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Cómo configurar un empleado remoto para el éxito desde el primer día

Cuatro estrategias para gerentes.

Por James M. Citrin y Darleen DeRosa 

Gestión de personal

Harvard Business Review

Resumen. Incorporar a un empleado remoto es más desafiante que hacerlo en persona. Sin embargo, los objetivos siguen siendo los mismos: ayudar al empleado a comenzar rápidamente, construir relaciones, comprender la cultura y reconocer las expectativas.

La mayoría de los gerentes  saben que incorporar nuevos empleados virtualmente es simplemente difícil, y muchos reconocen  el impacto a largo plazo que una mala experiencia de incorporación podría tener en sus empleados. La incorporación es más que logística, como asegurarse de que su nuevo empleado tenga una computadora. Las partes más críticas y decisivas de la incorporación incluyen:

• Un comienzo rápido para brindarle a su nuevo colega comodidad y confianza desde el principio, haciéndolo sentir bienvenido.
• Establecer una base para relaciones sólidas en toda la organización.
• Desarrollar una comprensión de la cultura y cómo se hace el trabajo.
• Establecer expectativas claras y conectar el trabajo del individuo con la misión, la visión y los objetivos más amplios de la organización.

Resulta que la mayor barrera para crear una experiencia de incorporación diferenciada e intencionada suele ser la mentalidad. De la misma manera que la televisión tomó tiempo para encontrar las mejores formas de explotar el nuevo medio (y crecer más allá de los primeros programas de televisión, que en realidad eran solo programas de radio filmados con cámaras), las empresas también necesitarán desarrollar programas de incorporación que estén hechos a la medida. a los tiempos y la tecnología.

Ya sea que una empresa sea pequeña e incorpore nuevos empleados uno a la vez, o sea una empresa más grande que atraiga grupos más grandes de nuevos empleados que se incorporen juntos, las siguientes cuatro recomendaciones pueden ayudar a que los programas de incorporación tengan éxito:

1. Empiece rápido.

Piense en su primer día en su trabajo actual. Probablemente no durmió bien la noche anterior. Tu mente daba vueltas con anticipación, duda e incertidumbre. Esto puede ser especialmente cierto si estaba comenzando un nuevo trabajo en la ambigüedad de un entorno virtual. Los pocos momentos de comodidad que normalmente se presentan al principio del día (el vínculo rápido con un colega en el pasillo o su nuevo jefe o compañeros de equipo que lo llevan a almorzar) no están disponibles en un contexto remoto.

También es poco probable que un nuevo empleado que se une a su organización hoy haya experimentado un proceso de incorporación completamente virtual, ya que incluso las empresas con fuerza de trabajo remota optaron con frecuencia por realizar su incorporación en persona antes de la pandemia. Con esta sensibilidad en mente, cree un plan para aprovechar una variedad de estrategias que pueden mitigar los nervios del primer día y permitir que sus empleados se sientan bienvenidos y ganen confianza desde el principio.

Identificar, nombrar y comunicar un enlace de incorporación dedicado. Incluso en la oficina, es una buena idea tener a alguien que desempeñe el papel de mentor informal para apoyar a un nuevo empleado, pero es aún más crítico de forma remota porque el nuevo líder no tendrá colegas para hacer preguntas espontáneamente a medida que surgen. Es importante que este mentor informal sea una persona diferente del gerente de la persona, para que el nuevo empleado se sienta cómodo al hacer cualquier pregunta, ya sea grande o pequeña. Cualquier empleado nuevo tendrá y debe tener un sinfín de preguntas, y lo último que desea es que se sienta inseguro sobre a quién preguntar. Idealmente, el enlace de incorporación se comunicará de manera proactiva con el nuevo empleado antes del primer día y se establecerá como la persona de referencia del nuevo individuo.

Crea una conexión con la empresa antes del primer día. Tan pronto como un candidato acepte la oferta de trabajo, encuentre una oportunidad para que se sienta parte de la familia. Reckitt, la compañía global de productos de consumo, envía un paquete de atención a los hogares de los nuevos empleados antes de la fecha de inicio. Está lleno de productos de la empresa y una nota cálida que vincula los productos con la misión de la empresa.

Configure la tecnología antes de la fecha de inicio. Ofrecer a cada nuevo empleado una sesión con TI para mostrarle cómo funcionan la plataforma de videoconferencia, los canales de comunicación y otros sistemas de la empresa pueden aliviar la ansiedad del primer día. Hacer esto antes de la fecha de inicio minimiza los problemas técnicos y permite que los nuevos empleados estén completamente presentes y más cómodos el primer día. Algunas organizaciones envían a los nuevos empleados una computadora portátil o un teléfono nuevos antes de la fecha de inicio, completamente configurados con las configuraciones de la empresa y los protocolos de seguridad adecuados. Esto crea una conexión con la organización y reduce la ansiedad de los nuevos empleados.

2. Establezca relaciones sólidas en toda la organización.

En un entorno virtual, no puede confiar tanto en la construcción de relaciones orgánica y espontánea que ocurre en los pasillos, durante los almuerzos y en los eventos de la oficina. Por eso es mejor ser proactivo e intencional al establecer una combinación de interacciones personales formales e informales entre el nuevo empleado y otras personas. Además, es importante organizar una combinación de diferentes discusiones grupales para que el nuevo empleado pueda desarrollar una comprensión contextual de la dinámica del equipo. Por último, un riesgo del trabajo virtual es que puede facilitar que un individuo o líder opere en silos o con la misma red de personas de forma regular. La creación de una red central sólida y una red más amplia en toda la organización permitirá que el ejecutivo tenga más éxito a largo plazo. Para hacer esto,Cree una serie combinada de experiencias formales e informales que tengan como objetivo crear una comunidad y construir puntos de contacto.

Construya relaciones sólidas 1: 1. Para combatir la falta de oportunidades espontáneas para charlas triviales y otras relaciones de construcción que normalmente suceden en una oficina, anime a su nuevo empleado y a sus compañeros de equipo a establecer una combinación de conversaciones formales, para cubrir reglas, responsabilidades y objetivos comerciales, y más breves. , interacciones informales durante un café, un almuerzo o una sesión informativa sobre una reunión reciente. Al igual que en las entrevistas virtuales, una ventaja de la incorporación virtual es la disponibilidad general de los colegas sobre el video, por lo que estas reuniones deberían ser fáciles de programar.

Reconozca la dinámica del equipo y cree una red más amplia. La investigación muestra que es más poderoso tener una red amplia que una red profunda, especialmente cuando uno se vuelve cada vez más alto en una organización. Particularmente cuando se incorpora un nuevo líder, la organización debe ayudarlo a construir intencionalmente una red amplia, comenzando internamente. Si bien las reuniones individuales son poderosas para establecer relaciones fundamentales, confianza y simpatía, hacer que su nuevo empleado comience a participar en las discusiones grupales desde el primer día puede ayudar a esta persona a poner a las personas en el contexto de cómo se realiza el trabajo. Algunas empresas establecen una “semana sombra” en la que el nuevo empleado asiste a una amplia variedad de reuniones de equipos y grupos de partes interesadas, incluso aquellas que pueden sentirse menos directamente relevantes para las responsabilidades centrales del nuevo empleado.

3. Explique la cultura de la empresa y cómo se realiza el trabajo.

Los nuevos empleados deben aprender sobre la cultura de la empresa desde el principio. Pase más tiempo del que normalmente pasaría en un entorno cara a cara hablando sobre lo que es típico y atípico en varias dimensiones culturales. Cree el espacio para que sus nuevos colegas también pregunten sobre la forma en que se hacen las cosas.

Haga explícitas las suposiciones tácitas. Muchas organizaciones se basan en formas orgánicas de comunicar la historia y las normas compartidas. Ya sea de forma virtual o no, recordar la historia de una empresa en videos, en la sección "acerca de nosotros" de su sitio web y en documentos puede ayudar a acelerar un proceso que, de otro modo, podría demorar más en capturar en una serie de muchas interacciones con miembros de la organización desde hace mucho tiempo. . Incluso si se siente incómodo, la orientación explícita sobre las normas que a menudo se dan por sentadas (el tono y el nivel de formalidad de la empresa, el código de vestimenta, la etiqueta virtual en las videoconferencias, las normas de mensajería y las horas de trabajo) puede ser útil. No deje que los nuevos empleados adivinen estos problemas; hacerlo puede crear ambigüedad y estrés.

Designe un compañero cultural. La asignación de una persona a la que el nuevo empleado pueda acudir con preguntas sobre la cultura puede ser especialmente eficaz. El amigo puede informar después de una discusión grupal importante, señalando al nuevo empleado sobre acciones que no están en línea con la cultura o cómo otros pueden percibir su estilo.

4. Establezca expectativas claras y conecte el trabajo de la persona con la misión, la visión y los objetivos de la organización en general.

Un nuevo empleado debe tener una idea clara de cómo será el éxito durante los primeros 100 días y más allá. Los nuevos empleados deben reconocer cómo sus responsabilidades encajan en el éxito general de la empresa. Cuando una persona se une al equipo, el gerente de contratación debe compartir las comunicaciones y presentaciones clave que ha realizado el liderazgo de la organización sobre la dirección y los objetivos de la empresa para que el nuevo empleado pueda poner su trabajo en el contexto del conjunto. .

Tener un conjunto claro de responsabilidades y resultados puede ser fundamental para ayudar a un nuevo empleado a priorizar y secuenciar el trabajo y lograr algunos logros rápidos que creen una base sólida y un impulso para el éxito futuro del individuo. A largo plazo, si bien un rol puede evolucionar, adaptarse y volverse más complejo y ambiguo, tener claridad desde el principio creará una base a partir de la cual el individuo puede adaptarse más fácilmente.

La incorporación es uno de los impulsores más importantes del éxito de los empleados. Tener un buen comienzo crea impulso. Tener un mal comienzo rompe la confianza de un nuevo empleado y lleva a la organización a cuestionar la sabiduría de la contratación. Lo que distingue a las empresas que hacen mejor la incorporación, ya sea en persona o virtual, es que el trabajo es intencional y no termina después de la primera semana, los primeros 30 días o incluso los primeros 100 días. Su programa de incorporación debe ser solo el comienzo de una base de desarrollo continuo que continúe fortaleciendo la alineación cultural de sus empleados, las relaciones en toda su organización y el desempeño en su función.

James M. Citrin es coautor de Leading at a Distance: Practical Lessons for Virtual Success (Wiley, 2021). También dirige la práctica de CEO de Spencer Stuart en América del Norte y es un miembro central de la práctica de la junta de la firma.

Darleen DeRosa es coautora de Leading at a Distance: Practical Lessons for Virtual Success (Wiley, 2021). Es consultora en la oficina de Spencer Stuart en Stamford y miembro principal de las prácticas de Ciencias de la vida, Sucesión de directores ejecutivos y Servicios de asesoramiento de liderazgo.