5 quejas comunes sobre reuniones y qué hacer con respecto a ellas
Por Paul Axtell
Harvard Business Review
Reuniones
Todos nos quejamos de las reuniones. Tenemos demasiadas. Son una pérdida de tiempo. Nada se hace. Estas quejas a menudo tienen sus méritos, pero son tan amplias que son difíciles de discutir y más difíciles de abordar.
Sin embargo, existen quejas específicas que pueden abordarse. Cuando le pregunto a las personas en los talleres que dirijo aquello con lo que más quieren ayuda, cinco cuestiones surgen constantemente:
Una o dos personas dominan la conversación y nadie hace nada al respecto.
Si una reunión dura 60 minutos y tienes 10 personas, ¿cuánto tiempo realmente todos reciben? Si bien la respuesta depende del tema, si algunas personas hablan constantemente o con mayor frecuencia que otras, los colegas se sentirán molestos por no ser concisos y por perder un tiempo valioso para las reuniones. Con tiempo limitado, no puede esperar que todos contribuyan, especialmente si hay algunas personas que parecen robar el programa. Aquí hay algunas maneras de ampliar la participación:
Cuando abre la reunión:
Si su jefe no tiene las habilidades para facilitar una reunión de manera efectiva, puede intervenir. Puede ofrecerse para preparar la agenda de su jefe. Solicite temas del grupo. Identifique los resultados para cada tema y obtenga la agenda de antemano, de ser posible. También puede ofrecer la celebración de la reunión si tiene el respeto del grupo y está dispuesto a esforzarse para que sea una reunión efectiva. Si no eres la persona adecuada, puedes sugerirle a alguien más que le explique a tu jefe que el hecho de que sea la persona más anciana en la sala no significa que deba organizar la reunión.
Uno de los derechos que tienen todos los participantes es solicitar todo lo que necesiten para participar de manera efectiva. Use este permiso para ayudar a su jefe a ser exitoso. Por ejemplo, haga preguntas que ayuden a su jefe a tener claro lo que esperan y ayudar a otros a contribuir. Al comienzo de la reunión, podría decir: "Sería útil saber qué tipo de información está buscando aquí y cómo sabremos si tiene lo que necesita".
La mayoría de nuestras reuniones solo transmiten información que podría enviarse fácilmente por correo electrónico. No hablamos de problemas reales.
Pasar de 10 a 15 minutos de una reunión de 90 minutos sobre actualizaciones no es un gran problema. Pasar 90 minutos compartiendo información que podría ser comunicada por otros medios es un problema. ¿Cómo puedes plantear este problema al organizador de la reunión? Aquí hay un lenguaje sugerido:
Brenda, sé que tienes grandes expectativas para nuestro grupo. Las reuniones son la principal forma de aprovechar la sabiduría del grupo y hacer que la estrategia suceda. Mi sensación es que desea respetar el tiempo y el talento en la sala, y me parece que podríamos hacerlo asegurando que la mayor parte de nuestro tiempo juntos se dedique a temas que requieren el pensamiento y la alineación del grupo, y que mantenemos el intercambio de información al mínimo. ¿Qué piensas?
Luego ofrezca al equipo cada semana y desarrolle una lista de temas a partir de los cuales pueda elaborar una agenda. Estas preguntas lo ayudarán a identificar posibles temas:
Nadie está prestando atención porque están en sus teléfonos o laptops.
Puede tolerar algunas distracciones cuando ocurren de forma irregular, pero si las personas escriben correos electrónicos o revisan sus textos regularmente, pueden matar una participación significativa. Establecer nuevas normas comienza en la parte superior. Las personas mayores en la reunión deben modelar un comportamiento verbal y no verbal atento. Si tienen conversaciones paralelas, traen otro trabajo o revisan constantemente su tecnología, están enviando el mensaje de que esta reunión realmente no les importa. Y crea una norma peligrosa que distraer está bien. Poner en marcha un acuerdo al comienzo de la reunión para limitar la tecnología. Eso puede sonar algo como esto:
Seguimos teniendo las mismas conversaciones porque no se hace nada entre las reuniones.
Para solucionar este problema, asegúrese de cerrar todos los temas para que los próximos pasos sean definidos. Envíe un resumen de la reunión dentro de una hora de su finalización o al menos antes del final del día. Asigne a alguien para que haga un seguimiento con todos entre las reuniones para ver si están progresando en los elementos de acción que se les asignaron. Comience a hacer un seguimiento de la cantidad de elementos que se completan: apunte a una tasa de cumplimiento del 85%. Cuando se caiga su tasa de finalización, deténgase y mantenga una conversación con su grupo sobre lo que los ayudaría a todos a retomar el rumbo.
Es posible que no pueda eliminar completamente las quejas sobre las reuniones, pero puede reducirlas. Y si usted es el que presenta las quejas, recuerde que usted es tan responsable como cualquier persona por crear una cultura de reunión positiva. Así que tome medidas ahora para mejorar cada reunión.
Paul Axtell es autor, orador y entrenador corporativo. Es autor de dos libros galardonados: Meetings Matter y la segunda edición de Ten Power Things to Say to Your Kids. Ha desarrollado una serie de capacitación, Being Remarkable, que está diseñada para ser dirigida por gerentes o especialistas de recursos humanos.
Harvard Business Review
Reuniones
Todos nos quejamos de las reuniones. Tenemos demasiadas. Son una pérdida de tiempo. Nada se hace. Estas quejas a menudo tienen sus méritos, pero son tan amplias que son difíciles de discutir y más difíciles de abordar.
Sin embargo, existen quejas específicas que pueden abordarse. Cuando le pregunto a las personas en los talleres que dirijo aquello con lo que más quieren ayuda, cinco cuestiones surgen constantemente:
- Una o dos personas dominan la conversación y nadie hace nada al respecto.
- Mi jefe no dirige las reuniones de manera efectiva.
- La mayoría de nuestras reuniones solo transmiten información que podría enviarse fácilmente por correo electrónico. No hablamos de problemas reales.
- Nadie está prestando atención porque están en sus teléfonos o laptops.
- Seguimos teniendo las mismas conversaciones porque no se hace nada entre las reuniones.
Una o dos personas dominan la conversación y nadie hace nada al respecto.
Si una reunión dura 60 minutos y tienes 10 personas, ¿cuánto tiempo realmente todos reciben? Si bien la respuesta depende del tema, si algunas personas hablan constantemente o con mayor frecuencia que otras, los colegas se sentirán molestos por no ser concisos y por perder un tiempo valioso para las reuniones. Con tiempo limitado, no puede esperar que todos contribuyan, especialmente si hay algunas personas que parecen robar el programa. Aquí hay algunas maneras de ampliar la participación:
Cuando abre la reunión:
- Deje que el grupo sepa que desea una amplia participación y que todos tengan la oportunidad de contribuir con cada tema.
- Pide permiso para llamar a las personas cuando quieras tener más puntos de vista en la conversación.
- Dile a las personas que no dejarás un tema si alguien todavía tiene algo que decir o hacer.
- Pídales a las personas que dejen de lado la tecnología (ver a continuación) y cualquier otro trabajo y que se concentren en cada persona cuando están hablando.
- Presta toda la atención y deja que cada persona complete sus pensamientos. Si usted y todos los demás en la reunión hacen esto, las personas que tienden a dominar probablemente comenzarán a limitarse. ¡Es más fácil seguir y seguir cuando nadie está escuchando!
- Cuando tenga la sensación de que alguien está hablando con demasiada frecuencia, pídales que dejen de pensar por un momento. Podrías decir: "André, déjame incluir a otros en esta conversación y luego volveré contigo, ¿de acuerdo?"
- Cada vez que alguien se interrumpe o interrumpe, siempre doble hacia atrás y pídales que terminen sus pensamientos: "Sarah, ¿había algo más que quisieras agregar?"
- Si eres la persona interrumpida, habla claro. Puedes decir: "Jacques, no estaba del todo terminado. Me gustaría completar mi comentario, y entonces me encantaría escuchar tus pensamientos".
- Si le preocupa que algunas personas hablen con más frecuencia o más tiempo de lo que deberían, hágales saber: "Troy, me gustaría que la participación sea un poco más equilibrada en nuestras reuniones. Sería útil si esperaras hasta que otras personas hayan ingresado a la conversación antes de agregar tus pensamientos. Además, agradecería que miraras para ver quién aún no ha participado e invítales a compartir sus ideas".
Si su jefe no tiene las habilidades para facilitar una reunión de manera efectiva, puede intervenir. Puede ofrecerse para preparar la agenda de su jefe. Solicite temas del grupo. Identifique los resultados para cada tema y obtenga la agenda de antemano, de ser posible. También puede ofrecer la celebración de la reunión si tiene el respeto del grupo y está dispuesto a esforzarse para que sea una reunión efectiva. Si no eres la persona adecuada, puedes sugerirle a alguien más que le explique a tu jefe que el hecho de que sea la persona más anciana en la sala no significa que deba organizar la reunión.
Uno de los derechos que tienen todos los participantes es solicitar todo lo que necesiten para participar de manera efectiva. Use este permiso para ayudar a su jefe a ser exitoso. Por ejemplo, haga preguntas que ayuden a su jefe a tener claro lo que esperan y ayudar a otros a contribuir. Al comienzo de la reunión, podría decir: "Sería útil saber qué tipo de información está buscando aquí y cómo sabremos si tiene lo que necesita".
La mayoría de nuestras reuniones solo transmiten información que podría enviarse fácilmente por correo electrónico. No hablamos de problemas reales.
Pasar de 10 a 15 minutos de una reunión de 90 minutos sobre actualizaciones no es un gran problema. Pasar 90 minutos compartiendo información que podría ser comunicada por otros medios es un problema. ¿Cómo puedes plantear este problema al organizador de la reunión? Aquí hay un lenguaje sugerido:
Brenda, sé que tienes grandes expectativas para nuestro grupo. Las reuniones son la principal forma de aprovechar la sabiduría del grupo y hacer que la estrategia suceda. Mi sensación es que desea respetar el tiempo y el talento en la sala, y me parece que podríamos hacerlo asegurando que la mayor parte de nuestro tiempo juntos se dedique a temas que requieren el pensamiento y la alineación del grupo, y que mantenemos el intercambio de información al mínimo. ¿Qué piensas?
Luego ofrezca al equipo cada semana y desarrolle una lista de temas a partir de los cuales pueda elaborar una agenda. Estas preguntas lo ayudarán a identificar posibles temas:
- ¿De qué necesita hablar este grupo?
- ¿Cuáles son nuestras iniciativas vitales, que están en peligro?
- ¿Qué necesitamos aprender?
- ¿Sobre qué necesitamos desarrollar un entendimiento mutuo?
- ¿Por qué estamos perdiendo el sueño?
Nadie está prestando atención porque están en sus teléfonos o laptops.
Puede tolerar algunas distracciones cuando ocurren de forma irregular, pero si las personas escriben correos electrónicos o revisan sus textos regularmente, pueden matar una participación significativa. Establecer nuevas normas comienza en la parte superior. Las personas mayores en la reunión deben modelar un comportamiento verbal y no verbal atento. Si tienen conversaciones paralelas, traen otro trabajo o revisan constantemente su tecnología, están enviando el mensaje de que esta reunión realmente no les importa. Y crea una norma peligrosa que distraer está bien. Poner en marcha un acuerdo al comienzo de la reunión para limitar la tecnología. Eso puede sonar algo como esto:
- Me encantaría su total atención cuando nos encontremos en esta reunión, así que por favor revisen su electrónica en la puerta. Pregunto esto por dos razones: Primero, me distraen a mí y a otros. En segundo lugar, su atención es importante para mí, para los demás en la sala y para la calidad de nuestro trabajo conjunto. Si quieres poner tu teléfono en modo de vibración, no hay problema, a menos que vibre cada cinco minutos. Las excepciones están bien; los patrones son molestos Ciertamente, entiendo si necesita salir de la sala en cualquier momento para controlar su familia o proyectos críticos. Me doy cuenta de que puede tener llamadas relacionadas con los proyectos que está rastreando. Haga lo que necesita hacer para sentir que está haciendo su trabajo. Por favor usa tu juicio y cuida de ti mismo. Y si quiere tomar notas o usar su tableta para consultar información de fondo sobre nuestros temas, hágalo de todos modos. Solo te pido que te resistas al impulso de consultar el correo electrónico o las noticias mundiales. ¿Acuerdo? Gracias.
Seguimos teniendo las mismas conversaciones porque no se hace nada entre las reuniones.
Para solucionar este problema, asegúrese de cerrar todos los temas para que los próximos pasos sean definidos. Envíe un resumen de la reunión dentro de una hora de su finalización o al menos antes del final del día. Asigne a alguien para que haga un seguimiento con todos entre las reuniones para ver si están progresando en los elementos de acción que se les asignaron. Comience a hacer un seguimiento de la cantidad de elementos que se completan: apunte a una tasa de cumplimiento del 85%. Cuando se caiga su tasa de finalización, deténgase y mantenga una conversación con su grupo sobre lo que los ayudaría a todos a retomar el rumbo.
Es posible que no pueda eliminar completamente las quejas sobre las reuniones, pero puede reducirlas. Y si usted es el que presenta las quejas, recuerde que usted es tan responsable como cualquier persona por crear una cultura de reunión positiva. Así que tome medidas ahora para mejorar cada reunión.
Paul Axtell es autor, orador y entrenador corporativo. Es autor de dos libros galardonados: Meetings Matter y la segunda edición de Ten Power Things to Say to Your Kids. Ha desarrollado una serie de capacitación, Being Remarkable, que está diseñada para ser dirigida por gerentes o especialistas de recursos humanos.
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