente las normas, políticas y procedimientos que los empleados deben cumplir?
• ¿Ha establecido claramente las expectativas laborales de los empleados y las ha vinculado a medidas concretas y con plazos?
• Después de completar el programa, ¿los empleados tendrán una comprensión completa de la cultura de su empresa y recibirán apoyo para establecer todas las relaciones vitales para su éxito?
• ¿Dónde deben mejorarse las capacidades de su organización para ejecutar este nuevo programa?
• Después de completar el programa de incorporación, ¿cómo mejorará y mantendrá el equilibrio entre la vida laboral y personal de los nuevos empleados de manera continua?

Una vez que haya creado un conjunto de objetivos que aborden las cuatro C, es hora de decidir cómo planea medir el éxito. Sus medidas deben estar directamente vinculadas a sus objetivos e incluir métricas cuantitativas (como el porcentaje de nuevos empleados que todavía están empleados en su empresa después de un año) y métricas cualitativas (como los comentarios de los nuevos empleados sobre su experiencia de incorporación). Alcanzar estos objetivos y medidas requiere el aporte de las partes interesadas de toda su organización, así que asegúrese de hacer tiempo para reunirse con los líderes de la empresa antes de seguir adelante.

2. Cree un equipo de incorporación multidepartamental.

Si desea mejorar la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo, debe crear un proceso de incorporación que vaya más allá de los recursos humanos e involucre a otras áreas de la empresa, incluidos los equipos relevantes, las partes interesadas clave y el director ejecutivo.

Cuanto antes los gerentes puedan incorporar nuevos empleados a su equipo, mejor. Antes de hacer la presentación, asegúrese de que el equipo sepa por qué se contrató al nuevo empleado y qué funciones desempeñará en el equipo o en toda la organización. Si bien facilitar relaciones de equipo sólidas puede ser una mayor inversión de tiempo inicial, puede ayudar a aumentar la productividad y el rendimiento de los empleados.

Es importante recordar que los nuevos empleados también interactuarán con las partes interesadas fuera de su equipo inmediato. Sin embargo, no siempre es obvio para los nuevos empleados cómo trabajarán con estas personas o la mejor manera de conectarse con ellas. Los gerentes pueden ayudar a construir estas relaciones haciendo una lista de nombres, incluidas notas sobre quiénes son y qué importancia tienen para la empresa. Como gerente, es su trabajo asegurarse de que las conexiones funcionen sin problemas, así que programe un momento para consultar con las partes interesadas y asegúrese de que las redes de nuevos empleados se unan.

Una presentación que a menudo se pasa por alto (pero que es fundamental hacer) es entre su nuevo empleado y el director ejecutivo de su empresa. Si tiene una organización más pequeña, programe un café individual o grupal entre los nuevos empleados y el líder de su empresa. Si esto no es realista debido al tamaño de la empresa, la ubicación o las limitaciones de tiempo, intente organizar un ayuntamiento o una fiesta especial con los empleados más nuevos, el equipo ejecutivo y su director general. Conectar a los nuevos empleados con el CEO les dará un sentido de inclusión en la empresa y cimentará la idea de que el crecimiento que representan para la empresa es importante.

Además, reunirse con el CEO brinda a los empleados una ventana directa a la cultura de la empresa y qué tipo de experiencia de empleado pueden esperar. Una excelente primera reunión con el director ejecutivo se queda con los empleados durante mucho tiempo, lo que impacta positivamente en su sentido de pertenencia y compromiso, lo que, a su vez, impulsa una mejor retención y desempeño.

3. Proporcionar apoyo durante todo el viaje de incorporación.

Durante la incorporación, los gerentes deben enfocarse en reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas de los nuevos empleados y aumentar el tiempo dedicado al entrenamiento de desempeño y la creación de conexiones. Idealmente, Recursos Humanos lo ha equipado con una plataforma tecnológica que maneja estas tareas clave. Con estas herramientas, podrá implementar y realizar un seguimiento de las mejores prácticas de incorporación en tiempo real a lo largo de cada etapa del proceso, como las siguientes:

• Antes de que comience una nueva contratación, puede hacer que se registren en el portal de incorporación de su empresa para que puedan ver un video de bienvenida, completar su documentación inicial y recibir su cronograma del primer día y el programa general de incorporación personalizado. También puede verificar si todas las partes interesadas relevantes han sido notificadas de la llegada pendiente de la nueva contratación.
• El primer día, puede realizar un seguimiento de si el nuevo empleado ha completado con éxito su horario del día, incluido si se le presentó a las partes interesadas clave, se le colocó en su estación de trabajo, recibió sus herramientas comerciales y terminó su programa de aprendizaje del primer día. También puede recibir comentarios de los empleados sobre su experiencia del primer día, lo que le permite tomar medidas correctivas.
• Durante el resto del programa de incorporación, puede controlar si los nuevos empleados han leído información crítica de la empresa, verificar las tasas de finalización y aprobación de los módulos de aprendizaje electrónico y medir el impacto de la experiencia de incorporación en el logro de los objetivos clave de incorporación en un individuo. y nivel de cohorte.
• Al final del programa, tendrá un panel integral que muestra el nivel de logro en cada uno de sus objetivos de incorporación para que pueda ver qué funciona y qué necesita mejorar.

Por último, querrá asegurarse de que esta nueva plataforma se integre con su sistema general de gestión de recursos humanos. De esa manera, puede rastrear fácilmente el impacto de su programa de incorporación en el desempeño real de los nuevos empleados en el trabajo y los niveles de satisfacción de los nuevos empleados.

En un momento en que las empresas luchan por retener el talento, es imperativo crear un sólido proceso de incorporación para las nuevas contrataciones. Al implementar un programa de incorporación estratégica, los gerentes pueden generar confianza en los nuevos empleados, aumentar el compromiso y crear un entorno que retenga el talento en los años venideros.

Sinazo Sibisi es el exdirector gerente de las regiones de África, Canadá y Australia en Wyzetalk, una plataforma líder de experiencia digital para empleados que permite la comunicación y mejora el compromiso de los trabajadores de primera línea y que no son de escritorio. Con más de 30 años de experiencia ejecutiva, Sibisi siente pasión por la innovación y los negocios socialmente responsables.

Gys Kappers es cofundador y director ejecutivo de Wyzetalk, una plataforma líder de experiencia digital para empleados que permite la comunicación y mejora el compromiso de los trabajadores de primera línea y que no son de escritorio. Kappers ayudó a hacer crecer a Wyzetalk de una startup sudafricana a una galardonada plataforma empresarial internacional implementada en los cinco continentes.