Cómo los sistemas apoyan (o socavan) la buena toma de decisiones
Por Ron Carucci
Toma de decisiones
Harvard Business Review
A pesar del extenso cuerpo de investigación sobre la toma de decisiones, sigue siendo una fuente de gran frustración para muchos líderes y empresas. Esto puede deberse a que la ciencia de la decisión a menudo se concentra en el tomador de decisiones que examina profundamente sus prejuicios, ansiedades e instintos. Pero dentro de las organizaciones, la toma de decisiones es a menudo una capacidad distribuida. Se hacen miles de elecciones al mismo tiempo a través de vastas redes de departamentos y geografías. Establecer prioridades, asignar recursos, contratar y despedir, resolver crisis, decisiones que van desde llamadas estratégicas de alto riesgo a dilemas tácticos de bajo riesgo.
Aunque los sistemas de gobierno rara vez se han escrito en este contexto, a menudo impulsan los procesos de toma de decisiones más grandes dentro de una empresa. El problema es que la mayoría de las organizaciones no diseñan estos sistemas con intencionalidad, por lo que tienden a proliferar como las malas hierbas en un jardín desatendido. Hasta el punto, una encuesta de McKinsey a más de 2,200 ejecutivos muestra que el 72% de los líderes piensan que las malas decisiones estratégicas son tan frecuentes como las buenas o la norma prevaleciente en sus organizaciones.
Hay consecuencias para esto:
Estos síntomas son bastante fáciles de detectar, pero tratarlos como problemas individuales, a diferencia de los resultados de un sistema de gobernanza deficiente, no resuelve el problema real en cuestión. La buena noticia es que, ya sea que su empresa tenga 100 empleados o 100,000, hay algunos pasos que puede seguir para diseñar un mejor sistema, uno que sincronice la toma de decisiones en toda su empresa. Aquí está cómo comenzar.
Identifique qué decisiones deben tomarse.
Desglosar los tipos de decisiones que su organización toma regularmente es una buena manera de comenzar. Cuando trabajo con clientes, empiezo clasificando la toma de decisiones en tres categorías:
Puede elegir diferentes categorías según el tamaño y la madurez de su empresa. La clave es tener alguna forma de clasificar los tipos de decisiones que se toman para garantizar que las personas adecuadas las estén tomando.
Determine quién debe tomar qué decisiones.
Los derechos de decisión deben distribuirse cuidadosamente para garantizar que todos tengan claros los límites de sus departamentos y roles. Hay un par de factores importantes a tener en cuenta al decidir dónde asignar los derechos de decisión. Inicialmente, deberá determinar en qué nivel deben tomarse diferentes decisiones de tipo. A nivel empresarial, coloque las decisiones que afectarán a la empresa en general y deben tomarse de manera centralizada. A nivel de departamento o unidad de negocio, coloque las decisiones que deben tomarse discretamente para funciones o geografías. A nivel local o individual, coloque las decisiones que deben tomarse teniendo en cuenta la singularidad de los empleados y los equipos.
A continuación, deberá identificar las decisiones que pueden requerir colaboraciones multifuncionales. En la intersección de marketing, ventas, I + D y fabricación, por ejemplo, puede ser necesario coordinar la innovación o las decisiones de lanzamiento de productos. Si la organización está en modo de alto crecimiento, puede ser necesario un consejo interfuncional encargado de incorporar y retener a los mejores talentos. Su objetivo debe ser hacer que la toma de decisiones en los equipos y departamentos sea lo más fluida y eficiente posible.
Conectar grupos de gobierno.
Una vez que haya identificado qué grupos tienen la autoridad y los recursos para tomar las decisiones, el siguiente paso es vincularlos para garantizar una coordinación efectiva. Ninguno de estos grupos está tomando decisiones en el vacío, y muchos dependen unos de otros para ejecutar sus elecciones.
En segundo lugar, se deben identificar los vínculos de información entre los grupos de gobierno. Cada grupo tiene un conjunto predecible de información que fluye en su reunión, y un conjunto definido de decisiones y conclusiones que salen. Esas entradas y salidas contienen información que es crítica para otros grupos de toma de decisiones. Definir cómo se mueve la información entre estos grupos, por quién y en qué período de tiempo ayudará a garantizar que su organización se mantenga alineada. Los enlaces de información incluyen cosas como miembros del grupo que actúan como enlaces con otros grupos, actualizaciones breves posteriores a la reunión y portales en línea donde se publican las decisiones en tiempo real y las actas de las reuniones. Vincular a los grupos de gobierno a través de calendarios compartidos, y la tecnología que fomenta la transparencia también mantiene a toda la organización actualizada sobre dónde se toman las decisiones y los fundamentos detrás de ellas.
Construir en control de calidad.
Los mejores diseños de gobernanza monitorean y siguen su efectividad. Ya sea que esto se realice mediante la recopilación de comentarios de los empleados o una evaluación anual de los sistemas establecidos, la calidad de sus procesos de toma de decisiones debe evaluarse regularmente para que pueda identificar qué está funcionando y qué no. Una empresa con la que trabajé supervisó su proceso de toma de decisiones programando un registro de 10 minutos al final de cada reunión permanente para evaluar si habían logrado o no lo que pretendían. Durante este tiempo, revisaron las decisiones que se tomaron y solicitaron comentarios de los empleados para evaluar si las personas entendían cómo y por qué se tomaron las decisiones que más les afectaban. Además, querían saber si los empleados sentían o no que podían contribuir adecuadamente a esas elecciones. De esta manera, la compañía pudo reiterar y mejorar continuamente sus procesos.
Ya sea que un ejecutivo de empresa o un supervisor de un equipo pequeño, tiene el poder de mejorar los procesos de toma de decisiones que viven dentro de las áreas que controla. Esto no quiere decir que diseñar e implementar un buen sistema de gobernanza sea fácil. Hacerlo requerirá tiempo, disciplina y compromiso. Pero permitir que la mala gobernanza reprima el rendimiento es mucho más costoso. Si su organización o equipo está luchando con procesos de mala decisión, no solo trate los síntomas. Determine qué aspecto de la gobernanza está realmente en el centro del problema y comience a avanzar hacia el camino hacia la mejora.
Ron Carucci es cofundador y socio gerente de Navalent, trabaja con CEOs y ejecutivos que buscan un cambio transformador para sus organizaciones, líderes e industrias. Es el autor más vendido de ocho libros, incluido el reciente Amazon #1 Rising to Power. Conéctese con él en Twitter en @RonCarucci; descargue su libro electrónico gratuito sobre Leading Transformation.
Toma de decisiones
Harvard Business Review
A pesar del extenso cuerpo de investigación sobre la toma de decisiones, sigue siendo una fuente de gran frustración para muchos líderes y empresas. Esto puede deberse a que la ciencia de la decisión a menudo se concentra en el tomador de decisiones que examina profundamente sus prejuicios, ansiedades e instintos. Pero dentro de las organizaciones, la toma de decisiones es a menudo una capacidad distribuida. Se hacen miles de elecciones al mismo tiempo a través de vastas redes de departamentos y geografías. Establecer prioridades, asignar recursos, contratar y despedir, resolver crisis, decisiones que van desde llamadas estratégicas de alto riesgo a dilemas tácticos de bajo riesgo.
Aunque los sistemas de gobierno rara vez se han escrito en este contexto, a menudo impulsan los procesos de toma de decisiones más grandes dentro de una empresa. El problema es que la mayoría de las organizaciones no diseñan estos sistemas con intencionalidad, por lo que tienden a proliferar como las malas hierbas en un jardín desatendido. Hasta el punto, una encuesta de McKinsey a más de 2,200 ejecutivos muestra que el 72% de los líderes piensan que las malas decisiones estratégicas son tan frecuentes como las buenas o la norma prevaleciente en sus organizaciones.
Hay consecuencias para esto:
- Reuniones fuera de foco. Mientras que las reuniones efectivas facilitan conversaciones honestas que conducen a elecciones inteligentes, las reuniones desenfocadas a menudo se convierten en actualizaciones de estado largas e irrelevantes con intercambios deshonestos que paralizan la toma de decisiones efectiva y corren el riesgo de empeorar un sistema de gobernanza ya desordenado.
- Confusión sobre los derechos de decisión. Si su sistema de gobierno está fallando, las personas pueden confundirse acerca de quién está a cargo de qué, lo que lleva a un tira y afloja inútil entre los departamentos o los miembros del equipo.
- Prioridades competitivas. Las personas que se quejan de prioridades superpuestas o siempre cambiantes a menudo operan dentro de una organización que está desalineada sobre en qué enfocarse.
- Rogue Task Force y consejos. Si los órganos de gobierno no se gestionan correctamente, se quedan mucho después de que su razonamiento ha cesado y generan actividad e informes que a nadie le importan.
Estos síntomas son bastante fáciles de detectar, pero tratarlos como problemas individuales, a diferencia de los resultados de un sistema de gobernanza deficiente, no resuelve el problema real en cuestión. La buena noticia es que, ya sea que su empresa tenga 100 empleados o 100,000, hay algunos pasos que puede seguir para diseñar un mejor sistema, uno que sincronice la toma de decisiones en toda su empresa. Aquí está cómo comenzar.
Identifique qué decisiones deben tomarse.
Desglosar los tipos de decisiones que su organización toma regularmente es una buena manera de comenzar. Cuando trabajo con clientes, empiezo clasificando la toma de decisiones en tres categorías:
- Las decisiones corporativas incluyen establecer una visión y dirección para la empresa, nombrar a los principales líderes, definir los valores y la cultura de la empresa y gestionar la reputación externa.
- Las decisiones estratégicas incluyen decisiones sobre inversiones que realizará la compañía, a qué clientes servirá, gastos de capital y establecer políticas corporativas que todos los empleados deben cumplir.
- Las decisiones operativas incluyen presupuestación, desarrollo y lanzamiento de productos y gestión del talento.
Puede elegir diferentes categorías según el tamaño y la madurez de su empresa. La clave es tener alguna forma de clasificar los tipos de decisiones que se toman para garantizar que las personas adecuadas las estén tomando.
Determine quién debe tomar qué decisiones.
Los derechos de decisión deben distribuirse cuidadosamente para garantizar que todos tengan claros los límites de sus departamentos y roles. Hay un par de factores importantes a tener en cuenta al decidir dónde asignar los derechos de decisión. Inicialmente, deberá determinar en qué nivel deben tomarse diferentes decisiones de tipo. A nivel empresarial, coloque las decisiones que afectarán a la empresa en general y deben tomarse de manera centralizada. A nivel de departamento o unidad de negocio, coloque las decisiones que deben tomarse discretamente para funciones o geografías. A nivel local o individual, coloque las decisiones que deben tomarse teniendo en cuenta la singularidad de los empleados y los equipos.
A continuación, deberá identificar las decisiones que pueden requerir colaboraciones multifuncionales. En la intersección de marketing, ventas, I + D y fabricación, por ejemplo, puede ser necesario coordinar la innovación o las decisiones de lanzamiento de productos. Si la organización está en modo de alto crecimiento, puede ser necesario un consejo interfuncional encargado de incorporar y retener a los mejores talentos. Su objetivo debe ser hacer que la toma de decisiones en los equipos y departamentos sea lo más fluida y eficiente posible.
Conectar grupos de gobierno.
Una vez que haya identificado qué grupos tienen la autoridad y los recursos para tomar las decisiones, el siguiente paso es vincularlos para garantizar una coordinación efectiva. Ninguno de estos grupos está tomando decisiones en el vacío, y muchos dependen unos de otros para ejecutar sus elecciones.
En segundo lugar, se deben identificar los vínculos de información entre los grupos de gobierno. Cada grupo tiene un conjunto predecible de información que fluye en su reunión, y un conjunto definido de decisiones y conclusiones que salen. Esas entradas y salidas contienen información que es crítica para otros grupos de toma de decisiones. Definir cómo se mueve la información entre estos grupos, por quién y en qué período de tiempo ayudará a garantizar que su organización se mantenga alineada. Los enlaces de información incluyen cosas como miembros del grupo que actúan como enlaces con otros grupos, actualizaciones breves posteriores a la reunión y portales en línea donde se publican las decisiones en tiempo real y las actas de las reuniones. Vincular a los grupos de gobierno a través de calendarios compartidos, y la tecnología que fomenta la transparencia también mantiene a toda la organización actualizada sobre dónde se toman las decisiones y los fundamentos detrás de ellas.
Construir en control de calidad.
Los mejores diseños de gobernanza monitorean y siguen su efectividad. Ya sea que esto se realice mediante la recopilación de comentarios de los empleados o una evaluación anual de los sistemas establecidos, la calidad de sus procesos de toma de decisiones debe evaluarse regularmente para que pueda identificar qué está funcionando y qué no. Una empresa con la que trabajé supervisó su proceso de toma de decisiones programando un registro de 10 minutos al final de cada reunión permanente para evaluar si habían logrado o no lo que pretendían. Durante este tiempo, revisaron las decisiones que se tomaron y solicitaron comentarios de los empleados para evaluar si las personas entendían cómo y por qué se tomaron las decisiones que más les afectaban. Además, querían saber si los empleados sentían o no que podían contribuir adecuadamente a esas elecciones. De esta manera, la compañía pudo reiterar y mejorar continuamente sus procesos.
Ya sea que un ejecutivo de empresa o un supervisor de un equipo pequeño, tiene el poder de mejorar los procesos de toma de decisiones que viven dentro de las áreas que controla. Esto no quiere decir que diseñar e implementar un buen sistema de gobernanza sea fácil. Hacerlo requerirá tiempo, disciplina y compromiso. Pero permitir que la mala gobernanza reprima el rendimiento es mucho más costoso. Si su organización o equipo está luchando con procesos de mala decisión, no solo trate los síntomas. Determine qué aspecto de la gobernanza está realmente en el centro del problema y comience a avanzar hacia el camino hacia la mejora.
Ron Carucci es cofundador y socio gerente de Navalent, trabaja con CEOs y ejecutivos que buscan un cambio transformador para sus organizaciones, líderes e industrias. Es el autor más vendido de ocho libros, incluido el reciente Amazon #1 Rising to Power. Conéctese con él en Twitter en @RonCarucci; descargue su libro electrónico gratuito sobre Leading Transformation.
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