Las reuniones virtuales no tienen que ser aburridas
Por Andy Molinsky
Reuniones
Harvard Business Review
Aquellos de nosotros que presentamos, facilitamos y enseñamos para vivir entendemos la importancia de desarrollar una conexión personal con una audiencia. Es crítico ser y sentirse natural; para hacer reír, sentirse cómodo y participar plenamente, y tal vez incluso perderse, en el contenido que está entregando. Es por eso que se siente tan antinatural e incómodo crear este tipo de atmósfera en un entorno virtual donde no tienes una audiencia en persona.
Como profesor, ahora estoy lidiando con los desafíos de enseñar y presentar en un mundo COVID-19 y recientemente he puesto mis clases en línea como resultado de la pandemia. Pero había estado enseñando y facilitando mucho en línea incluso antes de esta crisis. He pronunciado discursos principales en línea, a menudo a cientos de personas a la vez. Participé en reuniones grupales como miembro del grupo y como consultor. También proporcioné capacitación en línea a personas dispersas por todo el mundo en sus computadoras o tabletas, y todos miramos ese pequeño punto de cámara en la parte superior de nuestras pantallas.
¿Qué he aprendido sobre la enseñanza en línea y la facilitación de estas diferentes experiencias en los últimos años? Que es realmente un contexto completamente diferente, no simplemente una reunión o clase en persona en una pantalla. Y si bien debe disparar para alcanzar los mismos objetivos que lo haría en un entorno en persona, necesitará diferentes herramientas para lograrlos.
Con eso en mente, aquí están mis consejos para abrazar las diferencias y aprovechar al máximo un formato con el que aún no te sientas cómodo.
Hazlo personal
La configuración virtual puede parecer bastante impersonal debido a la distancia física y psicológica, por lo que debe ser creativo. Para empezar, me gusta llegar temprano a mi reunión en línea para poder saludar a las personas cuando aparecen en la pantalla y entablar un poco de charla amistosa antes de la reunión principal. También animo a las personas a activar su funcionalidad de video, si es posible, para mejorar la conexión personal. Debido a que algunas personas necesitan tiempo de preparación para sentirse cómodas y presentables en video, generalmente les hago saber con anticipación si se prefiere el video.
También trato de imaginar las reacciones de las personas con las que estoy interactuando, especialmente si estoy presentando a un grupo grande, ya que no necesariamente veo estas reacciones como lo haría en tiempo real. Por ejemplo, al mirar la cámara en la parte superior de mi pantalla, recuerdo mostrar una sonrisa cálida y atractiva, insertar una risa ocasional y transmitir un tono amigable y atractivo. Se siente como actuar a veces, pero al menos para mí, no se siente falso; simplemente se siente necesario crear el efecto cálido y acogedor que estoy intentando crear.
Finalmente, también trato de usar los nombres de las personas cuando me refiero a ellos, e invitarlos a tomar la palabra y participar, si se sienten cómodos al hacerlo. Y con una función de chat que indica quién dijo qué junto con las imágenes de video con los nombres de las personas, facilita la facilitación personalizada.
Transmitir calidez y presencia
Por lo general, cuando miramos una pantalla, lo hacemos pasivamente, hundiéndonos en el sofá para ver nuestro programa de televisión favorito o escuchar un seminario web o un video instructivo. Pero cuando facilita una reunión en línea, debe adoptar una persona activa y comprometida en un entorno que no necesariamente se presta a eso.
Hay una serie de pequeñas cosas que puedes hacer para crear calor virtualmente. Para empezar, haga "contacto visual" con sus participantes mirando directamente a la cámara con la mayor frecuencia posible. Esto puede ser difícil de recordar, especialmente cuando la imagen de sus participantes puede estar lejos de donde está la cámara en su computadora. A menudo muevo manualmente esa imagen lo más cerca que puedo de la cámara, por lo que simultáneamente hago contacto visual con ellos y también veo su respuesta.
También puede intentar asegurarse de que su imagen y el ángulo de la cámara en su cara estén a un nivel cómodo para que otros lo vean. Cuando recién comencé, puse mi computadora portátil en el escritorio por error e incliné la cámara hacia mi cara, lo que pronto aprendí le dio a mi audiencia una gran vista de mis fosas nasales.
Al igual que los entornos en persona, los entornos en línea también tienen sus propias reglas y normas culturales distintas, y no todos los entornos son iguales. Por ejemplo, hay algunos contextos, por ejemplo, mi clase de pregrado o una reunión con colaboradores en un proyecto de consultoría, donde sería divertido y apropiado encender la cámara de mi perro acostado en el piso. Es una excelente manera de crear una sensación de calidez y conexión. Sin embargo, probablemente no usaría la misma táctica durante una charla virtual con una audiencia corporativa o en una presentación de educación ejecutiva. En estos entornos más formales, probablemente comenzaría con una historia personal, una pregunta de la encuesta o pediría a las personas que escriban desde dónde están llamando, todo para crear un ambiente personal más acorde con ese entorno.
Acostúmbrate a los comentarios retrasados
Presentar virtualmente inevitablemente significa aprender a sentirse cómodo, o lo suficientemente cómodo, con un modo diferente de recibir retroalimentación. Por ejemplo, cuando pronuncio un discurso virtual, normalmente no recibo comentarios en tiempo real sobre cómo estoy. Sin cabezazos, sin risas de la audiencia, sin oportunidades de moverse por la sala y relacionarse con la gente de la multitud. En un entorno en línea, puedo ofrecer una charla completa de 30-40 minutos y al final no tengo idea de qué tan bien se recibió el mensaje hasta después, cuando hablo con los organizadores del evento.
Al principio, encontré esto desconcertante e incluso distractor. Mis pensamientos sobre mi desempeño y su efectividad o ineficacia estaban interfiriendo con el desempeño mismo. Pero, con el tiempo, aprendí a anticipar estos sentimientos y a recordarme a mí mismo que mis charlas generalmente son bastante efectivas en línea, incluso si no recibo confirmación hasta mucho después del hecho.
Hazlo interactivo
Siempre trato de hacer que mis presentaciones sean atractivas e interactivas, y con las herramientas adecuadas, puede hacer que el mundo virtual sea igual de atractivo, si no más. Por ejemplo, uso activamente la función de chat. Esto permite a las personas comentar en tiempo real mientras estoy hablando. Entonces puedo involucrar a estos participantes en una discusión. Por ejemplo, podría decir: “Anita acaba de escribir en un gran punto sobre las diferencias culturales en la dinámica de grupo, y parece que Juan también tiene un punto similar para agregar. ¿Alguno de ustedes quiere explicarnos sus puntos con un poco más de detalle? Una gran ventaja de la configuración virtual es que bajan el nivel de participación; a menudo obtienes pensamientos y percepciones de personas que normalmente no hablan en un entorno en persona.
A menudo también utilizo la función de sondeo en plataformas en línea al comienzo de la sesión. Es un gran calentamiento para la discusión y una oportunidad temprana para involucrar y comprometer a las personas.
También comencé a usar salas de descanso en la plataforma Zoom, que le permiten transmitir instantáneamente pequeños grupos de estudiantes a sus propias salas de chat virtuales para discutir un caso o un problema antes de informar al grupo más grande. Como facilitador, también puede unirse a estas salas usted mismo si lo desea, al igual que podría estar deambulando por la sala durante un evento en vivo que está facilitando. Y luego, cuando esté listo, puede hacer que todos vuelvan a la reunión general con un clic del mouse.
Todos nos estamos acostumbrando a operar de nuevas maneras, y pasar a plataformas en línea nos sacará a muchos de nuestras zonas de confort. Es importante reconocer que si bien esta forma de entrega es diferente y desafiante en algunos aspectos, también tiene ventajas. Quizás lo más importante es que nos permite mantenernos conectados y comprometidos en lo que es un momento difícil para todos.
Andy Molinsky es profesor de comportamiento organizacional en la Brandeis International Business School. Es el autor de Global Dexterity and Reach, y el creador de The Reach Method, un programa de entrenamiento corporativo para ayudar a las personas y los equipos a salir de sus zonas de confort y alcanzar su potencial.
Reuniones
Harvard Business Review
Aquellos de nosotros que presentamos, facilitamos y enseñamos para vivir entendemos la importancia de desarrollar una conexión personal con una audiencia. Es crítico ser y sentirse natural; para hacer reír, sentirse cómodo y participar plenamente, y tal vez incluso perderse, en el contenido que está entregando. Es por eso que se siente tan antinatural e incómodo crear este tipo de atmósfera en un entorno virtual donde no tienes una audiencia en persona.
Como profesor, ahora estoy lidiando con los desafíos de enseñar y presentar en un mundo COVID-19 y recientemente he puesto mis clases en línea como resultado de la pandemia. Pero había estado enseñando y facilitando mucho en línea incluso antes de esta crisis. He pronunciado discursos principales en línea, a menudo a cientos de personas a la vez. Participé en reuniones grupales como miembro del grupo y como consultor. También proporcioné capacitación en línea a personas dispersas por todo el mundo en sus computadoras o tabletas, y todos miramos ese pequeño punto de cámara en la parte superior de nuestras pantallas.
¿Qué he aprendido sobre la enseñanza en línea y la facilitación de estas diferentes experiencias en los últimos años? Que es realmente un contexto completamente diferente, no simplemente una reunión o clase en persona en una pantalla. Y si bien debe disparar para alcanzar los mismos objetivos que lo haría en un entorno en persona, necesitará diferentes herramientas para lograrlos.
Con eso en mente, aquí están mis consejos para abrazar las diferencias y aprovechar al máximo un formato con el que aún no te sientas cómodo.
Hazlo personal
La configuración virtual puede parecer bastante impersonal debido a la distancia física y psicológica, por lo que debe ser creativo. Para empezar, me gusta llegar temprano a mi reunión en línea para poder saludar a las personas cuando aparecen en la pantalla y entablar un poco de charla amistosa antes de la reunión principal. También animo a las personas a activar su funcionalidad de video, si es posible, para mejorar la conexión personal. Debido a que algunas personas necesitan tiempo de preparación para sentirse cómodas y presentables en video, generalmente les hago saber con anticipación si se prefiere el video.
También trato de imaginar las reacciones de las personas con las que estoy interactuando, especialmente si estoy presentando a un grupo grande, ya que no necesariamente veo estas reacciones como lo haría en tiempo real. Por ejemplo, al mirar la cámara en la parte superior de mi pantalla, recuerdo mostrar una sonrisa cálida y atractiva, insertar una risa ocasional y transmitir un tono amigable y atractivo. Se siente como actuar a veces, pero al menos para mí, no se siente falso; simplemente se siente necesario crear el efecto cálido y acogedor que estoy intentando crear.
Finalmente, también trato de usar los nombres de las personas cuando me refiero a ellos, e invitarlos a tomar la palabra y participar, si se sienten cómodos al hacerlo. Y con una función de chat que indica quién dijo qué junto con las imágenes de video con los nombres de las personas, facilita la facilitación personalizada.
Transmitir calidez y presencia
Por lo general, cuando miramos una pantalla, lo hacemos pasivamente, hundiéndonos en el sofá para ver nuestro programa de televisión favorito o escuchar un seminario web o un video instructivo. Pero cuando facilita una reunión en línea, debe adoptar una persona activa y comprometida en un entorno que no necesariamente se presta a eso.
Hay una serie de pequeñas cosas que puedes hacer para crear calor virtualmente. Para empezar, haga "contacto visual" con sus participantes mirando directamente a la cámara con la mayor frecuencia posible. Esto puede ser difícil de recordar, especialmente cuando la imagen de sus participantes puede estar lejos de donde está la cámara en su computadora. A menudo muevo manualmente esa imagen lo más cerca que puedo de la cámara, por lo que simultáneamente hago contacto visual con ellos y también veo su respuesta.
También puede intentar asegurarse de que su imagen y el ángulo de la cámara en su cara estén a un nivel cómodo para que otros lo vean. Cuando recién comencé, puse mi computadora portátil en el escritorio por error e incliné la cámara hacia mi cara, lo que pronto aprendí le dio a mi audiencia una gran vista de mis fosas nasales.
Al igual que los entornos en persona, los entornos en línea también tienen sus propias reglas y normas culturales distintas, y no todos los entornos son iguales. Por ejemplo, hay algunos contextos, por ejemplo, mi clase de pregrado o una reunión con colaboradores en un proyecto de consultoría, donde sería divertido y apropiado encender la cámara de mi perro acostado en el piso. Es una excelente manera de crear una sensación de calidez y conexión. Sin embargo, probablemente no usaría la misma táctica durante una charla virtual con una audiencia corporativa o en una presentación de educación ejecutiva. En estos entornos más formales, probablemente comenzaría con una historia personal, una pregunta de la encuesta o pediría a las personas que escriban desde dónde están llamando, todo para crear un ambiente personal más acorde con ese entorno.
Acostúmbrate a los comentarios retrasados
Presentar virtualmente inevitablemente significa aprender a sentirse cómodo, o lo suficientemente cómodo, con un modo diferente de recibir retroalimentación. Por ejemplo, cuando pronuncio un discurso virtual, normalmente no recibo comentarios en tiempo real sobre cómo estoy. Sin cabezazos, sin risas de la audiencia, sin oportunidades de moverse por la sala y relacionarse con la gente de la multitud. En un entorno en línea, puedo ofrecer una charla completa de 30-40 minutos y al final no tengo idea de qué tan bien se recibió el mensaje hasta después, cuando hablo con los organizadores del evento.
Al principio, encontré esto desconcertante e incluso distractor. Mis pensamientos sobre mi desempeño y su efectividad o ineficacia estaban interfiriendo con el desempeño mismo. Pero, con el tiempo, aprendí a anticipar estos sentimientos y a recordarme a mí mismo que mis charlas generalmente son bastante efectivas en línea, incluso si no recibo confirmación hasta mucho después del hecho.
Hazlo interactivo
Siempre trato de hacer que mis presentaciones sean atractivas e interactivas, y con las herramientas adecuadas, puede hacer que el mundo virtual sea igual de atractivo, si no más. Por ejemplo, uso activamente la función de chat. Esto permite a las personas comentar en tiempo real mientras estoy hablando. Entonces puedo involucrar a estos participantes en una discusión. Por ejemplo, podría decir: “Anita acaba de escribir en un gran punto sobre las diferencias culturales en la dinámica de grupo, y parece que Juan también tiene un punto similar para agregar. ¿Alguno de ustedes quiere explicarnos sus puntos con un poco más de detalle? Una gran ventaja de la configuración virtual es que bajan el nivel de participación; a menudo obtienes pensamientos y percepciones de personas que normalmente no hablan en un entorno en persona.
A menudo también utilizo la función de sondeo en plataformas en línea al comienzo de la sesión. Es un gran calentamiento para la discusión y una oportunidad temprana para involucrar y comprometer a las personas.
También comencé a usar salas de descanso en la plataforma Zoom, que le permiten transmitir instantáneamente pequeños grupos de estudiantes a sus propias salas de chat virtuales para discutir un caso o un problema antes de informar al grupo más grande. Como facilitador, también puede unirse a estas salas usted mismo si lo desea, al igual que podría estar deambulando por la sala durante un evento en vivo que está facilitando. Y luego, cuando esté listo, puede hacer que todos vuelvan a la reunión general con un clic del mouse.
Todos nos estamos acostumbrando a operar de nuevas maneras, y pasar a plataformas en línea nos sacará a muchos de nuestras zonas de confort. Es importante reconocer que si bien esta forma de entrega es diferente y desafiante en algunos aspectos, también tiene ventajas. Quizás lo más importante es que nos permite mantenernos conectados y comprometidos en lo que es un momento difícil para todos.
Andy Molinsky es profesor de comportamiento organizacional en la Brandeis International Business School. Es el autor de Global Dexterity and Reach, y el creador de The Reach Method, un programa de entrenamiento corporativo para ayudar a las personas y los equipos a salir de sus zonas de confort y alcanzar su potencial.
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