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¿Su horario flexible le está agotando?

Por Elizabeth Grace Saunders

Horario flexible

Harvard Business Review

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Resumen. El horario flexible es un beneficio atractivo para la mayoría, ya que ofrece la posibilidad de tomarse un tiempo durante el horario laboral para atender compromisos en casa. Pero a veces, la ventaja de un horario flexible puede convertirse en una maldición cuando no tienes suficiente tiempo durante el horario laboral normal para hacer tu trabajo. Hay maneras de ser más estratégico con tu tiempo. Primero, establece estándares realistas sobre lo que es "suficiente" en el trabajo y en casa. Después, define dónde aportas más valor en ambos ámbitos. Tercero, establece límites, incluso si eso incomoda a los demás. Finalmente, define los momentos en los que estarás realmente "activo" y los que realmente "desactivado".

En teoría, a Sean le iba bien. Al principio de su carrera, se había esforzado muchísimo en su trabajo y ascendió al puesto de socio de la firma. Ahora, como uno de los líderes principales de su organización, tenía más libertad para establecer su horario y había optado por usar esa flexibilidad para su esposa e hijos.

Para Sean, eso significaba dejar a los niños en la guardería por la mañana, tratar de terminar a las 4 p. m. para tener tiempo con ellos antes de la cena y comenzar a trabajar unas horas más tarde una mañana a la semana para poder verlos asistir a su clase de natación.

Pero aprovechar esa flexibilidad para su familia y, al mismo tiempo, esforzarse por destacar en su carrera implicaba volver a conectar la computadora después de que todos se fueran a dormir e intentar terminar el trabajo a medianoche. Luego ponía la alarma a las 4:30 a. m. para intentar hacer ejercicio antes de que los niños se despertaran. (El ejercicio rara vez le ganaba a la alarma).

Sean quería ser un esposo y padre excepcional, y un socio exitoso en la firma, sin perjudicar su salud por la falta de sueño y ejercicio. Pero aunque Sean pasaba mucho tiempo con su familia, rara vez se sentía plenamente presente porque siempre se sentía retrasado en el trabajo.

¿A qué me llevó esto? Al agotamiento.

¿Te identificas? A veces, la bendición de un horario flexible puede convertirse en una maldición cuando no tienes suficiente tiempo durante el horario laboral normal para hacer tu trabajo. Te ves obligado a intentar hacerlo todo a deshoras, lo que te hace sentir abrumado. Pero no usar el horario flexible se siente como una oportunidad perdida, sobre todo porque a los líderes se les suele pedir que den ejemplo usando los beneficios que se les ofrecen a los empleados.

¿Qué hacer entonces? Como coach de gestión del tiempo durante más de 16 años, he descubierto que un horario totalmente flexible puede ser la clave del agotamiento, donde sientes que no estás a la altura. También puede llevarte a distraerte constantemente porque nunca estás seguro de si estás haciendo lo correcto en el momento adecuado. Y puede hacerte sentir culpable por tomarte tiempo para relajarte porque siempre sientes que deberías dedicar más horas a algo.

Pero hay maneras de ser más estratégico con tu tiempo y aprovechar la flexibilidad. Aquí tienes los pasos que puedes seguir para recuperar tu trabajo y tu vida personal y estar plenamente presente en ambos ámbitos.

Define qué es suficiente

No tener estándares claros y realistas de lo que es “suficiente” en las diferentes áreas de tu vida puede hacerte sentir un fracasado.

Después de evaluar objetivamente su horario y sus objetivos, Sean se dio cuenta de que necesitaba modificar su percepción de lo que era suficiente en cuanto a tiempo con su familia. Eso significaba darse permiso para trabajar hasta las 5 p. m. y saltarse las clases de natación matutinas, para poder empezar a trabajar a las 7:30 a. m. en lugar de las 9:30 a. m. esas mañanas. Si viajaba y estaba lejos de su familia, quería aprovechar su flexibilidad para terminar temprano el viernes. Pero la mayoría de los días, Sean se daba cuenta de que dedicarse más tiempo al trabajo durante el día era lo mejor para él y su familia. Además, entre darse permiso para trabajar más durante el horario de oficina y buscar maneras de ser más estratégico con ese tiempo, Sean decidió que no trabajaría después de las 10 p. m. a menos que fuera una emergencia absoluta. Esto le permitía dormir y levantarse constantemente para su entrenamiento matutino.

Para definir qué es suficiente en tu vida, establece un horario de trabajo estándar o establece un número objetivo de horas semanales. Luego, determina cuáles son las inversiones de tiempo personal más importantes para ti, como cenar con tu pareja o ir a los partidos o espectáculos de tus hijos, así como los compromisos que no te importa saltarte, como los entrenamientos o las clases habituales.

Aclare dónde agrega más valor

Tim llegó a mí como ejecutivo, esposo y padre de una familia numerosa y ensamblada. Siempre se sentía culpable: culpable cuando trabajaba y no estaba con su familia, y culpable cuando estaba con su familia y no trabajaba.

Trabajé con Tim para definir qué era suficiente en diferentes partes de su horario, al igual que hice con Sean, pero fuimos un paso más allá. Para reducir su horario laboral a un horario menos flexible, necesitaba definir claramente dónde aportaba más valor. Como líder sénior, debía asegurarse de obtener resultados para su empresa.

Aunque tenía flexibilidad horaria, Tim se dio cuenta de que dedicaba casi toda su jornada laboral programada a reuniones consecutivas, lo que lo obligaba a trabajar por las noches y los fines de semana para completar su trabajo como colaborador independiente. Para liberar tiempo, realizamos una auditoría de reuniones : revisamos las que aceptaba para determinar cuáles eran realmente necesarias. Tras esta evaluación, empezó a reducir su asistencia: las rechazaba, las delegaba en otros miembros del equipo, enviaba sus ideas por correo electrónico o asistía solo a la parte de toma de decisiones y se marchaba una vez que comenzaba la parte de ejecución.

Esto le permitió a Tim dedicar horas del día a centrarse en iniciativas estratégicas, como una hoja de ruta para un esfuerzo a nivel de toda la organización, así como a reunirse con otros ejecutivos para coordinar dicho plan. Tim rindió a un nivel superior y recibió un ascenso al asegurarse de que, cuando trabajaba, lo hacía aprovechando al máximo su tiempo. Lo mejor de todo: dejó de sentirse culpable y recuperó tiempo por las tardes y los fines de semana para estar con su familia.

Como líder sénior, siempre habrá más tareas que la gente quiere que hagas de las que puedes completar. Para tener éxito, decide dónde aportas el mayor valor a los objetivos de la organización. Céntrate en esas áreas y luego elimina todas las actividades que queden fuera de ese ámbito.

Hacer que la gente sea infeliz en el corto plazo

Cuando Sarah llegó a mí como directora en una organización internacional, tenía la flexibilidad de trabajar desde casa, llevar a sus hijos al colegio y estar en contacto con amigos y familiares durante el día. Pero esa flexibilidad la obligaba a atender llamadas de colegas internacionales a altas horas de la noche cuando en realidad solo quería relajarse con su marido después de que sus hijos se acostaran.

Sarah se dio cuenta de que al intentar hacer felices a todos en el corto plazo, se estaba haciendo realmente infeliz a sí misma.

Al igual que Sean y Tim, Sarah empezó por definir qué era suficiente en cuanto a horas de trabajo y dónde aportaba más valor. Luego se dio cuenta de que necesitaba dar un paso más: establecer límites. Eso implicaba no contactar con amigos y familiares durante el día a menos que fuera absolutamente necesario. También implicaba que sus colegas internacionales programaran reuniones en un horario que le conviniera. Si una reunión caía en un horario menos conveniente (y no era urgente), solicitaba que se programaran con hasta un mes de antelación.

Sarah ya no ofrecía a todos la gratificación inmediata de tener acceso a su tiempo. Pero al ser menos flexible, se mostró presente, feliz, lúcida y servicial, en lugar de distraída, estresada y, a veces, incluso molesta en sus interacciones. Esto benefició a quienes la rodeaban y redujo drásticamente la sensación de agotamiento.

Estar realmente encendido; estar realmente apagado

Henry tuvo una carrera muy exitosa como socio principal en un bufete de abogados de 400 personas y ocupó altos cargos directivos en otras dos empresas. Además, tenía una familia que apreciaba: esposa y dos hijos pequeños. En apariencia, lo tenía todo: dedicaba tiempo extra a estar con su esposa e hijos por la mañana y estaba en casa casi todas las noches y fines de semana. Pero siempre tenía un ojo puesto en su teléfono móvil para estar disponible, por si acaso. Estar siempre disponible significaba que nunca se sentía del todo tranquilo.

Gracias a nuestro trabajo, Henry se dio cuenta de que quería estar más presente en el trabajo: plenamente presente en ese espacio y menos ocupado con sus asuntos personales, incluso cuando teletrabajaba. Pero también quería estar mucho más presente con su familia. Se impuso como norma que, cuando llegaba el momento de estar con su esposa e hijos, debía dejar el móvil en una cesta en silencio. No podía mirarlo hasta que sus hijos se acostaran.

Este cambio de la plena disponibilidad y flexibilidad en la comunicación a una línea más definida de "entrada" y "desconexión" ayudó a Henry a sentirse más feliz y renovado día y semana. También se permitió irse de vacaciones y no tener que reportarse al trabajo, algo que no había hecho en años.

Si te encuentras pegado a tu teléfono o reloj inteligente, establece reglas sobre cuándo puedes desconectarte oficialmente. Podría ser que desde que cierras sesión antes de cenar hasta que tus hijos se acuestan, estés desconectado del trabajo. O que tengas fines de semana sin correo electrónico, en los que no revisas tu bandeja de entrada del trabajo y solo te llegan emergencias por mensaje. Los horarios y las reglas exactas pueden variar, pero lo importante es que crees un espacio donde tú y quienes te rodean sepan que tienen toda tu atención.

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Como líder, habrá momentos en que una situación verdaderamente urgente requiera estar disponible para trabajar fuera del horario laboral. También habrá momentos en que puedas y quieras adaptarte a tus prioridades personales. Pero al ser más estratégico y proactivo con tu horario, puedes aumentar tu confianza en que estás invirtiendo tu tiempo de acuerdo con tus prioridades y reducir la probabilidad de agotamiento.

Lea más sobre el horario flexible o temas relacionados: agotamiento, liderazgo, productividad personal, gestión del tiempo, equilibrio entre vida laboral y personal, equilibrio entre trabajo y familia y tiempo libre.

Elizabeth Grace Saunders es coach de gestión del tiempo y fundadora de Real Life E Time Coaching & Speaking. Es autora de How to Invest Your Time Like Money y Divine Time Management. Descubre más en RealLifeE.com.