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Cómo se ve la gran tutoría en un lugar de trabajo híbrido

Por Marianna Tu y Michael Li 

Coaching

Harvard Business Review

Resumen. En un momento de cambios increíbles, trastornos profesionales y una soledad abrumadora, la tutoría puede anclarnos. Pero, ¿cómo asesoramos a una fuerza de trabajo remota y distribuida? Reunirse en línea no tiene por qué ser la versión diluida de estar juntos en persona; algunas cosas son realmente mejores porque, no a pesar de, ser remotas. La tutoría remota puede promover la equidad y construir relaciones libres de los prejuicios que enfrentamos en persona, cuando conocemos la altura, la capacidad física o el estado de embarazo de otra persona, por nombrar algunos ejemplos. Sin el factor limitante de la proximidad geográfica, puede expandir su grupo para hacer grandes coincidencias de mentor/aprendiz que prioricen los intereses y valores compartidos sobre la logística. Es posible que descubra que al adoptar las herramientas digitales que tiene, puede crear un programa de tutoría aún más sólido que el que tenía antes.

El trabajo a distancia ha supuesto un ajuste (por decir lo mínimo) para todos, y su efecto en nuestras relaciones profesionales  ha sido tan significativo como el impacto en las tareas diarias. Para los empleados que inician su carrera, la falta de conversaciones informales en el trabajo representa un desafío considerable. ¿Cómo se aprenden las mejores prácticas para tener éxito en la carrera cuando se trabaja solo desde casa? ¿Cómo se construyen las relaciones profesionales que son críticas para la supervivencia y el avance? Desde el punto de vista organizativo, ¿cómo construye la empresa una cultura que respalde las iniciativas de diversidad e inclusión en medio de una pandemia? Basándonos en nuestra experiencia reciente en organizaciones líderes centradas en la tutoría en línea, creemos que un compromiso organizacional con la tutoría puede abordar todos estos problemas.

En America Needs You (CUALQUIERA) (donde Marianna se desempeña como CEO y Michael en la junta), luchamos por la movilidad económica y la inclusión a través de un riguroso programa individualizado de tutoría y desarrollo profesional para estudiantes universitarios de primera generación. Tuvimos que hacer un cambio significativo en nuestros programas de tutoría cuando de repente se volvieron virtuales. En The Data Incubator (TDI), que fundó Michael, capacitamos a la próxima generación de científicos de datos y hemos trasladado nuestra capacitación y tutoría en persona a programas en línea. Este momento de disrupción ha sido el momento adecuado para que construyamos y apoyemos a diversos talentos, desde pasantías hasta la alta dirección, y nos gustaría compartir lo que nos ha funcionado a medida que trasladamos nuestros programas de mentores de programas presenciales a programas virtuales.

La tutoría y el patrocinio son fundamentales para la retención y la satisfacción de los empleados, especialmente para las personas de color y las mujeres, quienes tienen más probabilidades que otras de informar que la tutoría es muy importante para el desarrollo de su carrera. En el lado de la retención, la tutoría apoya el desarrollo y la progresión de los empleados. Por el lado de la contratación, la participación en la tutoría de los estudiantes universitarios crea canales de talento y proporciona acceso a los estudiantes que a menudo están excluidos de la contratación tradicional, como los estudiantes de un colegio comunitario. Los errores de contratación y el apoyo deficiente de los empleados siempre son costosos, pero lo que está en juego es aún mayor en el entorno actual. La tutoría nos ayuda a evitar ambos.

Décadas de investigación nos han brindado sólidos indicadores de lo que funciona. Los investigadores David Megginson y David Clutterbuck, cofundadores del European Mentoring Center (ahora el European Mentoring & Coaching Council) señalan dos componentes para una mentoría efectiva : construir una buena relación y crear claridad de propósito.

Construir buenas relaciones

La simpatía es lo que hace que la mentoría sea verdaderamente transformadora y más que una simple responsabilidad organizacional. Pero también es particularmente desafiante construir en un mundo virtual. Definimos la compenetración como confianza y respeto mutuos, un entendimiento compartido de los valores y perspectivas de los demás y una comunicación sólida. La calidad de esta conexión humana es fundamental para retener a los empleados, especialmente para aquellos que están subrepresentados en su empresa o industria. Un estudio realizado por Gartner y Capital Analytics en Sun Microsystems encontró tasas de retención mucho más altas para los aprendices (72%) y los mentores (69%) que otros empleados que no participaron en el programa de mentores (49%). A continuación, se explica cómo construir una buena relación:

Adopte un enfoque holístico de tutoría.

Durante la pandemia de Covid-19, nuestros mundos personal y profesional se han entrometido constantemente. Las empresas que adoptan esa realidad tenderán a conservar a sus mejores empleados, mientras que otras perderán un gran talento.

En ANY, descubrimos que la clave para construir una buena relación era decirle explícitamente a las parejas mentor-aprendiz que no solo se les permitía, sino que se les animaba a hablar sobre otras cosas además del trabajo y lo académico. También nombramos nuevas normas virtuales que adoptan un enfoque holístico, como “nunca tienes que disculparte por las interrupciones de niños y mascotas” para aliviar el estrés de las interacciones digitales. Este tipo de tutoría reconoce una verdad importante: el equilibrio entre el trabajo y la vida es un mito; es solo la vida, y el trabajo es una parte de nuestras vidas. La incapacidad para separar los dos se hace aún más evidente cuando trabajamos desde hogares abarrotados con demandas de cuidado de niños claramente evidentes en el fondo.

La tutoría ayuda a las personas a conectar sus motivaciones y valores humanos más profundos con sus carreras, y alinear estos dos pagará dividendos tanto a los empleadores como a los empleados. Según Gallup, casi el 85% de los empleados en todo el mundo todavía no están comprometidos o están activamente desconectados en el trabajo, a pesar del mayor esfuerzo de las empresas. La soledad es una pandemia concurrente, con el 65% de los jóvenes en un estudio reciente de la Universidad de Miami informando un aumento de la soledad desde el inicio de la pandemia Covid-19, y el 80% informando "síntomas depresivos significativos".

La tutoría puede ayudarnos a mantenernos resilientes y conectados frente a estos desafíos. Es posible que diferentes empleadores necesiten trazar diferentes líneas entre su vida personal y privada, y la relación exacta dependerá en última instancia del mentor y del aprendiz. Pero reconocer cuánto se cruzan nuestras vidas personales y profesionales es una base poderosa para cualquier relación de mentoría.

Deshazte de la hora feliz en favor de las relaciones uno a uno.

En lugar de centrarse en las relaciones individuales, muchas empresas han intentado gestionar la conexión durante la pandemia a través de eventos sociales de grupo virtuales y happy hours, solo para que la asistencia se desplome después de unos meses. Muchos informan fatiga en torno a eventos de grupos virtuales.

Invertir tiempo en conexiones significativas y profundas con personas uno a uno puede ser un cambio refrescante y una oportunidad para una conexión más auténtica. El diálogo guiado y las preguntas de discusión ayudarán a los pares de mentores a descubrir su humanidad común, sin importar cuán diferentes puedan parecer en la superficie. En TDI, hemos descubierto que mantener contactos virtuales regulares brinda una oportunidad única para establecer una relación que no es posible en entornos de grupos grandes.

Una de nuestras actividades de tutoría virtual más impactantes en ANY es que una persona hable durante tres minutos ininterrumpidos sobre la historia de su vida. Estos 180 segundos son profundos; muchos no pueden recordar cuándo realmente escucharon o fueron escuchados durante tanto tiempo. Las personas que eran desconocidas hace momentos se enteraron de algunos de los momentos críticos de la vida de los demás, ya que las personas han compartido historias sobre el dolor del rechazo profesional o personal y otros desafíos en sus vidas. No se puede hablar de manera significativa sobre carreras sin hablar de la fuente de nuestras motivaciones, de la familia y de los altibajos de la vida.

Ofrecer múltiples modalidades de conexión.

Las personas tienen diferentes preferencias por los medios de comunicación, que a menudo se ubican en líneas generacionales. Proporcione pautas y opciones para la comunicación (por ejemplo, mostrándoles a las personas cómo usar Slack o Zoom, o brindándoles orientación sobre si se recomienda o no se recomienda enviar mensajes de texto). Luego, deje que los pares de mentores prueben y vean qué les funciona.

En CUALQUIERA, una de las primeras cosas que hacen nuestros pares es crear un “Plan de comunicaciones y expectativas” de mentoría donde hablan sobre cómo y cuándo les gustaría registrarse. Enseñe a las personas cómo usar la tecnología de manera que establezcan conexiones, como asesorar a parejas de mentor / aprendiz sobre el uso de anotaciones y reacciones en los chats de video o proporcionar enlaces a evaluaciones, herramientas y juegos en línea que puedan completar juntos.

Aproveche las ventajas (y cuestione las presuntas limitaciones) de la conexión remota.

Reunirse en línea no tiene por qué ser la versión diluida de estar juntos en persona; algunas cosas son realmente mejores porque, no a pesar de, ser remotas. La tutoría remota puede promover la equidad y construir relaciones libres de los prejuicios que enfrentamos en persona, cuando conocemos la altura, la capacidad física o el estado de embarazo de otra persona, por nombrar algunos ejemplos.

Sin el factor limitante de la proximidad geográfica, puede expandir su grupo para hacer grandes combinaciones que prioricen los intereses y valores compartidos sobre la logística. Es posible que descubra que al adoptar las herramientas que tiene, puede construir algo aún más sólido que antes.

Capacite a las personas sobre cómo utilizar la tecnología para crear conexiones y fomentar el intercambio de habilidades digitales. Recuerde que ser virtual no significa que no pueda usar objetos físicos o movimiento. Enviar un artículo físico puede proporcionar un ancla táctil muy necesaria. Las parejas de mentor / aprendiz pueden abrir un paquete y disfrutar juntos del contenido (galletas, cuadernos, regalos de la empresa, etc.) ¿Sin presupuesto? Cada uno puede encontrar un objeto similar en sus respectivas casas (tomar una taza de café juntos) o hacer sus comprobaciones mientras cada uno sale a caminar.

Claridad de propósito

Infundir un claro sentido de propósito en la relación mentor / aprendiz crea entusiasmo e impulso para solidificar la relación. Sin ella, las tutorías pueden convertirse en buenas amistades, pero no ayudarán a los empleados a alcanzar sus metas. Para crear claridad de propósito:

Cree puntos de referencia y celebre los triunfos.

Los humanos somos narradores de historias y necesitamos una narrativa para dar sentido a los eventos de nuestra vida. Asesorar a parejas que dedican tiempo a decir: "Aquí es donde comenzamos, esto es lo lejos que hemos llegado y aquí es donde vamos", desarrollará la resiliencia para perseverar a través de los desafíos. Las parejas deben establecer y verificar los objetivos, y deben crear un foro público o semipúblico para compartir el progreso. Si bien estos foros pueden haber ocurrido de manera informal en la oficina, las empresas deben fomentar de manera proactiva los equivalentes digitales en una oficina remota.

Publicar videos e imágenes de las victorias y participar activamente en foros en línea públicos o privados puede promover una cultura de celebración. Los gráficos, la música y los videos pueden marcar hitos; por ejemplo, uno de los sitios de CUALQUIERA cambió su ceremonia tradicional de emparejamiento en un video con imágenes de cada pareja, y hemos visto organizaciones que utilizan eficazmente libros de cumplidos en línea o "nubes de palabras" para inspirar a cada uno. otro. En CUALQUIER, también realizamos un foro abierto para “Victorias Públicas y Privadas” al final de cada taller para celebrar verbalmente los logros, compartir lecciones aprendidas y agradecer públicamente a otros por su apoyo. Las parejas de mentores / aprendices han decidido continuar la tradición de Slack una vez finalizado el taller. Muchos de nuestros empleados y aprendices han llevado versiones de esta práctica a las organizaciones a las que se han unido posteriormente.

En TDI, tomamos prestada una página de Silicon Valley y usamos un “stand-up diario” para brindarles a los estudiantes la oportunidad de hablar sobre lo que han aprendido y dónde se han quedado atascados. Los stand-ups ayudan a desbloquear la colaboración potencial, permiten a los estudiantes realizar un seguimiento del progreso (y mantener la responsabilidad) y brindan un lugar para exhibir los logros en el arduo viaje hacia el dominio de la ciencia de datos.

Tutoría de base en valores organizacionales.

Deje en claro por qué está fomentando la tutoría y por qué es importante para la organización. ¿Está brindando espacio para hablar sobre objetivos profesionales y / o para practicar y desarrollar habilidades? Basar los objetivos generales del programa de tutoría en los valores de su empresa en la tutoría virtual puede ayudar a fortalecer una cultura corporativa compartida incluso cuando los empleados no tienen una oficina compartida.

En CUALQUIER, los talleres iteran entre la enseñanza de la carrera profesional y las habilidades de liderazgo a los mentorados y dar tiempo para que el mentor y el aprendiz proporcionen su contexto individual y fortalezcan las habilidades importantes. Sostenemos que un modelo similar puede funcionar en las empresas, centrado en enseñar valores corporativos y contextualizarlos entre el mentor y el aprendiz. Si su objetivo es la comunidad, pida a los pares de mentores que piensen cómo pueden construirlo cada uno y qué papel suelen desempeñar en sus comunidades. Si un valor es la innovación y la creatividad, pida a sus pares que rediseñen un proceso y aprendan unos de otros mientras lo hacen.

Aporta consistencia y estructura.

Muchos programas de mentoría pasan mucho tiempo haciendo coincidir al principio y evaluando al final, sin una estructura clara sobre cómo participar a lo largo de la relación de mentoría. En un mundo virtual, tener un tiempo de espera para la tutoría es esencial. (En CUALQUIER y TDI, sugerimos registros semanales). La coherencia genera confianza. Presentarse el uno al otro genera confianza. ANY ofrece a nuestras parejas módulos virtuales, muchos de los cuales son un video o un artículo con un conjunto de preguntas de discusión para facilitar la conversación. Tener un lugar de partida estructurado a menudo conducirá a discusiones interesantes, específicas y relevantes.

Colabora en tiempo real

No se limite a hablar de metas; trabajar en ellos juntos. Aproveche el poder de compartir la pantalla, que es excelente para los estudiantes visuales y permite la colaboración. Resista el instinto de los mentores de compartir siempre y ponga a los mentoreados en el asiento del conductor: los mentores verán cómo se desempeñan los mentoreados y pueden aprender algo también. Las herramientas de trabajo sincrónico como Padlet y Google docs pueden ayudar a aumentar la eficiencia y la satisfacción a medida que las parejas ven su progreso conjunto.

La tutoría nos guiará hacia adelante

En un momento de cambios increíbles, trastornos profesionales y una soledad abrumadora, la tutoría puede anclarnos. La conexión y el significado que puede aportar a través de la compenetración y la claridad de propósito es fundamental para ayudar a las personas a atravesar la confusión y puede fortalecer las relaciones en toda la organización. Si bien es intuitivo para la mayoría que la tutoría ayudará a los nuevos empleados en el trabajo, a menudo se pasa por alto el impacto en quienes brindan la tutoría. La mentoría exitosa se trata mucho más de escuchar activamente que de dar consejos unidireccionales, y cuando se aborda desde un lugar de reciprocidad, hay beneficios sustanciales para los mentores.

En ANY, encuestamos a cientos de profesionales que trabajaron con estudiantes universitarios de primera generación a través de nuestro programa de tutoría y desarrollo profesional. Más del 90% informó que su experiencia como mentor les ayudó a convertirse en mejores líderes o gerentes en el trabajo. De hecho, el desarrollo de habilidades para construir una relación o un propósito en las relaciones es directamente aplicable a conceptos críticos como el liderazgo situacional, en el que la evaluación adecuada de un empleado y las necesidades de una situación específica ayuda a obtener resultados para todos. Para los líderes que sienten que la tutoría es una cosa más en la que no pueden concentrarse en este momento, los alentamos a que vean esta poderosa herramienta como algo que puede liberarlos y capacitar a su fuerza laboral para que se apoyen mutuamente, y esperamos que encuentren un propósito al hacerlo.

Marianna Tu es la directora ejecutiva de America Needs You (ANY), una organización sin fines de lucro que lucha por la movilidad económica de los estudiantes universitarios de primera generación. Sus funciones anteriores incluyen la de Directora Ejecutiva de Peer Health Exchange en Nueva York, una organización nacional sin fines de lucro de educación para la salud, y Directora asociada en una consultoría filantrópica internacional. Marianna se graduó con honores de Harvard College y también es miembro del Comité de Área en el Centro de Harvard para Carreras de Interés Público (CPIC).

Michael Li es el fundador y CEO de The Data Incubator, una empresa de capacitación y colocación en ciencia de datos, que fue adquirida por Pragmatic Institute, donde es presidente. Científico de datos, ha trabajado en Google, Foursquare y Andreessen Horowitz. Es colaborador habitual de VentureBeat, The Next Web y Harvard Business Review. Obtuvo una maestría en Cambridge y un doctorado en Princeton.