El CEO de Kronos lanza una política de vacaciones ilimitada
Por Aron Ain
Harvard Business Review
Liderazgo y gestión de personal
Cuando me incorporé a Kronos como uno de sus primeros empleados, recién salido de la universidad en 1979, la compañía les dio a los nuevos empleados dos semanas de vacaciones pagas. Cada año que te quedaste en la compañía, ganaste un día adicional, hasta cierto nivel. Así es como la mayoría de las empresas manejan el tiempo de vacaciones, y aunque las cifras pueden variar, es la forma en que la mayoría de ellos todavía lo hacen. En 1984 me ascendieron a gerente nacional de ventas, y cuatro años más tarde me convertí en el vicepresidente de ventas y servicios globales, un puesto ejecutivo. Kronos, que crea software y servicios de administración del lugar de trabajo, tenía una política de larga data según la cual los altos ejecutivos no necesitan controlar el tiempo de sus vacaciones y podrían tomar tantos días como lo consideren apropiado. Eso tiene sentido. Incluso en aquel entonces, las personas en puestos de alto rango tenían que actuar 24/7. Cuando trabajas constantemente las noches, los fines de semana y durante los viajes familiares, rastrear tus horas o declarar un "día de vacaciones" oficial casi no tiene sentido. He ocupado puestos ejecutivos en Kronos desde entonces, y CEO durante los últimos 12 años. Así que no me han pedido que haga un seguimiento de mi tiempo de vacaciones durante casi 30 años.
Obstáculos para contratar
Esta sensibilidad proporcionó un contexto importante cuando nuestro jefe de personal pidió reunirse conmigo a fines de 2014. Durante meses habíamos estado experimentando desafíos de reclutamiento. Kronos tiene 5,000 empleados en todo el mundo, con casi 1,500 de ellos en nuestras oficinas centrales en Massachusetts, donde el mercado de trabajo para profesionales con educación universitaria tiende a ser muy ajustado. En ese momento teníamos más de 300 puestos vacantes y teníamos problemas para llenarlos; si eso continuara, afectaría nuestros planes de crecimiento. Hablamos sobre los obstáculos específicos para la contratación, y uno de los problemas fue nuestra política de vacaciones. Para entonces, estábamos ofreciendo a los nuevos empleados tres semanas de vacaciones pagas, que es comparable a lo que ofrecían las empresas locales con las que competimos por el talento. Pero cuando nuestros reclutadores intentaron contratar a personas de treinta o cuarenta años con un cargo significativo en otras compañías, a menudo se enteraron de que esas personas tenían vacaciones de cuatro o cinco semanas. Las vacaciones son importantes, y convencer a la gente de que acepte un trabajo con menos tiempo libre es un verdadero desafío.
Le pedí a nuestro departamento de Recursos Humanos que idease estrategias que nos hicieran más competitivos en el reclutamiento. Creó un menú de opciones. Uno estaba cambiando a una política de vacaciones "abierta", el tipo iniciado por Netflix. Bajo un sistema abierto, no hay un límite establecido para la cantidad de días libres que un empleado puede tomar; en cambio, las personas resuelven las cosas en consulta con sus supervisores.
Decidimos lanzar este sistema, que llamamos myTime, a principios de 2016. Aunque la mayoría de los empleados estaban contentos con el cambio, una minoría vocal era realmente infeliz. Para ser honesto, no estaba preparado para cuánta emoción e impulso provocaría este cambio, incluso de un pequeño número de personas. Pero desde entonces hemos superado esos desafíos y tenemos datos que demuestran que la nueva política ha sido buena para Kronos. Las vacaciones ilimitadas no funcionarán para todas las empresas, pero los empleadores que las están considerando pueden aprender de nuestra experiencia.
Ni siquiera puede pensar en hacer un cambio como este a menos que tenga una confianza fundamental en las personas que trabajan para usted. Siempre he tendido a tener tal confianza, en parte porque cada vez que la extiendo, la gente ha demostrado que mi juicio es correcto. Hace más de 25 años, varios empleados de superestrellas de mi equipo salieron de licencia de maternidad casi al mismo tiempo. En cada caso, cuando terminó su ausencia, el empleado dudaba sobre su regreso. A cada mujer le preocupaba que sería muy difícil equilibrar un trabajo de oficina a tiempo completo con la crianza de los hijos. No quería perderlos. "¿Qué podemos hacer para que esto sea manejable?", Le pregunté. Uno quería trabajar semanas de tres días. Hecho. Varios querían trabajar desde casa cuando era necesario. No hay problema. Esta flexibilidad es común ahora, pero no fue en ese entonces, cuando el correo electrónico no existía y las compañías todavía usaban máquinas de fax. Pero confiaba en esos empleados para hacer su trabajo, y lo hicieron. Experiencias como esa hicieron que mi confianza en nuestra gente creciera.
La familia primero
Como CEO, también he sido extremadamente franco al priorizar a la familia por sobre el negocio. Hablo de eso con tanta frecuencia que me preocupa que los empleados estén cansados de escucharlo, pero es realmente importante para mí. Constantemente le digo a nuestra gente que si su trabajo o carrera profesional es lo más importante en su vida, la actividad que más le importa e invierte al máximo, está cometiendo un profundo y trágico error. La familia y las relaciones deberían ser la prioridad más clara. Intento comportarme de maneras que modelen ese comportamiento. Cuando mis hijos estaban en equipos deportivos de la escuela secundaria, traté de nunca perder un juego, incluso si eso significaba dejar el trabajo a las 2 p.m. los miércoles. Y no me escapé de la oficina, le conté a la gente exactamente lo que estaba haciendo y los alenté a hacer lo mismo. Soy un gran partidario de lo que dice el escritor de gestión Jim Collins: si se consiguen las personas adecuadas en el autobús, las personas que tienen el talento y la ética de trabajo necesarias para llevar a cabo, no es necesario que pasen tiempo supervisándolas de cerca. Harán el trabajo bien, sin importar las horas que guarden.
Después de que nuestro equipo de RR.HH. propuso una política de vacaciones ilimitadas, comencé a investigar un poco, básicamente, simplemente me conecté en línea y leí sobre las experiencias de otras compañías. Rápidamente descubrí casos en los que la nueva política no funcionaba bien o las empresas la habían probado y luego volvían a un enfoque tradicional. Leyendo eso no me importó mucho. El hecho de que no hubiera funcionado para ellos no significaba que no funcionaría para Kronos.
También leí quejas específicas de empleados cuyas compañías cambiaron a una política de vacaciones abierta. La mayoría de las quejas obedecen a la convicción de que las empresas adoptan esta política no por la bondad de sus corazones, sino para ahorrar dinero: cuando los empleadores ofrecen políticas tradicionales de vacaciones acumulativas, las personas que renuncian o se retiran con tiempo libre no utilizado deben ser pagados por esos días acumulados. Para las grandes empresas, eso puede ser un gasto sustancial; incluso en una empresa de nuestro tamaño, sumaba hasta $ 2 millones o $ 3 millones al año. Cuando una empresa adopta una política abierta, no se acumulan más días acumulados, por lo que el dinero que antes pagaba a los empleados que salían se queda en la cuenta de resultados.
Desde el principio, decidimos no intentar sacar provecho de abandonar un sistema de acumulación. Sentimos que tenía más sentido reinvertir esos ahorros en otros beneficios para empleados. Por lo tanto, además de ofrecer una política de vacaciones abierta, aumentamos el permiso de maternidad, el permiso parental y el permiso de adopción; aumentamos el partido 401 (k); creamos un programa de becas para hijos de empleados; lanzamos un programa de asistencia para el cuidado de niños; y comenzamos a contribuir hasta $ 500 al año para los préstamos estudiantiles de los empleados. Al final, esos nuevos beneficios excedieron los ahorros al cambiar nuestra política de vacaciones, pero creo que lo valieron.
Las principales quejas
Mientras me estaba educando acerca de las políticas de vacaciones abiertas, nuestra gente de recursos humanos estaba haciendo una investigación más sistemática. Contrataron a un consultor que había ayudado a otras compañías a realizar el cambio. Hizo una presentación sobre los pros y los contras, diciendo que en la mayoría de las empresas, el 95% de los empleados prefieren vacaciones ilimitadas, pero el 5% generalmente objeta, por razones que discutiré en breve. El consultor también dijo que el mayor problema con el cambio es que algunos empleados en realidad toman menos tiempo con la nueva política que con la anterior, porque temen pedir demasiado tiempo libre. Queríamos asegurarnos de que eso no sucediera en Kronos, porque eso vencería el propósito.
Tomamos una decisión importante desde el principio: aunque ya no estableceríamos límites formales para el tiempo libre, seguiremos haciendo un seguimiento de las solicitudes y el tiempo de cada empleado, porque queríamos poder analizar qué tan bien funcionaba y funcionaba la nueva política. Seguro que los gerentes lo estaban implementando de manera justa.
Anunciamos la nueva política el 18 de diciembre de 2015. "Gracias por crear un entorno en el que confiamos tanto que podemos dar un paso como este", dije en un video de toda la compañía. La nueva política entraría en vigencia el 1 de enero. Tal como lo predijo el consultor, la mayoría de la gente reaccionó favorablemente, pero una minoría no lo hizo. Hablaron rápido y en voz alta.
El segundo grupo infeliz estaba formado por personas que habían tratado sus vacaciones acumuladas como un banco. Pensaron en dólares y no en horas, y esperaban obtener un reembolso en efectivo por el tiempo no utilizado cuando abandonaron la empresa. Recuerdo a uno de estos empleados en particular: tenía unos sesenta años y planeaba retirarse en uno o dos años. A él no le importaba el permiso por maternidad, la asistencia para préstamos estudiantiles u otros beneficios nuevos, porque no se aplicaban a él. Su tiempo de vacaciones equivalía a un par de meses de salario, y había estado esperando recibirlo cuando se fue.
La tercera categoría de quejas provino de personas que pensaban que la nueva política era injusta porque le daba a cada empleado algo que previamente había sido reservado para empleados de larga duración. El lamento típico fue así: "Me he alojado aquí 15 años para obtener este tiempo de vacaciones, y no es justo que los nuevos empleados tengan tanto tiempo como yo desde el primer día".
Para abordar las inquietudes de los gerentes, proporcionamos capacitación y coaching individual junto con garantías de que RR.HH. ofrecería apoyo según sea necesario. También enfatizamos que queríamos que las personas tomen más tiempo, no menos, con la nueva política, por lo que se alentó a los gerentes a aprobar la mayoría de las solicitudes. Abordamos las otras quejas en conversaciones informales. Probablemente tuve una docena de esos; Estoy seguro de que nuestra gente de recursos humanos tenía muchas más.
Aprendí hace mucho tiempo que las personas tienen derecho a sus sentimientos. Nunca es mi trabajo decirles cómo deben sentirse o no. Al hablar con personas que habían acumulado tiempo de vacaciones para obtener una ganancia imprevista en efectivo, me solidarize, pero señalé que este no era su propósito. "Se supone que debes usar este tiempo, no guardarlo para convertirlo en una bonificación de retiro", dije. Cuando hablé con empleados preocupados por la "imparcialidad", presioné suavemente sobre su lógica. "No te estamos quitando nada; de hecho, te estamos dando la posibilidad de tener más tiempo libre", le dije. "Y cuánto tiempo de vacaciones recibe otro empleado no tiene ningún impacto sobre usted". Algunas personas estaban tan molestas que hablaron sobre dejar de fumar, pero al final no creo que nadie realmente haya dejado a Kronos por el cambio de política.
Anécdotas alentadoras
Cuando lanzamos la nueva política, comenzamos a observar los números para ver si las personas tomaban más tiempo libre. El tiempo de vacaciones fue una pulgada más alto. El seguimiento permitió la transparencia y la comunicación en torno al problema. Si una persona de recursos humanos o un gerente de segunda línea notaron que un empleado no se había tomado ningún día libre en el primer trimestre, el resultado probable sería una conversación que comenzara con "¿Por qué no se toma más tiempo?" Y en casos donde los gerentes Si no aprobamos las solicitudes, HR podría intervenir. Estimo que el 10% de los gerentes cayeron en este campamento. En general, administraban equipos orientados al cliente en los que las ausencias ocasionaban complicaciones en la programación o trabajaban en funciones en las que, según creían, las personas tomaban más tiempo libre podrían tener un efecto negativo en las pérdidas y ganancias. Les dijimos claramente a los gerentes que era importante que los empleados de los diferentes departamentos sintieran que recibían un trato similar. También les recordamos que las calificaciones de los empleados de sus supervisores tienen un impacto directo en la compensación, por lo que es posible que deseen comportarse de manera que reflejen la política establecida de la compañía.
Escuchamos anécdotas alentadoras sobre cómo los empleados estaban aprovechando al máximo su nueva flexibilidad. Uno de ellos pasó varias semanas participando en un paseo en motocicleta de recaudación de fondos a través de 48 estados mientras continuaba apoyando a sus clientes según fuera necesario. Otra acompañó a sus hijas mientras participaban en una producción itinerante de Annie y terminaron su trabajo mientras viajaban. Una empleada había guardado previamente todas sus vacaciones para visitar a su familia en India, lo que significaba que no podía tomarse días libres el resto del año; ahora puede pasar algunas semanas en India y aún tomarse un tiempo durante las vacaciones. He recibido correos electrónicos de personas que dicen que la nueva política hace que sea mucho menos estresante asistir a citas médicas o dentales. Incluso algunos de los que se quejaron del plan cuando se anunció se han convertido en grandes fanáticos, lo cual es gratificante.
Por lo que he escuchado, el empleado que usó el mayor tiempo de vacaciones el año pasado tardó un poco más de seis semanas. (Según la antigua política, un empleado de larga data con cuatro semanas de vacaciones que llevaba el tiempo sin usar del año anterior podría haber tomado casi tanto). Pero hasta donde sé, ningún empleado ha abusado de la política, y ni un solo cliente ha sido afectado negativamente por él.
Al principio, pensé que los Millennials serían los más entusiastas acerca de una política de vacaciones abierta. Pero, de hecho, los empleados de entre 30 y 40 años con hijos en edad escolar parecen ser los principales beneficiarios. En el pasado, lucharon por descubrir cómo distribuir el tiempo de vacaciones durante varias vacaciones escolares. Ahora se sienten libres de tomar más tiempo, reduciendo esta tensión.
Nuestro mejor año de todos los tiempos
Debido a que rastreamos los datos, no necesitamos confiar en las anécdotas para saber si la política está funcionando. En promedio, los empleados de Kronos despegaron 2,6 días más en 2016 que en 2015. En algunos departamentos, el número fue significativamente mayor. Aun así, desde el punto de vista financiero, 2016 fue nuestro mejor año. No creo que sea una coincidencia. Los empleados felices y comprometidos pueden hacer que una empresa sea más rentable, y nuestra política hace que los empleados sean más felices y estén más comprometidos. Podemos probar eso con datos también. Hemos rastreado el compromiso de los empleados durante 15 años, y durante algunos años antes de 2016, la proporción de empleados que estuvieron de acuerdo o muy de acuerdo en que Kronos era un excelente lugar para trabajar se había estancado en un 84%. (Nada malo con el 84%, especialmente si tenemos en cuenta que las cifras globales de participación de las empresas de TI promedian alrededor del 60%). Un año después de que lanzamos myTime, el engagement aumentó al 87%. Nuestra rotación voluntaria disminuyó de 6.4% a 5.6%, lo cual es significativo. Y los comentarios anónimos de los empleados sobre Glassdoor, un sitio web que muchos buscadores de empleo usan para investigar posibles empleadores, expresan sentimientos positivos sobre la política. Como lo expresó un comentarista: "Con su política de vacaciones ilimitadas, Kronos ha mejorado su juego en lo que respecta a los beneficios".
De alguna manera, parece irónico que hayamos cambiado a este sistema, porque nuestro negocio principal es proporcionar software de administración de la fuerza de trabajo, y una de las cosas que nuestro producto hace es rastrear y administrar las acumulaciones de vacaciones. Si cada empresa cambiara a una política de vacaciones abierta, ¿no desaparecería uno de los beneficios de nuestro producto? No si las vacaciones abiertas se implementaron de la manera correcta. Que rastreamos el tiempo libre de nuestros empleados es una de las razones principales por las que nuestra nueva política funciona. Si no realiza un seguimiento, ¿de qué otra forma sabrá si las personas están tomando suficiente tiempo para actualizar y recargar, y si los gerentes están dando un mal ejemplo o están administrando injustamente el tiempo libre? El seguimiento permite la transparencia y una mejor comunicación, y si se realiza correctamente, generará aún más confianza y lealtad entre sus empleados.
En este momento, se ofrecen vacaciones ilimitadas para todos los empleados en menos de una de cada 20 empresas de EE. UU. Hay una razón para eso. No todas las organizaciones tienen la combinación de empleados de alto rendimiento, una preocupación apasionada por el equilibrio entre el trabajo y la vida, y la confianza profunda en su gente necesaria para que este tipo de sistema funcione. Me siento muy afortunado de dirigir una empresa que sí lo hace.
Una versión de este artículo apareció en el número de noviembre a diciembre de 2017 (pp.37-42) de Harvard Business Review.
Aron Ain es el CEO de Kronos.
Harvard Business Review
Liderazgo y gestión de personal
Cuando me incorporé a Kronos como uno de sus primeros empleados, recién salido de la universidad en 1979, la compañía les dio a los nuevos empleados dos semanas de vacaciones pagas. Cada año que te quedaste en la compañía, ganaste un día adicional, hasta cierto nivel. Así es como la mayoría de las empresas manejan el tiempo de vacaciones, y aunque las cifras pueden variar, es la forma en que la mayoría de ellos todavía lo hacen. En 1984 me ascendieron a gerente nacional de ventas, y cuatro años más tarde me convertí en el vicepresidente de ventas y servicios globales, un puesto ejecutivo. Kronos, que crea software y servicios de administración del lugar de trabajo, tenía una política de larga data según la cual los altos ejecutivos no necesitan controlar el tiempo de sus vacaciones y podrían tomar tantos días como lo consideren apropiado. Eso tiene sentido. Incluso en aquel entonces, las personas en puestos de alto rango tenían que actuar 24/7. Cuando trabajas constantemente las noches, los fines de semana y durante los viajes familiares, rastrear tus horas o declarar un "día de vacaciones" oficial casi no tiene sentido. He ocupado puestos ejecutivos en Kronos desde entonces, y CEO durante los últimos 12 años. Así que no me han pedido que haga un seguimiento de mi tiempo de vacaciones durante casi 30 años.
- Un cambio como este requiere una confianza fundamental en las personas que trabajan para usted.
Obstáculos para contratar
Esta sensibilidad proporcionó un contexto importante cuando nuestro jefe de personal pidió reunirse conmigo a fines de 2014. Durante meses habíamos estado experimentando desafíos de reclutamiento. Kronos tiene 5,000 empleados en todo el mundo, con casi 1,500 de ellos en nuestras oficinas centrales en Massachusetts, donde el mercado de trabajo para profesionales con educación universitaria tiende a ser muy ajustado. En ese momento teníamos más de 300 puestos vacantes y teníamos problemas para llenarlos; si eso continuara, afectaría nuestros planes de crecimiento. Hablamos sobre los obstáculos específicos para la contratación, y uno de los problemas fue nuestra política de vacaciones. Para entonces, estábamos ofreciendo a los nuevos empleados tres semanas de vacaciones pagas, que es comparable a lo que ofrecían las empresas locales con las que competimos por el talento. Pero cuando nuestros reclutadores intentaron contratar a personas de treinta o cuarenta años con un cargo significativo en otras compañías, a menudo se enteraron de que esas personas tenían vacaciones de cuatro o cinco semanas. Las vacaciones son importantes, y convencer a la gente de que acepte un trabajo con menos tiempo libre es un verdadero desafío.
Le pedí a nuestro departamento de Recursos Humanos que idease estrategias que nos hicieran más competitivos en el reclutamiento. Creó un menú de opciones. Uno estaba cambiando a una política de vacaciones "abierta", el tipo iniciado por Netflix. Bajo un sistema abierto, no hay un límite establecido para la cantidad de días libres que un empleado puede tomar; en cambio, las personas resuelven las cosas en consulta con sus supervisores.
Decidimos lanzar este sistema, que llamamos myTime, a principios de 2016. Aunque la mayoría de los empleados estaban contentos con el cambio, una minoría vocal era realmente infeliz. Para ser honesto, no estaba preparado para cuánta emoción e impulso provocaría este cambio, incluso de un pequeño número de personas. Pero desde entonces hemos superado esos desafíos y tenemos datos que demuestran que la nueva política ha sido buena para Kronos. Las vacaciones ilimitadas no funcionarán para todas las empresas, pero los empleadores que las están considerando pueden aprender de nuestra experiencia.
Ni siquiera puede pensar en hacer un cambio como este a menos que tenga una confianza fundamental en las personas que trabajan para usted. Siempre he tendido a tener tal confianza, en parte porque cada vez que la extiendo, la gente ha demostrado que mi juicio es correcto. Hace más de 25 años, varios empleados de superestrellas de mi equipo salieron de licencia de maternidad casi al mismo tiempo. En cada caso, cuando terminó su ausencia, el empleado dudaba sobre su regreso. A cada mujer le preocupaba que sería muy difícil equilibrar un trabajo de oficina a tiempo completo con la crianza de los hijos. No quería perderlos. "¿Qué podemos hacer para que esto sea manejable?", Le pregunté. Uno quería trabajar semanas de tres días. Hecho. Varios querían trabajar desde casa cuando era necesario. No hay problema. Esta flexibilidad es común ahora, pero no fue en ese entonces, cuando el correo electrónico no existía y las compañías todavía usaban máquinas de fax. Pero confiaba en esos empleados para hacer su trabajo, y lo hicieron. Experiencias como esa hicieron que mi confianza en nuestra gente creciera.
La familia primero
Como CEO, también he sido extremadamente franco al priorizar a la familia por sobre el negocio. Hablo de eso con tanta frecuencia que me preocupa que los empleados estén cansados de escucharlo, pero es realmente importante para mí. Constantemente le digo a nuestra gente que si su trabajo o carrera profesional es lo más importante en su vida, la actividad que más le importa e invierte al máximo, está cometiendo un profundo y trágico error. La familia y las relaciones deberían ser la prioridad más clara. Intento comportarme de maneras que modelen ese comportamiento. Cuando mis hijos estaban en equipos deportivos de la escuela secundaria, traté de nunca perder un juego, incluso si eso significaba dejar el trabajo a las 2 p.m. los miércoles. Y no me escapé de la oficina, le conté a la gente exactamente lo que estaba haciendo y los alenté a hacer lo mismo. Soy un gran partidario de lo que dice el escritor de gestión Jim Collins: si se consiguen las personas adecuadas en el autobús, las personas que tienen el talento y la ética de trabajo necesarias para llevar a cabo, no es necesario que pasen tiempo supervisándolas de cerca. Harán el trabajo bien, sin importar las horas que guarden.
Después de que nuestro equipo de RR.HH. propuso una política de vacaciones ilimitadas, comencé a investigar un poco, básicamente, simplemente me conecté en línea y leí sobre las experiencias de otras compañías. Rápidamente descubrí casos en los que la nueva política no funcionaba bien o las empresas la habían probado y luego volvían a un enfoque tradicional. Leyendo eso no me importó mucho. El hecho de que no hubiera funcionado para ellos no significaba que no funcionaría para Kronos.
También leí quejas específicas de empleados cuyas compañías cambiaron a una política de vacaciones abierta. La mayoría de las quejas obedecen a la convicción de que las empresas adoptan esta política no por la bondad de sus corazones, sino para ahorrar dinero: cuando los empleadores ofrecen políticas tradicionales de vacaciones acumulativas, las personas que renuncian o se retiran con tiempo libre no utilizado deben ser pagados por esos días acumulados. Para las grandes empresas, eso puede ser un gasto sustancial; incluso en una empresa de nuestro tamaño, sumaba hasta $ 2 millones o $ 3 millones al año. Cuando una empresa adopta una política abierta, no se acumulan más días acumulados, por lo que el dinero que antes pagaba a los empleados que salían se queda en la cuenta de resultados.
Desde el principio, decidimos no intentar sacar provecho de abandonar un sistema de acumulación. Sentimos que tenía más sentido reinvertir esos ahorros en otros beneficios para empleados. Por lo tanto, además de ofrecer una política de vacaciones abierta, aumentamos el permiso de maternidad, el permiso parental y el permiso de adopción; aumentamos el partido 401 (k); creamos un programa de becas para hijos de empleados; lanzamos un programa de asistencia para el cuidado de niños; y comenzamos a contribuir hasta $ 500 al año para los préstamos estudiantiles de los empleados. Al final, esos nuevos beneficios excedieron los ahorros al cambiar nuestra política de vacaciones, pero creo que lo valieron.
Las principales quejas
Mientras me estaba educando acerca de las políticas de vacaciones abiertas, nuestra gente de recursos humanos estaba haciendo una investigación más sistemática. Contrataron a un consultor que había ayudado a otras compañías a realizar el cambio. Hizo una presentación sobre los pros y los contras, diciendo que en la mayoría de las empresas, el 95% de los empleados prefieren vacaciones ilimitadas, pero el 5% generalmente objeta, por razones que discutiré en breve. El consultor también dijo que el mayor problema con el cambio es que algunos empleados en realidad toman menos tiempo con la nueva política que con la anterior, porque temen pedir demasiado tiempo libre. Queríamos asegurarnos de que eso no sucediera en Kronos, porque eso vencería el propósito.
Tomamos una decisión importante desde el principio: aunque ya no estableceríamos límites formales para el tiempo libre, seguiremos haciendo un seguimiento de las solicitudes y el tiempo de cada empleado, porque queríamos poder analizar qué tan bien funcionaba y funcionaba la nueva política. Seguro que los gerentes lo estaban implementando de manera justa.
Anunciamos la nueva política el 18 de diciembre de 2015. "Gracias por crear un entorno en el que confiamos tanto que podemos dar un paso como este", dije en un video de toda la compañía. La nueva política entraría en vigencia el 1 de enero. Tal como lo predijo el consultor, la mayoría de la gente reaccionó favorablemente, pero una minoría no lo hizo. Hablaron rápido y en voz alta.
- Algunos gerentes pensaron que la falta de una política formal dificultaría sus trabajos.
El segundo grupo infeliz estaba formado por personas que habían tratado sus vacaciones acumuladas como un banco. Pensaron en dólares y no en horas, y esperaban obtener un reembolso en efectivo por el tiempo no utilizado cuando abandonaron la empresa. Recuerdo a uno de estos empleados en particular: tenía unos sesenta años y planeaba retirarse en uno o dos años. A él no le importaba el permiso por maternidad, la asistencia para préstamos estudiantiles u otros beneficios nuevos, porque no se aplicaban a él. Su tiempo de vacaciones equivalía a un par de meses de salario, y había estado esperando recibirlo cuando se fue.
La tercera categoría de quejas provino de personas que pensaban que la nueva política era injusta porque le daba a cada empleado algo que previamente había sido reservado para empleados de larga duración. El lamento típico fue así: "Me he alojado aquí 15 años para obtener este tiempo de vacaciones, y no es justo que los nuevos empleados tengan tanto tiempo como yo desde el primer día".
Para abordar las inquietudes de los gerentes, proporcionamos capacitación y coaching individual junto con garantías de que RR.HH. ofrecería apoyo según sea necesario. También enfatizamos que queríamos que las personas tomen más tiempo, no menos, con la nueva política, por lo que se alentó a los gerentes a aprobar la mayoría de las solicitudes. Abordamos las otras quejas en conversaciones informales. Probablemente tuve una docena de esos; Estoy seguro de que nuestra gente de recursos humanos tenía muchas más.
Aprendí hace mucho tiempo que las personas tienen derecho a sus sentimientos. Nunca es mi trabajo decirles cómo deben sentirse o no. Al hablar con personas que habían acumulado tiempo de vacaciones para obtener una ganancia imprevista en efectivo, me solidarize, pero señalé que este no era su propósito. "Se supone que debes usar este tiempo, no guardarlo para convertirlo en una bonificación de retiro", dije. Cuando hablé con empleados preocupados por la "imparcialidad", presioné suavemente sobre su lógica. "No te estamos quitando nada; de hecho, te estamos dando la posibilidad de tener más tiempo libre", le dije. "Y cuánto tiempo de vacaciones recibe otro empleado no tiene ningún impacto sobre usted". Algunas personas estaban tan molestas que hablaron sobre dejar de fumar, pero al final no creo que nadie realmente haya dejado a Kronos por el cambio de política.
- Hasta donde yo sé, ningún empleado ha abusado de la política, y ningún cliente ha sufrido.
Anécdotas alentadoras
Cuando lanzamos la nueva política, comenzamos a observar los números para ver si las personas tomaban más tiempo libre. El tiempo de vacaciones fue una pulgada más alto. El seguimiento permitió la transparencia y la comunicación en torno al problema. Si una persona de recursos humanos o un gerente de segunda línea notaron que un empleado no se había tomado ningún día libre en el primer trimestre, el resultado probable sería una conversación que comenzara con "¿Por qué no se toma más tiempo?" Y en casos donde los gerentes Si no aprobamos las solicitudes, HR podría intervenir. Estimo que el 10% de los gerentes cayeron en este campamento. En general, administraban equipos orientados al cliente en los que las ausencias ocasionaban complicaciones en la programación o trabajaban en funciones en las que, según creían, las personas tomaban más tiempo libre podrían tener un efecto negativo en las pérdidas y ganancias. Les dijimos claramente a los gerentes que era importante que los empleados de los diferentes departamentos sintieran que recibían un trato similar. También les recordamos que las calificaciones de los empleados de sus supervisores tienen un impacto directo en la compensación, por lo que es posible que deseen comportarse de manera que reflejen la política establecida de la compañía.
Escuchamos anécdotas alentadoras sobre cómo los empleados estaban aprovechando al máximo su nueva flexibilidad. Uno de ellos pasó varias semanas participando en un paseo en motocicleta de recaudación de fondos a través de 48 estados mientras continuaba apoyando a sus clientes según fuera necesario. Otra acompañó a sus hijas mientras participaban en una producción itinerante de Annie y terminaron su trabajo mientras viajaban. Una empleada había guardado previamente todas sus vacaciones para visitar a su familia en India, lo que significaba que no podía tomarse días libres el resto del año; ahora puede pasar algunas semanas en India y aún tomarse un tiempo durante las vacaciones. He recibido correos electrónicos de personas que dicen que la nueva política hace que sea mucho menos estresante asistir a citas médicas o dentales. Incluso algunos de los que se quejaron del plan cuando se anunció se han convertido en grandes fanáticos, lo cual es gratificante.
Por lo que he escuchado, el empleado que usó el mayor tiempo de vacaciones el año pasado tardó un poco más de seis semanas. (Según la antigua política, un empleado de larga data con cuatro semanas de vacaciones que llevaba el tiempo sin usar del año anterior podría haber tomado casi tanto). Pero hasta donde sé, ningún empleado ha abusado de la política, y ni un solo cliente ha sido afectado negativamente por él.
Al principio, pensé que los Millennials serían los más entusiastas acerca de una política de vacaciones abierta. Pero, de hecho, los empleados de entre 30 y 40 años con hijos en edad escolar parecen ser los principales beneficiarios. En el pasado, lucharon por descubrir cómo distribuir el tiempo de vacaciones durante varias vacaciones escolares. Ahora se sienten libres de tomar más tiempo, reduciendo esta tensión.
Nuestro mejor año de todos los tiempos
Debido a que rastreamos los datos, no necesitamos confiar en las anécdotas para saber si la política está funcionando. En promedio, los empleados de Kronos despegaron 2,6 días más en 2016 que en 2015. En algunos departamentos, el número fue significativamente mayor. Aun así, desde el punto de vista financiero, 2016 fue nuestro mejor año. No creo que sea una coincidencia. Los empleados felices y comprometidos pueden hacer que una empresa sea más rentable, y nuestra política hace que los empleados sean más felices y estén más comprometidos. Podemos probar eso con datos también. Hemos rastreado el compromiso de los empleados durante 15 años, y durante algunos años antes de 2016, la proporción de empleados que estuvieron de acuerdo o muy de acuerdo en que Kronos era un excelente lugar para trabajar se había estancado en un 84%. (Nada malo con el 84%, especialmente si tenemos en cuenta que las cifras globales de participación de las empresas de TI promedian alrededor del 60%). Un año después de que lanzamos myTime, el engagement aumentó al 87%. Nuestra rotación voluntaria disminuyó de 6.4% a 5.6%, lo cual es significativo. Y los comentarios anónimos de los empleados sobre Glassdoor, un sitio web que muchos buscadores de empleo usan para investigar posibles empleadores, expresan sentimientos positivos sobre la política. Como lo expresó un comentarista: "Con su política de vacaciones ilimitadas, Kronos ha mejorado su juego en lo que respecta a los beneficios".
De alguna manera, parece irónico que hayamos cambiado a este sistema, porque nuestro negocio principal es proporcionar software de administración de la fuerza de trabajo, y una de las cosas que nuestro producto hace es rastrear y administrar las acumulaciones de vacaciones. Si cada empresa cambiara a una política de vacaciones abierta, ¿no desaparecería uno de los beneficios de nuestro producto? No si las vacaciones abiertas se implementaron de la manera correcta. Que rastreamos el tiempo libre de nuestros empleados es una de las razones principales por las que nuestra nueva política funciona. Si no realiza un seguimiento, ¿de qué otra forma sabrá si las personas están tomando suficiente tiempo para actualizar y recargar, y si los gerentes están dando un mal ejemplo o están administrando injustamente el tiempo libre? El seguimiento permite la transparencia y una mejor comunicación, y si se realiza correctamente, generará aún más confianza y lealtad entre sus empleados.
En este momento, se ofrecen vacaciones ilimitadas para todos los empleados en menos de una de cada 20 empresas de EE. UU. Hay una razón para eso. No todas las organizaciones tienen la combinación de empleados de alto rendimiento, una preocupación apasionada por el equilibrio entre el trabajo y la vida, y la confianza profunda en su gente necesaria para que este tipo de sistema funcione. Me siento muy afortunado de dirigir una empresa que sí lo hace.
Una versión de este artículo apareció en el número de noviembre a diciembre de 2017 (pp.37-42) de Harvard Business Review.
Aron Ain es el CEO de Kronos.
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